大數(shù)據(jù)時代的檔案工作初探

鐘金順

摘 要：現(xiàn)階段，我國的經(jīng)濟發(fā)展的越來越迅速，我國檔案部門的管理也越來越完善。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過海量、動態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動社會治理的精細化和科學化進程，并有效節(jié)約社會治理的成本，已經(jīng)吸引了世界多個的國際組織以及國家的關(guān)注。在大數(shù)據(jù)浪潮的引領下，我國檔案部門迅速掀起了研究大數(shù)據(jù)的熱潮，大數(shù)據(jù)、檔案信息、大數(shù)據(jù)檔案等概念在學術(shù)界反復地出現(xiàn)，那么到底大數(shù)據(jù)與檔案之間有怎樣的關(guān)系，是我們研究大數(shù)據(jù)必須首先弄懂的一個問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案工作；初探

1大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作的概述

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)需要注意以下三個方面：第一，要讓相關(guān)工作人員確立大檔案的意識。大檔案意識指的就是對檔案的理解，在普通人眼里，一部分特殊的資料才稱作檔案，可是在大檔案意識中，員工需要把所有存在價值的信息資料當作檔案處理。第二，完善檔案存儲觀念。在以往的檔案存儲理念中，檔案的存儲意義就是將檔案儲存在檔案館?，F(xiàn)如今，檔案方方面面都與以前不一樣了，如果一味地死守過往的檔案存儲理念，就會對企業(yè)的檔案工作造成不好的影響?，F(xiàn)如今檔案的采集、截取并不需要全都下載到檔案館的電腦中，現(xiàn)在能夠?qū)n案存儲于各個節(jié)點的通信設備、資料櫥柜、計算機里面，如果需要調(diào)出或修改檔案，可以方便快捷地找到相應的檔案，我們可以將存儲的數(shù)據(jù)也看作是檔案的一部分。第三，檔案整理方式出現(xiàn)了變革。在當前的時代背景下，檔案中具有非常多的數(shù)據(jù)，只依靠企業(yè)本身的檔案管理人員及技術(shù)水平難以有效地對如此龐大的數(shù)據(jù)進行管理。所以，企業(yè)在開展檔案管理工作的時候需要選擇更加現(xiàn)代化的方法。

2大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理信息化的重視程度有待提高

單位檔案管理工作能否得到重視，很大程度上影響了檔案管理工作的水平和質(zhì)量。只有得到足夠的重視，才能有足夠的資源支持檔案工作，檔案管理運行才能更加順暢和有效。而很多單位由于對檔案管理工作認識不足，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理水平低、檔案管理信息化建設滯后，檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)低等現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。檔案管理信息化更需要重視，不論是硬件建設，還是軟件建設，都需要比以往更多的支持。加強對檔案管理工作的重視，就不僅要對從業(yè)人員進行培訓，也要對全體職工進行檔案方面的培訓，從而樹立檔案意識，認識檔案價值，規(guī)范檔案借調(diào)程序，支持檔案管理工作。

2.2存儲與處理有待發(fā)展

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理數(shù)據(jù)呈幾何式增長態(tài)勢，現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)存儲設備難以勝任大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)存儲要求，即便應用云盤存儲也難以徹底解決困境。大數(shù)據(jù)需要對所有的相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，并在此基礎上依據(jù)對應算法進行所需信息提取，將TB級別的數(shù)據(jù)上傳到云盤耗時較大，而且新時期這些數(shù)據(jù)是在隨時變化的，云盤上數(shù)據(jù)的實時性和準確性大打折扣。同時，云計算的分布式性質(zhì)也和大數(shù)據(jù)分析需求存在出入，大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)處理時首先需要將數(shù)據(jù)從存儲點傳輸?shù)教幚睃c，如果同時進行大量的大數(shù)據(jù)分析很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)堵塞，嚴重影響數(shù)據(jù)處理速度。對此，我們可以改變數(shù)據(jù)處理方式，在數(shù)據(jù)存儲點直接進行數(shù)據(jù)處理，這樣大數(shù)據(jù)分析唯一需要進行數(shù)據(jù)傳輸之處就是傳輸處理結(jié)果，但是這種數(shù)據(jù)處理方式對數(shù)據(jù)完整性和數(shù)據(jù)來源的要求較高。大數(shù)據(jù)處理所需時間較長，對整個數(shù)據(jù)集進行掃描以找到合適的檔案顯然是不現(xiàn)實的，所以在數(shù)據(jù)存儲之時，檔案管理工作就要去探索建立搜索引擎也縮短數(shù)據(jù)掃描和處理時間。

