對加強基層醫(yī)院檔案管理的思考

閻加華

摘 要：完善的醫(yī)療檔案是基層醫(yī)院開展醫(yī)療活動的重要保證。作為基層醫(yī)院來講，建立一套完善的檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提供基層醫(yī)院的治療水平，同時也可以更多的為基層群眾開展醫(yī)療服務。本文就當前基層醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行了總結，并就如何改進提出了意見建議。

關鍵詞：基層醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)狀

檔案管理是醫(yī)院開展科學工作計劃、做出正確管理發(fā)展決策的重要參考和依據(jù)。隨著新醫(yī)改的不斷推進，基層醫(yī)院的管理發(fā)展面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，如何更好地做好檔案管理工作，為新時期的基層醫(yī)院發(fā)展提供可靠的支持成為基層醫(yī)院管理需要考慮的重要問題。

一、基層醫(yī)院檔案管理工作開展的現(xiàn)狀

1. 缺乏對檔案管理工作的重視，疏于其管理制度建設

由于基層醫(yī)院的財力和人力等方面的制約，加之檔案工作無法如醫(yī)療科研、教學研究等能夠直接產生社會效益和經(jīng)濟效益的特點，導致一些醫(yī)院對檔案管理的重視不夠，具體表現(xiàn)在：（1）檔案管理并未與醫(yī)療業(yè)務的發(fā)展同步。目前整體來看，我國的醫(yī)療事業(yè)還處于快速上升的階段，很多先進的、新型的醫(yī)療手段和醫(yī)療器械都在不斷涌現(xiàn)，這就要求醫(yī)院的檔案管理工作也相應地跟上發(fā)展的需求。但是很多基層的醫(yī)院，僅僅重視醫(yī)院的規(guī)模的擴大、醫(yī)療設備的引進等，對檔案設備的投人等嚴重不足，有的甚至不能納入到醫(yī)院的計劃范疇，這直接延緩了檔案管理工作能力的提高。（2）缺乏較為完善的檔案管理制度，導致很多需要歸檔的文件仍然存留在各職能科室或是主管院領導那里，而且檔案的借閱制度也存在管理漏洞，很容易出現(xiàn)借而不還的現(xiàn)象。

2.管理制度不健全，檔案收集效率不高

目前醫(yī)院在管理方面都開始有所重視，并且制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員的崗位職責，但是在這些制度標準中卻對檔案管理相關制度和考核標準欠缺，沒有實行統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理制度標準，對于醫(yī)院內部一些具有參考的檔案資料沒有進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，一些檔案管理人員為了日常工作方便，將一些資料隨手一丟，而等到真正需要用的時候就會出現(xiàn)找不到的現(xiàn)象。而導致這種現(xiàn)象頻頻發(fā)生的主要原因就是醫(yī)院沒有對檔案管理進行統(tǒng)一化管理，管理制度方面的脫節(jié)，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，不能夠適應醫(yī)院新時期的發(fā)展需要。

3.檔案管理人員的能力有待提升

其實，檔案管理高效、高質的工作效率及質量與檔案管理人員的基礎素養(yǎng)有著直接的關系，檔案管理人員與醫(yī)務人員都是一樣重要的。一般在基層醫(yī)院檔案管理工作崗位上的人員大多都是綜合素質低下、文化水平不高以及年齡偏大的一些人員，醫(yī)院方面也對其缺少定期的專業(yè)知識培訓，使得檔案管理工作的人員不能及時地跟上時代發(fā)展的步伐并對其工作進行有效的創(chuàng)新與改革。由于受到其自身能力以及專業(yè)水平的局限，對一些先進的現(xiàn)代化技術也不能進行及時的更新與掌握，從而致使基層醫(yī)院整個檔案管理的現(xiàn)代化、信息化管理水平跟不上時代的變遷與更新。

