現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的研究

[摘 要]企業(yè)檔案管理對于一個(gè)企業(yè)的運(yùn)作起著非常重要的作用，隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，行業(yè)競爭日益激烈，絕大部分企業(yè)開始摒棄過去傳統(tǒng)的檔案管理方法，采用現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理制度，這種結(jié)合時(shí)代背景和新興科技的管理模式為企業(yè)的信息收集、信息管理和整體運(yùn)作帶來了質(zhì)的飛躍。本文旨在探討現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的制度和模式。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理 現(xiàn)代企業(yè) 企業(yè)制度

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）16-0326-01

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，其體制規(guī)定了企業(yè)檔案管理的組織制度和形式，將分級(jí)、屬地管理和檔案行政、現(xiàn)代主管部門管理有機(jī)結(jié)合。在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的實(shí)際工作中依舊存在許多問題和漏洞，亟待找出相應(yīng)的對策進(jìn)行預(yù)防和解決，以提高企業(yè)檔案管理的工作效率，使企業(yè)制度更加完善。本文以其概述入手，全面探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

一、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的概述

在過去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中的主要核心是行政部門的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現(xiàn)代企業(yè)制度嚇得企業(yè)檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個(gè)部門多個(gè)管理進(jìn)行結(jié)合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專項(xiàng)以資產(chǎn)為橋梁的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息量呈爆炸式增長，這對于企業(yè)管理來說是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，因此現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更多的需要應(yīng)用科學(xué)的管理知識(shí)和更高效的技術(shù)進(jìn)行復(fù)雜海量信息的管理，這也是區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)之一。

二、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的四大原則

（一）真實(shí)性原則

企業(yè)檔案管理的作用之一就是為企業(yè)的發(fā)展提供可參考信息，在當(dāng)下激烈的商業(yè)競爭下，一個(gè)企業(yè)能否做出正確合適的決策取決于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確無誤的真實(shí)信息。因此，確保信息的真實(shí)性是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的原則之一，在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，務(wù)必要將信息進(jìn)行過濾篩選，核實(shí)其來源的可靠性與真實(shí)性。

（二）系統(tǒng)性原則

要保證檔案管理工作的高效性，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理就必須保證其組織架構(gòu)完整且完善，這也就是系統(tǒng)化原則的體現(xiàn)。這種系統(tǒng)化原則能夠使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更加高效、清晰和規(guī)范提高企業(yè)查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業(yè)運(yùn)作效率。

（三）全面性原則

在市場經(jīng)濟(jì)的全新格局之下，現(xiàn)代企業(yè)所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)逐漸接入到商業(yè)社會(huì)之中，這讓企業(yè)的貿(mào)易范圍也實(shí)現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)張，在這種大環(huán)境下，企業(yè)面臨著信息范圍廣泛、信息成分復(fù)雜的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這使得企業(yè)檔案管理不再僅僅局限于過去單純的檔案收集和整理，其要對各種各樣的信息進(jìn)行全方位的收集和管理。

（四）有效性原則

現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時(shí)間有效性和價(jià)值有效性。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息通常都具有極高的時(shí)效性，許多信息都是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)發(fā)布，因此對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務(wù)必保證時(shí)間有效性，這樣才能高效進(jìn)行貿(mào)易。第二個(gè)則是價(jià)值有效性，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的海量信息下，存在大量的無效信息需要在檔案管理工作中進(jìn)行有效的排除。

三、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不高

由于企業(yè)檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)直接生成經(jīng)濟(jì)效益，許多現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)檔案管理的重視程度并不高，認(rèn)為在企業(yè)管理中，這項(xiàng)工作的存在必要性不大。這種問題的產(chǎn)生歸根結(jié)底是企業(yè)對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠清晰和深刻，不明確這項(xiàng)工作的職責(zé)所在及其重要性。

（二）企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式落后于時(shí)代

許多企業(yè)在檔案管理工作上缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作理念和工作方式，當(dāng)下，我國已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，過去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度早已落伍，不再適用于當(dāng)下復(fù)雜且海量的信息處理及采集，并且多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調(diào)動(dòng)，其所管理的檔案也將發(fā)生變動(dòng)。除此之外，許多企業(yè)在當(dāng)下社會(huì)仍舊采用落后的紙質(zhì)檔案管理，這種檔案管理對于如今的海量信息而言效率極低，對企業(yè)檔案管理造成極大的不便。由于當(dāng)下許多企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)對策

（一）加強(qiáng)企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度

企業(yè)需更加重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，完善整個(gè)檔案管理系統(tǒng)，建立有效的工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對于該項(xiàng)工作的認(rèn)知和學(xué)習(xí)，明確其職能和重要性，是企業(yè)內(nèi)部從上到下充分意識(shí)到企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重大意義，通過這樣的手段促使企業(yè)完善企業(yè)檔案管理的制度，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)對于相關(guān)人員的專業(yè)訓(xùn)練

企業(yè)需要加強(qiáng)對于檔案管理人員的專業(yè)訓(xùn)練，定期舉行檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其明確自身職責(zé)所在，掌握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的知識(shí)和技能，相關(guān)人員務(wù)必專職專崗，保證其工作效率。對于企業(yè)的老職工，因主要以企業(yè)檔案管理的技術(shù)轉(zhuǎn)化為主，例如：對他們進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代所需的計(jì)算機(jī)檔案管理技能。而對于新入職的管理人員，則首先需要對他們進(jìn)行最基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其明確其中的專業(yè)性理論知識(shí)，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經(jīng)驗(yàn)的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學(xué)習(xí)風(fēng)氣，全方面提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（三）采用現(xiàn)代化信息化的辦公技術(shù)，提升工作理念

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時(shí)俱進(jìn)，過去對于企業(yè)檔案管理單一的認(rèn)識(shí)已經(jīng)落伍，檔案管理部門需要具備與時(shí)代同步的工作理念，采用先進(jìn)的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費(fèi)資源和空間的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為高效便捷的計(jì)算機(jī)檔案管理，加強(qiáng)對檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，運(yùn)用科學(xué)的手段工作，提高檔案管理的效率。

（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性

企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，因此必須保證企業(yè)檔案管理的安全性，才能保證企業(yè)安全有效地運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的保密制度，對相關(guān)工作人員進(jìn)行制度上的約束，以保證其不會(huì)在工作過程中將企業(yè)檔案和信息外泄，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，務(wù)必嚴(yán)加查辦，并給予嚴(yán)厲處分，以保證企業(yè)檔案的安全性。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全也成為了人們的焦點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極普及互聯(lián)網(wǎng)安全知識(shí)，讓員工了解和意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患的嚴(yán)重性，加大IT部門對于網(wǎng)絡(luò)安全工作的工作力度，保證企業(yè)檔案的安全性。

結(jié)束語：

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理對于企業(yè)的運(yùn)作與發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，企業(yè)需大加重視，保證企業(yè)檔案管理的工作效率和有效性，提高企業(yè)管理的效率，從而使得整個(gè)企業(yè)在激烈的市場競爭之中占據(jù)有利地位和極大優(yōu)勢。

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作者簡介：

董繼紅，女，1968年6月，河南，單位科室：吉林省林業(yè)勘察設(shè)計(jì)研究院，大學(xué)，職稱：中級(jí) 研究方向：檔案管理。