電子檔案的優(yōu)勢及其管理的特殊性基本要素和策略

晏諺輝

本文分析了電子檔案的優(yōu)勢和在管理上的特殊性要求，強(qiáng)調(diào)了電子檔案管理的策略和對策。

電子檔案 優(yōu)勢 管理要素 策略

電子檔案，顧名思義，是依賴信息技術(shù)和電子媒介進(jìn)行保存的文檔資料?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》之中將電子檔案定義為那些生成于電子設(shè)備、儲存在光盤、磁盤、云端之上、依賴數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理并可以在通訊設(shè)備上相互傳遞和共享的電子文件。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展的時(shí)代背景下，電子檔案信息化程度越來越高，電子檔案數(shù)據(jù)量與日俱增，加強(qiáng)電子檔案管理工作勢在必行，在電子檔案管理之中要將實(shí)現(xiàn)管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性作為重點(diǎn)。本文筆者闡述了電子檔案的優(yōu)勢和管理所具備的特殊性基本要素，并提出了電子檔案管理的豐要策略。

電子檔案優(yōu)勢和管理特殊性分析

（1）電子檔案能夠滿足不同層次的管理需求。檔案信息資料的利用可以劃分為高低不同的使用層次，不同使用者對同一份檔案可能提出不同層次的使用需求。底層次的使用需求主要是指基本信息的利用；高層次的使用需求則是指在基本信息基礎(chǔ)卜的深層次挖掘，主要目的是探析數(shù)據(jù)背后隱藏的關(guān)系和含義。電子檔案的科學(xué)管理能夠在很大程度卜提升檔案信息的利用效率，從不同層次滿足信息使用者的需求，將檔案信息的價(jià)值充分挖掘出來。電子檔案能夠根據(jù)檔案資料建立的時(shí)間、檔案資料本身的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分門別類管理，并在這個(gè)過程中查缺補(bǔ)漏、去偽存真。事實(shí)上，電子檔案的科學(xué)化管理能夠在節(jié)約成本的基礎(chǔ)上最大限度地滿足高層次信息使用者的信息需求。電子檔案管理之前，一些已破損檔案的保存耗費(fèi)了檔案管理的大部分成本，即便如此一些檔案仍然不能妥善保存，檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)激增，同時(shí)還浪費(fèi)了大量的檔案存儲空間，導(dǎo)致檔案服務(wù)質(zhì)量一直難以得到有效提升。在檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和智能化管理之后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足得到有效彌補(bǔ)，使用者可以方便快捷地查閱到所需的檔案資料，滿足自己的調(diào)研、科研和學(xué)習(xí)要求，減少在檔案使用中的繁瑣程序，檔案服務(wù)質(zhì)量自然能夠走上高效、便捷的軌道。

（2）電子檔案管理的特殊性信息

1.內(nèi)容數(shù)碼化。電子檔案以符號和數(shù)碼的形式存在于電腦或者其他存儲設(shè)備之中，在查閱和閱讀的時(shí)候需要通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)進(jìn)行還原才能完成。

2.文檔處理一體化。檔案管理人員要參與到設(shè)計(jì)指導(dǎo)電子檔案的處理過程中來，使得紙質(zhì)檔案能夠滿足電子檔案的歸檔要求，在這個(gè)過程中要兼顧到電子檔案的適用性、可讀性、可存取性，檔案管理者之間需要相瓦合作、互相促進(jìn)，共同敦促檔案管理一體化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.存儲技術(shù)復(fù)雜化。在紙質(zhì)檔案存儲之中，只要滿足了相關(guān)存貯的內(nèi)外條件要求，就能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存日的。而電子檔案的長期存儲則要面對更多的技術(shù)問題，有效地利用、保存和存儲電子檔案需要完善的支持性信息技術(shù)的支持。

4.開發(fā)利用形式多樣化。傳統(tǒng)檔案管理之中已經(jīng)積累了豐富的應(yīng)用紙質(zhì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，但是電子檔案信息存儲在電子媒介之上，如何利用、在什么地點(diǎn)利用、檔案的涉密性質(zhì)等現(xiàn)實(shí)問題增加了檔案的利用效率。檔案管理部門需要綜合考慮電子檔案本身的性質(zhì)和單位的實(shí)際應(yīng)用需求，進(jìn)而制定針對性的檔案應(yīng)用措施，并輔之以完善的軟硬件設(shè)備和信息技術(shù)，使得電子檔案的利用率得到顯著提升，將電子檔案的作用發(fā)揮到最優(yōu)。

