做好價格認證中心檔案管理工作的思考

余建新

摘 要：價格認證中心檔案管理是價格認證工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在價格認證工作中起著至關(guān)重要的作用，與其業(yè)務工作相輔相成。新時期下，隨著價格認證中心工作職能的轉(zhuǎn)變，就對價格認證中心檔案工作以及檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。本文通過對當前價格認證中心檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后嘗試提出做好價格認證中心檔案管理工作的對策。旨在為價格認證中心檔案管理工作的高效開展提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：價格認證中心；檔案管理；常見問題及對策

價格認證中心是物價管理部門下屬的一個具有“特殊價格鑒定資格”的部門，主要的工作內(nèi)容是在接收到司法機構(gòu)或其它仲裁機構(gòu)委托認證申請期間之內(nèi)，對于涉案物品及資產(chǎn)的價值進行專業(yè)的認證，并出具相應價格認證的書面證明材料。價格認證中心檔案資料具有數(shù)量多、種類多、涉及層面廣、法律效力久等特征，這就意味著價格中心檔案管理工作在價格認證中國中具有非常重要意義。一旦價格認證中心檔案管理方面出現(xiàn)問題或疏忽，造成檔案損壞、丟失等情況的發(fā)生，不僅會對社會價值與有關(guān)當事人的人身財產(chǎn)造成影響，而且價格認證中心檔案管理員也會被追究相關(guān)法律責任或是受到處罰。因此要對檔案管理工作具有足夠的重視，采取有效措施規(guī)范價格認證檔案管理工作，充分實現(xiàn)法律所賦予其的各項責任，不斷提高認證中心的檔案管理水平，才可以適應新時期價格認定工作的需求。

1 價格認證中心檔案管理存在的問題

1.1 價格認證中心檔案管理機制不健全、標準不統(tǒng)一

當前，我國許多價格認證中心存在檔案資料的歸檔、管理職責不明確及無崗位職責等情況。相關(guān)領(lǐng)導及工作人員對于價格認證中心檔案資料的歸檔、管理工作執(zhí)行不到位，存在檔案管理分散保存的現(xiàn)象，缺乏科學有效的統(tǒng)一管理手段。同時，大部分基層價格認證中心的管理思想及模式也較為落后，無法做到及時有效地查找到所需要的某項檔案資料；另外，各個區(qū)、縣的價格認證中心文書資料歸檔、管理標準不統(tǒng)一、不規(guī)范，這就造成了跨地區(qū)標準難以確保統(tǒng)一性，缺乏執(zhí)行國家統(tǒng)一標準的具體落地措施，導致了各區(qū)、縣及各地區(qū)在檔案歸檔保管上，存在人為意義上的“丟失”狀況，如涉嫌刑事案件的價格認定檔桿保管期限通常是30年，重大認定事項為永久。但是，檔案管理人員在對檔案資料歸檔管理的過程中，對于以上價格認定檔案保管的期限統(tǒng)一定性為30年，這就導致了重大認定事項在取閱時資料的缺少或是丟失。

1.2 檔案管理的硬件設(shè)施落后

當前，大部分基層價格認證中心仍然缺乏獨立的檔案保管室，價格認定檔案往往被放置在辦公場所，缺乏基本的“防水、防火、防光，防蟲”等功能；此外，一些地區(qū)還存在設(shè)備設(shè)施陳舊的情況，例如電腦、掃描儀、打印機等自動化設(shè)備配置不足甚至沒有進行配置，造成了相關(guān)部門無法對檔案進行正常查閱，檔案缺少或是丟失的狀況，難以實現(xiàn)檔案資料的信息化和數(shù)字化，這嚴重影響了認證中心檔案管理的工作質(zhì)量和工作進度。

1.3 檔案管理人員隊伍素質(zhì)不高

價格認證中心檔案管理一方面是要對檔案進行留底備份，另一方面還有重視要為其他業(yè)務人員提供參考。但是仍有部分檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)還達不到要求，對相關(guān)工作內(nèi)容不夠熟悉，對檔案查找的速度嚴重拖慢了工作效率。甚至還有部分工作人員缺乏細致和耐性，對于需要進行查找檔案的人員報以敷衍態(tài)度或是干脆直接忽視[1]。

1.4 檔案管理較為混亂

隨著價格認證中心檔案數(shù)量的日趨增加，檔案管理工難度就變得更大，又加之檔案缺乏統(tǒng)一的標準，質(zhì)量參差不齊，欠號、漏號、重號的現(xiàn)象時常發(fā)生等原因，就導致了價格認證中心檔案管理工作人員工作效率較低，檔案的自身價值也難以得到發(fā)揮。

