淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

孔壯

摘 要 事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位工作中十分重要的一部分，是對整個工作進程以及財力物力利用情況的記錄，是相關(guān)部門按照國家法規(guī)，科學有效地對當?shù)厥聵I(yè)單位工作的記錄和總結(jié)，工作完成后給后人留下參考價值的經(jīng)驗。本文就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策進行簡要的分析。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

1事業(yè)單位檔案管理特征

事業(yè)單位是國家設(shè)立的一級組織機構(gòu)，在我國社會注意經(jīng)濟發(fā)展中，事業(yè)單位承擔著為社會服務(wù)的職責和任務(wù)，事業(yè)單位檔案管理大量的信息，有的涉及到國家的機密文件，這些信息需要嚴格的保密，堅決防止機密的文件泄密，需要檔案在管理的過程中必須做到嚴格保密。在我國事業(yè)單位是由國家出資建立的公益性組織，承擔大量社會服務(wù)任務(wù)，社會各個行業(yè)的大量信息都匯集到這里，在市場經(jīng)濟的條件下，這些信息雖然不能轉(zhuǎn)換成經(jīng)濟效益，但是事業(yè)單位仍要對這些信息進行保存，無條件的給國家和社會提供相關(guān)的信息查詢，無條件的提供咨詢工作，無條件的提供借閱的工作，為國家和社會無償?shù)姆?wù)。

2管理現(xiàn)狀

（1）對檔案管理工作重視不夠。目前事業(yè)單位對國家頒布的法律法規(guī)解讀不透，雖然國家已經(jīng)頒布了《檔案法》為了加強檔案管理，但是檔案管理工作仍然沒有受到重視，管理缺乏有效的措施，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒有得到有效的改進，管理意識單薄。在現(xiàn)代化市場經(jīng)濟的發(fā)展中，各行各業(yè)都出現(xiàn)了激烈的競爭，有些事業(yè)單位為了追求政績，面對社會的競爭和大環(huán)境的影響，把主要的人力和精力都用在經(jīng)濟建設(shè)中去，檔案管理等事務(wù)性的工作就被忽視了，從根本上忽視了這項工作。受傳統(tǒng)觀念的影響認為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到提升，在實際工作中得不到創(chuàng)新，嚴重的阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

（2）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理工作需要專業(yè)的、有經(jīng)驗的人才進行管理，因為檔案管理并不是一件簡單的工作，需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識，但是在實際的工作中，學習檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統(tǒng)的、科學的、專業(yè)的對檔案進行管理，再加上相對于其它行業(yè)檔案管理人員的流動性比較大，專業(yè)熟練的老員工少，業(yè)務(wù)不熟練的新員工比較多，導致檔案管理的專業(yè)人才嚴重缺乏。

（3）檔案管理設(shè)備落后。檔案信息管理系統(tǒng)在當前普遍的應(yīng)用，計算機處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，辦公自動化設(shè)備也顯示出了強大的優(yōu)勢，但是大部分的事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開發(fā)、收集、利用。

3優(yōu)化檔案管理的措施

（1）提高對檔案管理的重視程度。轉(zhuǎn)變領(lǐng)導對事業(yè)單位檔案管理的思想認識，重視檔案管理制度的建設(shè)，從管理、資源、政策上給予指導、支持、傾斜，滿足檔案管理工作發(fā)展的各項需求，是檔案管理制度科學、完善、健全，提供良好的外在條件使其健康發(fā)展。改變社會對事業(yè)單位管理認識上的不足，整個社會觀念的轉(zhuǎn)變并不容易，需要國家宏觀層次對事業(yè)單位檔案管理提供支持，使全社會共同關(guān)注事業(yè)單位檔案管理。

（2）加強檔案管理人員的培訓和管理。提供事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，明確管理人員的工作職責，建立完善的檔案管理機制。增加各種類型的培訓，科學合理的制定培訓內(nèi)容，使檔案管理人員從理論到實踐都有一個很大的提升，并且不僅僅是學到理論，還能把學到的理論靈活的應(yīng)用到實際工作當中去。通過工作中長期的實踐，促進工作快速順利的完成。不同崗位對人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)。對檔案管理人員進行職業(yè)道德、專業(yè)知識、計算機技能三方面管理培訓，當前我國事業(yè)單位辦公的大環(huán)境是辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握計算機設(shè)備的應(yīng)用，靈活運用辦公自動化系統(tǒng)。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。

（3）建立高效的管理系統(tǒng)。在目前信息時代的背景下，過去落后的檔案管理模式我們必須要轉(zhuǎn)變，必須帶來當前檔案的管理模式走向現(xiàn)代化。加強對管理人員的培訓，把先進的計算機計算應(yīng)用到檔案管理的工作當中，與先進的技術(shù)有機的結(jié)合起來，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化與檔案管理有機的結(jié)合起來，滿足信息化社會的需求。在檔案的分類與歸檔中，計算機檢索功能充分的發(fā)揮了它的功能，可以將文書檔案按照要求快速的分類過濾，方便管理者檢索文檔內(nèi)容，降低了管理者的工作量，大大提高了檔案管理的工作效率，帶動了管理人員的工作積極性，從而提升了事業(yè)單位檔案管理的整體效果。

（4）加大資金的投入。目前在我國隨著科技的快速發(fā)展，在工作和生活的改革方面越來越多的應(yīng)用計算機技術(shù)，信息計算也應(yīng)該應(yīng)用在檔案管理工作中去，利用現(xiàn)代化先進的設(shè)備和計算對檔案進行分類和保存。不同地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平不同，但是有的地區(qū)檔案管理中先進的計算機設(shè)備得不到滿足。要想改變部分事業(yè)單位落后的計算機設(shè)備，當?shù)卣畱?yīng)該給予經(jīng)費支持，改善檔案管理部門的落后設(shè)備和條件。

（5）加強檔案保密工作。事業(yè)單位檔案管理工作涉及國家政治、經(jīng)濟發(fā)展的重要信息，在事業(yè)單位檔案管理工作中，不但要提高管理人員的責任意識，更重要的是提高管理人員的保密意識，堅決杜絕國家機密檔案泄露，檔案管理必須加強保密工作，檔案室建設(shè)的過程中要嚴格按照國家的相關(guān)標準要求選址、建設(shè)。借閱室、庫房、辦公室要分開，安排專職人員管理，管理人員必須認真負責、持之以恒的對待檔案管理的工作。

4結(jié)語

在事業(yè)單位的日常工作中檔案管理工作是其重點，采用有效的措施改善事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀不足，積極探索現(xiàn)代化自動化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強大功能，通過完善事業(yè)單位檔案管理可以完善數(shù)據(jù)信息庫，敢于嘗試勇于創(chuàng)新，利用先進的信息技術(shù)，完善事業(yè)單位檔案管理的制度，加強管理人員的知識儲備，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作只有不斷在實際工作中不斷的探索和改善，才能順應(yīng)時代不斷發(fā)展的要求，全面提升事業(yè)單位管理工作的針對性、有效性，最大程度的服務(wù)社會的發(fā)展。

參考文獻

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