基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新策略探討

趙 楊

（調(diào)兵山市檔案和黨史文獻(xiàn)中心，遼寧 鐵嶺 112700）

引言

基層單位的檔案管理工作相對(duì)而言技術(shù)難度比較低，但是其繁瑣程度卻是比較高的，而在進(jìn)行檔案管理信息化和創(chuàng)新的過(guò)程中，工作人員需要完成的工作任務(wù)量也相對(duì)較大并且紙質(zhì)資料往往較多，工作人員進(jìn)行整理、分類、線上輸入等工作的壓力也由此提升，因此，對(duì)基層單位的檔案信息化管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)勢(shì)在必行，相關(guān)管理人員由此也應(yīng)該積極采取行動(dòng)措施探索新的優(yōu)化發(fā)展路徑，并綜合考慮基層單位工作實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新對(duì)策的研究，進(jìn)而通過(guò)信息化創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的突飛猛進(jìn)。

一、基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的步伐，就一定要進(jìn)行創(chuàng)新，這種創(chuàng)新是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理思想的創(chuàng)新、模式的突破。我們要根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)搭建更加科學(xué)現(xiàn)代的檔案管理結(jié)構(gòu)，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統(tǒng)，使基層單位的檔案管理工作不再是簡(jiǎn)單的資料整理與收集，而是可以利用資料進(jìn)行實(shí)際價(jià)值的產(chǎn)出，創(chuàng)造更加豐富的資源，有效改善傳統(tǒng)基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產(chǎn)價(jià)值得到提升。

二、基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)作用

1．提高檔案存儲(chǔ)質(zhì)量

在沒(méi)有進(jìn)行檔案信息化管理創(chuàng)新工作之前，這項(xiàng)工作通常是通過(guò)人力來(lái)完成的，而在這種方式下進(jìn)行的檔案資料保管和整理，相對(duì)而言，更加不易儲(chǔ)存，并且由于紙質(zhì)檔案的特殊性，使得資料的內(nèi)容在長(zhǎng)時(shí)間的放置過(guò)程中可能出現(xiàn)損壞，長(zhǎng)此以往，部分的檔案資料內(nèi)容可能出現(xiàn)字跡模糊等現(xiàn)象，由此可見(jiàn)，進(jìn)行基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新能夠在一定程度上提高檔案保管工作的有效性，由于信息化管理工作可以借助一些數(shù)字化硬盤和網(wǎng)絡(luò)云端等手段來(lái)進(jìn)行資料儲(chǔ)備，這樣一來(lái)，只要確保設(shè)備不受損害，相關(guān)檔案資料就會(huì)得到妥善的存儲(chǔ)[1]。

2．強(qiáng)化檔案管理效率

從創(chuàng)新性的信息化檔案管理工作角度來(lái)看，一些相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用能夠在一定程度上使檔案工作的復(fù)雜性和繁瑣性有所下降，在此基礎(chǔ)上，一些信息化的技術(shù)設(shè)備能夠幫助工作人員降低工作難度，從而有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，并且在信息化創(chuàng)新的加持作用下，整體的檔案管理工作方式都會(huì)得到一定的改進(jìn)提升，這樣一來(lái)，檔案管理工作的效率就會(huì)得到大幅度的提升，而對(duì)于單位中的各項(xiàng)檔案的分類整理、檔案資料的保存和查詢等工作也會(huì)變得相對(duì)更加便捷簡(jiǎn)單。

3．提升檔案的利用率

在沒(méi)有進(jìn)行信息化創(chuàng)新的情況下，檔案管理工作的工作重點(diǎn)更加傾向于對(duì)檔案資料的整理、收集、歸納等工作，而在檔案資料相關(guān)信息的分析和利用方面采取的措施并不足以有效發(fā)揮檔案資料的內(nèi)在意義和優(yōu)勢(shì)作用，但是在檔案信息化管理的創(chuàng)新改進(jìn)之下，工作人員對(duì)于檔案的利用率將會(huì)在很大程度上得以提升，具體來(lái)看，由于信息化技術(shù)對(duì)于數(shù)據(jù)信息的分析把控能力比較強(qiáng)，從而可以在工作中輔助管理人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的深入分析，進(jìn)而將基層單位的檔案信息價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)[2]。

