醫(yī)院科研電子檔案的保存與維護(hù)策略

潘曉輝

[摘要] 近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，醫(yī)院科研人員的科研環(huán)境、科研行為以及科學(xué)研究產(chǎn)生的材料成果形式都發(fā)生了深刻變化，以數(shù)字形式儲(chǔ)存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來(lái)越重要的檔案形式?；陔娮訖n案的特性，決定其保存和維護(hù)方面的復(fù)雜性。如何保存、維護(hù)好科研電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是醫(yī)院科研檔案管理者必須關(guān)注的重要問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；科研電子檔案；保存

[中圖分類(lèi)號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）01（c）-0064-04

Saving and Maintenance Strategies of Scientific Research Electronic Files in the Hospital

PAN Xiao-hui

Scientific and Research Department， Affiliated Hospital of Kunming University of Science and Technology（Yunnan First Peoples Hospital），Kunming， Yunnan Province， 650032 China

[Abstract] In recent years， with the promotion and application of computer network and paperless office system， the scientific research environment， scientific research behavior and material results form produced by the scientific research are greatly changed， and the scientific research electronic files stored in the digital form has increasingly become an important form in the management work， the electronic files features determine the complexity of saving and maintenance， how to save and maintain the scientific research electronic files and make them in an accurate state safely， reliably and permanently are the important problems that the scientific research files managers in the hospital must pay attention to.

[Key words] Hospital； Scientific research electronic files； Savings

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄和反映[1]。醫(yī)學(xué)科研檔案作為醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體，蘊(yùn)含了大量的科研成果、科技專(zhuān)利、高新技術(shù)及創(chuàng)新性科研思想等科研信息，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用；同時(shí)也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱(chēng)晉升、科研人員進(jìn)行科學(xué)研究及技術(shù)交流等方面提供了比較可靠真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考及憑證的功能[2]。

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，醫(yī)院科研人員的科研環(huán)境和科研行為都發(fā)生了深刻變化，科學(xué)研究產(chǎn)生的材料成果形式也隨之發(fā)生變化，以數(shù)字形式儲(chǔ)存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來(lái)越重要的檔案形式。諸如在醫(yī)院的科研項(xiàng)目管理工作中，從國(guó)家自然科學(xué)基金委到省科技廳、教育廳、衛(wèi)生計(jì)生委等各級(jí)各類(lèi)科研項(xiàng)目的主管單位，都已使用本部門(mén)的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，從申報(bào)指南發(fā)布到申報(bào)書(shū)填寫(xiě)、立項(xiàng)后任務(wù)書(shū)填寫(xiě)、中期進(jìn)展報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料上報(bào)及申報(bào)科技成果等文件，都在項(xiàng)目管理系統(tǒng)填寫(xiě)和上傳。醫(yī)院作為項(xiàng)目管理的依托單位，勢(shì)必形成大量的科研電子文件及有參考和利用價(jià)值的電子檔案。如何保存、維護(hù)好科研電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是醫(yī)院科研檔案管理者必須關(guān)注的重要問(wèn)題。

1 與科研紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案獨(dú)有的特性

電子檔案具有以下9個(gè)特性：①它是數(shù)字化的信息形態(tài)：電子檔案是在信息系統(tǒng)中產(chǎn)生和處理的數(shù)字化文件；②對(duì)設(shè)備有依賴(lài)性：電子檔案從形成、傳輸、儲(chǔ)存、到讀取都必須通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)實(shí)現(xiàn)；③載體的非直讀性：儲(chǔ)存在載體上的電子檔案，在制作時(shí)把可識(shí)別的文字、圖像等信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)碼來(lái)表示，不能直接讀出其內(nèi)容，只有用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將載體上的編碼系列取出，然后轉(zhuǎn)換成人們可以識(shí)別的形式，輸出在顯示屏上或打印在紙上；④與載體可以相互分離：紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體密不可分，而電子檔案的存儲(chǔ)位置可以變化且內(nèi)容不發(fā)生任何改變；⑤物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性：檔案的物理結(jié)構(gòu)是指內(nèi)容存儲(chǔ)在載體上的位置及其分布情況，如檔案的正文、圖形、附件等各自在載體上的存儲(chǔ)位置；檔案的邏輯結(jié)構(gòu)是指其自身的結(jié)構(gòu)，如檔案的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁(yè)的先后順序等。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，檔案的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的。但對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，其在傳輸、載體轉(zhuǎn)換等處理過(guò)程，物理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，而邏輯結(jié)構(gòu)可保持不變；⑥對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性：元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，如電子檔案的上下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述等。電子檔案的元數(shù)據(jù)必須附在文件中否則無(wú)法恢復(fù)電子檔案的原貌；⑦檔案信息共享及不安全性：紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)某地讓能夠接觸到它的人閱讀。而電子檔案可以擺脫時(shí)間空間的制約，如果不特意采取措施，網(wǎng)絡(luò)的任何終端都可以讀取網(wǎng)絡(luò)上某一存儲(chǔ)器的電子文件，由此也使其容易招致網(wǎng)絡(luò)不安全因素的破壞、攻擊；⑧具有高保真性：紙質(zhì)檔案復(fù)制或微縮品都不可避免地出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息缺失等問(wèn)題，而電子檔案幾乎不存在上述問(wèn)題；⑨易修改性：電子檔案的易修改性主要是由存儲(chǔ)載體的可重寫(xiě)性決定的，且修改后不留任何痕跡[3]。

