基于長(zhǎng)尾理論的檔案信息服務(wù)研究

張文靜

[摘要]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案領(lǐng)域存在著一些長(zhǎng)尾現(xiàn)象，長(zhǎng)尾理論對(duì)檔案信息服務(wù)具有重要的指導(dǎo)作用。論文從長(zhǎng)尾理論的內(nèi)涵出發(fā)，認(rèn)為數(shù)字檔案館建設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)普及和用戶個(gè)性化信息需求增長(zhǎng)是影響檔案信息利用尾部需求的三大因素，并且從檔案館館藏資源長(zhǎng)尾、檔案信息用戶長(zhǎng)尾、檔案利用需求長(zhǎng)尾三個(gè)方面，闡述了檔案信息服務(wù)中的長(zhǎng)尾現(xiàn)象。同時(shí)，論文試圖從挖掘館藏信息資源長(zhǎng)尾、聚合檔案信息用戶需求、提升“尾部”檔案利用效率三個(gè)方面探討基于長(zhǎng)尾理論的檔案信息服務(wù)策略，旨在提高和深化檔案信息服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]長(zhǎng)尾現(xiàn)象館藏資源檔案用戶利用需求

[分類(lèi)號(hào)]G273

Research on Archival Information Service based on Long Tail Theory

Zhang Wenjing

（School of Management of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601）

Abstract： In the network environment， there are some long tail phenomena in the archives field， and the long tail theory has an important guiding role for archive information services. Starting from the connotation of the long tail theory， this paper considers that the construction of digital archives， the popularization of the Internet and the growth of userspersonalized information demand are the three major factors affecting the tail demand of archives information utilization. And the article elaborates on the long tail phenomenon in the archives information service from three aspects： the long tail of the archives collection resources， the long tail of the archive information users， and the long tail of the archives utilization requirements. Meanwhile， this paper attempts to explore the archival information service strategy based on the long tail theory from the aspects of digging the long tail of the collection information resources， the user demand of the aggregate archive information， and improving the utilization efficiency of the "tail" file， aiming to improve and deepen the archive information service.

Keywords： Long Tail Phenomenon； Collection Resources； Archives users； Utilizing Demand

在數(shù)字通信技術(shù)、移動(dòng)智能終端與“互聯(lián)網(wǎng)+”大發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案用戶范圍擴(kuò)大化、信息需求類(lèi)型多樣化、信息獲取渠道多元化的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案信息利用提出了層次化和個(gè)性化的要求。長(zhǎng)尾理論作為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代結(jié)晶，它與網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)相伴相生，是對(duì)傳統(tǒng)帕累托定律的突破和延伸。在圖情檔領(lǐng)域，長(zhǎng)尾理論的應(yīng)用也具有一定的指導(dǎo)性。從長(zhǎng)尾理論的視角研究新時(shí)代的檔案信息服務(wù)，一定程度上能打破傳統(tǒng)思維方式的桎梏，將檔案信息利用的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)與新的理論、技術(shù)相結(jié)合，對(duì)開(kāi)創(chuàng)檔案信息服務(wù)新局面、拓寬檔案工作影響范圍有著較為重要的意義。本文從長(zhǎng)尾理論內(nèi)涵出發(fā)，分析影響檔案信息利用尾部需求的因素，并在分析檔案信息利用的“長(zhǎng)尾現(xiàn)象”基礎(chǔ)上，探討基于長(zhǎng)尾理論的檔案信息服務(wù)策略，以期為檔案信息服務(wù)提供參考。

