新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的創(chuàng)新舉措

董靜

摘 要：在最近幾年來，社會(huì)保險(xiǎn)制度改革不斷深化，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)項(xiàng)目越來越多，社會(huì)保險(xiǎn)所覆蓋的區(qū)域越來越廣泛，人民群眾的參保意識(shí)逐漸提高，相對應(yīng)的，和社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)量越來越多，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為這些變動(dòng)的真實(shí)記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)，其基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日顯重要，必須加大創(chuàng)新力度。所以在新的歷史階段必須加大創(chuàng)新力度，做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 社會(huì)保險(xiǎn) 檔案管理 創(chuàng)新措施

在新的歷史發(fā)展階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理必須加大創(chuàng)新力度，和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，做好新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是服務(wù)社會(huì)的重要舉措之一，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠。

從現(xiàn)在來看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量越來越多，工作的難度也比較大，由于缺少完整的硬件設(shè)施，加上缺乏專業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員，導(dǎo)致檔案經(jīng)常丟失，加上很多工作人員缺乏管理意識(shí)，沒有理解現(xiàn)在的政策，導(dǎo)致現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系不完善。

1.2 管理方法滯后

從現(xiàn)在來看，現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量很多，這促進(jìn)了整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)制度改革，伴隨著業(yè)務(wù)量的加大，必須配備足夠的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，然而現(xiàn)在很多社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門沒有科學(xué)的管理方法，除此之外，由于相關(guān)信息未及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，不便于業(yè)務(wù)檔案快速準(zhǔn)確地檢索使用。

1.3 業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性。

由于現(xiàn)在檔案數(shù)量比較多，沒有進(jìn)行科學(xué)的管理和分類，這樣一來很多檔案信息沒有進(jìn)行合理的歸納，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規(guī)范，裝具不達(dá)標(biāo)，封皮目錄填寫不規(guī)范，不利于科學(xué)的管理，也不利于進(jìn)行科學(xué)的查閱。

1.4 業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)

從現(xiàn)在來看，很多社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員綜合素質(zhì)比較低，而且知識(shí)結(jié)構(gòu)不科學(xué)，缺乏專業(yè)知識(shí)，沒有足夠的業(yè)務(wù)能力，很難滿足實(shí)際工作需要，隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的劇增，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不能停留在一般水平上，所以必須充分優(yōu)化現(xiàn)在的管理流程，進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量。

2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新勢在必行

從目前來看，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理在整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中占據(jù)著重要的角色，通過社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理可以更好的保護(hù)參保人員的個(gè)人利益，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新必要性的研究分析。

2.1 深化社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的迫切需要

伴隨著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作越來越重要，一方面要履行自身職責(zé)，另一方面還要保障社會(huì)人的社會(huì)化服務(wù)到位，而面對這樣艱巨的任務(wù)，我們必須建立完整安全的個(gè)人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)。否則，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

2.2 規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理的必然要求。

對于一個(gè)參保人來說，在整個(gè)參保期間享受很多待遇，同時(shí)還要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，所以檔案是一種十分重要的材料，它在一定程度上記錄了每一個(gè)參保人的信息，成為后期享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。換句話說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

2.3 提高社會(huì)保險(xiǎn)工作質(zhì)量和辦事效率的根本保證。

收集檔案資料就是將所有檔案信息有序化，進(jìn)一步歸納整理出來的業(yè)務(wù)檔案，所以要針對過去的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)。通過新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)一步提高工作效率，收集好檔案材料信息。

3 新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

在實(shí)際的辦理過程中，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)會(huì)產(chǎn)生很多紙質(zhì)的材料，這些材料保存起來容易損壞和丟失，所以必須創(chuàng)新現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理措施，將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。通過這樣的創(chuàng)新可以實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值。

3.2 根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

按照社會(huì)保險(xiǎn)檔案的不同種類可以進(jìn)行科學(xué)的劃分，有利于更好的查找資料，大大提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的共享性，除此之外，必須把檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，使用不同的歸檔整理方法。具體來看，要從以下幾個(gè)角度采取措施：第一，要明確立卷的原則，按照一定的規(guī)律，保障文件和文件的關(guān)聯(lián)性，以便于保管和利用。第二，確定歸檔形式。按照各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。

3.3 建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在全國范圍內(nèi)要建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以促進(jìn)整個(gè)社會(huì)保障事業(yè)更好的發(fā)展， 通過完整的社會(huì)保障體系，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。不過，現(xiàn)在的勞動(dòng)者流動(dòng)性很強(qiáng)，而且工資收入變動(dòng)也比較大。所以對于勞動(dòng)人員來說要在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)好個(gè)人的檔案卡，通過這樣的創(chuàng)新可以更好的記載投保人的工資變化狀況。通過全國范圍內(nèi)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新，可以對每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，甚至可以預(yù)測未來的發(fā)展趨勢，預(yù)測其養(yǎng)老金數(shù)額。

3.4 在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

在國家的領(lǐng)導(dǎo)之下，要通過國家有關(guān)部門的力量建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)管理層次上的統(tǒng)一，可以解決現(xiàn)在的管理問題，防止隨意決策，進(jìn)一步形成統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。除此之外，在全國范圍內(nèi)要形成一定的分支結(jié)構(gòu)，每個(gè)區(qū)域都要有地區(qū)局和地方數(shù)據(jù)處理中心，這些部門要及時(shí)向投保人輸送信息，整理好相關(guān)的檔案最終上交給國家。

3.5 統(tǒng)一公民社保檔案管理號(hào)碼，可供查詢

通過這樣的創(chuàng)新，每一個(gè)公民都有專屬于自己的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理號(hào)碼，和個(gè)人的身份證相統(tǒng)一，可以由國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。通過這一個(gè)號(hào)碼可以體現(xiàn)出很多需要的信息，例如何時(shí)投保，在何地投保等等，同時(shí)還可以更好的記錄下公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時(shí)便于投保者本人的查詢。

4 結(jié)束語

綜合上面的分析可以得知，現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度，這對于整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，針對現(xiàn)在暴露出來的缺陷必須及時(shí)解決，要進(jìn)一步修訂完善一系列行之有效的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度，完善現(xiàn)在的檔案管理體系，提高整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的完整程度，提高其真實(shí)性，充分發(fā)揮好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在服務(wù)職工、保障職工權(quán)益等方面重要的基礎(chǔ)作用，進(jìn)一步促進(jìn)整個(gè)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展。

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