淺談航道改革中人事檔案整理審核工作

曹慶霞 泉卉

摘要：十九大報(bào)告明確提出要建設(shè)“交通強(qiáng)國(guó)”，長(zhǎng)江航道作為長(zhǎng)江航運(yùn)的基礎(chǔ)，建設(shè)交通強(qiáng)國(guó)和強(qiáng)大現(xiàn)代化長(zhǎng)江航運(yùn)，要求長(zhǎng)江航道必須強(qiáng)起來，強(qiáng)是全方位的強(qiáng)，其中，人事檔案是單位選撥和晉升人才的原始參考資料，是人才隊(duì)伍建設(shè)的重要組成部分，也應(yīng)該響應(yīng)改革的號(hào)召，逐步完善和強(qiáng)大起來。本文根據(jù)航道改革的實(shí)際工作中人事檔案整理審核存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)前航道轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)信息化建設(shè)的要求，提出對(duì)應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：航道改革；人事檔案；整理審核；信息化

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）006-0-01

一、引言

人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選撥和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據(jù)。

人事檔案整理審核是根據(jù)相關(guān)文件精神和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全面的收集、分類、排列、加工和裝訂等，并對(duì)檔案材料記載的“三齡兩歷”及家庭成員信息等內(nèi)容進(jìn)行全面審核。

長(zhǎng)江航道作為一家公益性的服務(wù)性質(zhì)的事業(yè)單位，目前正處于改革攻堅(jiān)時(shí)期，轉(zhuǎn)型發(fā)展仍然任重道遠(yuǎn)，能否做好人事檔案的整理審核工作，對(duì)單位人事檔案管理的質(zhì)量和利用具有重要的影響。目前，人事檔案整理審核工作仍然存在一些共性和特性的問題。

二、檔案整理審核工作中存在的問題分析

目前，國(guó)內(nèi)許多事業(yè)單位人事檔案仍以紙質(zhì)資料保存為主，整理和審核工作都存在以下問題：

（一）人事檔案整理的程序比較復(fù)雜

首先，檔案整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，對(duì)收集的檔案資料要進(jìn)行分類、排序、裝訂等一系列過程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案整理人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，對(duì)收集的資料進(jìn)行細(xì)致準(zhǔn)確的甄別，對(duì)一份檔案缺失和不完整的資料重新收集，對(duì)年久易壞的資料進(jìn)行一定的修復(fù)，對(duì)單位全部的人事檔案進(jìn)行防火、防潮、防蛀、防盜等的保管及保密工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)一旦出錯(cuò)，糾正的過程也比較煩瑣。其次，檔案資料的整理仍采取人工整理的方法進(jìn)行，是一項(xiàng)重復(fù)性非常高的機(jī)械作業(yè)，需要檔案整理人員長(zhǎng)期保持耐心和細(xì)心，而從這項(xiàng)工作中卻很難獲得成就感，不利于職工職業(yè)規(guī)劃的發(fā)展。最后，檔案整理拆裝過程比較頻繁，檔案整理除每年需要定期整理之外，當(dāng)有符合歸檔要求的材料或干部發(fā)生崗位變動(dòng)等情況時(shí)，這些新材料都需要及時(shí)整理歸入檔案中。

（二）人事檔案整理審核工作人員專業(yè)性不夠

由于處于航道轉(zhuǎn)型發(fā)展的攻堅(jiān)時(shí)期，航道發(fā)展更加聚焦公益服務(wù)，雖有專門的檔案管理部門，但卻無專職的人事檔案整理審核人員。目前，通常采取借調(diào)其他崗位人員的方式兼任檔案整理審核人員。一方面，借調(diào)人員的檔案相關(guān)知識(shí)比較欠缺，工作效率和質(zhì)量較差。因?yàn)榻枵{(diào)人員不是專職的檔案工作人員，對(duì)檔案整理審核工作不熟悉，至少需要花費(fèi)1-2個(gè)月的時(shí)間摸索和熟悉該項(xiàng)工作，期間工作的效率比較低，工作成果的質(zhì)量比較差，經(jīng)常需要返工。另一方面，借調(diào)人員的自身素質(zhì)參差不齊，自身素質(zhì)比較急躁的人很難長(zhǎng)久地堅(jiān)持推進(jìn)該項(xiàng)工作，勢(shì)必影響檔案整理審核工作的整體進(jìn)度。

