淺談企業(yè)科技檔案管理與創(chuàng)新

王魏英

【摘要】當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的信息化社會(huì)，對(duì)于企業(yè)來說，檔案信息被賦予了更加多元、豐富的意義，對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的管理是十分有必要并且十分重要的。然而，當(dāng)前很多企業(yè)都不能很好的利用檔案信息為企業(yè)提供快捷、方面、有效的服務(wù)，因此，對(duì)于企業(yè)來說加強(qiáng)科技檔案管理的創(chuàng)新工作很具有實(shí)際意義。本文首先對(duì)當(dāng)前企業(yè)的檔案信息管理模式進(jìn)行分析，探究其存在的主要的問題，然后對(duì)企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行探究，對(duì)企業(yè)的科技檔案管理的創(chuàng)新具有一定的指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】科技檔案：信息管理；企業(yè)創(chuàng)新；高效管理；便捷服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的飛速發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已然是一個(gè)信息社會(huì)，對(duì)于企業(yè)來說，能否擁有最前沿的技術(shù)信息以及商業(yè)信息在很大的程度上決定了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，也就是說，企業(yè)必須擁有先進(jìn)的信息檔案管理機(jī)制，使企業(yè)能夠?qū)ζ渌莆盏闹匾畔⑦M(jìn)行十分有效的整理、分析以及運(yùn)用，更好地促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，就是要企業(yè)在思想上以及行動(dòng)上都要做到對(duì)信息檔案管理有著足夠的重視程度，為企業(yè)探尋出行之有效得科技檔案管理方法。使企業(yè)能夠在激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)之中，占據(jù)先機(jī)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、把握機(jī)會(huì)，更加健康、快速的發(fā)展。

一、企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求

企業(yè)對(duì)于技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息量的需求是十分龐大的，因此，對(duì)于企業(yè)信息檔案的技術(shù)創(chuàng)新是十分必要的，而要做好其創(chuàng)新工作，要做到能夠根據(jù)企業(yè)的自身情況、每個(gè)部門的特點(diǎn)，具有針對(duì)性、目的性的對(duì)現(xiàn)有的信息檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新以及更新，使信息更夠最大限度的發(fā)揮其作用，做到清晰、準(zhǔn)確、有條理、有層次的為企業(yè)提供服務(wù)。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理模式陳舊

在當(dāng)今社會(huì)，很多企業(yè)的檔案管理模式處于僅僅對(duì)檔案進(jìn)行一定的收集、整理、分析以及初級(jí)的應(yīng)用階段，還沒有認(rèn)識(shí)到科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理的重要性，管理模式一直沒有改變，十分陳舊。在信息時(shí)代，所要整理運(yùn)用的檔案信息來源渠道更加豐富，內(nèi)容所包含的種類也相對(duì)更多，因此，僅僅靠傳統(tǒng)的檔案管理模式很難十分高效的對(duì)更加豐富的信息量進(jìn)行處理，而將檔案由信息的方式進(jìn)行處理，就能通過信息化辦公的優(yōu)勢(shì)，建立合適的企業(yè)檔案信息管理體統(tǒng)，為其提供更加多元、更加快捷的信息化檔案服務(wù)，有助于提高企業(yè)日常工作的效率。

（二）檔案管理方式單一

目前，多數(shù)企業(yè)的檔案部門并未有能力聘用專業(yè)的計(jì)算機(jī)編程方面的人才，采購(gòu)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，開發(fā)出針對(duì)本企業(yè)的信息檔案服務(wù)系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)、修復(fù)。只能依照傳統(tǒng)的手段，對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣的弊端是無法為企業(yè)提高十分方便高效的服務(wù)，而且對(duì)于在管理檔案過程中所重現(xiàn)的錯(cuò)誤以及問題，不能做到及時(shí)的糾正，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）檔案管理工作態(tài)度被動(dòng)

許多企業(yè)的檔案部門并沒有采用十分人性化的管理方案，使得檔案部門的工作人員一般采取按部就班的工作態(tài)度，缺少工作的主動(dòng)性，只有工作交到了自己的手上才會(huì)著手處理，并且由于管理制度的不健全，很容易導(dǎo)致工作效率低下。除此之外，檔案部門與外界接觸相對(duì)較少，容易出現(xiàn)和其他部門溝通工作出現(xiàn)問題的情況。

（四）缺少專業(yè)的管理人才

就當(dāng)今很多企業(yè)來說，對(duì)檔案部門的人事工作并沒有足夠的認(rèn)識(shí)，由于市場(chǎng)的不穩(wěn)定性，很多公司都有通過裁員來節(jié)省成本來保證公司能夠正常運(yùn)行的情況，基于以上的情況，把一些部門員工調(diào)動(dòng)到檔案管理部門也是十分常見的一種方式。而通過這種方式到檔案管理部門工作的員工，往往并不具備關(guān)于檔案管理方面的專業(yè)的知識(shí)以及技能。也很少會(huì)有員工對(duì)這項(xiàng)工作抱有積極地，學(xué)習(xí)的態(tài)度，導(dǎo)致工作效率低下。因此，檔案管理部門的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，以及員工的工作態(tài)度消極在很大程度上阻礙了檔案管理T作的發(fā)展與創(chuàng)新。

