提高檔案工作中人事檔案管理的策略

劉大群

摘 要：在人力資源開(kāi)發(fā)與人才政策制定等方面，人事檔案為其提供了主要的依據(jù)，也為人才的管理與使用奠定了良好的基礎(chǔ)。近年來(lái)，在各個(gè)企事業(yè)單位中，人事檔案管理顯得尤為重要，在檔案工作中，如何進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理工作的有序開(kāi)展已經(jīng)成為企事業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。但是，受到傳統(tǒng)觀念和方法等的影響，導(dǎo)致檔案工作中人事檔案管理存在不足之處。因此，本文針對(duì)提高檔案工作中人事檔案管理的策略進(jìn)行了分析，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化和立體化提供有利依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案工作；人事檔案；管理

在檔案工作中，人事檔案管理其重要的組成部分，人事檔案有著完整性與真實(shí)性等特點(diǎn)，所以對(duì)人事工作的開(kāi)展起到了至關(guān)重要的作用。在人才信息當(dāng)中，人事檔案作為主要的載體，其為社會(huì)公共信息的組成部分，信息中包含了個(gè)人的工作業(yè)績(jī)和業(yè)務(wù)能力等方面，是企事業(yè)單位任用人才和選拔人才的依據(jù)。在新的形勢(shì)下，為了提高檔案工作的質(zhì)量，必須改革和創(chuàng)新觀念與方法，對(duì)人事檔案管理加以優(yōu)化，從而提高檔案工作中人事檔案管理的效果。

一、人事檔案管理的內(nèi)涵

對(duì)于人事檔案而言，其指的是針對(duì)一個(gè)人的學(xué)歷、專業(yè)和社會(huì)經(jīng)歷等進(jìn)行詳細(xì)、真實(shí)的記錄。在新時(shí)期之前，人事檔案內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，缺少時(shí)效性與系統(tǒng)性，因而在應(yīng)用時(shí)，其利用價(jià)值相對(duì)很低，人事檔案管理的作用未能有效發(fā)揮。但是，

在新的歷史時(shí)期，人們對(duì)人事檔案管理工作有了科學(xué)的定義與認(rèn)知，通過(guò)整合資源，真實(shí)的反映個(gè)人的基本狀況，將個(gè)人資料加以記錄與保存，繼而為企事業(yè)單位對(duì)人才的考核與選聘提供可靠的依據(jù)。

二、檔案工作中人事檔案管理存在的不足之處

目前，部分企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，由于所收集的人事檔案材料不齊全，內(nèi)容不完整，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量不高，未能滿足新時(shí)期人事工作的要求。有些單位的人事部門(mén)未能及時(shí)補(bǔ)充新材料，沒(méi)有如實(shí)的反映最近的業(yè)務(wù)與培訓(xùn)等情況。在堅(jiān)定和審查人事檔案材料環(huán)節(jié)，把關(guān)不夠嚴(yán)格，造成內(nèi)容失真，一些不真實(shí)的材料歸入到個(gè)人檔案中，對(duì)管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生了不好的影響，從而降低了檔案管理工作中的人事檔案管理質(zhì)量。另外，存在著人檔分離的情況，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些“無(wú)頭檔案”。

“無(wú)頭檔案”是不能查到當(dāng)事人下落的人事檔案，當(dāng)人員的主管機(jī)關(guān)發(fā)生變動(dòng)，沒(méi)有和檔案流動(dòng)同步，或者是轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確，有關(guān)手續(xù)不規(guī)范，在一系列因素的影響下，導(dǎo)致了檔案和人脫節(jié)，嚴(yán)重的阻礙了人事檔案管理工作的有序開(kāi)展，也降低了檔案工作中人事檔案管理的工作質(zhì)量與效率[1]。因此，為了提高人事檔案管理質(zhì)量，必須采取合理的措施，繼而為優(yōu)化檔案工作中的人事檔案管理發(fā)揮至關(guān)重要的作用。

三、提高檔案工作中人事檔案管理的有效策略

（一） 增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視

企事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，要著眼于全局，充分發(fā)揮各個(gè)部門(mén)的職能，在經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的背景下，企事業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為了提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，必須將人才的培養(yǎng)作為主要目標(biāo)，發(fā)揮人才的重要作用，那么，應(yīng)當(dāng)對(duì)人力資源管理工作的關(guān)鍵作用有所認(rèn)知，通過(guò)對(duì)人事檔案管理的重視，促進(jìn)檔案工作中人事檔案管理的質(zhì)量得到提高。為了確保人事檔案內(nèi)容的公開(kāi)與透明，為人力資源管理工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，單位的領(lǐng)導(dǎo)要提升人事檔案管理工作的意識(shí)，然后結(jié)合實(shí)際情況實(shí)施檔案工作中人事檔案管理，發(fā)揮人事檔案的功能，為企事業(yè)的發(fā)展提供有利依據(jù)。

