基于信息時(shí)代下的文秘工作及檔案管理分析

張潔

在事業(yè)單位文秘工作進(jìn)行中，所整理出的檔案資料屬于檔案管理工作的主要管理項(xiàng)目，可以說在具體行動中，加大對檔案管理工作的重視程度具有不可替代的現(xiàn)實(shí)意義。借助現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)來保證文秘工作與檔案管理工作的相融合，可以為檔案管理工作的高效發(fā)展創(chuàng)造有利條件。在本文中，就通過對事業(yè)單位檔案管理工作問題的探討，來對檔案管理工作的發(fā)展給出幾點(diǎn)建議，以供參考。

文秘工作是事業(yè)單位的管理職位，提高辦公部門的行政工作質(zhì)量是文秘人員的主要工作任務(wù)。不僅如此，建立內(nèi)部各類型文件、完善單位各項(xiàng)會議的記錄資料，保存內(nèi)部印章和高效實(shí)行檔案整理蕘也屬于文秘人員的主要工作項(xiàng)目。由此可見，文秘工作具有明顯的繁雜性，要求文秘人員必須要體現(xiàn)出高度的職責(zé)意識。所以說，文秘工作屬于事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基本保障，并且與檔案管理工作之間存在著緊密的關(guān)聯(lián)。

一、文秘工作中檔案管理重要性及當(dāng)前存在的問題

如上文所提，事業(yè)單位的檔案管理屬于文秘人員的一項(xiàng)主要工作。在具體行動中，所開展的檔案管理工作，重點(diǎn)就是對單位以往的信息資料做出良好的存儲和管護(hù)，也就是說檔案投票管理就是屬于對文秘工作成績的一種體現(xiàn)和總結(jié)?；谖拿毓ぷ髋c檔案管理工作相融合，能夠明顯降低對企業(yè)人力資源的運(yùn)用，重要的是文秘人員是內(nèi)部檔案的主要管理人員，其工作內(nèi)容屬于檔案管理工作的基礎(chǔ)。然而現(xiàn)階段，從國內(nèi)一些事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r來看，在文秘工作與檔案管理工作融合過程中，還存在著諸多不容忽視的問題，如資料的合成不規(guī)整、格式不一致、整理順序不規(guī)范等，都屬于妨礙文秘工作與檔案管理相融合的主要問題，那么中，就基于文秘工作與要檔案管理信息化發(fā)展，給出幾點(diǎn)建議。

二、相互銜接—促進(jìn)文秘工作與檔案管理一體化之途徑

（一）提供文秘工作人員立卷歸檔技巧是重要途徑

建立落實(shí)管理技巧是保證事業(yè)單位檔案管理快速發(fā)展的有效渠道。文秘工作繁雜性特點(diǎn)說明了文秘工作人員是個(gè)全能手，大到單位提出的發(fā)展戰(zhàn)略，小到整理檔案和傳輸信息都屬于文秘工作的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，業(yè)務(wù)項(xiàng)目的繁雜性也導(dǎo)致事業(yè)單位檔案類型的的多元化，那么不后缺失、不冗雜是強(qiáng)化檔案管理工作質(zhì)量的前提。另外，學(xué)會甄別文件價(jià)值也是令歸檔工作成功的重要方式。在日常工作中，每個(gè)單位或公司要產(chǎn)出大量的材料及文件且并不是每個(gè)文件都需要整理立卷歸檔的，在一系列文件中甄別出具有存儲價(jià)值的，在整理是注意將該文件的全部資料搜集齊全，按照從上到下的順序統(tǒng)一裝訂成冊使資料變?yōu)槲募?/p>

（二）利用信息技術(shù)扎實(shí)專業(yè)知識提高檔案管理效率是關(guān)鍵

不斷增強(qiáng)的信息技術(shù)為事業(yè)單位的檔案管理工作的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，文秘員的檔案管理職責(zé)意識弱化始終是妨礙事業(yè)單位檔案管理工作向更高層次發(fā)展的因素。尤其是現(xiàn)階段，國內(nèi)大部分事業(yè)單位的文秘人員都沒能意識到自身的管理員身份，這方面意識的缺失，導(dǎo)致落后的檔案管理方法始終處于重要位置。在借助信息技術(shù)進(jìn)行的檔案管理工作，本文給出了兩點(diǎn)措施：其一是檔案管理信息化。促進(jìn)文秘與檔案管理相融合的重點(diǎn)就是公務(wù)文件。事業(yè)單位以往的檔案模式主要就是對紙質(zhì)檔案的保管。而在科技水平不斷增強(qiáng)。信息技術(shù)逐漸成熟的背景下，信息化的檔案管理實(shí)際上是促進(jìn)了文秘工作與檔案管理工作高效融合，在具體行動中，文秘人員需要結(jié)合本單位的的發(fā)展需求，來對檔案類型作出相應(yīng)的調(diào)整，并保證各類型檔案之間都具有緊密的關(guān)聯(lián)，僅是在相關(guān)APP中說明指定檔案的存放處，就能夠快捷的調(diào)取出指定的檔案內(nèi)容，可以說信息化管理方式不僅使檔案管理變得快捷化，促進(jìn)了事業(yè)單位文秘工作的高效化發(fā)展；其二是融入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。對計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行運(yùn)用，能夠?qū)n案結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)劃分為若干類別，改變由于檔案格式不統(tǒng)一而導(dǎo)致的檔案內(nèi)容不完善。可以說類型化的檔案管理明顯緩解了由于人為干擾因素。除此之外，將計(jì)算系統(tǒng)融入到檔案管理工作，也能夠明顯示緩解新舊檔案調(diào)整不充分的問題，從而達(dá)成各類型檔案同期化管理目標(biāo)。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，國內(nèi)大部分事業(yè)單位的文秘人員都還會同時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理的工作，而公文和文憑都屬于事業(yè)單位都屬于文秘工作與檔案管理工作中的核心環(huán)節(jié)。那么文秘工作在進(jìn)行中，所建立的資料又屬于檔案管理工作主要項(xiàng)目，所以在具體行動中，將檔案管理工作與文秘工作充分融合會體現(xiàn)出不可替代的現(xiàn)實(shí)意義。科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷增強(qiáng)也為事業(yè)單位文秘工作和檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件，對此，本文就給出了三項(xiàng)措施，以供參考。（作者單位為內(nèi)蒙古興安盟電影管理總站 ）