4．實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)效益

基層單位本身對(duì)于社會(huì)發(fā)展有著一定的責(zé)任，就其實(shí)際工作內(nèi)容來(lái)看，檔案管理的有效實(shí)施，有助于其發(fā)揮自身工作效能，從而實(shí)現(xiàn)基層單位的工作目標(biāo)。因此，在檔案信息化管理創(chuàng)新的推動(dòng)作用下，相關(guān)檔案工作得到了良好的優(yōu)化升級(jí)，而如果大多數(shù)的基層單位都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新優(yōu)化，那么長(zhǎng)此以往整體的事業(yè)單位在檔案管理方面的工作效率將會(huì)得到很大的提升，進(jìn)而使得其對(duì)各項(xiàng)資料信息的利用率充分提升，基層單位的工作水準(zhǔn)和服務(wù)水平及檔案信息安全行動(dòng)能夠得到良好的保證。

三、基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新工作現(xiàn)狀

1．信息化建設(shè)不夠健全

顧名思義，基層單位的檔案信息化管理創(chuàng)新，需要從信息化建設(shè)入手，只有在良好并且完善的信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，相關(guān)創(chuàng)新創(chuàng)意工作才能夠有效的落實(shí)，而就目前的基層單位檔案信息化建設(shè)情況而言，建設(shè)工作的實(shí)施情況不容樂(lè)觀，部分檔案管理人員對(duì)于信息化建設(shè)還不夠重視，并沒(méi)有深切地認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，由此而導(dǎo)致的部分基層單位在檔案信息化管理的創(chuàng)新工作方面只進(jìn)行了浮于表面的工作，并沒(méi)有將創(chuàng)新的思想真正深入到信息化管理工作當(dāng)中。

2．缺乏復(fù)合型管理人才

基層單位的檔案管理本身就具有一定的專業(yè)性要求，同時(shí)，由于信息化創(chuàng)新的推進(jìn)，該項(xiàng)工作更是對(duì)于人才的需求比較迫切，在這樣的工作背景下，若是檔案信息化創(chuàng)新工作缺乏充分的管理人才或是管理工作人員本身能力素質(zhì)不夠高，那么就會(huì)導(dǎo)致整體的工作落實(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。而當(dāng)前的基層單位檔案信息化管理恰恰受到管理人才的限制，由于缺乏復(fù)合型人才，使得管理工作的人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)不夠全面，同時(shí)，由于相關(guān)人員的能力水平較低，使得一些信息化的技術(shù)難以在工作中發(fā)揮作用，工作創(chuàng)新程度也不夠高[3]。

3．檔案資料安全性較低

保障基層單位的檔案資料安全性是整體檔案工作中十分重要的一項(xiàng)工作任務(wù)，由于大多數(shù)的單位所需要保管儲(chǔ)存的檔案資料都是不便于為人所知的秘密性文件資料，所以充分加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全性保護(hù)是非常關(guān)鍵的，因?yàn)橐坏n案資料被盜取或泄露就會(huì)導(dǎo)致單位受到難以估量的損失，所以加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保管力度是信息化創(chuàng)新的重要工作目標(biāo)之一。然而由于當(dāng)前的檔案信息化管理需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行資料保管，所以相對(duì)而言更加容易受到不法分子的攻擊，而若是在這種情況下，基層單位人員沒(méi)有對(duì)工作中應(yīng)用的信息技術(shù)安全性加以重視，那么很可能出現(xiàn)資料泄露的問(wèn)題。

四、基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新落實(shí)策略

1．積極建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)

為了使基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新充分落實(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)的建設(shè)來(lái)檔案管理工作提供良好的硬件條件，進(jìn)而促使創(chuàng)新工作順利進(jìn)行。從平臺(tái)建設(shè)實(shí)踐方面來(lái)看，一方面，基層單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)平臺(tái)建設(shè)的投入，保證管理平臺(tái)能夠在充足的人力、物力、財(cái)力支持下，獲得良好的建設(shè)成果。另一方面，單位在完成平臺(tái)建設(shè)之后，應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對(duì)各項(xiàng)技術(shù)的操作水平，從而確保平臺(tái)發(fā)揮作用[4]。

