淺議高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)

符曉陽

[摘 要] 隨著新一代信息技術(shù)在職業(yè)教育領(lǐng)域的普及推廣，檔案管理信息化建設(shè)成為新時代高等職業(yè)院校檔案管理工作的關(guān)鍵一環(huán)。針對高等職業(yè)院校檔案管理工作實際情況，結(jié)合工作經(jīng)驗，提出推進(jìn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略。

[關(guān) 鍵 詞] 高等職業(yè)院校；檔案管理；信息化建設(shè)

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）11-0250-01

信息化是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會高度發(fā)展的重要特征，對社會各個行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響。職業(yè)教育檔案管理工作作為對數(shù)據(jù)依賴性較強(qiáng)、對信息保存完整度要求較高的特殊行業(yè)，在信息時代發(fā)生了巨大的變化。在這個關(guān)鍵時期，對高職院校檔案管理信息化建設(shè)的研究探索成為檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

一、高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理工作是高等職業(yè)院校的重要基礎(chǔ)工作之一，但我國高等職業(yè)院校在檔案工作上的投入仍然較少，檔案信息化工作進(jìn)展緩慢，檔案資源的開發(fā)利用仍處于起步階段。

（一）觀念落后，信息化意識薄弱

信息化是檔案管理與時俱進(jìn)的正確策略，但在實際工作層面存在諸多問題，其中最根本、最困難的問題是思想觀念滯后。當(dāng)前，我國職業(yè)院校在很大程度上仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案手工管理模式，缺少新時代下檔案信息化的新思想、新理念，循規(guī)守舊、得過且過的思想仍難有改觀。

（二）檔案管理力量不足，結(jié)構(gòu)不合理

新時代下，檔案管理工作不再是簡單的手動登記管理，而是更加現(xiàn)代化、信息化，這就給檔案管理人員帶來較大的工作困難。長期以來，職業(yè)院校的檔案管理工作并沒有得到足夠的重視，在人力投入上較為缺乏，有的院校雖然配置了專門的檔案管理人員，但大多年齡偏大，缺乏信息化技術(shù)運(yùn)用能力，很難開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

（三）開發(fā)利用效果亟待提高

檔案資料是社會發(fā)展的縮影，濃縮著大量有價值的信息。而在高職院校檔案管理方面，往往是將檔案整理后束之高閣，難以讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，自然難以得到重視。在檔案管理信息化建設(shè)中，如果能夠在做好保密、保真的基礎(chǔ)上，加大共享信息資源的力度和水平，切實提高檔案資源的利用率，將能夠從根本上扭轉(zhuǎn)檔案管理工作的局面。

二、加快檔案管理信息化建設(shè)的措施研究

目前，高職院校的檔案管理信息化建設(shè)還不能適應(yīng)檔案資源利用需求，必須堅持信息化建設(shè)道路不動搖，加快創(chuàng)新化、電子化、共享化的檔案管理信息化建設(shè)。

（一）壯大檔案管理專業(yè)人才隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作者是整個檔案管理工作的主體，是有效發(fā)揮檔案資源作用的重要力量。鑒于目前高職院校普遍力量薄弱的實際情況，必須有針對性地壯大工作隊伍，提高人員素質(zhì)。一方面，積極引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新力量，確保檔案工作隊伍擁有既熟悉檔案管理又精通信息化建設(shè)的專業(yè)人才，讓這種高水平人才能夠在檔案管理工作中挑大梁。另一方面，對在崗檔案人員開展針對性較強(qiáng)、實用型較強(qiáng)的技能培訓(xùn)，包括網(wǎng)絡(luò)信息化基本知識、先進(jìn)高校檔案管理經(jīng)驗做法等，不斷為檔案管理人員充電，更新其知識結(jié)構(gòu)。通過上述兩方面努力，從人才隊伍建設(shè)上切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

（二）大力推進(jìn)館藏檔案資料數(shù)字化進(jìn)程

檔案資源數(shù)字化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)工程，因此必須大力推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程。第一步，高職院校可以向先進(jìn)地區(qū)、學(xué)校學(xué)習(xí)，采用同類型同標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化軟硬件設(shè)備，建立并不斷完善信息檢索系統(tǒng)。第二步，制訂可行的計劃對館藏資源進(jìn)行分批次數(shù)字化處理，完成檔案資料全部入庫。第三步，加強(qiáng)鑒定、整理、歸檔工作。檔案數(shù)字化工作不能一蹴而就，而要長期堅持。每年定期對學(xué)校各部門、各院系的資料文檔進(jìn)行鑒定，將有價值的文件進(jìn)行整理歸檔并及時數(shù)字化處理，確保學(xué)校檔案資料及時得到更新。

（三）探索建立網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享平臺

為了提高檔案資源利用效果，高職院?？梢蕴剿鹘⒐蚕砥脚_。除了學(xué)校圖書館網(wǎng)站查閱外，可以開設(shè)微信公眾號、小程序、手機(jī)APP等更加簡便實用的網(wǎng)絡(luò)平臺，在此類平臺上分享上傳既有閱讀價值又不牽涉相關(guān)秘密的檔案資料。這樣既能從多種渠道方便師生查閱又能確保信息安全。

（四）加強(qiáng)檔案資料的編研工作

讓歷史沉淀出的檔案史料在新時代煥發(fā)出新生機(jī)是檔案管理人員的神圣使命和擔(dān)當(dāng)。因此，除了對檔案資料進(jìn)行簡單的整理歸類外，更重要的是深入研究檔案，挖掘檔案資料中的寶貴信息。通過檔案管理人員的編譯、加工，讓寶貴的信息以更具有吸引力的方式展現(xiàn)出來。具體而言，一是組織編纂校史、校大事記，編寫愛國主義、集體主義為核心的專題記錄文史資料，發(fā)揮檔案資料的歷史教育意義；二是結(jié)合學(xué)校教學(xué)和本地特色，編寫煤炭工業(yè)、土地資源、傳統(tǒng)文化等特色視頻資料，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案動起來。這種“檔案+視頻”的模式能有效提高學(xué)校師生的閱讀興趣，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在信息時代煥發(fā)出新活力。

綜上所述，檔案工作是高職院校的一項重要基礎(chǔ)工作，是學(xué)校創(chuàng)立、發(fā)展歷史的縮影。因此，高職院校必須本著對歷史負(fù)責(zé)、對未來負(fù)責(zé)的態(tài)度，主動順應(yīng)時代潮流，從人才隊伍、數(shù)字化處理、開發(fā)共享等方面著手，不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作更好發(fā)展。

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