淺談文書檔案管理的規(guī)范化操作

劉寧

文書檔案管理規(guī)范化操作的現(xiàn)實(shí)意義

文書檔案管理的規(guī)范化操作能夠提升文書人員檔案管理的重視程度，提高文化檔案管理的管理效率，從而促進(jìn)文書檔案的科學(xué)分類和合理使用。文書檔案材料數(shù)量多，涉及到的信息內(nèi)容廣，包含著日常單位的會議文件、記錄、工作通知、年度審核、簡報、發(fā)言稿、考核文件、政策宣貫等一系列內(nèi)容，材料內(nèi)容匯總歸檔需要分門別類，還要能夠依據(jù)單位的發(fā)展情況進(jìn)行重點(diǎn)歸類調(diào)整；文書檔案的規(guī)范化能夠讓檔案管理人員明確工作內(nèi)容和職責(zé)，確保文件管理的有效性；文書檔案管理的規(guī)范性操作能夠?yàn)閱挝话l(fā)展建設(shè)提供材料數(shù)據(jù)的支持。通過文化檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行再次梳理，能夠?qū)挝话l(fā)展的信息內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)提取。文書檔案管理的規(guī)范性操作能夠推動單位制度建設(shè)的完善性；構(gòu)建完善的文書檔案管理工作能夠提升單位工作的職責(zé)分工的科學(xué)性，能夠限定文書檔案的歸檔期限，提升歸檔調(diào)檔的效率，為單位工作開展提供重要的支持，避免出現(xiàn)檔案混亂、遺失、調(diào)檔效率低等情況。

文書檔案管理存在的三大誤區(qū)

（1）文書檔案管理就是簡單的檔案歸檔調(diào)取

文書檔案管理內(nèi)容復(fù)雜、材料較多，而很多單位部門對于檔案管理的人員安排和分配數(shù)量較少，沒有足夠的重視。在日常的文書檔案的管理過程中，缺乏對于檔案內(nèi)容的核對，很多重要的紅頭文件沒有編號，被當(dāng)成一般性文件處理。再加上工作人員的不認(rèn)真細(xì)致，沒有對文件檔案的真實(shí)性進(jìn)行鑒別，歸檔的文件不是原文件，有復(fù)印件，還有一些被認(rèn)為修改過的文件，這就導(dǎo)致檔案的真實(shí)性無法得到保證。文書檔案如果只是簡單的歸檔和調(diào)取，檔案很可能就會出現(xiàn)丟失、被挪用、修改、或者找不到等情況，這對于整個單位的辦公效率和質(zhì)量有很不利的。

（2）文書檔案管理不需要過高的技術(shù)操作和管理更新

信息技術(shù)的應(yīng)用極大提升辦公效率，文書檔案的管理為了提升科學(xué)性和信息數(shù)據(jù)的處理的高效性，也應(yīng)將現(xiàn)代技術(shù)廣泛的運(yùn)用到管理工作中。但是目前文書檔案管理的技術(shù)操作應(yīng)用并未充分體現(xiàn)，管理的人員缺乏技術(shù)操作和學(xué)習(xí)的主動性，觀念轉(zhuǎn)變不及時，技術(shù)應(yīng)用程度低。不僅如此，文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要消耗一定的成本，基礎(chǔ)設(shè)施的投入需要經(jīng)費(fèi)支持，但是大部分單位經(jīng)費(fèi)有限，不愿意過多的在文書檔案管理上投入成本，管理者不重視，設(shè)備支持未到位直接導(dǎo)致的結(jié)果就是文書檔案管理難以發(fā)展。

（3）文書檔案管理是被動性、配合性質(zhì)的管理工作

文書檔案管理一直以來都處于被動工作的狀態(tài)，文書檔案管理是服務(wù)于單位，單位有調(diào)檔需求時，文書檔案管理人員才會提供工作支持。而在日常的工作中，很多臨時性文件很難實(shí)現(xiàn)檔案管理部門和單位其他部門之間的對接，文檔內(nèi)容沒有得到重視，重要信息就可能會遺失，存在歸檔不及時的問題等。文書檔案管理需要有統(tǒng)一的管理規(guī)范，如信息對稱性的要求，信息更新、公開和安全管理等要求。但是目前的文書管理被看做是檔案的保存、調(diào)取，這樣的認(rèn)識誤區(qū)會導(dǎo)致文書管理難以得到發(fā)展，配合型的工作模式無法保障對單位的工作支持，效率低下。

文書檔案管理的規(guī)范化操作的對策

（1）加強(qiáng)檔案管理人員的文書檔案管理培訓(xùn)

文書檔案管理效率的提升需要配備具有專業(yè)知識能力和管理能力的人員。文書檔案管理培訓(xùn)是最有效的方式，培訓(xùn)的開展要配備專業(yè)師資力量，注重細(xì)化培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)考核的方式。將具有豐富經(jīng)驗(yàn)的退休的工作人員返聘回單位或者聘請文書檔案管理的專業(yè)人員，進(jìn)行文書檔案管理辦法的講解。細(xì)化文書檔案管理的內(nèi)容，將收集和歸檔范圍、歸檔的流程、分類編號、編撰整理、保管調(diào)閱等方式進(jìn)行講解，對于技術(shù)操作、檔案主動的收集方式進(jìn)行培訓(xùn)。并且嚴(yán)格控制考核流程，將考核的結(jié)果作為績效評價標(biāo)準(zhǔn)，保證培訓(xùn)的效果。通過培訓(xùn)提升管理人員的管理積極主動性，鼓勵文書檔案管理人員主動發(fā)現(xiàn)檔案管理的問題，掌握文書檔案管理的有效方法，從而提升文書檔案操作的規(guī)范性。

（2）制定文書檔案管理的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度

文書檔案管理的規(guī)范性需要標(biāo)準(zhǔn)和制度來保障，在實(shí)際的工作中檔案管理人員要明確管理的材料范圍，工作的方向和評價標(biāo)準(zhǔn)。因此，各個單位要按照實(shí)際管理的情況，制定有針對性的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。如檔案管理的檔案收集和歸檔時間，保管的期限，保管類型，檔案管理的調(diào)取規(guī)范等，并且明確文書檔案管理的內(nèi)部分工，如檔案收集歸檔的工作安排，重點(diǎn)文件編號分類標(biāo)準(zhǔn)、信息的定期審閱和更新、系統(tǒng)維護(hù)等。對于因工作失誤出現(xiàn)的檔案丟失情況要形成一定的懲罰標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案收集、審核保存等表現(xiàn)較為優(yōu)秀的工作人員也要予以獎勵，通過獎懲制度提升文書檔案管理人員的管理積極性和嚴(yán)謹(jǐn)性，實(shí)現(xiàn)有效的激勵和約束。

（3）提升文書檔案管理的技術(shù)操作水平

文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是必然選擇，通過文書檔案管理的信息化轉(zhuǎn)化能夠極大的節(jié)省成本消耗，通過技術(shù)平臺的處理能夠提升信息調(diào)取的效率，提升檔案管理的安全性，降低人員失誤操作的檔案缺失、損壞和被修改的可能性。為此，各單位應(yīng)該加大資金和設(shè)備的投入，提升檔案管理的專業(yè)性和完整性，節(jié)省管理時間，將繁瑣的工作流程逐步簡化，逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理，節(jié)省檔案管理的成本和資源，從而發(fā)揮檔案管理的現(xiàn)實(shí)功能。