2．重視信息化檔案資料的安全性

保障檔案資料的安全性是進(jìn)行檔案信息化管理創(chuàng)新過(guò)程中重中之重的任務(wù)，因此，為了提高信息化檔案資料的安全性，相關(guān)人員應(yīng)該在檔案管理工作過(guò)程中明確檔案資料使用人員的資質(zhì)，并且加強(qiáng)對(duì)資料查閱權(quán)限的控制，與此同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)資料存儲(chǔ)硬件和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行保護(hù)，通過(guò)建立防火墻和相關(guān)殺毒軟件等方式避免檔案資料泄露等情況發(fā)生。

3．提高檔案管理人員的專業(yè)水平

管理人員的工作能力能夠在一定程度上影響整體的檔案信息化管理創(chuàng)新工作完成效果，為了確保相關(guān)工作能夠順利進(jìn)行，基層單位管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的能力培養(yǎng)和日常教育，在培訓(xùn)過(guò)程中，既要保證管理人員能夠定期地受到專業(yè)管理，技能培訓(xùn)同時(shí)也應(yīng)該充分加強(qiáng)管理人員對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，除此之外，也要利用日常的宣傳教育工作確保管理人員對(duì)于自身崗位有著充分的責(zé)任意識(shí)和先進(jìn)的管理意識(shí)。

4．完善基層單位檔案管理的制度

管理工作的有效落實(shí)和全面創(chuàng)新依賴于基層單位的檔案管理制度完整度，健全的制度建設(shè)能夠促使信息化管理創(chuàng)新更加有效，由此在進(jìn)行創(chuàng)新之前應(yīng)該對(duì)單位的管理制度建設(shè)進(jìn)行一定的審核，確保管理制度能夠?yàn)閯?chuàng)新工作提供保障，與此同時(shí)，若是發(fā)現(xiàn)制度建設(shè)存在缺陷，那么相關(guān)人員應(yīng)該先將檔案管理制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范要求進(jìn)行完善，從而在確保制度能夠?qū)θ藛T工作進(jìn)行約束規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)一步采取措施實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)新。

5．規(guī)范檔案管理工作的落實(shí)程序

就檔案管理工作的本質(zhì)特性而言，其復(fù)雜性和繁瑣性比較強(qiáng)，因此，要想實(shí)現(xiàn)比較良好的檔案管理成果就需要在具備科學(xué)的工作落實(shí)程序前提下進(jìn)行工作的實(shí)施，而在創(chuàng)新工作中也是如此，只有保障工作落實(shí)程序規(guī)范合理，才能確保相關(guān)信息技術(shù)和設(shè)施設(shè)備能夠得以高效運(yùn)用，綜上所述，在進(jìn)行檔案管理工作的落實(shí)程序規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，工作人員可以通過(guò)將整體的檔案管理按照工作類型切割為不同部分的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)工作程序設(shè)計(jì)，從而更加簡(jiǎn)單地結(jié)合信息化創(chuàng)新需求進(jìn)行高效率的檔案管理。

結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上文敘述不難看出，實(shí)現(xiàn)基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新是新時(shí)代下推進(jìn)其發(fā)展的重要工作，在進(jìn)行管理創(chuàng)新探討研究的過(guò)程中，工作人員需要充分重視檔案信息化管理創(chuàng)新的重要性，在此基礎(chǔ)上，相關(guān)人員應(yīng)該在能夠認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理創(chuàng)新工作必要性的前提下，對(duì)現(xiàn)階段的管理工作創(chuàng)新改進(jìn)狀況進(jìn)行分析，并盡可能挖掘出工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而結(jié)合工作需要提出建設(shè)性創(chuàng)新意見(jiàn)，從檔案信息化管理平臺(tái)構(gòu)建、檔案安全性保障、管理人員能力等方面進(jìn)行多角度的研究和措施落實(shí)，以實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理的優(yōu)化任務(wù)。