電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：社保檔案關(guān)乎著社保登記、征繳、核發(fā)等程序，同時是參保單位及個人權(quán)益的準確性記錄。文章在論述電子檔案及條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)上，著重探究了二者在社保檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;條形碼技術(shù);社保檔案;應(yīng)用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.089

社保檔案與人民的切身利益相關(guān)，關(guān)乎著千家萬戶的社保信息，是社會保險管理不可或缺的重要依據(jù)。為推動社保功能的落實，運用電子檔案及條形碼技術(shù)勢在必行，從而構(gòu)建全面的電子信息庫，以為新時期社保工作提供可行性依據(jù)。

1 電子檔案及條形碼技術(shù)的概述

近些年，居民參保數(shù)量呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢，社保檔案的數(shù)量及信息量也隨之持續(xù)性增長。為緩解信息量暴增的數(shù)據(jù)壓力，應(yīng)用計算機信息技術(shù)手段勢在必行。在此背景下，社保檔案管理早已突破了以往的檔案室（館）管理，并開始構(gòu)建公共管理信息平臺，實踐來看，依托于該平臺，能夠收集到將區(qū)域內(nèi)所有的社保檔案資料信息及數(shù)據(jù)，并進行相對應(yīng)的處理，分類、歸檔及存儲等等，一方面節(jié)省了儲存空間，另一方面也極大的提升了檔案的完整性及安全性。

基于條形碼技術(shù)，我們可以簡單理解為把若干個寬度不一的黑條與空白，按照特定的編碼標準加以排列，排列方式的不同所呈現(xiàn)出來的信息也各不相同，由此得到了表示信息的圖形標識符。條形碼由一維條碼、二維條碼等兩部分構(gòu)成，前者通過一組寬度、反射率均存在差異的“條”“空”組成，用以表達相對應(yīng)的信息;后者則是由某種幾何圖形而構(gòu)成，依據(jù)一定的規(guī)律分布在二維方向，是一種黑白相間的圖形，用來記錄相對應(yīng)的數(shù)據(jù)符號?，F(xiàn)階段，條形碼已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在商品名稱標注、銀行系統(tǒng)等方面，在信息識別上得到了良好的應(yīng)用效果。而以恰當?shù)姆绞揭詶l形碼技術(shù)作為輔助手段應(yīng)用在社保檔案管理中，進而實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)操作、實物檔案、電子文檔三者的有效整合，能夠使檔案管理愈加的全面化、智能化、高效化。

2 電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用

現(xiàn)階段，在大數(shù)據(jù)平臺、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，電子檔案及條形碼發(fā)展迅速，在社保檔案的收集、歸類及整合等方面發(fā)揮著重要作用，對于檔案管理效率的提升有著積極影響。

2.1 應(yīng)用形式

2.1.1 統(tǒng)一編碼

條形碼技術(shù)，是基于Code128碼而實現(xiàn)的，該碼的長度與內(nèi)容都能夠調(diào)節(jié)，設(shè)定值是以社保檔案管理的具體要求作為依據(jù)的。在我們辦理社保業(yè)務(wù)時，均可產(chǎn)生與該業(yè)務(wù)相對應(yīng)的業(yè)務(wù)流水條形碼，通過掃描該條形碼能夠得知業(yè)務(wù)信息，包括業(yè)務(wù)類型、辦理人的基本信息、受理時間等等。借助先進的激光打印機可將這類條形碼制成滿足要求的條碼標簽，然后將其粘貼在相應(yīng)的檔案位置，類似于“身份證”的作用，達到“一碼一對應(yīng)”的效果?？紤]到社保條形碼的重要性，在保管時應(yīng)格外注重，社保檔案管理人員可通過應(yīng)用電子掃描技術(shù)，將條形碼和相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案進行綁定，并依托于計算機構(gòu)建電子社保檔案目錄。

2.1.2 定位管理

在處理實際的社保業(yè)務(wù)時，會面對繳費用戶個人資料變更、審核等多項繁瑣的工作，如能夠做到社保檔案的定位查詢便可大幅度提升工作效率。就此，我們可以以上一步驟中所得到的編碼作為基礎(chǔ)，也就是說使用條形碼來取代“檔案編號”的作用，借助先進的激光打印機可將這類條形碼制成滿足要求的條碼標簽，然后將其粘貼在相應(yīng)的檔案位置，當有信息查詢的需求時，便可通過掃描該條形碼讀取的相對應(yīng)的信息及數(shù)據(jù)，由此精準定位便實現(xiàn)了。再加之條形碼的唯一特性，也規(guī)避了檔案重復管理的問題，使得查詢過程更加的便利。