二、加強基層醫(yī)院檔案管理的建議

1. 提高基層醫(yī)院檔案管理意識

檔案管理工作對基層醫(yī)院的發(fā)展起到了相當重要的作用，只有醫(yī)院的上級領導真正地對檔案管理工作進行重視，才能促進檔案管理工作的有效開展以及管理水平的有效提高。在充分了解基層醫(yī)院各個職能部門的發(fā)展狀況以及發(fā)展的基礎支持效能的前提下，才能有效地提高其在醫(yī)院整體管理體系中的地位。檔案管理理念的不斷更新，更需要檔案管理人員擁有較強的責任心，因此，基層醫(yī)院需要不斷地對工作人員的責任意識進行加強，從而促使檔案信息資料的管理、收集以及儲存都必須科學、有效地進行，同時，基層醫(yī)院也要堅持人性化的服務理念，為檔案的使用者提供優(yōu)質的服務，充分發(fā)揮其作用。除此之外，基層醫(yī)院還應從人力、物力、財力上進行支持，只有這樣，檔案管理部門才會擺脫可有可無的附屬地位，更好地滿足當前新時代下的醫(yī)院發(fā)展需求。

2. 做好檔案管理人員隊伍建設工作

首先，要對檔案管理人員隊伍的構成進行完善，要建立專人負責和兼職輪崗相結合的人員管理機制，由于基層醫(yī)院人員構成的實際，堅持兼職輪崗的工作機制是比較符合基層醫(yī)院實際的，但是仍然需要安排專人進行負責，避免出現(xiàn)檔案管理責任疏漏，影響檔案管理工作的順利進行。其次，要加強對檔案管理人員的綜合素質能力培訓，強化檔案管理人員的專業(yè)技術水平，將檔案人員的素質培訓納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當中，并且結合新時期檔案管理工作發(fā)展的實際，在檔案管理業(yè)務知識、管理工作技術方法等方面強化培訓工作。

3. 加強檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接

就檔案管理工作與醫(yī)療工作之間的關系來看，檔案管理工作應該是為醫(yī)療工作提供服務、提供信息依據(jù)的一項工作。在醫(yī)療業(yè)務中，很多工作都需要通過查閱檔案來開展，比如在對患者進行治療的過程中，醫(yī)護人員需要及時了解患者的病史，那么這就需要檔案管理工作者及時提供患者的檔案。要讓檔案管理工作能夠更好地為臨床、醫(yī)療、研究等工作服務，就必須加強檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接。比如醫(yī)院要結合檔案信息化的實際情況，及時更新信息化管理制度，對于新增的檔案必須及時上傳到信息系統(tǒng)中，以保證檔案與信息系統(tǒng)同步。檔案管理工作可以根據(jù)醫(yī)療業(yè)務進行檔案分類，這樣當醫(yī)療工作需要檔案信息時，檔案管理者可以有針對性地進行檔案查找，第一時間為醫(yī)療工作提供檔案依據(jù)。另外，醫(yī)院要促進檔案信息資源共享，這樣就可以同時滿足醫(yī)療、研究、教學等工作的需求，檔案資源共享可以更好地為醫(yī)療工作提供便利。

4. 加強檔案的硬件建設

增加資金投入，更新檔案管理硬件設備，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架。設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。逐步配備照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，并采用檔案管理專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。以改變傳統(tǒng)手工操作信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。將檔案目錄和部分內容納入醫(yī)院OA系統(tǒng)，加強資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的全面發(fā)展。

三、結語

層醫(yī)院醫(yī)療檔案管理在醫(yī)院管理中占據(jù)重要地位，其關乎著個人的健康、醫(yī)院的工作效率、患者權益的保障以及醫(yī)院的社會聲譽等。所以醫(yī)院要做好醫(yī)院檔案管理工作，其工作主要包括醫(yī)療設備檔案管理、鑒定檔案管理以及病歷檔案管理等方面。總之，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理要處理并解決好其工作，在解決的同時，還要堅持科學、實用、準確、保密的原則，要讓國家主要部門進行統(tǒng)籌安排，并強化引導，搭建交流平臺，從而有效的推動基層醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的發(fā)展。

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