電力設(shè)計(jì)工程檔案信息化管理與應(yīng)用

陳娟

摘要：當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理模式都有了進(jìn)一步的發(fā)展，我國(guó)信息化已經(jīng)進(jìn)入更加繁榮的時(shí)期，檔案信息管理也在不斷完善。檔案工作隨著社會(huì)文明的提高已經(jīng)深入到各個(gè)領(lǐng)域，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技建設(shè)中發(fā)揮著重要的價(jià)值。雖然電力設(shè)計(jì)工程也執(zhí)行了計(jì)算機(jī)輔助以及網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)，并擁有了大量的電子化計(jì)算機(jī)文件，但是關(guān)于電力設(shè)計(jì)工程檔案信息的管理還存在很多問(wèn)題，所以必須要提高檔案信息的自動(dòng)處理水平。文章以電力設(shè)計(jì)行業(yè)為背景，對(duì)提升電力設(shè)計(jì)工程檔案管理質(zhì)量的措施進(jìn)行分析，旨在使電力設(shè)計(jì)工程檔案管理工作更加準(zhǔn)確和便捷。

關(guān)鍵詞：電力設(shè)計(jì)工程；檔案管理信息化；有效方法

一、關(guān)于電力設(shè)計(jì)工程檔案信息化建設(shè)的介紹

檔案是非常重要的信息資源，檔案信息化管理是各個(gè)領(lǐng)域建設(shè)不可缺少的部分。目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中得到了有效使用，推進(jìn)了檔案信息資源的科學(xué)管理以及網(wǎng)絡(luò)的有效傳播，使檔案管理?yè)碛辛酥悄芑托畔⒒牧己冒l(fā)展。由于電力設(shè)計(jì)工程的卷冊(cè)和圖紙過(guò)于繁瑣，給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了很大難度，所以必須要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，使用科學(xué)的管理模式和先進(jìn)的信息技術(shù)為電力設(shè)計(jì)創(chuàng)建出優(yōu)質(zhì)的信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息資源管理集合自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化，進(jìn)而為企業(yè)信息化建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、電力工程檔案信息化管理的具體要求

首先要使用戶在最快的時(shí)間內(nèi)就能夠熟悉操作流程，擁有更加直觀的瀏覽界面，讓用戶方便對(duì)瀏覽界面的信息進(jìn)行打印。其次，構(gòu)建完善的權(quán)限管理體系。通過(guò)恰當(dāng)?shù)臋?quán)限管理，采取執(zhí)行分布式的檔案管理，使檔案信息的網(wǎng)絡(luò)能夠有效共享。再次，構(gòu)建新舊檔案管理體系。既要保持原有案卷的管理方式，也必須對(duì)文件整理方面使用創(chuàng)新的歸檔方式。最后必須要使檢索環(huán)節(jié)變得便捷。讓檔案信息人員不用再花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間去等待，過(guò)去好多個(gè)小時(shí)以及好多天都查不到的檔案，只需要片刻就能完成，使檔案工作有更高的效率。

三、電力設(shè)計(jì)工程檔案信息化管理的有效方法

1.全面規(guī)劃和科學(xué)部署

有些電力設(shè)計(jì)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中使用了全面規(guī)劃和集成化的管理方式，把檔案信息管理成功納入到相關(guān)企業(yè)的整體信息構(gòu)建中，把檔案信息當(dāng)做企業(yè)信息資源至關(guān)重要的一部分。執(zhí)行科學(xué)的管理。這樣不光使檔案業(yè)務(wù)管理更具專業(yè)化，而且還有效處理了電子政務(wù)中電子文件的歸檔問(wèn)題。檔案使用者可以憑借自身的權(quán)限，方便的查詢到權(quán)限范圍內(nèi)的所有檔案信息，使電子文件從形成和處理，收集到整理，移交到歸檔，檢索到利用都變得簡(jiǎn)單易操作。

2.要落實(shí)好工作的重點(diǎn)

電力設(shè)計(jì)工程檔案是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。所以必須要落實(shí)好工作中的重點(diǎn)部分。例如某企業(yè)的電力設(shè)計(jì)工程檔案管理工作，在制定出完整的信息建設(shè)統(tǒng)籌前提下，遵循先收集資料，然后整理和加工，最后保管和使用。執(zhí)行支持檔案業(yè)務(wù)管理的信息體系，采取自主研發(fā)和“外包”結(jié)合的技術(shù)方式，發(fā)揮出各自的特點(diǎn)，確保設(shè)計(jì)人員和開發(fā)人員以及檔案業(yè)務(wù)管理人員能夠建立有效的溝通，確定出實(shí)際需求，構(gòu)建出統(tǒng)一的目標(biāo)，執(zhí)行檔案數(shù)字制作體系和全文信息數(shù)字管理體系以及數(shù)字存儲(chǔ)體系和檔案數(shù)字利用體系等。當(dāng)前這些信息系統(tǒng)都在企業(yè)內(nèi)部順利高效率的運(yùn)行，在該企業(yè)工程檔案管理在編目和加工轉(zhuǎn)化以及保管和利用、數(shù)字化的管理基礎(chǔ)上，成功引入了自動(dòng)化處理以及智能化的管理模式，既提高了檔案工作人員的管理能力，也強(qiáng)化了檔案信息服務(wù)利用的真正效率。

