檔案管理工作中存在的問題與對策初探

余志勇

摘 要：21世紀的今天，信息化成為了當代社會的重要特征之一。信息化促進了社會各行各業(yè)的發(fā)展，而各個行業(yè)也推動了信息化的豐富和發(fā)展。正是因為如此，檔案管理工作的改善和進步也相當重要。作為檔案學界的重要研究方向，檔案管理工作在社會的不斷進步與發(fā)展中也出現(xiàn)了各種各樣的問題。又因為檔案里所包含的是有關于各個行業(yè)發(fā)展的重要信息，所以做好檔案管理工作在某種程度上是對促進社會發(fā)展具有重大意義的，這也是各檔案管理工作人員的職責與義務。所以當我們面對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題時，應該積極地應對和解決。本文的主要目的就在于分析當下檔案管理工作出現(xiàn)的問題，進而提出良好的解決對策。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

科學技術不斷發(fā)展，計算機和通信技術不斷發(fā)展和普及，檔案管理工作的作用越來越突出。就其本身而言，檔案管理工作是一項需要高度保密的工作，具有高機密性，所以檔案管理工作的質量非常重要。為了提高當下檔案管理工作的水平，應該積極運用先進的科學技術，面對問題仔細研究，及時解決，使其與社會各行各業(yè)的發(fā)展共同進步，相互促進。

一、檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）對檔案管理工作的認知不足

對檔案管理工作不夠重視。一項工作的發(fā)展總是與上層領導的支持力度有很大的關系，但是檔案管理工作作為一項內(nèi)務工作，同許多其他的后勤工作一樣，很難得到上層領導的大力支持。比如現(xiàn)在的許多單位，檔案管理工作需要資金的支持，但是檔案管理人員卻很難通過申請而得到領導的經(jīng)費支持，這就容易造成檔案管理工作中的很多工作環(huán)節(jié)不能夠順利開展。比如管理人員需要更新檔案錄入設備，但是資金的缺乏使許多檔案管理人員只能用陳舊的計算機進行工作，這就會拖慢工作速度，不僅會使工作速度變慢，也會導致最后的工作成果達不到所要求的標準。

對檔案工作存有偏見。不僅領導人員不夠重視檔案管理工作，一些管理人員對這項工作也具有一些偏見。檔案管理事一項內(nèi)務工作，就像是影視幕后的工作，在一些人眼里，它并不具有吸引力，不夠出彩，所以很多人會比較輕視這份工作。但是從檔案管理工作的本質來看，它其實就是對檔案進行歸類和整理，使信息利用更加方便。拿企業(yè)來說，檔案管理工作如果能夠做好，這些資料就能被直接利用到企業(yè)工作中去，能給人帶來不少方便和快捷。所以，檔案管理工作想要做好是很不容易的，是非常具有挑戰(zhàn)性的，這是一份不應該被輕視的工作。

（二）管理方式落后，水平低下

就整個檔案管理行業(yè)來說，大部分的檔案管理工作人員都會身兼數(shù)職，當管理人員有很大的工作量時，管理工作難免會被忽視，如果發(fā)生錯誤，檔案材料就有很大的可能會出錯。再加上檔案管理人員儲備的知識可能會比較少，自身的素質會比較落后，不夠了解檔案管理業(yè)務。諸多原因，都使檔案管理在許多行業(yè)都快速發(fā)展的時候，反而停滯不前。

再者，檔案管理工作的信息化水平有待提高，紙質檔案的管理方式依然存在，這種管理方式很難避免一些自然破壞因素，也很難進行信息的查找，一旦信息被打亂，就難以恢復，對管理人員的工作會產(chǎn)生很大的阻礙。

（三）檔案管理硬件與軟件設施不夠完善

制度不夠完善。任何工作都需要硬件與軟件設施的保障，軟件是指保障工作順利開展以及約束工作人員行為的相關規(guī)定制度。而在我國各個單位的檔案管理工作中，并沒有什么規(guī)范性的管理制度被制定。就許多單位來講，就是因為沒有完善的管理制度，造成檔案管理不能夠規(guī)范，檔案管理人員也沒有被約束，整個檔案管理工作都不夠完備。所以當需要檔案有用的時候，不能被快速地找出，最后耽誤公司的一些重要工作。

