辦公室秘書工作探析

周陽

秘書工作 辦公室 溝通

辦公室擔(dān)負(fù)著公司上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和服務(wù)保障等工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是企業(yè)機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和運(yùn)轉(zhuǎn)中心。作為辦公室秘書，不僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的方位，還要了解公司生產(chǎn)運(yùn)行和業(yè)務(wù)情況，對(duì)公司的各項(xiàng)情況有一個(gè)全面的了解，具有扎實(shí)的文字功底，要持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)，在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，掌握一系列的工作方法和溝通技巧。

下面將結(jié)合自己從事秘書工作八年來的親身經(jīng)歷，從以下幾個(gè)方面闡述秘書工作的要求和技巧：

找準(zhǔn)定位。發(fā)揮主觀能動(dòng)性

（1）根據(jù)上級(jí)要求并結(jié)合公司年度重點(diǎn)工作起草工作計(jì)劃、總結(jié)。根據(jù)體系要求，負(fù)責(zé)擬定、完善公司各項(xiàng)管理制度，負(fù)責(zé)起草發(fā)言稿和提綱，制作會(huì)議PPT，負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要及各種公文的擬寫工作。

（2）做好公司各項(xiàng)辦公會(huì)議、綜合性會(huì)議的準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)前期會(huì)議協(xié)調(diào)溝通，會(huì)議期間服務(wù)管理及會(huì)后各項(xiàng)工作。

（3）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好調(diào)查研究工作，檢查、了解各基層單位貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決議、部署的情況。

（4）協(xié)調(diào)做好上級(jí)部門監(jiān)督檢查、調(diào)研等的接待工作，提前安排好調(diào)研行程，準(zhǔn)備調(diào)研資料，確保調(diào)研工作順利完成。

（5）注重對(duì)各類信息的收集和整理工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)。

在完成以上工作任務(wù)的同時(shí)要實(shí)現(xiàn)秘書由被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，事事走在前面，想在前面，辦在前面，做秘書該做的事，讓助手職能得以充分發(fā)揮。

發(fā)揮四個(gè)作用，提升工作質(zhì)量

（1）橋梁作用。秘書在領(lǐng)導(dǎo)工作中起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的橋梁作用。一定要在第一時(shí)間內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)的信息傳達(dá)到每個(gè)基層單位和部門，同時(shí)對(duì)員工的意見進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，最后向領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)進(jìn)行匯報(bào)。決不能讓這座溝通的橋梁中斷或失聯(lián)，這樣會(huì)影響公司決策的傳達(dá)和落實(shí)，嚴(yán)重的會(huì)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)造成影響。

（2）助手作用。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，主要指的是為領(lǐng)導(dǎo)辦事過程中助手作用的發(fā)揮，具體體現(xiàn)在許多方面，如辦會(huì)、接待等等事務(wù)性工作。秘書工作的助手作用能否充分發(fā)揮，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，如擬寫文件，從起草到核稿要正確反映領(lǐng)導(dǎo)的意圖，文字簡(jiǎn)明扼要，使領(lǐng)導(dǎo)基本不用修改就能發(fā)布使用，這樣就起到了幫助領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的作用。

（3）溝通作用。這里所說的溝通主要是指本單位和外單位之間以及單位內(nèi)部各部門之間日常工作的溝通協(xié)調(diào)等，也包括上下左右內(nèi)外的人際關(guān)系。在日常工作中要協(xié)調(diào)處理日常事務(wù)工作，如會(huì)議組織、車輛安排、機(jī)票預(yù)訂等。有效及時(shí)的溝通會(huì)少走彎路，避免出現(xiàn)失誤，高效的溝通技巧能夠使工作在一個(gè)積極健康、有條不紊的環(huán)境下進(jìn)行，直至圓滿結(jié)束。

（4）窗口作用。領(lǐng)導(dǎo)工作上的事情有大小、輕重、緩急之分，所以領(lǐng)導(dǎo)不可能做到事必躬親，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書必須自己有能夠承擔(dān)起部分責(zé)任的能力，能夠獨(dú)自去和外部單位和個(gè)人進(jìn)行交流和處理事物。

秘書工作也需要藝術(shù)

（1）知道自己是誰的藝術(shù)。在秘書工作中如何做到盡職而不越級(jí)需要藝術(shù)。一是把握好秘書發(fā)揮作用的“邊界”，明確秘書工作的職責(zé)，要知道自己是誰，自己在做什么。但也要有自己的主張，不能隨波逐流。二是把握好秘書發(fā)揮作用的“適度點(diǎn)”。這集中體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，秘書應(yīng)該不管其決策同自己原先提供的決策草案是否一致，都要無條件貫徹并實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，否則，就是“越權(quán)”。三是把握好秘書的職業(yè)身份特征。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀，必須選擇好與之相適應(yīng)的語言表達(dá)和行為方式，說話得體，行為得當(dāng)。

（2）補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)的藝術(shù)。公司不只一位領(lǐng)導(dǎo)，所以作為秘書，怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間做好協(xié)調(diào)工作需要藝術(shù)。首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí)，不能依照自己的感情去幫助一邊而反對(duì)另外一邊，更不能搞小團(tuán)體，領(lǐng)導(dǎo)之間意見不同是正常的現(xiàn)象，要按照正常的途徑去幫助協(xié)調(diào)解決，共同為公司的發(fā)展出謀劃策。

（3）服從不盲從的藝術(shù)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)不能盲目服從需要藝術(shù)。服從并不等于盲從，“分析”有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補(bǔ)缺，起進(jìn)一步完善的作用。如果遇到違反規(guī)定的命令或任務(wù)要保持冷靜的頭腦，不能靠個(gè)人感情去執(zhí)行命令，這樣不是在幫助領(lǐng)導(dǎo)而是在走向錯(cuò)誤的方向，所以要尋找恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)自己的觀點(diǎn)和看法。

（4）讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知自己需要藝術(shù)

作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，自己所做的工作往往在領(lǐng)導(dǎo)眼里屬于正常不過的工作，要讓領(lǐng)導(dǎo)知道你做了什么更需要藝術(shù)。在工作中要時(shí)常提醒領(lǐng)導(dǎo)哪些工作到時(shí)間了，哪些工作屬于必須要完成的，自己心里一定要有桿秤，有事沒事多與領(lǐng)導(dǎo)談心，將自己最近一段時(shí)間里的感受說出來，征求領(lǐng)導(dǎo)的意見。再就是要定時(shí)提交周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)等，將自己所做的工作進(jìn)行整理，定期發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審核，虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)與批評(píng)。最重要的就是要適時(shí)恰當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)自己，每個(gè)人都需要一個(gè)平臺(tái)，秘書也一樣，都需要進(jìn)步和提升，在一些事情上該上的時(shí)候一定要上，該表現(xiàn)的時(shí)候一定要表現(xiàn)，不能退縮，要讓自己的能力在秘書這個(gè)平臺(tái)上得以充分體現(xiàn)。

結(jié)束語

綜上所述，辦公室秘書工作在任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)公司的工作都會(huì)帶來被動(dòng)或損失。也就是說，辦公室秘書工作開展得如何，將直接制約和影響著公司各項(xiàng)工作的開展和任務(wù)的完成。作為秘書，只有增強(qiáng)企業(yè)全局觀念和綜合素質(zhì)能力，自覺履行崗位職責(zé)，積極、主動(dòng)地做好本職工作，才能不斷提高工作效率，按時(shí)完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，做一名合格的九段秘書。