電子檔案管理所需要素分析

（1）優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。檔案管理工作質(zhì)量的高低和檔案管理人員的素質(zhì)有著直接的關(guān)系。檔案管理部門需要采取繼續(xù)教育或者在職培訓(xùn)等針對性措施來提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，使其適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展最新形勢和科技發(fā)展最新成果，不斷提升檔案管理能力和檔案服務(wù)質(zhì)量。

（2）完善的檔案管理系統(tǒng)。檔案信息的充分利用需要完善有效的檔案管理系統(tǒng)的支持，要建沒完善的前臺、后臺、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫，就必須構(gòu)筑全面、可行的、操作性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)。

（3）健全的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)檔案管理和電子化檔案管理都需要有一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為前提和基礎(chǔ)?？v觀任何一項(xiàng)管理工作，其出現(xiàn)問題的根源大多出m現(xiàn)在操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)之上，所以要根據(jù)電子檔案信息的實(shí)際管理需求提供針對性的電子檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，形成獨(dú)具特色、針對性強(qiáng)的管理標(biāo)準(zhǔn)體系?；ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案信息存儲需要云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等相應(yīng)管理技術(shù)的支持，每一個(gè)基層單位都需要根據(jù)自身檔案工作實(shí)際情況出臺相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并在管理過程中嚴(yán)格執(zhí)行、有效操作，做好監(jiān)督和規(guī)范工作，并制定電子檔案管理相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施和制度，做到權(quán)責(zé)明確、獎(jiǎng)罰并重，使得檔案管理工作做到規(guī)范和有序。

電子檔案管理策略闡述

（1）建立完善的檔案管理制度。對檔案信息利用批度、使用者查閱和使用檔案的權(quán)限、檔案信息的利用方式和利用范圍都要明確予以規(guī)定。除此之外，還要對檔案信息管理進(jìn)行明確的制度規(guī)定，相關(guān)部門首先要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息收集和完整檔案的建立，確保電子檔案能夠及時(shí)人檔，使其能夠滿足不同層次、不同需求的信息使用者提出的要求。要將紙質(zhì)檔單和電子檔案的使用結(jié)合在一起，根據(jù)檔案管理和檔案信息的實(shí)際情況來創(chuàng)新檔案管理模式，持續(xù)不斷地提升檔案利用效果和檔案服務(wù)質(zhì)量。

（2）規(guī)范檔案利用方式。檔案管理者要根據(jù)答案利用者本身的身份和檔案密級規(guī)范嚴(yán)格地規(guī)范檔案信息的使用范圍和使用方式。絕密的電子檔案信息應(yīng)當(dāng)禁止拷貝，只能在特定的地點(diǎn)并在全程監(jiān)控之下予以瀏覽，避免檔案資料被盜用或者竊取。在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案信息利用的時(shí)候，要對絕密檔案進(jìn)行加密處理，定期更改安全密鑰以避免資料被黑客攻擊，造成無法返回的損失。

（3）增強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理水平的提升需要檔案檔案管理意識的提升，這樣管理者和使用者才能深化檔案管理在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展之中的意義。相關(guān)部門需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提升其電子檔案管理理念和意識，增強(qiáng)其責(zé)任感和歸屬感，并真正地意識到本職工作的戰(zhàn)略意義，加強(qiáng)電子檔案管理工作的規(guī)范性建設(shè)和制度性建設(shè)。各單位要根據(jù)本單位實(shí)際情況有的放矢地開展電子檔案管理，做到因地制宜、有效推進(jìn)。

（4）維護(hù)電子檔案的原始性。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)以原始形式還原較為特殊的檔案，并讓電子檔案載體的物理安全得到保證。作為電子檔案載體，其大部分都是磁光介質(zhì)的，應(yīng)當(dāng)做好防塵、防潮和避光工作，使其原理有害氣體和強(qiáng)磁場的干擾。管理人員還要定期檢測電子檔案的安全性和有效性，檢測、維護(hù)和拷貝相應(yīng)的電子檔案信息，做好登記記錄，記錄好詳細(xì)的檢測時(shí)間和檢測結(jié)果，在出現(xiàn)問題的時(shí)候要及時(shí)予以解決。

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