淺談電力企業(yè)文書檔案的收集與歸檔

摘 要：電力企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，文件的收集與歸檔是將文件轉(zhuǎn)換為檔案的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的核心內(nèi)容。隨著中國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案所包含的信息越來越豐富，其重要性也在不斷地放大。本文基于文書檔案收集與歸檔工作的重要意義，針對現(xiàn)階段電力企業(yè)文書檔案管理工作中存在的歸檔問題進行探討，并提出改進意見和應對策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理，文書檔案，歸檔，檔案收集

文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件，是各個機關(guān)、團體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。文件材料的收集工作是檔案管理的起始環(huán)節(jié)，在簡化檔案整理、強化檔案利用的今天，檔案的收集與歸檔工作已變得越來越重要，只有規(guī)避已經(jīng)出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問題，才能保證文書檔案信息的系統(tǒng)性、完整性、準確性、有效性和及時性，才能使文書檔案在企業(yè)日常管理和經(jīng)營活動中發(fā)揮最大效用。

一、電力企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的重要性

（一）文書檔案的收集與歸檔工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。

文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個部門形成的具有保存價值的文件接收過來，經(jīng)過長期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務工作的程序來看，收集工作是第一個環(huán)節(jié)，它為文書檔案工作提供了實際管理對象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等各項工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會有健全的檔案工作。

（二）文書檔案的收集與歸檔質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。

通常，人們在衡量一個單位檔案管理水平的高低時，首先要查看檔案室收集的檔案是否齊全完整。如果收集及時，文件材料完整、系統(tǒng)、鑒選得當，就能為檔案管理的各個環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)，從而能夠集中力量對檔案進行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。

（三）文書檔案的收集與歸檔工作是提高企業(yè)管理工作效率的有力保障。

文書檔案收集與歸檔工作的實施是對企業(yè)發(fā)展歷程的記載，有助于企業(yè)管理工作效率的提升。企業(yè)經(jīng)營管理過程中形成的文件材料經(jīng)過收集與歸檔的方式實現(xiàn)規(guī)范化整合，便于單位在考核評定、編史俢志等工作中，能夠通過查閱相關(guān)檔案信息，合理而全面地完成工作。企業(yè)文書檔案還便于決策者掌控單位實際經(jīng)營狀況，為調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實依據(jù)。

因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯，意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的不足

（一）歸檔文件材料收集不全面

在企業(yè)文書檔案的管理過程中，通常會見到歸檔文件收集不齊全的情況，主要原因是各部門的檔案管理流程不規(guī)范，文件形成者對本部門文件材料歸檔范圍不了解，歸檔意識不強，各種文件材料隨意擺放，檔案人員未履行好監(jiān)督指導的職責等種種因素導致文件材料無法及時收集完整并歸檔入庫。

（二）歸檔文件材料形成質(zhì)量未做嚴格把關(guān)

歸檔文件材料不完整，存在文件材料斷章、斷頁、缺時間、缺單位落款公章、缺人員簽字等不齊全的問題，或者有正文缺附件，有收文缺收文處理單的情況；存在歸檔文件材料采用圓珠筆、純藍墨水等不利于長期保存的書寫材料的現(xiàn)象；存在復印件或熱敏紙歸檔的問題。

（三）文書檔案管理人員管理意識薄弱、業(yè)務能力較低。

文書檔案管理人員業(yè)務水平有待提高，如：將文件按級別劃分，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，對于無編號或一般性的普通文件材料重視度不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效運行水平。少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與及時歸檔文件材料，造成文件材料分散，不便于管理和利用查閱。又或是檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，少有足夠的時間詳細了解各業(yè)務部門的具體工作，造成收集工作的盲目性。在收集過程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務部門給什么，檔案部門就收什么的現(xiàn)象，導致有用的文件收不進來，收來的文件用處不大等問題。長期如此，不僅直接影響檔案利用工作的質(zhì)量，而且損害了檔案部門的形象，危及檔案工作的地位。

因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

三、如何加強企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作

（一）爭取領(lǐng)導重視是做好企業(yè)文書檔案工作的前提

企業(yè)需配置專職文書檔案管理人員，文書檔案員要努力提升自身專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，忠于職守、吃苦耐勞，在工作中充分發(fā)揮主觀能動性，及時向領(lǐng)導匯報文書檔案管理的各項工作，使其意識到文書檔案工作的重要性。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案的收集與歸檔工作質(zhì)量與檔案管理人員的素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此在文書檔案管理工作中，應全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過各方面的培訓，培養(yǎng)檔案人員較強的專業(yè)素質(zhì)，增強對檔案管理的敏感性；培養(yǎng)積極向上的思想意識、較全面的前瞻意識等，增強工作熱情、管理意識和責任意識；加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，使其進一步拓寬視野，全面了解文書檔案管理工作的發(fā)展前景，根據(jù)發(fā)展趨勢，努力提升自身專業(yè)素質(zhì)；監(jiān)督和指導有關(guān)人員做好文件的歸檔工作。

（三）加強全體員工的檔案意識與行動力度

檔案的前身是文件資料，每一位員工都有可能是文件的形成者，按照“誰形成、誰歸檔”的管理理念，如果大家的文件歸檔意識不強，就會造成企業(yè)重要歷史資料的缺失。隨著檔案工作的不斷宣傳與發(fā)展，企業(yè)各級人員越來越意識到文件材料需要歸檔，但意識程度只停留在“口頭”上，沒有落實到“行動”中，要進一步增強廣大員工的檔案意識，用完善的制度來約束不歸檔行為。

（四）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度

1、建立收發(fā)文登記制度?，F(xiàn)階段電力企業(yè)單位基本實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，經(jīng)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件可全部與檔案信息系統(tǒng)對接，有力保證了文件材料的齊全完整性。針對未經(jīng)辦公系統(tǒng)辦理的文件材料，各部門要對收到的各類文件材料進行規(guī)范化記錄，列明收文日期、文件標題、來文單位、文件日期、簽收人等，并定期向檔案部門移交文件材料收發(fā)登記簿，讓文件材料具有可追溯性，有效避免漏歸檔。

2、制定符合本單位的文書檔案歸檔范圍及保管期限表。檔案部門要加強收集工作的調(diào)查和指導，加強與各業(yè)務部門的溝通和聯(lián)系，掌握應歸檔文件的分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業(yè)務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整，提高收集工作的質(zhì)量。

四、結(jié)束語

綜上，我們應高度重視檔案文件材料的收集與歸檔工作，全面分析文書檔案管理過程中主要存在的問題及原因，采取有效的改善措施，確保文書檔案的收集完整與準確，促進文書檔案的歸檔工作順利開展，從而更好地實現(xiàn)文書檔案管理工作邁上新臺階，為企業(yè)發(fā)展服好務。

參考文獻

[1]吳佩霞 淺談文書檔案管理中存在的問題及對策，東方企業(yè)文化，2011（24）

[2]周家興 淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，辦公室業(yè)務，2013（23）

[3]白芝梅 淺談企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作，《商場現(xiàn)代化》2016年第20期

作者簡介

張小亞（1974—），女，貴州六盤水人，中國南方電網(wǎng)有限責任公司超高壓輸電公司大理局檔案管理專責，從事檔案工作13年。