設(shè)計院EPC總承包項目費(fèi)用報銷流程的優(yōu)化與實現(xiàn)

巨晶 涂川

摘 要：隨著水電市場的日益飽和甚至逐步萎縮，水電設(shè)計院在轉(zhuǎn)型過程中承擔(dān)的EPC總承包項目也越來越多。本文針對該類項目，實現(xiàn)費(fèi)用報銷流程電子化，從采購，到項目施工一系列的報銷單據(jù)網(wǎng)上填寫，網(wǎng)上簽批，并且優(yōu)化流程達(dá)到最佳，從而根本上解決了項目費(fèi)用報銷網(wǎng)絡(luò)化，提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：EPC總承包 費(fèi)用報銷 轉(zhuǎn)型

中圖分類號：F2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-0-02

近20年來，隨著我國水電事業(yè)的不斷深入發(fā)展，中國水電市場已達(dá)到空前飽和甚至逐步萎縮，如何拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如何適應(yīng)市場并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，是水電設(shè)計院面臨的一項重要難題。因此設(shè)計院轉(zhuǎn)型成了必經(jīng)之路。從原來工程項目的設(shè)計工作，轉(zhuǎn)型到EPC總承包項目的管理工作，是當(dāng)前公司轉(zhuǎn)型重要工作的一部分。同時，傳統(tǒng)的財務(wù)業(yè)務(wù)手工操作難以適應(yīng)現(xiàn)在EPC項目管理的需求。因此EPC項目的費(fèi)用報銷也從傳統(tǒng)的手工模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上報銷。筆者參與的項目費(fèi)用報銷系統(tǒng)的流程設(shè)計與優(yōu)化即針對EPC總承包項目的模式報銷。

一、EPC總承包項目及費(fèi)用報銷

1.什么是EPC總承包項目

EPC模式是當(dāng)前國際工程承包市場中一種新的工程項目總承包模式，也是建設(shè)部正在國內(nèi)大力推廣的一種承發(fā)包模式【1】。所謂EPC，即：設(shè)計-采購-施工（Engineering，Procurement and Construct），是指工程總承包企業(yè)按照合同約定，承擔(dān)工程項目的設(shè)計、采購、施工、試運(yùn)行一體化服務(wù)，并對承包工程的建設(shè)質(zhì)量、安全、工期、造價等全面負(fù)責(zé)?！?】

2.什么是費(fèi)用報銷

費(fèi)用報銷是指EPC總承包項目在設(shè)計-采購-施工過程中，對產(chǎn)生的所有費(fèi)用進(jìn)行報銷。目前大部分企業(yè)費(fèi)用報銷以財務(wù)核算為主。在企業(yè)內(nèi)部，既沒有延伸到原始業(yè)務(wù)發(fā)生點(diǎn)，也沒有擴(kuò)展到業(yè)務(wù)處理過程。傳統(tǒng)報銷模式下報銷人員要先粘貼票據(jù)，填寫報銷單，再由會計人員審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后出納付款，這樣往往存在填單、審核效率低下，預(yù)算控制時效性差，資金支付滯后及財務(wù)信息流失較多等弊端。

二、設(shè)計院EPC總承包項目及費(fèi)用報銷現(xiàn)狀

1.設(shè)計院EPC總承包項目現(xiàn)狀

設(shè)計院傳統(tǒng)項目的主要工作是項目設(shè)計，因此關(guān)注重點(diǎn)只是項目本身的設(shè)計及其相關(guān)內(nèi)容，并且辦公地點(diǎn)大都不需要在施工現(xiàn)場。如今，設(shè)計院轉(zhuǎn)型發(fā)展，承擔(dān)的EPC總承包項目，不僅工作內(nèi)容發(fā)生了變化，工作方式也發(fā)生了變化。工作內(nèi)容從以前的只關(guān)注設(shè)計這一部分到現(xiàn)在的設(shè)計、采購、建設(shè)一體化，工作方式也要求項目人員在現(xiàn)場工作，全方位綜合跟蹤項目。

2.設(shè)計院EPC項目費(fèi)用報銷存在問題

2.1手工填單效率低下

傳統(tǒng)模式下，員工每次報銷需要填寫紙質(zhì)單據(jù)，其中存在大量重復(fù)信息，如部門、付款信息等，單據(jù)填寫不易規(guī)范，差錯率較高，給財務(wù)審核帶來很大困難，增加了財務(wù)風(fēng)險。另外單據(jù)有時反復(fù)修改，使報銷進(jìn)展遲緩，也易引發(fā)報銷人員和財務(wù)人員間的矛盾。

