李軼南
(公安部第一研究所,北京 100044)
2016年,政府工作報(bào)告提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”概念,其內(nèi)涵是實(shí)現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)共享,優(yōu)化政府服務(wù),方便企業(yè)和群眾,為大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新營造良好環(huán)境[1]。2016年12月20日,國務(wù)院辦公廳發(fā)布《“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”技術(shù)體系建設(shè)指南》,從頂層設(shè)計(jì)的高度,對(duì)各地區(qū)各部門網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行規(guī)范,加快了國務(wù)院“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的部署。某部委以開發(fā)門戶網(wǎng)站作為積極響應(yīng)國務(wù)院“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”要求的工作舉措。
通過與該部委就門戶網(wǎng)站開發(fā)需求的溝通,發(fā)現(xiàn)用戶對(duì)于該項(xiàng)目的具體需求并不明確,且又要求在2個(gè)月內(nèi)上線成功,時(shí)間進(jìn)度很緊張,預(yù)算要符合各項(xiàng)國家政策,額度有限。也就是說,這是一個(gè)“需求模糊,預(yù)算有限,時(shí)間緊迫”的項(xiàng)目。為了保證項(xiàng)目的執(zhí)行,采用一系列項(xiàng)目管理方法,現(xiàn)將該項(xiàng)目短期內(nèi)成功的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如下。
該部委于2017年9月28日完成該項(xiàng)目的部署安排,要求項(xiàng)目于12月15日正式上線,即在2個(gè)月時(shí)間內(nèi)完成大型門戶網(wǎng)站的調(diào)研、開發(fā)、測(cè)試等工作。為保證門戶網(wǎng)站上線后的穩(wěn)定性和安全性,項(xiàng)目組內(nèi)部制定了12月10日上線的目標(biāo),并根據(jù)此目標(biāo)制定項(xiàng)目管理計(jì)劃,主要包含范圍管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和利益相關(guān)者管理計(jì)劃等。
考慮到本項(xiàng)目時(shí)間緊、任務(wù)重、影響大,以及“需求模糊,預(yù)算有限,時(shí)間緊迫”的特點(diǎn),項(xiàng)目范圍管理在保障項(xiàng)目按時(shí)交付方面起到重要作用,是項(xiàng)目組關(guān)注的重點(diǎn)。項(xiàng)目范圍管理是指保證項(xiàng)目做且只做所需的全部工作,以便成功完成項(xiàng)目的各個(gè)過程。管理項(xiàng)目范圍主要在于識(shí)別和定義哪些工作應(yīng)該包括在項(xiàng)目內(nèi),哪些不應(yīng)該包括在項(xiàng)目內(nèi)。實(shí)施范圍管理的意義在于將有限的人力物力資源投入到在項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)過程中起關(guān)鍵作用的工作上去,從而保證項(xiàng)目保質(zhì)保量按期完成并得到用戶的最終認(rèn)可。不斷擴(kuò)大門戶網(wǎng)站功能的“貼金”行為最終會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的完全失控,在本項(xiàng)目中是受嚴(yán)格控制的。
范圍管理需要清楚地界定項(xiàng)目的范圍。在本項(xiàng)目中,項(xiàng)目范圍被定義為“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”門戶網(wǎng)站必須實(shí)現(xiàn)的功能。首先,與該部委相關(guān)業(yè)務(wù)局反復(fù)溝通,明確該部委對(duì)門戶網(wǎng)站功能的預(yù)期。然后,查找已在線運(yùn)行的其他政府服務(wù)門戶網(wǎng)站,通過“標(biāo)桿對(duì)照”的方法,借鑒并完善該門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)的功能。為防止重要功能缺失,項(xiàng)目組編制了調(diào)查問卷,發(fā)放給首批需要連接門戶網(wǎng)站上線運(yùn)行的四省四局,梳理并形成功能需求分析報(bào)告。最后,項(xiàng)目組建議并協(xié)助該部委組織所有需要連接上線運(yùn)行的省廳及其他業(yè)務(wù)局召開信息研討會(huì),就項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目限制達(dá)成跨部門共識(shí),最終形成明確的項(xiàng)目范圍。