1長(zhǎng)尾理論的內(nèi)涵

“連線”（Wired）雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson）于2004年10月提出了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的新概念——長(zhǎng)尾（The Long Tail），此后很快發(fā)展成為一種新經(jīng)濟(jì)理論，用來(lái)描述和闡述企業(yè)商業(yè)模式及成敗原因等[1]。在Chris Anderson看來(lái)，長(zhǎng)尾理論可濃縮為簡(jiǎn)單的一句話：“我們的文化和經(jīng)濟(jì)重心正在加速轉(zhuǎn)移，從需求曲線頭部的少數(shù)大熱門(mén)（主流產(chǎn)品和市場(chǎng)）轉(zhuǎn)向需求曲線尾部的大量利基產(chǎn)品和市場(chǎng)。在一個(gè)沒(méi)有貨架空間限制和其他供應(yīng)瓶頸的時(shí)代，面向特定小群體的產(chǎn)品和服務(wù)可以和主流熱點(diǎn)具有同樣的經(jīng)濟(jì)吸引力”[2]。實(shí)際上，長(zhǎng)尾理論的應(yīng)用不僅僅局限于經(jīng)濟(jì)學(xué)，理論描述及思想在圖檔領(lǐng)域同樣有其現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。信息資源委員會(huì)（CLIR）主席南希指出，公共文化機(jī)構(gòu)是“長(zhǎng)尾的啟迪者”，認(rèn)為檔案館、圖書(shū)館等組織早就在為“長(zhǎng)尾”服務(wù)，只是沒(méi)有從理論高度進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)與研究[3]。因此，將長(zhǎng)尾理論應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，從長(zhǎng)尾視角研究檔案信息服務(wù)，整合與開(kāi)發(fā)長(zhǎng)尾信息資源，聚合用戶信息需求，為用戶提供更個(gè)性化的信息服務(wù)，對(duì)擴(kuò)大檔案開(kāi)放利用的縱深力度，提升檔案館的服務(wù)效益是有所裨益的。

2影響檔案信息利用尾部需求的因素分析

在檔案信息利用上，數(shù)字檔案館建設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)普及以及用戶個(gè)性化信息需求增長(zhǎng)三個(gè)因素影響著檔案信息利用的尾部需求。

2.1數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效手段之一。數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展拓寬了用戶的視野，為用戶提供了豐富類(lèi)型的檔案信息資源，縮短了檔案查詢和利用的時(shí)間，延長(zhǎng)了檔案信息服務(wù)的“長(zhǎng)尾”。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2017年12月底，我國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)快速推進(jìn)，檔案數(shù)字化工作進(jìn)展順利。中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館數(shù)字化工作成效顯著，解放軍檔案館、部分中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案室、部分市縣檔案館館藏檔案已全部數(shù)字化，各級(jí)檔案館數(shù)字檔案資源的比例均有大幅提高，數(shù)字化全文識(shí)別取得重要進(jìn)展[4]。此外，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館建有545個(gè)數(shù)字檔案館，館藏電子檔案218.4萬(wàn)GB。其中，文書(shū)類(lèi)電子檔案161.6萬(wàn)GB，數(shù)碼照片10.1萬(wàn)GB，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像46.7萬(wàn)GB，館藏檔案數(shù)字化副本2243.0萬(wàn)GB[5]。數(shù)字檔案館具有館藏?cái)?shù)字檔案資源集中、內(nèi)容多樣、種類(lèi)齊全的特性，它使用戶可供選擇的內(nèi)容變多，長(zhǎng)尾更長(zhǎng)。

2.2互聯(lián)網(wǎng)普及

根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）2018年發(fā)布的第41次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，互聯(lián)網(wǎng)普及率高達(dá)55.8%[6]。傳統(tǒng)檔案館囿于檔案庫(kù)房的空間、成本以及時(shí)空距離的限制，館藏檔案的利用受到極大限制。在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展普及的背景下，一方面，實(shí)體檔案館不斷改進(jìn)已有檔案網(wǎng)站，使檔案信息利用更加人性化，如開(kāi)展檔案在線展覽、網(wǎng)上展廳等服務(wù)；另一方面，通過(guò)兩微一端、在線直播等形式，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案宣傳的力度，拓寬了檔案利用的廣度和深度。互聯(lián)網(wǎng)的普及將零散的用戶聯(lián)接在一起，節(jié)約了用戶獲取利用檔案信息的時(shí)間、經(jīng)濟(jì)成本，推動(dòng)需求曲線從頭部走向長(zhǎng)尾，讓曲線變得更加扁平。