硬件設施不夠完備。檔案是存放檔案的專用房間，但是我國有許多單位的檔案并沒有專門的房間進行存放。沒有專門的房間進行檔案的存放，就很容易導致檔案的雜亂和丟失。而一些用專門檔案存放室的單位會選用一些用不著的比較潮濕的房間作為檔案室，這很容易導致檔案發(fā)霉，不僅會影響檔案的美觀，更會破環(huán)檔案的完整。如果檔案室的基本設施不能被保障，那么許多后續(xù)工作都有可能被耽誤。

（四）不及時解答問題

檔案管理工作還有一個部分是檔案網(wǎng)站的管理，主要是要求檔案管理工作人員回答網(wǎng)站訪問者的留言，這個工作是完全肩負在檔案管理工作人員身上的。但是，在許多單位就會常常出現(xiàn)一些問題，比如，管理人員很久不回復訪問者的問題，這樣會使訪問者對網(wǎng)站失去興趣，如果網(wǎng)站無法提供有用的信息，網(wǎng)站瀏覽量減少是其次，更重要的是這會降低網(wǎng)站的信譽度，乃至降低對其公司的信任度，更嚴重的是可能會導致公司工作的順利進行。其實這項工作從本質上來看，是對管理人員的工作熱情和責任心的檢測。一個具有高度責任心的人，自然不會消極怠工，而一個對自己的工作和企業(yè)文化具有高度的熱情與自信的人，自然會能很好的勝任這一項工作。

二、檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理工作的地位

這主要是針對不夠重視檔案管理工作的領導，因為領導的態(tài)度會在很大的程度上影響管理人員的態(tài)度。而從根本上來說，我們并沒有對檔案管理工作有正確的認識。前面有講，檔案管理是各行各業(yè)重要信息的管理，它相當于歷史文獻，是我們工作的重要基礎，更是我們進行研究的重要材料，所以我們應該將其提到一個重要的地位。那么作為領導，就要起絕對的帶頭作用，要盡量滿足檔案管理工作的要求，配合檔案管理工作人員的工作。領導要帶頭宣傳，讓大家認可檔案管理工作。

（二）加強對管理人員的培訓

技能培訓。管理工作看似簡單，但實際上是一個非常復雜的過程。管理人員不僅應該具有檔案管理的基本知識，更需要與時俱進，不斷學習新知識新文化。所以單位在這方面應該給予相應的支持，比如每年定時讓管理人員進行相關的技能培訓，比如檔案室設備維護，檔案日常護理。

素質培訓。檔案工作歸根到底是一項服務工作，它為人民群眾服務。但是很多管理人員的素質并不高，對檔案管理工作并不重視。對于這一點，單位應該要加強對管理人員的素質培養(yǎng)，讓他們明白管理工作的重要性，讓他們能主動為人民去服務。再者，單位還應該建立相關的激勵機制，對管理人員進行獎勵，使其對于工作充滿熱情，使他們充滿信心。更要給管理人員充分的自由發(fā)揮空間，使其有自主創(chuàng)造的機會。只有這樣，管理人員才能對工作真正具有熱情，真正做到為人民服務，真正愛工作，享受工作。

（三）建立健全檔案管理制度

單位要根據(jù)自身情況，建立健全相應的管理制度，既能保證檔案管理工作能順利進行，也能讓檔案管理人員有一個工作規(guī)范，規(guī)范行為，加強工作積極性，就可以推動檔案管理工作的發(fā)展。

（四）完善檔案功能

這主要針對檔案管理工最的信息化。信息化是當今社會發(fā)展的一個大勢，也是一種時代潮流，現(xiàn)代科學技術與計算機的普及，就是在給我們一個實現(xiàn)信息化的機會，提高檔案管理工作的信息化水平，能減少紙質檔案的使用，減少檔案信息的錯誤率，減少管理人員的工作量，跟上時代發(fā)展。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作作為各行各業(yè)乃至整個社會發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，雖然會因為各種因素出現(xiàn)一些問題，但是只要善于及時發(fā)現(xiàn)問題，并且根據(jù)這一些問題找出合理的解決辦法，就能得到很好的處理。而作為管理人員，應該要有與時俱進的思想，善于改進和完善管理方法，使檔案管理工作也能跟上時代的腳步，進而更好地順應時代的發(fā)展，更好地配合社會各項事業(yè)的進步，就能提高社會現(xiàn)代化水平，對于社會主義的發(fā)展也有非常重要的促進作用。

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