人事檔案管理信息化建設

郭相棟

摘 要：人事檔案信息是對個人的學歷以及業(yè)績等跟人信息的統(tǒng)計管理，它同樣也是單位對個人進行考核以及評價時的重要參考內容。在新時代的背景之下，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化對人員的管理有著重要的作用。本文將提出相關的建設意見，以提高人事檔案的管理效率。

關鍵詞：人事檔案管理、信息化、建設策略

在單位中，人事的檔案的管理水平代表著這個單位的整體的發(fā)展水平。目前，人事檔案的管理工作還是十分的繁瑣，工作起來并不是十分容易。采用系統(tǒng)化的管理措施可以大大提高工作的效率，而隨著信息時代的發(fā)展，運用信息化建設來管理人事檔案，可以實現(xiàn)將人員的檔案信息進行分類、提取和重新整理，使檔案的管理更加系統(tǒng)，更加可以保證工作的效率以及人事檔案信息的完整性。

1 人事檔案管理信息化建設意義

以往的人事檔案信息都是紙質檔案的形式，它往往容易受到外界條件的影響，比如在下雨天時容易導致紙張返潮而在之后的使用查閱過程中受到影響，這就要求工作人員在工作當中要實時關注紙質的狀況，這就加大了工作量。而采用人事檔案管理信息化的方式，將人員的檔案信息輸入到系統(tǒng)當中，這就大大地減少了收到外界條件影響，不僅這樣，利用電腦的操作，還可以對檔案信息進行加密處理，也很大程度的保證了文件的安全性。另一方面，網(wǎng)絡的操作可以去除紙質檔案的填寫不規(guī)范、填寫空缺的錯誤，保證了所有人員的信息都是統(tǒng)計完整的，并且在以后的信息重新添加方面有了很大的便利條件。

紙質檔案的形式不僅對工作人員的細心程度有很大的要求，而且當遇到要查找以往的人事檔案信息時，所要做的工作量也是很大，他們需要通過翻閱數(shù)千份甚至數(shù)萬份的相關資料才能夠找到正確的所需要的信息。而人事檔案管理信息化的應用，讓這件事情的完成成為了一件十分容易的事情，通過將所有人的信心資料錄入到文件當中，如果日后需要再次重新查閱的時間，相關人員便可以直接在文夾檔中輸入人員的名稱，便可以鎖定所需更正或者添加的那一行，這樣簡便快捷的工作方式，很大程度地提高了人員的工作效率。

2 人事檔案管理信息化建設途徑

人事檔案信息在單位進行人事調動和單位對人員進行調整了解時，有著重要的作用，人員的檔案中充分的展示了個人的歷史情況和狀態(tài)，以及她的工作能力和水平，因此加強人事檔案信息化管理是十分重要的。人事檔案信息管理信息化的建設需要從多個方面進行推進，在新的時期人事檔案管理要通過創(chuàng)建工作人員們的信息化意識，提高工作人員的工作能力水平，來提高人事檔案管理信息化的建設。在信息化建設時不僅需要工作人員具有相當高的計算機操作水平，還要具有相關的知識和道德素養(yǎng)，而且對于單位的設備也有著很高的要求，在進行現(xiàn)代化建設時要注意全面跟進。

人事檔案信息的現(xiàn)代化建設的目的是為了提高工作的效率和水平，在進行建設時要關注于何如進行積極的創(chuàng)新和引進新的技術，通過進行新的設備以及技術，并且進行建立完整的數(shù)據(jù)庫的形式，將整個數(shù)據(jù)集進行更新和完善。另一方面在信息化人事檔案建設是，還應該加強管理人員的理念，單位領導應該定時進行培訓，并且要求工作人員結合實際情況完成好人事檔案的工作，同時還要對主管人事檔案工作的主管人員進行相關的法律意識的培訓，并且由他們將這種意識傳遞下去，不斷提高工作人員的能力和水平。

3 人事檔案管理信息化建設措施

3.1 強化人事檔案信息化管理建設

要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化的的目標，就要從各方面入手，重要的一步就是要強化人事檔案信息的基礎性的建設。一方面，人事信息在一個單位中是應進行重點的保護，因此，在進行錄入信息之前，應找到提高信息化建設的合適的空間條件。比如在最初的紙質檔案存放處，會對溫濕程度有很大的要求，但是信息化的人事檔案管理就降低了這一標準，單位可以對之前的庫房進行相應的改造處理，并且提供相應的設備，在原來的基礎之上，提高單位的檔案建設管理工作，在人事檔案管理處安設合適的防磁設備，以提高人事檔案信息的安全性能。