2.1.3 復制備份

現(xiàn)階段，我國社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)早已接入了計算機技術(shù)，智能化趨勢明顯。其實，社保業(yè)務(wù)類似于銀行業(yè)務(wù)，一個業(yè)務(wù)會有與之相對應(yīng)的流水號。在條形碼技術(shù)的支持下，我們可以將受理過的社保業(yè)務(wù)的流水號以條形碼的形態(tài)表現(xiàn)出來，并將這些業(yè)務(wù)信息儲存到電子檔案庫之中。為防止資料由于不可抗力的丟失或損壞，也可借助于電子檔案技術(shù)與條形碼技術(shù)，進行檔案的備份保存，如此便可不影響后期的查詢需求，提升檔案信息的完整性及安全性。

2.2 應(yīng)用效果

傳統(tǒng)形式上的人工管理與現(xiàn)代化的電子信息管理的最大區(qū)別就在于后者的準確度更高，在人為因素的影響性，難免會出現(xiàn)無法預料的失誤。對此，在電子檔案及條形碼技術(shù)的具體應(yīng)用過程中，應(yīng)當恰當?shù)囊劳杏谟嬎銠C管理系統(tǒng)，盡量減少人工干預過程，確保管理工作的精準性，節(jié)約索引建立時間。

2.2.1 使服務(wù)效率得以提升

電子檔案、條形碼技術(shù)的有效應(yīng)用，大幅度降低了人工壓力，使社保檔案查詢更加的高效、準確。考慮到參保者行業(yè)的各不相同，文化及消費水平的差異，推動社保檔案的信息化管理可滿足多種用戶群體的服務(wù)需求。舉個例子來看，構(gòu)建起社保檔案條碼、社保號二者的連接，參保者便可自行的操作條形碼，從而查詢到自身所需要的信息;對于存在復印、調(diào)閱原始資料需求的參保者，可將條形碼放在相應(yīng)的掃描機器上，便可以及時的獲取到與該檔案相關(guān)的信息，如所處位置與卷宗數(shù)等，不僅減少了人力資源投入，也使參保者感受到了良好的服務(wù)質(zhì)量。

2.2.2 使業(yè)務(wù)流程得以規(guī)范

隨著電子檔案、條形碼技術(shù)的逐步應(yīng)用，檔案管理的智能化發(fā)展趨勢明顯，一方面規(guī)避了由于人為因素所造成的不良因素，另一方面也使得社保業(yè)務(wù)流程更加的規(guī)范。具體來看，檔案的查詢服務(wù)人員、庫房管理人員均是可以與檔案發(fā)生直接接觸的崗位，二者建立有效的銜接，可在已經(jīng)一定程度上提升服務(wù)效率;其次，后者通過張貼在檔案盒上的條形碼，能夠進行信息的獲取，從而得知案卷的記錄內(nèi)容及存儲位置，使得查詢更加的高效。另外，在條碼技術(shù)的支持下，可以豐富社保檔案管理的信息系統(tǒng)，一些年代久遠的原始數(shù)據(jù)資料也可以被搜集到，以此來滿足人們的具體需求。

2.2.3 使安全保障得以強化

在以往傳統(tǒng)形式上的社保檔案管理工作過程中，對于人工的依賴性較強，在檔案出入庫等環(huán)節(jié)上難免會出現(xiàn)差錯，且其中的安全隱患是難以預估的。而在電子檔案與條形碼技術(shù)的逐步應(yīng)用下，社保檔案管理負責人能夠及時的掌握檔案的各種信息，包括出入庫時間、關(guān)聯(lián)人等。另外，二者的恰當應(yīng)用，能夠預先針對社保檔案的歸檔時間進行設(shè)定，并就相關(guān)的建院人發(fā)出催環(huán)的推送消息，如此便大幅度降低了社保檔案丟失等安全隱患。

3 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，社保檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了重大的變革，電子檔案與條形碼技術(shù)在有效應(yīng)用，使得基于社保檔案信息的構(gòu)成、收集、存儲、管理更加的便利。對此，我們積極的嘗試并應(yīng)用信息技術(shù)新方法的，健全相關(guān)的規(guī)范及制度，追蹤行業(yè)內(nèi)的新技術(shù)以及新方法，注重針對崗位人員的義務(wù)培訓工作，從而切實性的強化社保檔案工作的整體水平，提升社保檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻

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作者簡介

朱艷麗（1986-），女，河北衡水人，本科，畢業(yè)于河北科技大學，館員，研究方向：檔案管理。