根據(jù)確定的項(xiàng)目范圍,項(xiàng)目組開始創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)。創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)WBS(Work Breakdown Structure)是指把項(xiàng)目將取得的成果和圍繞項(xiàng)目成果開展的項(xiàng)目工作分解成更小的、更易于管理的部分的過程。構(gòu)成WBS的最小的組成部分被稱為工作包。
創(chuàng)建WBS可以更準(zhǔn)確地對(duì)成本及持續(xù)時(shí)間進(jìn)行估算和管理,是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的高效管理的重要組成部分。
關(guān)鍵路徑法是一種估算項(xiàng)目最短工期的方法。這一方法可以確定邏輯網(wǎng)絡(luò)路徑的進(jìn)度靈活性。
圖1是本項(xiàng)目輸出的WBS分析,其中顏色最深的部分是本項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑是項(xiàng)目中時(shí)間占用最長的活動(dòng)順序,決定著項(xiàng)目的最短工期。通過關(guān)鍵路徑法得到的最早和最晚的開始和結(jié)束日期雖然不一定是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,但卻是影響整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度的關(guān)鍵因素,因此需要重點(diǎn)對(duì)待。
針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度,尤其是處在關(guān)鍵路徑的工作包,項(xiàng)目組采用趕工和快速跟進(jìn)兩種加快進(jìn)度方法。趕工,通俗地講就是投入更多的人力資源和加班??焖俑M(jìn)在本項(xiàng)目中,采用微服務(wù)架構(gòu)搭建整體框架的策略。微服務(wù)架構(gòu)即將整個(gè)項(xiàng)目的所有功能模塊化。各模塊完成各自的開發(fā)和測(cè)試,最終統(tǒng)一調(diào)試。各模塊之間各自為政、互不干涉,但是互相聯(lián)系,形成業(yè)務(wù)。微服務(wù)架構(gòu)的意義在于將一個(gè)大的、控制難度大的工程拆分成若干小的、容易控制的小工程,這些小工程可以并行開發(fā),既節(jié)省時(shí)間,又降低管理難度。
圖1 項(xiàng)目WBS分析圖
在梳理項(xiàng)目范圍時(shí),發(fā)現(xiàn)該部委各省市業(yè)務(wù)及不同業(yè)務(wù)局之間的業(yè)務(wù)存在業(yè)務(wù)復(fù)雜、規(guī)范性差的問題,具體包括網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)框架復(fù)雜、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜等方面。按照該部委部署要求,本門戶網(wǎng)站作為全國性的政務(wù)服務(wù)平臺(tái),是該部委各業(yè)務(wù)的統(tǒng)一入口。業(yè)務(wù)復(fù)雜、規(guī)范性差的問題造成門戶網(wǎng)站對(duì)接工作混亂,無法實(shí)現(xiàn)“單點(diǎn)登錄、全網(wǎng)漫游”的目標(biāo),且無法制定統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。為此,項(xiàng)目組對(duì)所有業(yè)務(wù)進(jìn)行了業(yè)務(wù)整合和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)整合就是將門戶網(wǎng)站分為“問、辦、查、評(píng)”4個(gè)方面?!皢枴奔醋稍儤I(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)辦理等;“辦”即辦理業(yè)務(wù);“查”即查詢業(yè)務(wù)辦理狀態(tài);“評(píng)”即評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)辦理情況。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)即研究一套行之有效的平臺(tái)對(duì)接接口規(guī)范,減少已有平臺(tái)對(duì)接工作量,快速有效地與各已有系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,通過標(biāo)準(zhǔn)化解決信息孤島、數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)等問題。同時(shí),規(guī)范的流程、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)有助于制定可執(zhí)行的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),保證項(xiàng)目的整體質(zhì)量和實(shí)施成功率。