2.3用戶個(gè)性化信息需求增長(zhǎng)

馬斯洛需求層次理論告訴我們，人的需求有不同層次，當(dāng)較低一層次的需求得到滿足后，人們會(huì)追求更高一層次的需求；信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們自我實(shí)現(xiàn)的方式不斷變化，實(shí)現(xiàn)需求的速度在加快，用戶的檔案信息需求向縱深發(fā)展[7]。用戶的信息需求開(kāi)始從低層次的被動(dòng)需求向高層次的個(gè)性化需求轉(zhuǎn)變。Chris Anderson認(rèn)為，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，非主流的、分散的需求總和能夠與主流的、集中的需求抗衡，其原因在于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使尋求服務(wù)與提供服務(wù)的成本下降。組織成功的關(guān)鍵取決于滿足個(gè)性化的需求，個(gè)性化需求服務(wù)的發(fā)展使其同主流服務(wù)共享了市場(chǎng)[8]。用戶信息需求的個(gè)性化，有望發(fā)揮長(zhǎng)尾的潛力，推動(dòng)檔案信息利用更加細(xì)化，讓曲線更加扁平化。

3檔案信息利用的長(zhǎng)尾現(xiàn)象

3.1檔案館藏資源長(zhǎng)尾

檔案館藏資源的不同發(fā)展階段都存在長(zhǎng)尾現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在未被開(kāi)發(fā)利用的檔案信息資源上。在信息時(shí)代，信息的有效載體所形成的檔案資源日益增多，這導(dǎo)致檔案保管機(jī)構(gòu)的館藏資源激增[9]。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在2014至2016年期間，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏檔案分別是53469.7、58641.7、65062.5萬(wàn)卷/件。其中，中央級(jí)分別是5929.1、5968.7、5983.8萬(wàn)卷/件，省（區(qū)、市）級(jí)為3247.4、3468.5、3603.3萬(wàn)卷/件，地（市、州、盟）級(jí)為11188.4、12448.1、14884.5萬(wàn)卷/件，縣（區(qū)、旗、市）級(jí)為33104.8、36756.4、40590.9萬(wàn)卷/件[10]。由圖2和圖3可直觀看出，檔案館藏資源逐年增加，但檔案開(kāi)發(fā)利用狀況未能同步，與館藏資源數(shù)量相比，館藏資源利用數(shù)量只是冰山一角。此外，2014至2016年期間，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館接待利用者分別是571、638.3、655.2萬(wàn)人次，提供利用檔案1688.8、1978.3、2033.7萬(wàn)卷件次；接待現(xiàn)行文件利用者67.2、88.9、42.6萬(wàn)人次，提供利用現(xiàn)行文件92、111.4、65.8萬(wàn)件次；接待資料利用者21、21.4、19.3萬(wàn)人次，提供利用資料49.3、54.6、50.9萬(wàn)冊(cè)次[11]。由此可看出，在檔案館藏資源建設(shè)方面，我國(guó)各級(jí)檔案館都取得了一定成果。但從長(zhǎng)尾視角來(lái)看，館藏資源建設(shè)過(guò)程中也存在一些問(wèn)題，比如館藏資源開(kāi)放程度不高，館藏資源利用率低等，這些尚待開(kāi)發(fā)和挖掘利用的檔案館藏資源正是長(zhǎng)尾所在。

