醫(yī)院人事檔案管理存在的問題和解決對(duì)策

張祺蕊

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，它真實(shí)記錄著醫(yī)院職工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐，是他們業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績等的重要反應(yīng)。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建良好的有效的資源信息庫，能夠推動(dòng)衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。本文從目前醫(yī)院人事檔案管理方面存在的問題入手，對(duì)如何加強(qiáng)人事檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；問題；對(duì)策

隨著醫(yī)療體制的不斷改革優(yōu)化，人事制度改革和人員模式改變，醫(yī)院呈現(xiàn)出人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，給醫(yī)院人事檔案管理模式提出了新要求，醫(yī)院在管理人事檔案的時(shí)候會(huì)存在問題和不足，這時(shí)我們應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決才能不斷在優(yōu)化中前行。

1 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1人事檔案管理方式較落后

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，檔案材料需要由專人管理，單獨(dú)存放。目前醫(yī)院的運(yùn)作信息化水平在醫(yī)療器械、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療藥品等方面的管理是相對(duì)完善的，但是在人事檔案管理方面還沒有引起重視。重要的個(gè)人科研成果、人事調(diào)動(dòng)資料歸檔等不能實(shí)時(shí)更新，存在檔案資料不完整，記錄方式相對(duì)落后，基本采取手工編輯、檢索，沒有建立數(shù)據(jù)化信息庫來實(shí)時(shí)更新個(gè)人檔案，大多數(shù)醫(yī)院人事檔案大多還是以紙質(zhì)文件為主，單純的紙質(zhì)文檔存檔容易發(fā)生檔案遺漏丟失的情況。[1]

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員業(yè)務(wù)水平是檔案管理及服務(wù)整體水平的關(guān)鍵所在，醫(yī)院對(duì)人事檔案方面的重視度不夠，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的人員結(jié)構(gòu)中，首先表現(xiàn)出來知識(shí)結(jié)構(gòu)不平衡的狀體，學(xué)歷和知識(shí)體系構(gòu)成的層次較低；其次是部分檔案管理人員是調(diào)離和中途轉(zhuǎn)行，對(duì)從事的檔案管理工作研究和認(rèn)識(shí)不深；最后，管理人員多數(shù)只安于現(xiàn)狀，沒有良好的積極心態(tài)來繼續(xù)學(xué)習(xí)和努力提高，本來知識(shí)體系就存在欠缺之處，在沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)提高的狀況下，很難促進(jìn)檔案管理的水平發(fā)展。由于管理人員本身水平，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的提高。

1.3人事檔案利用率低

簡(jiǎn)單的紙質(zhì)化人員檔案管理不能夠及時(shí)的調(diào)出每一個(gè)人員的檔案，實(shí)時(shí)性不夠，不能及時(shí)更新個(gè)人檔案的話對(duì)于醫(yī)院人事調(diào)動(dòng)的檔案調(diào)查時(shí)，由于檔案沒有對(duì)個(gè)人的工作崗位調(diào)動(dòng)、科研成果、學(xué)術(shù)報(bào)告等工作表現(xiàn)進(jìn)行更新，那么此檔案的參考價(jià)值就不高，導(dǎo)致人事檔案的利用率低[2]。

2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

2.1 規(guī)范醫(yī)院人事檔案的收集整理工作

人事檔案的收集整理工作是加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)人事檔案的收集缺乏主動(dòng)性，容易造成信息收取的不及時(shí)性。因此，為規(guī)范醫(yī)院人事檔案的收集和整理工作，必須要定期采集信息，建立完善的收集機(jī)制，及時(shí)補(bǔ)充個(gè)人各個(gè)階段的真實(shí)材料，同時(shí)嚴(yán)格控制出現(xiàn)人事檔案錯(cuò)誤、缺損及造假等問題，做到“快、準(zhǔn)、全”。收集內(nèi)容既要包括個(gè)人的基本信息、學(xué)歷研究、黨團(tuán)資料、技術(shù)職稱級(jí)別等，也要包括人員在醫(yī)院工作中的各項(xiàng)表現(xiàn)，如醫(yī)生的救治成功率、護(hù)理人員的護(hù)理滿意度及各項(xiàng)研究的進(jìn)展和應(yīng)用情況等，做到收集內(nèi)容定量化，確保材料質(zhì)量，避免引起新的收集問題。[3]