3.2.7云存儲(chǔ)技術(shù) 它是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供可配置的虛擬化存儲(chǔ)及相關(guān)數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)服務(wù)，為存儲(chǔ)和管理大量數(shù)據(jù)提供解決方案。存儲(chǔ)虛擬化實(shí)現(xiàn)了異構(gòu)存儲(chǔ)介質(zhì)的互聯(lián)和統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)共享、沖突解決、一致性和數(shù)據(jù)遷移，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的透明存儲(chǔ)和容災(zāi)容錯(cuò)策略，并為數(shù)據(jù)的安全保存和訪(fǎng)問(wèn)提供保障[6]。

3.3 存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇

醫(yī)院科研電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有以下兩種類(lèi)型： ①磁盤(pán)：可以保存5～30年，并可隨機(jī)讀寫(xiě)；其中硬盤(pán)容量較大，最高大5 TB，存取速度快，但發(fā)生故障的頻率較高。此外，因其備份成本較高，故適用于容量適中且數(shù)據(jù)需要實(shí)時(shí)讀取的信息；②光盤(pán)：普通光盤(pán)可以存儲(chǔ)50～100年，存儲(chǔ)容量大，讀取速度中等，成本中等?？蒲须娮訖n案的存儲(chǔ)介質(zhì)以光盤(pán)為最佳載體，它的記錄原理為物理記錄方式，一次性寫(xiě)入檔案信息，且不能改變，只能讀。光盤(pán)是最適于進(jìn)行大量數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全保存的最佳離線(xiàn)介質(zhì)。對(duì)于特別重要的、需要永久保存的科研電子檔案，建議使用檔案級(jí)藍(lán)光光盤(pán)[7]。它從技術(shù)上滿(mǎn)足了最高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，可抗電磁沖擊，同時(shí)在確保信息不丟失和可刻錄的基礎(chǔ)上，更加強(qiáng)調(diào)了光盤(pán)的保存質(zhì)量和保存壽命，為檔案信息的長(zhǎng)期安全可讀提供保障。

3.4 存儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)和檢測(cè)

①磁盤(pán)、光盤(pán)等的遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，對(duì)其驅(qū)動(dòng)器要保持清潔并定期維護(hù)保養(yǎng)；②不要觸摸光盤(pán)的表面，不能折疊、彎曲磁盤(pán)、不要在紙?zhí)咨蠒?shū)寫(xiě)，以防劃傷磁盤(pán)、光盤(pán)表面；③磁盤(pán)、光盤(pán)要直立放置，以防擠壓；④存儲(chǔ)介質(zhì)庫(kù)房溫度因保持在17～20℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%～45%；⑤禁止保管人員將食品、飲料帶入存儲(chǔ)介質(zhì)庫(kù)房；⑥對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)定期檢測(cè)，如是否有物理?yè)p傷、表面是否清潔、檢測(cè)有無(wú)計(jì)算機(jī)病毒、驅(qū)動(dòng)器是否正常運(yùn)行等。對(duì)其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)每年進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)抽樣檢查（抽樣量不小于20%），查看數(shù)據(jù)有無(wú)丟失，若里面有差錯(cuò)，就要重新修改更正及內(nèi)容更新。

3.5 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不安全因素的防范

醫(yī)院科研電子檔案可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)便捷的共享和利用。它給管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也存在著一定的安全隱患。如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的脆弱性，它的各個(gè)組成部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到病毒和黑客的攻擊或破壞，從而使電子檔案誤刪、修改、損壞或丟失。因此，醫(yī)院應(yīng)建立一套合理、安全、嚴(yán)密的電子檔案保存管理制度，防止電子檔案的修改或破壞；安裝官方防護(hù)軟件，建立防火墻，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒防護(hù)和病毒檢測(cè)，對(duì)重要的、保密的科研數(shù)據(jù)進(jìn)行加密并備份等，以此來(lái)提高計(jì)算機(jī)的安全性和穩(wěn)定性，為科研電子檔案的完整保存提供保障。

3.6 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

科研電子檔案的保存和維護(hù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到諸多方面的問(wèn)題，如電子檔案的收集、鑒定、分類(lèi)、歸檔、整理、有效利用問(wèn)題，電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性問(wèn)題，以及網(wǎng)絡(luò)與信息的安全問(wèn)題等等，這些問(wèn)題的解決均需要高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)科研檔案管理人員。因此，醫(yī)院應(yīng)安排專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對(duì)保存和維護(hù)工作的影響；同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)加大對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)，制定專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，使其在掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，提高信息安全意識(shí)，學(xué)習(xí)并掌握各種有效的電子檔案保存和維護(hù)的技術(shù)，提高自身信息處理能力，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院科研電子檔案管理工作的有效開(kāi)展。

對(duì)醫(yī)院科研電子檔案的有效保存和維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要和復(fù)雜的工作。如果忽視了這一環(huán)節(jié)，隨著電子檔案的日益增多，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，勢(shì)必為保障舊有電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性提出更大的難題。因此，在實(shí)施這一工作的過(guò)程中，應(yīng)充分考慮到管理制度、設(shè)備、技術(shù)、環(huán)境及人員素質(zhì)等綜合因素的影響，制定出和采取有效的保存和維護(hù)措施，以確保檔案的安全可靠，使其能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，從而能夠長(zhǎng)期有效地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

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（收稿日期：2017-10-24）