本項(xiàng)目是一個(gè)迭代性很強(qiáng)的互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目,具有不斷更新的特點(diǎn)。針對(duì)這一特點(diǎn),本項(xiàng)目質(zhì)量管理采用“質(zhì)量目標(biāo)彈性化”的策略。質(zhì)量目標(biāo)彈性化并不是降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),而是隨著實(shí)際使用情況的變化,不斷更新質(zhì)量目標(biāo)。比如,在門戶網(wǎng)站發(fā)行初期,實(shí)際使用量比較小,因此對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的處理量要求不高。隨著與各業(yè)務(wù)局對(duì)接功能的增多,以及公眾知名度的擴(kuò)大,訪問量和實(shí)際業(yè)務(wù)處理量逐漸增多,對(duì)系統(tǒng)的抗壓能力逐漸增高,相應(yīng)的質(zhì)量目標(biāo)也會(huì)不斷變化。質(zhì)量目標(biāo)彈性化是一個(gè)質(zhì)量目標(biāo)不斷更新的過程,如圖2所示。
圖2 質(zhì)量目標(biāo)彈性化示意圖
質(zhì)量目標(biāo)彈性化一方面有助于項(xiàng)目在較短時(shí)間內(nèi)滿足上線要求,及時(shí)上線;另一方面,可以將有限的資源投入到更迫切的需求中去,有助于資源的有效利用。在每一個(gè)質(zhì)量目標(biāo)階段,項(xiàng)目組又分別制定了剛性質(zhì)量、魅力質(zhì)量、可選/必選質(zhì)量4個(gè)不同的質(zhì)量等級(jí),并針對(duì)不同的質(zhì)量等級(jí)制定了不同的測(cè)試方案和應(yīng)急方案。每一次的質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量等級(jí)的制定都需要項(xiàng)目組與該部委及其他利益相關(guān)者充分溝通,確保該部委及其他利益相關(guān)者完全了解并接受才可以實(shí)施。
3.2.1 剛性質(zhì)量
剛性質(zhì)量是指影響項(xiàng)目成功實(shí)施的重大質(zhì)量,是必須要達(dá)到的硬性質(zhì)量目標(biāo)。剛性質(zhì)量的制定需要項(xiàng)目組預(yù)測(cè)和評(píng)估實(shí)際使用情況,并根據(jù)該預(yù)測(cè)制定相對(duì)應(yīng)的剛性質(zhì)量目標(biāo)。剛性質(zhì)量需要根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整。比如,在項(xiàng)目實(shí)施初期,項(xiàng)目組設(shè)定的目標(biāo)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)滿足支撐1億用戶規(guī)模,5000人次日訪問量、數(shù)據(jù)庫支持5000G的數(shù)據(jù)容量,日志數(shù)據(jù)保存6個(gè)月,對(duì)千萬級(jí)的數(shù)據(jù)簡單查詢速度小于10s。到了項(xiàng)目實(shí)施中期,這一目標(biāo)被調(diào)整為系統(tǒng)設(shè)計(jì)滿足支撐3億用戶規(guī)模,20 000人次日訪問量、數(shù)據(jù)庫支持1TK的數(shù)據(jù)容量,日志數(shù)據(jù)保存6個(gè)月,對(duì)千萬級(jí)的數(shù)據(jù)簡單查詢速度小于15s。每一次剛性質(zhì)量制定后,項(xiàng)目組會(huì)和該部委、相關(guān)業(yè)務(wù)局以及其他利益相關(guān)者就剛性質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行討論和溝通,確保相關(guān)利益相關(guān)者完全理解并支持刷新剛性質(zhì)量目標(biāo)。
3.2.2 魅力質(zhì)量
魅力質(zhì)量是在剛性質(zhì)量目標(biāo)基礎(chǔ)之上制定的。顧名思義,指達(dá)到該質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以增加項(xiàng)目的魅力。比如,項(xiàng)目初期,如果系統(tǒng)設(shè)計(jì)滿足支撐3億用戶規(guī)模,20 000人次日訪問量,數(shù)據(jù)庫支持1TK的數(shù)據(jù)容量,日志數(shù)據(jù)保存6個(gè)月,對(duì)千萬級(jí)的數(shù)據(jù)簡單查詢速度小于15s,則達(dá)到了魅力質(zhì)量目標(biāo)。魅力質(zhì)量目標(biāo)是在資源、進(jìn)度有盈余的情況下設(shè)定的質(zhì)量目標(biāo)。魅力質(zhì)量目標(biāo)有時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)換成剛性質(zhì)量目標(biāo),比如,在項(xiàng)目初期,可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)滿足支撐3億用戶規(guī)模,20 000人次日訪問量,數(shù)據(jù)庫支持1TK的數(shù)據(jù)容量,日志數(shù)據(jù)保存6個(gè)月,對(duì)千萬級(jí)的數(shù)據(jù)簡單查詢速度小于15s,則認(rèn)為是達(dá)到了魅力質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。但是在項(xiàng)目實(shí)施中期,該目標(biāo)則成了剛性質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