2.2 提高醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低影響到醫(yī)院人事工作的開展乃至醫(yī)院的發(fā)展。對(duì)醫(yī)院來說，平時(shí)要重視加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提升，充分調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，重視個(gè)人業(yè)務(wù)及工作能力的教育，將檔案人員培養(yǎng)納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)、考察進(jìn)修、參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等方式，定期組織人員探討如何實(shí)現(xiàn)管理工作的高效實(shí)施，制定最新的檔案管理機(jī)制。對(duì)于管理人員自身來說，要有積極和工作態(tài)度，以充分的熱情對(duì)待所從事的工作，有吃苦耐勞精神，對(duì)簡(jiǎn)單重復(fù)的工作不厭煩、不馬虎；要做到仔細(xì)、認(rèn)真、不隨意透漏他人信息，做好檔案保密工作；也要時(shí)刻完善自己的知識(shí)水平，多學(xué)習(xí)、多請(qǐng)教，努力提高人事政策水平和工作質(zhì)量，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，使工作效率達(dá)到最大限度。[4]

2.3要嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理制度

要進(jìn)一步完善、規(guī)范檔案管理制度，明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，制定行之有效的管理制度。比如，要求入檔材料真實(shí)、完整、印章字跡清晰可見，檔案收集人員要根據(jù)相關(guān)規(guī)定仔細(xì)鑒定材料的真實(shí)性，建立人事檔案材料登記簿，同時(shí)也要求完善檔案審查依據(jù)，做到有章可循。醫(yī)院也要根據(jù)相關(guān)法規(guī)并結(jié)合自身管理實(shí)際，制定出高效嚴(yán)格的人事檔案管理制度，如管理人員工作職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)部門監(jiān)管職責(zé)、檔案入檔要求、查看借閱保密制度、無關(guān)銷毀制度等。對(duì)存在人事檔案造假人員、檔案管理瀆職人員、審查監(jiān)管松散人員，必要時(shí)可采取法律手段進(jìn)行制裁，提高醫(yī)院人事檔案管理工作公平公正，做到不參雜錯(cuò)誤信息、虛假信息。[5]

2.4 注重檔案保護(hù)工作

要加強(qiáng)檔案保存的基礎(chǔ)建設(shè)及安保工作。醫(yī)院要設(shè)有專用的檔案保存庫房，同時(shí)室內(nèi)條件要適合紙質(zhì)檔案的保存，設(shè)有滅火器、空調(diào)等設(shè)施。此外，要定期對(duì)檔案室進(jìn)行衛(wèi)生清理，但要保證室內(nèi)干燥。也要確立嚴(yán)密的安保措施，檔案室大門要求為鐵門，保有其鑰匙的人員要看管好鑰匙，做到“使用時(shí)不離身、不用時(shí)保存好”。對(duì)進(jìn)入檔案室的非管理人員要時(shí)刻關(guān)注，查找檔案時(shí)要準(zhǔn)確定位，以免因不必要的疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

在醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革下，醫(yī)院之間人才流動(dòng)非常頻繁，如果仍舊采取傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，將無法適應(yīng)新時(shí)代的要求，甚至還會(huì)影響人才的流動(dòng)。所以，在新時(shí)期需要做好醫(yī)院人事檔案管理工作，就要積極加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)能夠?qū)θ耸聶n案資料歸類管理，同時(shí)也可以對(duì)信息進(jìn)行加工處理，使檔案管理更加高效性。對(duì)醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可克服手工操作的種種不利因素，也方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門隨時(shí)查看人員信息，節(jié)約審查時(shí)間，提高工作效率。這種計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可規(guī)定一定的訪問權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)其他人員可以查閱、參考、評(píng)價(jià)等，這樣既能提高人事檔案管理的公共透明度，也可利于相關(guān)部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、管理人才、培養(yǎng)人才。[6]

3 結(jié)語

總之，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，是優(yōu)化醫(yī)院人力資源的重要保障，是配合醫(yī)院人事制度改革的關(guān)鍵。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)代化管理不斷加快的前提下，只有更新醫(yī)院人事檔案管理模式，引進(jìn)新技術(shù)，才能適應(yīng)時(shí)代要求，充分發(fā)揮人事檔案資源的優(yōu)勢(shì)和潛在價(jià)值，才能促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊欣.淺談醫(yī)院人事檔案管理的問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（24）：170.

[2]任吉芳.提高醫(yī)院人事檔案管理效率的途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（21）：132.

[3]胡開莉.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].人力資源管理，2017，（11）：237-238.

[4]喬小琴.新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的方法研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2016（03）

[5]陳能思.淺議新時(shí)期醫(yī)院人事檔案信息化管理工作[J].東方企業(yè)文化. 2013（22）

[6]付靈運(yùn).新時(shí)期醫(yī)院人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略探究[J].辦公室業(yè)務(wù). 2016（01）