3大數(shù)據(jù)時代完善企業(yè)檔案工作的方案

3.1深入開展檔案數(shù)字化，積極推進檔案數(shù)據(jù)化

數(shù)字化是指將模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為用“0”和“1”表示的二進制碼；數(shù)據(jù)化則是指一種把現(xiàn)象轉(zhuǎn)變?yōu)榭芍票矸治龅牧炕问降倪^程，數(shù)據(jù)代表著對某件事物的描述，數(shù)據(jù)可以記錄、分析和重組它。數(shù)字化是數(shù)據(jù)化的基礎，但數(shù)字化還無法取代數(shù)據(jù)化?，F(xiàn)階段檔案數(shù)字化是通過掃描的方式將非數(shù)字化信息變成數(shù)字化形式以便通過計算機閱讀，數(shù)字化的內(nèi)容多以圖像形式儲存而未實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，無法對數(shù)字內(nèi)容進行識別、分類、著錄、標引等。企業(yè)檔案管理部門應在繼續(xù)深入開展檔案數(shù)字化的基礎上，積極推進檔案數(shù)據(jù)化工作。檔案部門要將以檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫為主要工作內(nèi)容的檔案數(shù)字化工作做好、做精，并逐步將工作重心聚焦在對數(shù)字資源進行識別、分類、著錄、標引的檔案數(shù)據(jù)化上。

3.2創(chuàng)新服務方式，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)服務

一方面，大數(shù)據(jù)時代，大眾的信息利用需求呈現(xiàn)出多樣化的特點，相對于網(wǎng)絡上冗余雜亂的信息資源而言，檔案館（室）所保管的檔案數(shù)據(jù)信息具備其他資源無法企及的真實性、可靠性，具有更高的公信力，因而，在檔案的特性和大眾需求的引導下，檔案利用者將更加廣泛，這就要求檔案管理部門要轉(zhuǎn)變工作思路，改變過去“有什么就利用什么、我編研你利用”的被動思維，樹立“數(shù)據(jù)即是服務”的理念，重視特色檔案的收集編研、提供更為便捷的檢索工具、擴大檔案開放的范圍、借助網(wǎng)絡等多元形式主動地提供優(yōu)質(zhì)高效的利用服務。另一方面，大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)最重要最直觀的應用是基于“全數(shù)據(jù)”的數(shù)據(jù)對比分析，也就是用檔案數(shù)據(jù)說話；利用知識挖掘技術(shù)，對有較高價值的數(shù)據(jù)進行專業(yè)化處理和深度挖掘，即通過“數(shù)據(jù)加工”實現(xiàn)數(shù)據(jù)“增值”的能力是檔案管理部門所應追求的。

3.3大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案管理可拓展性發(fā)展有了機會

在檔案數(shù)據(jù)不斷增加的情況下，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)是不能實現(xiàn)動態(tài)拓展的目標，長以此往，檔案管理工作會變得非常吃力，呈現(xiàn)出明顯的小牛拉大車的局面。大數(shù)據(jù)時代帶來了云計算技術(shù)，云計算是對計算資源和存儲資源進行動態(tài)拓展的有效手段，能夠精準地實現(xiàn)按需分配。檔案管理系統(tǒng)只需要按照云計算的要求和需求進行技術(shù)架構(gòu)，檔案管理系統(tǒng)的可拓展性問題就能得到妥善地解決，可以動態(tài)即時地增加計算資源和存儲資源，足服務器的快速擴容及數(shù)據(jù)量的快速增長，同時大幅降低IT系統(tǒng)投資及維護成本。

3.4提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時代對人員的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)能力提出了新的要求，檔案工作人員要以自主學習和繼續(xù)教育培訓相結(jié)合的方式，不斷更新知識結(jié)構(gòu)提升業(yè)務技能，更好地為用戶提供服務。檔案管理人員要主動學習、跟蹤及掌握最新的信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、新媒體技術(shù)，探索和實踐云檔案系統(tǒng)和云存儲，以滿足企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的海量存儲和高效分析處理的需要，從而提升文檔工作價值。

4 結(jié)語

社會進步和技術(shù)發(fā)展都為檔案工作的發(fā)展提供了源源不斷的動力。因此，檔案工作要想在大數(shù)據(jù)時代做出一番成績，就必須在認清楚現(xiàn)有基礎的情況下，加強檔案業(yè)務數(shù)據(jù)的分析、管理和應用，主動創(chuàng)新檔案行業(yè)的服務模式，提升競爭力和內(nèi)涵。但同時，在大數(shù)據(jù)熱潮下我們也要保持一定的冷靜，在不斷變化前進的時候不能盲目去做削足適履與本末倒置的事情，那樣就適得其反了。我們在進行技術(shù)創(chuàng)新與管理轉(zhuǎn)型的過程中，應保持理性，檔案信息化工作有其本身的規(guī)律、特點和任務，不必為了貼上大數(shù)據(jù)標簽而透支大數(shù)據(jù)概念。總之，我們要在做好傳統(tǒng)檔案工作的基礎上，再去不斷突破和創(chuàng)新，在法律的框架下做出更有益于檔案工作的事情。

參考文獻

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