淺談中小企業(yè)的存貨內(nèi)部控制的問題和對策

王晨 俞超民

當(dāng)前的理論研究中，關(guān)于中小企業(yè)存貨的內(nèi)部控制研究大都不夠深入，提出的建議在很多情況下是無法和企業(yè)的實際相結(jié)合并且落實下去納。本文納研究是從中小企業(yè)的視角豐富我國的存貨內(nèi)部控制理論，深化對企業(yè)內(nèi)部控制的研究，有助于針對申小企業(yè)的實際情況，建立起一個適合中小企業(yè)的內(nèi)部控制制度。

存貨 內(nèi)部控制

中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

（1）存貨內(nèi)部控制環(huán)境風(fēng)險

一方面中小企業(yè)的存貨內(nèi)部控制系統(tǒng)不夠完善，對存貨的內(nèi)部控制管理還停留在粗放式管理上。另一方面中小企業(yè)的企業(yè)文化存在問題，很多中小企業(yè)的企業(yè)文化缺乏積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新的精神。

（2）存貨內(nèi)部控制風(fēng)險評估缺失

根據(jù)調(diào)查，很多中小企業(yè)并沒有建立完備的風(fēng)險識別系統(tǒng)，僅僅是依賴于管理層的經(jīng)驗來預(yù)估風(fēng)險。這種形式的風(fēng)險識別往往會導(dǎo)致企業(yè)對即將面臨的各種層次的風(fēng)險識別不足，會導(dǎo)致后續(xù)風(fēng)險的分析比較粗糙，風(fēng)險應(yīng)對比較被動。

（3）存貨控制活動存在的問題

1.存貨的采購環(huán)節(jié)

很多中小企業(yè)存在以下現(xiàn)象。首先，采購有的時候不詢價，也不簽訂合同。采購部門存在貪圖省事，直接采購的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象容易導(dǎo)致企業(yè)的采購成本增加，容易出現(xiàn)雇員以及第三方舞弊的風(fēng)險。其次，授權(quán)審批方式不合理。主要表現(xiàn)為部門經(jīng)理的話語權(quán)比較薄弱。重大決策由個人說了算，部門經(jīng)理則是聽從個人的安排。這種情況缺乏權(quán)利的制衡，比較容易出現(xiàn)權(quán)利及限制風(fēng)險。

2.存貨的入庫環(huán)節(jié)

主要表現(xiàn)在存貨入庫的管理比較落后，而且存在漏洞。各種單據(jù)，原材料的清點，基本依賴人工和手工操作。而且，經(jīng)過調(diào)查，不少入庫單存在修改，字跡不清的現(xiàn)象，有些根本無法辨認(rèn)。這樣粗放型的入庫管理模式存在大概率的出錯風(fēng)險，容易發(fā)生賬實不符的現(xiàn)象。

3.存貨的倉儲環(huán)節(jié)

很多中小企業(yè)存在相同的問題，首先，存貨分類不夠明確和嚴(yán)禁。不少存貨外觀很相似卻沒有明確的標(biāo)識，這樣存貨的入庫以及出庫的時候非常容易發(fā)生混淆。其次，倉儲人員的素質(zhì)有待提升。有部分倉儲人員的綜合素質(zhì)不高，風(fēng)險意識薄弱。不少中小企業(yè)的很多產(chǎn)品在沒有單據(jù)的情況下僅憑部分管理人員刷臉就可以直接進(jìn)出庫。

4.存貨的出庫環(huán)節(jié)

不少中小企業(yè)存貨出庫環(huán)節(jié)存在的問題主要集中在銷售貨品出庫的流程沒有得到全部落實。很多企業(yè)的訂單的產(chǎn)生存在不確定性。很多時候接了一些急單急需發(fā)貨，便不簽訂出庫單，直接由財務(wù)部收了現(xiàn)金，并且口頭通知倉儲部門發(fā)貨。這樣的方式出庫會導(dǎo)致存貨的數(shù)量難以準(zhǔn)確估計和控制，會降低確認(rèn)收入的及時性和準(zhǔn)確性，

（4）信息與溝通評價

很多中小企業(yè)存在的問題在于信息系統(tǒng)落后。整個企業(yè)，只有財務(wù)部門裝配相關(guān)計算機財務(wù)軟件，而企業(yè)的其他部門均采用原始的紙質(zhì)文檔和電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理，這樣的情況比較容易發(fā)生系統(tǒng)整體性的風(fēng)險。