（三）人事檔案整理審核工作信息化建設(shè)沒有同步推進(jìn)

目前，電子航道圖已在長(zhǎng)江航道上線運(yùn)行，數(shù)字航道給長(zhǎng)江航道傳統(tǒng)維護(hù)、管理、服務(wù)方式帶來了重大革新，同時(shí)，長(zhǎng)江航道各單位檔案建設(shè)已逐步推行信息化數(shù)字化，很多單位的文字檔案信息化建設(shè)工作榮獲省級(jí)榮譽(yù)等，但人事檔案依然維持了傳統(tǒng)模式，與單位各項(xiàng)工作信息化建設(shè)的要求還存在很大差距。

（四）檔案整理審核人員流動(dòng)性大

存在以上共性問題的同時(shí)，航道單位還存在自身的特性問題，即檔案整理審核人員的流動(dòng)性非常大。因?yàn)闆]有專職的檔案整理審核人員，通常借調(diào)從事該項(xiàng)工作的人借調(diào)期滿半年后又返回原崗位，換另一批人重復(fù)進(jìn)行檔案整理審核工作，需要重新培訓(xùn)，極大地浪費(fèi)了單位的人財(cái)物資源。

三、檔案整理審核工作的幾點(diǎn)建議

為適應(yīng)新時(shí)代、新使命、新思想、新征程，人事檔案整理審核工作也必須要立足工作實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新方法，為單位各項(xiàng)中心工作開展打好人才選撥基礎(chǔ)。

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全檔案資料收集聯(lián)系制度

檔案整理工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，一是要加強(qiáng)與其他部門之間的聯(lián)系，完善檔案資料收集工作，使收集的入檔資料全面且符合入檔要求，提高資料的規(guī)范性，節(jié)約修改資料等非生產(chǎn)性時(shí)間。二是要加強(qiáng)宣傳，使職工正確認(rèn)識(shí)長(zhǎng)江航道改革期人事檔案管理工作的重要作用，在日常工作和學(xué)習(xí)中更好地配合人事部門開展人事檔案工作。

（二）強(qiáng)化教育培訓(xùn)，增強(qiáng)和提升檔案整理和審核人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)

一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案整理審核工作的重視。將人事檔案管理工作放到人才隊(duì)伍建設(shè)的高度上來重視，設(shè)立專職檔案整理審核人員，克服人員流動(dòng)性大的問題，從財(cái)力、物力、人力等方面支持人事檔案整理審核工作。二是選用高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人員從事檔案整理審核工作。選用檔案整理審核人員時(shí)，要選用具有一定檔案理論知識(shí)、政治覺悟比較高、辦公文檔操作熟練和具有一定文字表達(dá)能力的人才，在此基礎(chǔ)上才能更好地開展檔案整理審核工作。三是建立完善的檔案整理審核培訓(xùn)機(jī)制。定期組織檔案整理審核人員培訓(xùn)，了解業(yè)務(wù)方面的相關(guān)政策和要求，同時(shí)提升檔案整理審核人員在保管、使用和檔案保密方面的素質(zhì)。

（三）強(qiáng)化信息化思維，推進(jìn)檔案整理工作信息化建設(shè)

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念日益深入人心，已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的一股重要力量。在長(zhǎng)江航運(yùn)信息化建設(shè)和數(shù)字航道建設(shè)大背景下，信息化已經(jīng)成為航道的一個(gè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的標(biāo)簽，人事檔案管理作為人才隊(duì)伍建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需跟上時(shí)勢(shì)，將傳統(tǒng)復(fù)雜的紙質(zhì)檔案資料利用信息化的手段加以管理，使得檔案整理審核工作更加科學(xué)化。

四、結(jié)語

迎接和抓住長(zhǎng)江航運(yùn)改革期的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，將人事檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)發(fā)展進(jìn)行充分的結(jié)合，保持人事檔案信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展和優(yōu)化，提高人事檔案的利用率和實(shí)用性，使人事檔案更好地為單位人才選撥提供服務(wù)，真正為單位人力資源管理提供有效的支持。

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