3.2.3 可選/必選質(zhì)量
可選/必選質(zhì)量目標(biāo)指可以實(shí)現(xiàn)或必須實(shí)現(xiàn)的質(zhì)量目標(biāo),是項(xiàng)目組對(duì)所有的質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行梳理后得出的分類標(biāo)準(zhǔn)。此類質(zhì)量目標(biāo)將項(xiàng)目所要達(dá)成的目標(biāo)進(jìn)行分類,設(shè)定不同的等級(jí),并針對(duì)不同等級(jí)劃分質(zhì)量目標(biāo)。需要強(qiáng)調(diào)的是,等級(jí)低并不意味著質(zhì)量低。《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》(PMBOK指南)提出“質(zhì)量與等級(jí)不是相同的概念。質(zhì)量作為實(shí)現(xiàn)的性能或成果,是‘一系列內(nèi)在特性滿足要求的程度(ISO 9000)’。等級(jí)作為設(shè)計(jì)意圖,是對(duì)用途相同但技術(shù)特性不同的可交付成果的級(jí)別分類。項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)權(quán)衡,以便同時(shí)達(dá)到所要求的質(zhì)量與等級(jí)水平。質(zhì)量水平未達(dá)到質(zhì)量要求肯定是個(gè)問題,而低等級(jí)不一定是個(gè)問題。”可選/必選質(zhì)量目標(biāo)就是為了劃分項(xiàng)目質(zhì)量等級(jí)制定的。可選/必選質(zhì)量非常適合應(yīng)用于此類預(yù)算有限型項(xiàng)目。
所有項(xiàng)目在實(shí)施過程中都存在一定比例的風(fēng)險(xiǎn)。本項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、分析風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)幾個(gè)部分。首先,識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)反復(fù)的過程,反復(fù)識(shí)別的頻率要根據(jù)具體情況而定,每次識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的參與者也需要根據(jù)具體情況而定;然后,項(xiàng)目組會(huì)對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、對(duì)項(xiàng)目影響的大小(如圖3所示);最后,項(xiàng)目組根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析后的結(jié)果,對(duì)每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)對(duì)策略,從而達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。
圖3 項(xiàng)目分析
在識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)中,區(qū)分出紅線風(fēng)險(xiǎn),區(qū)別對(duì)待、重點(diǎn)管理,并制定應(yīng)急預(yù)案,杜絕紅線風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生,或減輕風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的嚴(yán)重后果。
利益相關(guān)者指影響項(xiàng)目或受項(xiàng)目影響的全部人員、群體或組織。利益相關(guān)者或多或少都會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生積極或消極的影響。正確識(shí)別并恰當(dāng)管理利益相關(guān)者,對(duì)項(xiàng)目成功具有重要的意義。
利益相關(guān)者管理的第一步是正確識(shí)別利益相關(guān)者。本項(xiàng)目識(shí)別出的利益相關(guān)者包含:部委相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)接系統(tǒng)的業(yè)務(wù)局及省廳、開發(fā)團(tuán)隊(duì)、現(xiàn)有該部委公務(wù)網(wǎng)站運(yùn)維人員、該部委新聞宣傳部門、需對(duì)接網(wǎng)站的開發(fā)人員等。項(xiàng)目組對(duì)以上利益相關(guān)者進(jìn)行了分類,如圖4所示。