三、企業(yè)科技管理檔案的創(chuàng)新工作

（一）在思想觀念上創(chuàng)新

企業(yè)的決策層對(duì)于企業(yè)的信息檔案管理工作，要改變之前的認(rèn)為其不重要的消極態(tài)度，從思想上認(rèn)識(shí)到信息檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。聘用專業(yè)的檔案信息管理方面的人才來從事企業(yè)的信息檔案管理工作，將員工的信息檔案完成度納入到對(duì)于員工的考核標(biāo)準(zhǔn)之中。除此之外，還要加大對(duì)于檔案部門的財(cái)政支出，使其能夠購(gòu)買更加先進(jìn)的專業(yè)設(shè)備，從而使信息檔案管理T作更加高效便捷。同時(shí)檔案信息管理部門也要將這筆款項(xiàng)用于與其他公司合作，使其幫助本公司建立健全信息檔案管理系統(tǒng)，并提供定期的維護(hù)以及修復(fù)。只有在讓信息檔案管理的專業(yè)的人才，在合適的工作體系中，運(yùn)用專業(yè)的管理設(shè)備來進(jìn)行企業(yè)的信息檔案管理工作，才能使企業(yè)的檔案信息更夠在信息化社會(huì)的大環(huán)境下，發(fā)揮其獨(dú)一無二的作用。

（二）在組織機(jī)制上創(chuàng)新

為了使企業(yè)的檔案管理部門能夠提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)，首先要做的就是改變檔案管理部門的組織管理機(jī)制，除了要引進(jìn)專業(yè)的編程人才以及檔案管理人才之外，還有安排對(duì)于檔案信息管理部門原有的員工進(jìn)行配培訓(xùn)，并且要設(shè)置考核機(jī)制，提高員工對(duì)于專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)效率，只有符合企業(yè)要求的員工才能夠繼續(xù)就職。其次，就是要細(xì)化分工，以往的檔案信息管理工作員工之前的工作范圍的界定相對(duì)比較模糊，使工作不能及時(shí)有效地交給更加專業(yè)的員工進(jìn)行專業(yè)的處理，針對(duì)這一現(xiàn)狀，就要對(duì)檔案信息管理方面的T作進(jìn)行細(xì)化的分工，根據(jù)每個(gè)人能力方向的不同設(shè)置不同的任務(wù)分工，這樣做可以使部門工作更加高效，也會(huì)減少員T一些不必要的工作，并且有利于提高員工的工作效率。

（三）在管理方式上創(chuàng)新

在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新，要做到“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理”的管理原則，保證企業(yè)每個(gè)子公司的檔案信息管理工作都能得到保障，工作效率都能得到卜分顯著的提高。除此之外還要設(shè)立獎(jiǎng)金評(píng)定機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案管理部門員工之間缺乏競(jìng)爭(zhēng)性，也很少設(shè)置對(duì)于優(yōu)秀員工的評(píng)定獎(jiǎng)金以及晉升渠道，這種工作環(huán)境在很大程度上使得員工的工作態(tài)度并不是十分積極，并且工作效率低下。只有設(shè)置公開的、透明的獎(jiǎng)懲機(jī)制，才能有效的改變這一現(xiàn)狀，提高員工工作的主動(dòng)性以及專業(yè)性。使得企業(yè)檔案信息管理工作逐步走向現(xiàn)代化、智能化的發(fā)展道路。

（四）在服務(wù)方式上創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理的服務(wù)方式多為人工服務(wù)，其不但工作效率低下，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新就要由人工服務(wù)變?yōu)樾畔⒒?wù)，由專業(yè)的計(jì)算機(jī)工作人員建立企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)，將企業(yè)檔案信息全部采用信息化的存儲(chǔ)、管理模式，這樣做便于對(duì)檔案信息進(jìn)行管理、分析，使得企業(yè)充分對(duì)系統(tǒng)中的信息加以充分的利用。當(dāng)其他部門想要調(diào)用員工的檔案信息時(shí)，只要有權(quán)限的人在此系統(tǒng)上進(jìn)行查詢就可以，節(jié)省了人力物力，加快了企業(yè)的工作效率，同時(shí)也避免了有于人工服務(wù)又可能…錯(cuò)的問題。

四、結(jié)束語

本文通過對(duì)當(dāng)前企業(yè)的檔案信息管理模式進(jìn)行分析，得出了其在管理模式、檔案管理方式、檔案管理工作態(tài)度以及專業(yè)的管理人才這四個(gè)方面存在一定的不足或者缺失。針對(duì)以上的問題，對(duì)企業(yè)科學(xué)檔案信息管理的創(chuàng)新進(jìn)行了深入的探究，提出了其在思想觀念、組織機(jī)制、管理方式以及服務(wù)方式這四個(gè)方面都應(yīng)該加大改革以及創(chuàng)新，并且針對(duì)不同的方面，對(duì)于創(chuàng)新的方向進(jìn)行了探究。為企業(yè)檔案信息科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理提供參考以及指導(dǎo)依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)高效的工作、健康的發(fā)展。

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