3.采取分步實(shí)施的方針

倘若區(qū)域工程檔案信息化構(gòu)建在全局規(guī)劃的基礎(chǔ)上，就必須要使用分布執(zhí)行的方式，這也是檔案信息化管理的有效策略。比如某企業(yè)在電力設(shè)計(jì)工程檔案的管理中，采取了“分步執(zhí)行”的信息方式。以業(yè)務(wù)忙和工作量大以及檔案管理重點(diǎn)部分作為初期網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的關(guān)鍵，對(duì)這些部分通過(guò)分檔管理的方式，制定出完善的開發(fā)管理信息體系。通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)的有效應(yīng)用，最大可能的提升了業(yè)務(wù)人員的工作效率和管理水平，例如盤點(diǎn)和入庫(kù)以及轉(zhuǎn)出等工作環(huán)節(jié)，使用了無(wú)限條形碼掃描方式，能夠?qū)n案的數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，使盤點(diǎn)工作高效率的進(jìn)行。在對(duì)電力設(shè)計(jì)的其它檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，軟件開發(fā)人員可以把軟件開發(fā)中重復(fù)的體力勞動(dòng)轉(zhuǎn)變成腦力勞動(dòng)和編程方法，增加軟件開發(fā)的功能。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)和軟件開發(fā)之后，構(gòu)建出統(tǒng)一的檔案管理信息體系，使用在工程資料管理的各個(gè)方面，達(dá)到優(yōu)質(zhì)的運(yùn)行效果。

4.構(gòu)建出優(yōu)質(zhì)的企業(yè)檔案信息管理人才隊(duì)伍

企業(yè)要定期對(duì)信息技術(shù)人員和檔案人員進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)和思想教育，提高檔案人員的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)。另外檔案工作人員還必須擁有積極的工作態(tài)度和高度的工作責(zé)任心，適應(yīng)新時(shí)期下企業(yè)檔案管理發(fā)展的真正需求，更出色的完成每天的工作任務(wù)。

四、關(guān)于電力設(shè)計(jì)工程檔案的有效應(yīng)用

1.構(gòu)建文檔一體化的模式

根據(jù)電力設(shè)計(jì)工程的特征，對(duì)檔案信息化發(fā)展方向進(jìn)行充分研究，按照工程的實(shí)際需要，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人設(shè)計(jì)出檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和分步執(zhí)行以及業(yè)務(wù)發(fā)展的具體流程，制定出“文檔一體化”和“網(wǎng)絡(luò)化”以及“開發(fā)智能化”的方針，構(gòu)建的內(nèi)容涉及到創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和配置信息設(shè)備以及積累數(shù)字信息資源和執(zhí)行文檔一體化。把檔案信息化項(xiàng)目最終總結(jié)為：有效的管理方法和積累資源，更好的實(shí)現(xiàn)信息共享，規(guī)范化的規(guī)章制度。

2.構(gòu)建健全的電子文件管理制度

為了滿足檔案信息化管理的需要，必須實(shí)行一體化的管理方式，構(gòu)建出健全的規(guī)章制度。管理制度中要包括對(duì)電子文件的管理和明確具體的職責(zé)以及電子文件的收集、移交和對(duì)電子檔案的妥善保管。為進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理打造基礎(chǔ)。

3.工程檔案智能化管理

電力設(shè)計(jì)工程中擁有大量的檔案，要想達(dá)到信息資源的積累以及有效共享，就必須要采取智能化的模式。在檔案管理信息體系中制定分類模式，對(duì)案卷數(shù)據(jù)和卷內(nèi)數(shù)據(jù)以及歸檔文件進(jìn)行整理，關(guān)于檔案管理方面，要把與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的資料準(zhǔn)確輸入到信息系統(tǒng)中。這些錄入的電子文檔也可以通過(guò)添加附件的方式加入到檔案的正文，添加附件的先決條件是用戶必須擁有電子版的檔案。

例如計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的一切數(shù)字信息，包括電子發(fā)文文件和電子收文文件以及掃描和錄像制作的圖片，都可以使用Netcase中的文檔格式，包括WORD文檔和PDF文檔以及TXT文本等。還可以依靠高速掃描儀自帶的掃描軟件制成圖片PDF電子文件，這種格式存儲(chǔ)的文件能夠不破壞數(shù)字檔案的原始內(nèi)容，并且完成之后所有人都無(wú)法再次對(duì)內(nèi)容進(jìn)行修改。對(duì)附件可以實(shí)行單個(gè)附加，也可以進(jìn)行批量附加，但是批量附加的時(shí)候，注意附件名一定要與系統(tǒng)內(nèi)電子檔案目錄相對(duì)應(yīng)。這種方法能夠構(gòu)建出健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前電力設(shè)計(jì)工程引進(jìn)從單一的設(shè)計(jì)逐漸向網(wǎng)絡(luò)化和協(xié)同化以及集成化的方向上發(fā)展，檔案信息管理建設(shè)受到了人們?cè)絹?lái)越多的關(guān)注，電子設(shè)計(jì)工程檔案信息化的宗旨是對(duì)檔案信息資源實(shí)行自動(dòng)采集和科學(xué)整理以及有效管理，對(duì)數(shù)據(jù)資源合理的利用，為促進(jìn)工程設(shè)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步和達(dá)到工程信息的精確化管理提供有力支撐。我們必須對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行不斷探索，從根本上提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，擁有高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。使電力事業(yè)能夠持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周童影.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].中外企業(yè)家，2017，（15）：219.

[2]葉蓉.淺析促進(jìn)電力工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（09）：68.

[3]吳梅.初探電力設(shè)計(jì)行業(yè)工程檔案保密工作的重要性[J].蘭臺(tái)世界，2014，（S5）：108-109.

[4]陶琨.電力工程建設(shè)檔案管理新探[J].中國(guó)電力教育，2013，（33）：179-180.

（作者單位：湖北省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司）