3.2檔案信息用戶長(zhǎng)尾

從目前來(lái)看，檔案信息的利用者存在分層化。根據(jù)用戶的檔案信息需求，利用者可分為正式用戶和潛在用戶兩大類(lèi)。正式用戶能明確表達(dá)利用檔案信息的愿望，是館藏資源的主要利用者和檔案館的主要服務(wù)對(duì)象；潛在用戶受主客觀因素的限制，不能明確表達(dá)甚至沒(méi)有檔案利用愿望，處于潛在狀態(tài)，構(gòu)成了檔案信息用戶長(zhǎng)尾。正式用戶包括科研人員、行政管理人員、文藝人員以及少數(shù)普通民眾等，這些用戶檔案信息素質(zhì)高，檔案利用需求明確，檔案利用次數(shù)較多，是當(dāng)前檔案信息服務(wù)人員重點(diǎn)關(guān)注和服務(wù)的對(duì)象。然而，對(duì)于由大量潛在用戶構(gòu)成的尾部區(qū)域，由于主客觀因素的存在，往往容易被忽視，相當(dāng)部分的檔案信息也未能被有效利用。例如高校檔案館主要以少數(shù)學(xué)科帶頭人、教授、科研人員為服務(wù)對(duì)象，忽視了由教職工、學(xué)生甚至是校外用戶群體等多數(shù)構(gòu)成的潛在用戶群體。實(shí)際上，這部分潛在用戶數(shù)量有一定占比，需要引導(dǎo)與挖掘他們的檔案信息資源需求?？傊?，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)在關(guān)注正式用戶的同時(shí)，還應(yīng)關(guān)注曲線“尾部”的潛在用戶，對(duì)其進(jìn)行研究與引導(dǎo)，促使?jié)撛谟脩粝蛘接脩艮D(zhuǎn)變。

3.3檔案利用需求長(zhǎng)尾

用戶對(duì)館藏信息資源的需求利用存在著不平衡現(xiàn)象，即“頭部”小部分檔案信息資源滿足了大部分檔案信息用戶的需求，其余的檔案信息資源利用需求也構(gòu)成了“長(zhǎng)尾”區(qū)域。任何一個(gè)檔案館，從檔案利用情況來(lái)看都有“熱門(mén)”和“冷門(mén)”檔案之分。少數(shù)經(jīng)常被查詢利用的“熱門(mén)”檔案組成了利用曲線中短小的“巨頭”，而更多的鮮少被借閱或從未被借閱的“冷門(mén)”檔案組成了利用曲線長(zhǎng)長(zhǎng)的尾巴[12]。例如在高校檔案館中，有關(guān)科研、教學(xué)、學(xué)籍檔案利用較多，實(shí)物、基建、聲像和文書(shū)檔案利用相對(duì)較少；在地方性公共檔案館中，有關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)、婚姻檔案、住房貸款、拆遷等民生檔案利用較多，公務(wù)文書(shū)和地方特色檔案利用率相對(duì)較低。因此，檔案館工作人員在積極提供“熱門(mén)”檔案利用的同時(shí)，也應(yīng)適度關(guān)注“冷門(mén)”檔案的利用需求，對(duì)處于“尾部”的檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)放、開(kāi)發(fā)和編研，提升“尾部”區(qū)域檔案利用率。

4基于長(zhǎng)尾理論的檔案信息服務(wù)策略

筆者認(rèn)為，挖掘館藏信息資源長(zhǎng)尾、聚合檔案信息用戶需求、提升“尾部”檔案利用效率是基于長(zhǎng)尾理論提升檔案信息服務(wù)效果的重要途徑。

4.1挖掘館藏信息資源長(zhǎng)尾

（1）推動(dòng)館際合作

單一檔案館的館藏資源和長(zhǎng)尾是有限的，在以紙質(zhì)載體為主的傳統(tǒng)檔案信息利用中，館與館之間相互獨(dú)立，自成系統(tǒng)，缺少有效的信息共建共享共通機(jī)制。有限的館藏資源和庫(kù)房空間在一定程度上限制了檔案信息服務(wù)的范圍?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，推動(dòng)館際檔案信息合作可以有效減少館藏信息匱乏和降低成本，為用戶提供更多可選的檔案信息資源。

