文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究

劉萍

摘 要：文書檔案管理是一個(gè)企業(yè)檔案管理水平的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)，隨著信息化管理時(shí)代的來臨，文書檔案管理在現(xiàn)代化管理中越來越受到重視，而文書檔案管理水平能夠直接影響到企業(yè)檔案資料的安全性、完整性。對此，本文著重分析文書檔案管理的特點(diǎn)，提出文書檔案管理的創(chuàng)新策略，旨在實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：特點(diǎn)；文書檔案管理；創(chuàng)新策略

文書檔案管理是企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體、社會組織、事業(yè)單位在行政管理活動中生成具有保存價(jià)值資料的總稱。文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的核心，是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性、政治性較強(qiáng)的工作。而文書檔案管理質(zhì)量的高低直接影響到企業(yè)整體管理水平，因此，新時(shí)期下，應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案管理水平，提升文書檔案管理認(rèn)識，提高文書檔案管理人員管理素養(yǎng)，使其能夠合理、科學(xué)的管理文書檔案，進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理實(shí)效性。

一、文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）管理工作繁瑣

文書檔案管理工作重點(diǎn)在于保存、收集、整合資料，其承載著企業(yè)寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程。文書檔案管理主要以企業(yè)發(fā)生的事件、人事、文件、事件過程、書報(bào)為管理對象，管理模式大都運(yùn)用紙張或者是實(shí)質(zhì)記錄下來，并且將這些文書檔案資料進(jìn)行分類存儲于企業(yè)檔案室中。在此階段文書檔案管理工作的重點(diǎn)就是管理、收集、整合、編目編冊、借閱、保存等，同時(shí)企業(yè)也要求文書檔案資料要具有安全性、完整性。在企業(yè)管理中，文書檔案管理工作的作用是記載企業(yè)發(fā)展歷程，使得后輩能夠借鑒先輩的管理、經(jīng)營模式，進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作的有效性。由此能夠看出，文書檔案管理工作較為繁瑣。

（二）文書工作對文書檔案管理的作用

文書工作與文書檔案管理之間具有密切相連性，文書工作包含登記、收集、催辦、運(yùn)轉(zhuǎn)及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書工作的過程正是文書檔案資料形成的全過程。在具體工作中，文書工作能夠?yàn)槲臅鴻n案管理提供鑒定、保存、整理、統(tǒng)計(jì)、編研，其是文書檔案管理工作的前提條件。文書檔案管理主要來源于文書工作，文書工作將企業(yè)有價(jià)值的事件、活動記錄下來，經(jīng)過整合形成立卷，之后定期向文書檔案管理部門歸檔。文書工作質(zhì)量與文書檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)，例如文書工作書寫的質(zhì)量，能否合理歸檔，都與文書檔案管理具有直接的影響。

（三）檔案管理內(nèi)容豐富

文書檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的真實(shí)反映與記錄，涉及到科技檔案、行政管理、黨群管理、會計(jì)檔案等方面，故而，文書檔案管理內(nèi)容較為豐富?；谖臅鴻n案資料涵蓋企業(yè)各類“紅頭文件”、企業(yè)簽訂的各類責(zé)任書、協(xié)議、合同、企業(yè)各類民主選舉投票登記情況，及企業(yè)照片、錄像、錄影、錄音等各類電子檔案資料等，導(dǎo)致文書檔案載體多樣化，內(nèi)容豐富化，這無疑對文書檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對文書檔案管理的認(rèn)識，進(jìn)行科學(xué)、合理管理，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的有效性。

二、文書檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提升對文書檔案管理認(rèn)識度

文書檔案管理工作可分為兩大類：一類是由企業(yè)本級組織形成的文檔管理，另一類是企業(yè)上級組織形成的檔案管理。這兩類檔案信息都能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供保障，因此，需要企業(yè)對文書檔案管理工作進(jìn)行重視。一方面，企業(yè)應(yīng)該在軟硬件設(shè)施上為文書檔案管理工作提供保障，為文書檔案管理營造一個(gè)良好的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)文書檔案管理人員更好的進(jìn)行工作。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極參與到文書檔案管理工作中，并且根據(jù)實(shí)際情況，為文書檔案管理工作提出針對性的建議，將文書檔案管理工作納入到年度終結(jié)中，進(jìn)而確保文書檔案管理的有效性。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)各部門之間的合作，增強(qiáng)文書檔案管理收集、整合工作，文書檔案管理人員要主動知曉將要進(jìn)行的工作，要深入到各個(gè)部門中，了解他們的實(shí)際工作情況，及時(shí)獲取重要的信息價(jià)值，進(jìn)而提升文書檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案管理人員與各個(gè)部門人員的溝通，便于文書檔案資料的收集。

（二）構(gòu)建文書檔案管理制度

加強(qiáng)文書檔案管理制度構(gòu)建，對提高文書檔案管理質(zhì)量具有一定的保障。新時(shí)期下，文書檔案管理制度應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理模式，進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理實(shí)效性。首先，企業(yè)應(yīng)該在傳統(tǒng)文書檔案管理制度上，結(jié)合國家相關(guān)的法律法規(guī)制度，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化文書檔案管理制度模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理的實(shí)用性、使用性、靈活性、科學(xué)性。構(gòu)建現(xiàn)代化文書檔案管理制度，能夠有效更新傳統(tǒng)文書檔案管理中的不足現(xiàn)象，完善文書檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問題。在構(gòu)建現(xiàn)代化文書檔案管理制度中，要根據(jù)文書檔案管理實(shí)際情況，有計(jì)劃、有目的的對文書檔案進(jìn)行修編、查閱，增強(qiáng)文書檔案管理制度的實(shí)用性。

（三）提升文書檔案管理人員素養(yǎng)

文書檔案管理質(zhì)量是衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理水平的重要因素之一，而文書檔案管理質(zhì)量與管理人員素養(yǎng)具有直接的影響。新時(shí)期下，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案管理素養(yǎng)，增強(qiáng)他們的專業(yè)理論知識與技能，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)他們信息素養(yǎng)，使他們能夠合理的使用現(xiàn)代化科技技術(shù)進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的智能化。在文書檔案管理中，企業(yè)應(yīng)該通過培訓(xùn)工作，提升文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使他們明晰文書檔案管理制度、要求，了解文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，并且掌握現(xiàn)代化檔案管理能力，構(gòu)建文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升文書檔案管理人員管理能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的有效性。

三、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的核心，是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性、政治性較強(qiáng)的工作。新時(shí)期下，要提升文書檔案管理工作認(rèn)識度，增強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量，使文書檔案管理能夠有效、科學(xué)、合理的進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的有效性。

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