提高單位的人事檔案管理信息化建設水平，離不開人員對這份工作的認識程度，更離不開實際的物質保證，單位必須在之前建設的基礎之上，不斷更新?lián)Q代，緊跟時代的變化潮流，更新自己的建設管理理念，才能夠使單位的人事檔案管理工作逐步發(fā)展。在實際的操作過程當中，需要單位做到加大信息化建設的資金投入，不斷地引進先進的設備，并且按時的對其進行養(yǎng)護和保養(yǎng)，以滿足其正常的使用，同時不斷地提高工作的效率，加快單位人事檔案信息化建設。

3.2 提高人事檔案信息化人員水平

建設信息化的人事檔案管理政策，對于工作人員的水平也有著很高的要求，它不同于最初的紙質檔案的要求，僅僅需要工作人員細心認真進行填寫和歸納，信息化的建設需要人員提高業(yè)務的能力。它不僅僅需要提高工作人員對檔案信息的研究學習，還需要提高工作人員的計算機操作水平，如果不盡快進行適當?shù)哪芰μ岣?，必然會造成信息化建設的滯后單位可以定期的對工作人員進行培訓，或者有目的的安排工作人員去其他單位進行合作交流，將其他單位的有效地工作方式引進到單位當中，以提高人事檔案管理工作人員的整體水平。

提高人事檔案管理工作人員的水平，不僅僅是提高工作人員的業(yè)務水平，還應該注意提高人事檔案管理工作人員的道德修養(yǎng)，人事檔案信息是單位的保密內容，單位應該注意到保護重要信息的嚴重性，從而，不斷地提高工作人員的道德素質，讓工作人員具有一定的法律意識、責任感，保證在工作時做到不隨意查閱他人的人事檔案信息，做到保證工作的準確性和安全性，是工作人員樹立正確的保守秘密、服務同事的工作理念，做到在業(yè)務能力和道德方面進行全方面的提高。

3.3 建立人事檔案信息化管理機制

當前，人事檔案管理信息化的建設還沒有一個具體的標準，這就意味著單位本身可以在一定基礎之上制定適合自己的管理機制，不僅僅拘泥于某一個思想，要在信息時代下發(fā)放自己的思想，為單位的人事檔案信息化建設制定一個管理機制。管理機制的創(chuàng)立就是為了保證人事檔案信息化建設地不斷推進。管理機制需要做到可以實時地進行更新，在互聯(lián)網(wǎng)的推動下，構建一個可移動化的平臺，不斷地進行更新和改善，使單位的人事檔案管理系統(tǒng)可以準確地、全面地反映出整個單位的人事檔案信息，提高相關工作人員的工作效率和工作水平。

一個單位的整體情況是由管理層直接決定的，因此為了保障單位人事檔案信息的安全性和完整性，還應該建立適當?shù)陌踩珯C制以及監(jiān)管機制，通過這些機制的設立，從而保障了對檔案的有效管理。安全機制的設立要求工作人員在日常工作當中養(yǎng)成時刻做好人事檔案信息的備份留檔工作，并且對現(xiàn)有的紙質檔案信息進行重新錄入，對之前丟失的檔案信息進行找并且，在相關人員需要進行查閱或者更改人事檔案信息時，應該進行相關的登記記錄，以免后續(xù)有不必要的事情發(fā)生，如果有人違反了相關的制度，就要對其進行處理，追究工作人員的工作責任，從而做到保障人事檔案信息的安全。

4 結語

總而言之，人事檔案管理信息化對單位的工作有了很大的幫助，它不僅提高了工作人員的工作效率，還保證了人事檔案信息的安全性。人事檔案管理信息化建設的路途還很漫長，只有做到在設備方面不斷地進行投入、提高工作人員的水平以及建設相關的管理機制，才能夠使得人事檔案管理信息化建設得到保證。各單位應該緊跟時代的發(fā)展，早日建設成信息化的人事檔案管理機制。

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