從技術(shù)上來(lái)看，通信技術(shù)的發(fā)展使館際合作也具備了可能性，在充分保障檔案信息可靠性、安全性、保密性的基礎(chǔ)上，將分散的多種形式、不同載體及類(lèi)型的信息資源進(jìn)行有效整合，搭建區(qū)域性或跨區(qū)域性的數(shù)字化館際檔案信息資源合作平臺(tái)，讓原本處于“閑置”狀態(tài)的尾部信息資源能被重視和利用起來(lái)，更好地發(fā)揮其價(jià)值。

（2）加強(qiáng)資源揭示

通過(guò)分析用戶對(duì)各種信息資源的檢索過(guò)程與行為，可以得出：用戶無(wú)論是通過(guò)書(shū)本式目錄、紙質(zhì)卡片目錄、機(jī)讀目錄，還是通過(guò)搜索引擎查尋資料時(shí)，都必須經(jīng)過(guò)兩個(gè)階段：一是依據(jù)所描述的信息，判別和決定取舍；二是查尋原始文獻(xiàn)[13]。因此，挖掘館藏信息資源長(zhǎng)尾，使檔案信息用戶有效地獲取所需信息，還必須加強(qiáng)對(duì)館藏資源的揭示。

數(shù)字檔案資源在內(nèi)容和形式特征上，需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，進(jìn)一步對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行梳理，提高資源揭示的深度。例如對(duì)于數(shù)字化檔案信息，除提供主題詞、分類(lèi)號(hào)、作者、檔號(hào)等檢索項(xiàng)以外，還應(yīng)提供內(nèi)容、語(yǔ)義等信息，甚至檔案中的每個(gè)檢索詞都要成為關(guān)鍵詞。對(duì)于處在“尾部”的檔案信息資源，可以考慮提供文本內(nèi)容的檢索，甚至是提供音頻、圖像等非文本形式的檢索，這就要求檔案工作人員提高資源揭示的能力。另外，可以通過(guò)綜合應(yīng)用搜索引擎、信息過(guò)濾、Metadata等技術(shù)構(gòu)建一種能夠達(dá)到人機(jī)互動(dòng)的統(tǒng)一資源揭示平臺(tái)，讓用戶參與建設(shè)、評(píng)價(jià)、推薦資源，并通過(guò)分析這些數(shù)據(jù)，挖掘其內(nèi)在聯(lián)系，幫助用戶找到滿意的信息資源[14]。

4.2聚合檔案信息用戶需求

不論正式用戶還是潛在用戶都有生活檔案信息需求、工作檔案信息需求或社會(huì)化檔案信息需求，檔案館不僅要關(guān)注曲線“頭部”和“尾部”的用戶信息需求，還要采用科學(xué)的方法和手段，識(shí)別和細(xì)分用戶群，并對(duì)檔案信息用戶需求進(jìn)行聚合與研究。首先，對(duì)于正式用戶信息需求的聚合，一方面，線下可通過(guò)用戶問(wèn)卷調(diào)查、開(kāi)展用戶交流會(huì)等方式了解用戶信息需求并進(jìn)行有效信息記錄和匯總；另一方面，線上可通過(guò)兩微一端、在線留言等多種途徑，達(dá)到聚合正式用戶群體信息需求的目的。其次，對(duì)于潛在用戶信息需求的聚合，線下可通過(guò)開(kāi)展檔案展覽、檔案利用宣傳、發(fā)放檔案利用手冊(cè)等方式，激發(fā)潛在用戶的檔案利用興趣和需求，線上可通過(guò)搜索引擎、RSS聚合器、檔案論壇等方式，對(duì)用戶信息行為進(jìn)行捕捉，并對(duì)信息需求進(jìn)行深入挖掘和關(guān)聯(lián)分析，推送相關(guān)信息，提高其潛在的利用意識(shí)。用戶的信息需求具有階段性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，不同發(fā)展階段用戶的檔案信息需求是不同的。例如高校教師或者科研人員在上課和做科研時(shí)所需檔案信息可能不同，研究同一科研項(xiàng)目的不同階段所需信息也可能是不同的。因此聚合不同類(lèi)型用戶的不同信息需求，分析用戶的檔案信息需求心理、行為規(guī)律以及利用檔案的主要目的，為用戶提供個(gè)性化信息服務(wù)，對(duì)拓寬檔案信息服務(wù)面有著重要作用。