（5）內(nèi)部監(jiān)督評價

縱觀絕大多數(shù)中小企業(yè)的組織機構(gòu)，并沒有發(fā)現(xiàn)真正意義上的監(jiān)督機構(gòu)。在沒有正規(guī)監(jiān)督機構(gòu)的情況下，企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督控制非常薄弱，基本只能靠總經(jīng)理以及其他高層領(lǐng)導(dǎo)憑借多年管理經(jīng)驗象征性的監(jiān)督一下。而且總經(jīng)理和其他高層領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督其實非常有限，很難做到無死角監(jiān)督。

中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制的建議

（1）實施人力資源發(fā)展計劃，定期進(jìn)行員工培訓(xùn)

面對中小企業(yè)員工素質(zhì)有待提升的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)當(dāng)實施人力資源發(fā)展計劃，從公司外部引進(jìn)專業(yè)的人才，借助人才戰(zhàn)略提升核心競爭力。同時對于企業(yè)的老一輩員工，也應(yīng)該讓新流入企業(yè)的血液進(jìn)行渲染和帶動，全面提升員工的素質(zhì)。其次，中小企業(yè)的員工有很大一部分學(xué)歷都比較低，為了讓員工們適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的生產(chǎn)以及管理，加強員工培訓(xùn)迫在眉睫。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行員工培訓(xùn)，并進(jìn)行嚴(yán)格的考核。提升員工對風(fēng)險的認(rèn)知，使他們明確自己的職責(zé)，同時致力于防范風(fēng)險。

（2）塑造開拓企業(yè)新的文化，同時建立存貨的重大風(fēng)險評估機制

在企業(yè)的文化當(dāng)中，加入“良性競爭”，“創(chuàng)新發(fā)展”，“誠信為人”的元素。推動企業(yè)的前進(jìn)發(fā)展，同時鼓舞士氣。在樹立企業(yè)文化方面，可以開展多方面的活動，比如座談會，交流會，辯論賽等。改變員工的精神面貌，增強企業(yè)的凝聚力，同時推動員工們了解企業(yè)的文化。 再者，中小企業(yè)可以根據(jù)管理層過去的管理經(jīng)驗，結(jié)合當(dāng)前的市場銷售信息，制定一個適合自己的風(fēng)險識別和分析程序，主動發(fā)現(xiàn)和識別風(fēng)險存在的幾率和危險性，針對企業(yè)存貨的特點，設(shè)定存貨重大風(fēng)險識別機制。

（3）優(yōu)化中小企業(yè)的存貨控制流程

首先在采購環(huán)節(jié)上完善詢價制度，比如單獨設(shè)立一個文員的崗位，負(fù)責(zé)咨詢存貨的市場價格以及監(jiān)督采購人員。其次合理調(diào)整授權(quán)審批權(quán)限，讓總經(jīng)理下放權(quán)利到各部門經(jīng)理上，合理分配。 其次，入庫，倉儲和出庫環(huán)節(jié)必須加強監(jiān)督。落實相關(guān)單據(jù)的填制，同時加強存貨的定期盤點制度，在人員的設(shè)定上必須落實不相容職務(wù)相互分離的措施。

（4）建立信息溝通機制

針對中小企業(yè)信息系統(tǒng)落后的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)新型的信息化辦公系統(tǒng)，比如OA辦公軟件等。同時在各部門裝配電子計算機以及打印機，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的信息溝通機制。一方面可以提高信息的傳遞效率，另一方面系統(tǒng)化信息化的各項資料，可以讓財務(wù)部的入賬更加便捷，同時減少失誤。

（5）強化企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督

針對中小企業(yè)的權(quán)利過于集中與個人的情況，首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強企業(yè)的文化建設(shè)，強化企業(yè)內(nèi)部控制的意識，調(diào)動每一位員工的積極性。然后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立多層次的內(nèi)部監(jiān)督體系，將總經(jīng)理的權(quán)利下放。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)單獨設(shè)立獨立的審計部門，加強對內(nèi)部控制制度的監(jiān)督和檢查。

結(jié)束語

如何完善中小企業(yè)的存貨內(nèi)部控制建設(shè)，對企業(yè)的發(fā)展擁有重要的意義，是當(dāng)前中小企業(yè)家應(yīng)當(dāng)深思的問題。

[1]梁美儀，霍嘉雯-中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制調(diào)查與研究一以東莞服裝制藥業(yè)為例[J]財會通訊，2012，（11）：124-126

[2]田昊，劉彩華.JIT存貨管理理論在我國企業(yè)的應(yīng)用[J]邊疆經(jīng)濟與文化，2006 （6）： 23-24