圖4 利益相關(guān)者分類
隨著項(xiàng)目的進(jìn)展,項(xiàng)目利益相關(guān)者可能會(huì)發(fā)生變化,因此需要項(xiàng)目組不斷識(shí)別新的利益相關(guān)者,并對(duì)所有利益相關(guān)者進(jìn)行分類和分析。利益相關(guān)者分析有助于項(xiàng)目理清楚利益相關(guān)者之間的關(guān)系和這些關(guān)系人可能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的影響。項(xiàng)目組可以利用這些關(guān)系和影響,與利益相關(guān)者合作來提高項(xiàng)目成功率。
管理利益相關(guān)者參與的方法是與利益相關(guān)者進(jìn)行溝通和協(xié)作,并根據(jù)溝通和協(xié)作的結(jié)果滿足利益相關(guān)者的需要與期望,促進(jìn)利益相關(guān)者合理參與項(xiàng)目活動(dòng)的過程,最終目的是解決項(xiàng)目實(shí)際出現(xiàn)的問題。管理利益相關(guān)者參與貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期中。項(xiàng)目組對(duì)位于權(quán)力/影響圖不同位置的利益相關(guān)者采用了不同的管理策略,對(duì)權(quán)力高/影響高的利益相關(guān)者重點(diǎn)管理,將項(xiàng)目發(fā)展的重要情況,尤其是影響項(xiàng)目的重大因素識(shí)別出來,請(qǐng)權(quán)力高/影響高的利益相關(guān)者為項(xiàng)目發(fā)展做出判斷和決定。同時(shí),將所有項(xiàng)目變化和進(jìn)度隨時(shí)告知,保證其滿意。與權(quán)力低/影響高的利益相關(guān)者(如業(yè)務(wù)對(duì)接單位開發(fā)人員)隨時(shí)溝通,及時(shí)反饋和響應(yīng)。提前識(shí)別、及時(shí)溝通,使項(xiàng)目的發(fā)展始終朝向保證利益相關(guān)者滿意的方向發(fā)展。
管理利益相關(guān)者的參與是十分重要的,合理地引導(dǎo)利益相關(guān)者參與到項(xiàng)目中,提升利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的支持,將抵制降到最低,可以最大限度地提高項(xiàng)目成功率。在這一過程中,及時(shí)和恰當(dāng)?shù)臏贤ㄆ鹬苤匾淖饔谩?/p>
門戶網(wǎng)站的開發(fā)涉及的單位廣、人員多、業(yè)務(wù)復(fù)雜,需要做大量的溝通工作。溝通效果直接影響項(xiàng)目的成功與否。對(duì)上,項(xiàng)目組及時(shí)向該部委相關(guān)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)局匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、執(zhí)行方案等,提前識(shí)別可能遇到的問題并反映給負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)局,第一時(shí)間尋求部委的支持和決策;對(duì)下,項(xiàng)目開發(fā)過程的所有進(jìn)展、變更等信息都會(huì)第一時(shí)間與相關(guān)技術(shù)人員溝通,通過網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)、會(huì)議等不同方式,適時(shí)召開溝通會(huì)并形成會(huì)議決議。將一線開發(fā)人員遇到的問題和困難及時(shí)反映給不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo),取得支持。對(duì)需要技術(shù)對(duì)接的業(yè)務(wù)局及省廳,項(xiàng)目組與其技術(shù)人員反復(fù)商討技術(shù)方案,制定多種方案,并提交專家評(píng)審。成功的溝通有效促進(jìn)了項(xiàng)目保質(zhì)保量地完成。圖5為成功上線的該門戶網(wǎng)站首頁界面。
圖5 門戶網(wǎng)站首頁界面
本文結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”門戶網(wǎng)站項(xiàng)目重點(diǎn)描述了范圍管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和利益相關(guān)者管理5個(gè)方面的知識(shí)。這些管理過程互相影響,交織在一起共同構(gòu)成整個(gè)項(xiàng)目的管理。本項(xiàng)目的成功實(shí)踐表明,科學(xué)地應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí),在大型項(xiàng)目合作開發(fā)中具有重要意義,應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理賦予足夠的重視。
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