2.2業(yè)務(wù)審批效率低下

每筆報銷業(yè)務(wù)都需找各級領(lǐng)導(dǎo)審批，如遇到領(lǐng)導(dǎo)外出等，則需等待較長時間。對于EPC總承包項目來說，辦公地點(diǎn)都在工地現(xiàn)場，當(dāng)產(chǎn)生大額業(yè)務(wù)時，須由高層領(lǐng)導(dǎo)簽批的，還需將單據(jù)及對應(yīng)發(fā)票郵寄到設(shè)計院總部，這極大的降低了審批效率，領(lǐng)導(dǎo)的工作也常被不期而至的審批打斷。

2.3財務(wù)審核效率低下

EPC總承包項目費(fèi)用報銷單據(jù)傳遞到財務(wù)部門，財務(wù)人員要審核單據(jù)，復(fù)核金額，又要控制業(yè)務(wù)審批流程。由于采用紙質(zhì)單據(jù)審批方式，報銷人需熟知審批單據(jù)審核到哪一層面，如沒系統(tǒng)的管理流程，財務(wù)人員須花大量精力進(jìn)行審核。最后，財務(wù)人員還需對繁雜的票據(jù)進(jìn)行匯總，編制記賬憑證，將信息錄入到會計信息系統(tǒng)中，使會計人員無法脫身繁雜的勞動。

2.4財務(wù)信息流失較多

EPC總承包項目費(fèi)用報銷單據(jù)的數(shù)據(jù)可廣泛應(yīng)用于資金管理、決策分析等管理領(lǐng)域，進(jìn)行統(tǒng)計分析該項目資金情況。在傳統(tǒng)報銷方式下，這些數(shù)據(jù)分散于單據(jù)中，無法進(jìn)行匯總分析，使企業(yè)損失大量信息資源，從而失去及時應(yīng)對市場變化、調(diào)整經(jīng)營策略的決策依據(jù)。

三、設(shè)計院EPC項目費(fèi)用報銷難點(diǎn)分析

1.關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程梳理

財務(wù)報銷在EPC項目實施中遇到的一些問題，傳統(tǒng)的項目采購報銷流程是手工填寫單據(jù)，設(shè)計流程和設(shè)計管理存在較大差異，流程長，繁瑣且容易出錯，業(yè)務(wù)審批需要找人現(xiàn)場簽字，效率低下。財務(wù)審核、匯總、制證耗人耗時易出錯。現(xiàn)將業(yè)務(wù)流程進(jìn)行需求分析，優(yōu)化流程，更加方便快捷的審批并制證。

針對EPC項目中支付審批的流程，梳理出來七類，分別是項目勘測設(shè)計費(fèi)、項目勘測設(shè)計分包價款、項目設(shè)備采購支付審批、項目設(shè)備成套服務(wù)費(fèi)、項目建設(shè)管理費(fèi)、項目建安價款和項目其他費(fèi)用。

2.關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

由于以上七類支付審批表，在審批流程的最后幾個節(jié)點(diǎn)，審批條件和審批人員完全一致，因此，將這類支付審批表的流程進(jìn)行優(yōu)化合并。流程優(yōu)化后，這幾類支付審批表流程快速開發(fā)出來，減少了一定的系統(tǒng)開發(fā)量，節(jié)約了開發(fā)成本和時間。

以項目勘測設(shè)計費(fèi)為例，首先填寫報銷單后由項目主管審批，然后財務(wù)主管審批，如果金額大于50萬，則由總會計師審批，如果金額大于100萬，則總會計師審批完后，還需要主管院長審批，最后再由財務(wù)人員入賬。以上7類單據(jù)，從項目主管審批開始，到財務(wù)入賬，流程的審批條件和審批人完全一致。

四、設(shè)計院EPC項目費(fèi)用報銷系統(tǒng)的實現(xiàn)

1.費(fèi)用報銷系統(tǒng)的部署方案

為了有效解決EPC總承包項目費(fèi)用報銷存在的問題，設(shè)計院部署了財務(wù)金蝶EAS系統(tǒng)，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D如下圖二所示，從網(wǎng)絡(luò)上保證了費(fèi)用的網(wǎng)上報銷。

2.EPC總承包項目費(fèi)用報銷流程的實現(xiàn)