（二） 收集人事檔案相關(guān)材料

在開(kāi)展檔案工作過(guò)程中，為了完善人事檔案管理，需要收集人事檔案相關(guān)材料，確保人事檔案的真實(shí)性與權(quán)威性，也為人事檔案管理工作質(zhì)量的提高發(fā)揮主要作用[2]。在人事檔案管理期間，人事檔案材料的收集是最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，只有保證材料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，才能為其他環(huán)節(jié)的正確進(jìn)行提供保障。

在政治經(jīng)濟(jì)體制不斷改革與深化期間，改革干部制度、專業(yè)技術(shù)晉升和學(xué)歷與考核等檔的材料越來(lái)越多，所以對(duì)人事檔案收集工作的開(kāi)展提出了更高的要求。檔案管理人員在工作時(shí)，為了保證相關(guān)材料的真實(shí)性，要對(duì)所收集材料加以鑒別，在進(jìn)行整理，針對(duì)不滿足歸檔要求的材料，應(yīng)該立即進(jìn)行處理，發(fā)現(xiàn)材料的手續(xù)不齊全，一定要退回到材料形成的部門(mén)，補(bǔ)辦完整后才能將其入檔，從而確保人事檔案的準(zhǔn)確性，最大程度的提高檔案中的人事檔案管理質(zhì)量。

（三）預(yù)防與處理人事檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題

企事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)在實(shí)際開(kāi)展工作過(guò)程中，在諸多因素的影響下，導(dǎo)致出現(xiàn)了“無(wú)頭檔案”，對(duì)完善人事檔案管理產(chǎn)生了不良的影響[3]。因此，在檔案管理期間，為了提高人事檔案管理工作質(zhì)量，企事業(yè)的人事檔案管理部門(mén)必須建立健全管理制度，預(yù)防與處理人事檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題，及時(shí)的堵塞漏洞。

為了有效的對(duì)人事檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防與處理，企事業(yè)單位的人事檔案管理部門(mén)要和人事管理部門(mén)緊密聯(lián)系在一起，通過(guò)制定相關(guān)制度，在制度的指導(dǎo)下開(kāi)展人事檔案管理工作，確保人員的職務(wù)變動(dòng)與工作等信息更加準(zhǔn)確，使得在檔案管理中，人事檔案管理工作具有科學(xué)性與可靠性。

對(duì)于人員的調(diào)入單位名稱、調(diào)動(dòng)原因和主管機(jī)關(guān)名稱等信息，均歸入檔案中，一旦存在變動(dòng)的情況，人員的檔案也要及時(shí)的轉(zhuǎn)到新主管部門(mén)，確保人員的流動(dòng)和當(dāng)那保持同步。當(dāng)這些難點(diǎn)問(wèn)題得到解決，才有助于人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)均符合標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案管理中的人事檔案管理質(zhì)量，為企事業(yè)單位開(kāi)展人力資源管理工作與其他方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。

（四）加大對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)

當(dāng)前，企事業(yè)單位在落實(shí)檔案管理工作過(guò)程中，要充分意識(shí)到人事檔案作為人才信息資源庫(kù)，需要對(duì)各種資源進(jìn)行合理的利用，最大限度的發(fā)揮其作用。在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，為了提高人事檔案管理效率，要加大對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，借助于人事檔案管理的現(xiàn)代化，為人事制度的優(yōu)化與人事工作的實(shí)施創(chuàng)造良好的條件，也滿足社會(huì)對(duì)檔案信息化的要求。

企事業(yè)檔案管理部門(mén)要加大對(duì)掃描儀和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)的運(yùn)用，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，將收集到的圖片、文字和聲像等資料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，將人事檔案保存為電子和紙質(zhì)兩種格式，檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就能夠快速的查詢到相關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高效的管理[4]。對(duì)于一些不保密的檔案信息，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息化服務(wù)?？傊?，為了提高檔案工作中人事檔案管理的效率和質(zhì)量，要加大對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，合理的借助于信息化技術(shù)，全面提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，增強(qiáng)管理工作的效率，為企事業(yè)人力資源管理工作的全面開(kāi)展發(fā)揮一定的作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，為了向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，企事業(yè)單位要對(duì)人事檔案管理工作的重要性有高度的認(rèn)知，在實(shí)施檔案管理過(guò)程中，加大人事檔案管理力度。針對(duì)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，采取合理的措施進(jìn)行解決，通過(guò)采取科學(xué)的管理方法和模式，彌補(bǔ)管理中存在的漏洞，最大限度的提高檔案管理工作中的人事檔案管理水平，從而促進(jìn)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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