2 做好價格認證中心檔案管理的對策

2.1 建立健全檔案管理機制

建立健全認證中心檔案管理工作機制，要注重充分結(jié)合價格認定中心的特點，不能夠盲目照搬現(xiàn)行的檔案管理機制?？梢酝ㄟ^由價格認證中心主任擔任檔案室主任，同時配備一至兩名具有檔案管理經(jīng)驗的專職檔案管理員，各個部門、科室也可以推薦綜合素質(zhì)較高的工作人員作為兼職檔案員，這樣在確保各部門檔案資料收集匯總工作順利進行的同時，也降低了檔案室專職檔案管理員的工作壓力及部門間協(xié)調(diào)的困難；在完善了工作機制之后，還應當按照檔案管理工作的要求制定檔案資料歸檔、管理的工作職責與其相關(guān)的明確的工作標準，如檔案的編號及歸檔時間等，以避免檔案管理人員的違規(guī)操作，防止檔案欠號、漏號、重號等情況發(fā)生。對于檔案工作人員還應該制定規(guī)范的程序條例與嚴格的監(jiān)督機制。另外，也要注意明確各部門，各科室關(guān)于檔案歸檔和管理的工作職責與要求，杜絕工作漏洞的發(fā)生。

2.2 完善硬件設(shè)施和管理網(wǎng)絡(luò)

面對當前日益增加的檔案數(shù)量與價格鑒證金額，為了能夠確保檔案管理工作的順利開展，就需要加大對檔案設(shè)施設(shè)備的投入，價格中心可以根據(jù)自身的實際情況新建或是擴建檔案備用室，引進一系列自動設(shè)備。為了加強各類檔案資料的收集、整理、立卷以及歸檔工作，還成立了完善的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，配備了分管領(lǐng)導，檔案室也具備專職檔案管理員來負責檔案的收集和整理工作，并做到按照歸檔制度的規(guī)定定期歸檔，這樣不僅讓檔案保存條件得到顯著改善，還減輕了檔案管理工作人員的工作量，加快了工作進度。

2.3 提升檔案管理人員素養(yǎng)

價格認證中心要注重提升檔案管理人員兩方面的素養(yǎng)。一方面是檔案管理的基本知識，另外一個方面是關(guān)于價格認定的專業(yè)知識。價格認證中心需采取定期派遣檔案管理人員參與專業(yè)化培訓，豐富培訓的手段和方式，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，著力提高檔案管理、價格認定法律法規(guī)、計算機應用等專業(yè)水平。另外，檔案工作人員還應當在別人借閱的過程中，提供熱情主動，耐心細致的服務[2]。

2.4 建立檔案登記記錄，規(guī)范檔案的收錄和借閱程序

價格認證中心的檔案室應當具備檔案收進、收發(fā)及移除、借閱登記表等，確保全部檔案資料的去向有據(jù)可查，這些程序?qū)τ谖覀冋J證中心后期檔案室資料管理向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變提供了基礎(chǔ)保證。

2.5 檔案的匯編進行細化

價格認證中心檔案匯編的編寫不僅要按照標準要求編寫各項內(nèi)容，檔案管理員還應當注意收集和該類檔案資料有關(guān)的內(nèi)容，并將其編寫到有關(guān)檔案的文件匯編當中，進而實現(xiàn)檔案匯編的完善。完整的檔案匯編對于日后價格鑒證人進行借閱與借鑒具有非常大的實用性。

2.6 應用現(xiàn)代化方式提供便捷閱讀

充分結(jié)合現(xiàn)代化方式與檔案管理系統(tǒng)軟件，由價格認證中心檔案管理員把檔案資料按照規(guī)范要求錄入到電腦中，通過借助檔案管理軟件完成檔案儲存、收取、借閱的數(shù)字化檔案管理工作，借閱者也可以運用手機或電腦等電子設(shè)備登錄檔案管理系統(tǒng)，查閱所需的檔案資料，能夠隨時隨地對價格認證中心檔案資料的使用，滿足價格認證員對開展日常工作的借閱需要[3]。

3總結(jié)

綜上所述，價格認證中心的檔案能夠為業(yè)務人員提供重要的參考，健全的檔案管理體系可以實現(xiàn)事半功倍的效果，能夠有助于提升業(yè)務員的工作效率。因此，價格認證中心的管理者和工作人員必須要充分意識到檔案管理的重要性，并需要按照自身實際情況不斷完善相關(guān)檔案管理制度，為價格認證中心各項工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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