4.3提升“尾部”檔案利用效率

（1）建立檔案信息檢索機(jī)制

Chris Anderson指出，一方面要通過(guò)長(zhǎng)尾針對(duì)用戶提供豐富的選擇，另一方面要通過(guò)發(fā)展信息增值服務(wù)業(yè)幫助用戶快速搜索，以降低用戶的選擇成本。創(chuàng)造繁榮長(zhǎng)尾市場(chǎng)的秘訣就是提供所有的產(chǎn)品并且?guī)臀艺业剿黐15]。面對(duì)數(shù)量繁雜的檔案信息，建立檔案信息檢索機(jī)制成為提高“尾部”檔案利用率、降低用戶查詢利用成本的有效手段之一。

由于尾部需求的檔案利用曲線的“頭部”聚集了少數(shù)“熱門(mén)”檔案，剩余其他類(lèi)型的信息資源沿曲線向尾部無(wú)限延伸，這些資源的查找是傳統(tǒng)人工檢索技術(shù)難以做到的，必須要通過(guò)強(qiáng)有力的信息檢索和過(guò)濾手段對(duì)這些“冷門(mén)”信息資源進(jìn)行查找和獲取。所以，建立一套界面友好、操作簡(jiǎn)易、響應(yīng)迅速、資源內(nèi)容揭示全面的聯(lián)機(jī)公共目錄查詢系統(tǒng)是很有必要的[16]。如圖4所示，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向檔案信息服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行主題詞或關(guān)鍵詞輸入查找，搜索用戶所需要的檔案信息資源，檔案信息服務(wù)平臺(tái)快速將搜索內(nèi)容與檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的館藏?cái)?shù)字化檔案進(jìn)行匹配和比較，通過(guò)信息檢索和過(guò)濾服務(wù)，將準(zhǔn)確有效的檔案信息輸送給用戶。在此基礎(chǔ)上，還可通過(guò)信息推薦、用戶評(píng)分等，引導(dǎo)用戶快速定位所需信息資源，減少用戶信息檢索時(shí)間和成本，提升“尾部”檔案利用效率。

（2）拓寬檔案信息收集范圍

提升“尾部”檔案利用率的另一有效措施就是做好源頭工作。檔案館征收檔案在注重?cái)?shù)量和質(zhì)量的同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合檔案館的地域特色、專業(yè)需要、用戶信息需求等有重點(diǎn)地接收和引入，這樣不僅能體現(xiàn)檔案館的地域特色，而且能優(yōu)化館藏布局為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案工作人員可以對(duì)館內(nèi)現(xiàn)有資源進(jìn)行分析，一方面，對(duì)長(zhǎng)尾曲線“頭部”利用率較高的檔案信息進(jìn)行合理分配布局，重點(diǎn)收集；另一方面，隨著檔案休閑利用、生活化信息需求的增加，檔案館可以適當(dāng)性地調(diào)整規(guī)劃，將檔案征收范圍擴(kuò)展到民生、知青、家譜、地方特色以及休閑檔案等領(lǐng)域，并加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理。此外，各級(jí)各類(lèi)檔案館要關(guān)注電子文件的收集管理，實(shí)時(shí)歸檔電子文件，及時(shí)拉長(zhǎng)檔案利用的“尾巴”。檔案數(shù)字化存取、檔案知識(shí)發(fā)現(xiàn)和檔案信息開(kāi)發(fā)等技術(shù)在一定程度上提升了檔案館數(shù)字檔案信息生產(chǎn)能力，避免了檔案利用“尾巴”的虛長(zhǎng)，有益于“長(zhǎng)尾”檔案利用率的提高[17]。

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