設(shè)計院在費(fèi)用報銷審批過程中，建立標(biāo)準(zhǔn)化最行之有效的手段就是流程化管理。EPC總承包項目費(fèi)用流程，在金蝶EAS系統(tǒng)上進(jìn)行二次開發(fā)。EAS系統(tǒng)采用java三層框架設(shè)計，報銷單據(jù)的頁面開發(fā)以及流程配置均在該平臺上實現(xiàn)。報銷流程能隨時查看進(jìn)度和時間，定位瓶頸流程和步驟，從而保證流程快速正常流轉(zhuǎn)。

2.1流程圖設(shè)計

針對EPC項目中支付審批的流程，上文中提出，分為七類，分別是項目勘測設(shè)計費(fèi)、項目勘測設(shè)計分包價款、項目設(shè)備采購支付審批、項目設(shè)備成套服務(wù)費(fèi)、項目建設(shè)管理費(fèi)、項目建安價款和項目其他費(fèi)用。其中，自項目主管這一環(huán)節(jié)開始，后面的流程相似。因此將以上7類流程合并后，在金蝶EAS平臺上，支付審批表開發(fā)的流程.

工作流系統(tǒng)一般分為流程定義工具，流程運(yùn)行管理工具和流程運(yùn)行系統(tǒng)。流程定義工具用來描述企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程，它將每一個流程的目標(biāo)明確、任務(wù)細(xì)分，分配具體的人員執(zhí)行具體的任務(wù)。流程管理系統(tǒng)用來進(jìn)行統(tǒng)計分析，實時監(jiān)控與總跟。流程運(yùn)行系統(tǒng)自動運(yùn)行定義的流程，自動發(fā)送任務(wù)信息到指定的人員。

3審批節(jié)點(diǎn)的配置

3.1配置基本模式

用來定義流程處理的方式或行為。在EPC支付審批表中，以項目主管這一審批節(jié)點(diǎn)為例，根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求，在審批過程中，允許不同意打回，也允許跳轉(zhuǎn)給其他人審批，不允許加簽審批。

3.2配置參與人

當(dāng)前審批環(huán)節(jié)需要哪些人審批，可以通過配置審批人員的參數(shù)，或者直接指定具體某個或某些審批人。在EPC支付審批表中，在項目主管這一環(huán)節(jié)，獲取的是該項目的負(fù)責(zé)人來進(jìn)行審批。

3.3配置消息提醒

定義決策節(jié)點(diǎn)的任務(wù)消息。當(dāng)流程運(yùn)行到該節(jié)點(diǎn)時，系統(tǒng)將發(fā)送任務(wù)消息給對應(yīng)的參與人。參與人通過任務(wù)消息可以直接打開決策處理界面對業(yè)務(wù)對象進(jìn)行決策。在EPC支付審批流程中，配置消息：請?zhí)幚韱螕?jù)編號為XX的支付審批單。

五、結(jié)論

EPC項目單據(jù)費(fèi)用報銷流程的實現(xiàn)，使員工到領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)部門均可看到單據(jù)處理狀態(tài)。對員工來說填寫單據(jù)更方便快捷，不再為報銷奔波；對財務(wù)人員而言，工作方式實現(xiàn)了從桌面到網(wǎng)絡(luò)的轉(zhuǎn)變；對高層管理者而言，能及時掌握整個EPC項目基本財務(wù)數(shù)據(jù)，員工到領(lǐng)導(dǎo)到財務(wù)均可以清晰地看到單據(jù)審批情況。

目前設(shè)計院所有EPC總承包項目均使用新的費(fèi)用報銷單據(jù)來報銷。使用半年來，總共報銷XX金額；員工在報銷的時候隨時可以上網(wǎng)填寫單據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時電腦或者手機(jī)簽批，財務(wù)人員也從繁重的工作中解放出來，節(jié)約了人力，效率提高。同時，提升公司財務(wù)管理的水平，豐富財務(wù)管理的信息系統(tǒng)，更有利于領(lǐng)導(dǎo)決策，更加有利于公司業(yè)務(wù)的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：巨晶，女，1985年2月25日出生，漢族，工程師。2007年7月畢業(yè)于西安理工大學(xué)網(wǎng)絡(luò)工程專業(yè)，獲工學(xué)學(xué)士學(xué)位，同年考入碩士研究生繼續(xù)深造，攻讀軟件工程專業(yè)，于2010年7月畢業(yè)獲工學(xué)碩士學(xué)位。2010年畢業(yè)后分配到中國電建集團(tuán)西北勘測設(shè)計院研究院有限公司信息中心工作。主要從事信息化建設(shè)、管理及運(yùn)維工作；服務(wù)器管理及運(yùn)維工作等。