淺析如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理

湯金霞 衣瀟帥 姜雯珈

摘 要：自改革開放一類，隨著經(jīng)濟(jì)全球化和文化多元化的發(fā)展，各行各業(yè)越來(lái)越注重檔案管理工作，文案建檔對(duì)于單位組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。尤其對(duì)于事業(yè)單位而言，建立一套專業(yè)全面的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)文件材料的規(guī)范化管理，有利于提高組織內(nèi)的工作效率，幫助領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)決策。本文通過(guò)分析目前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，并從檔案管理團(tuán)隊(duì)組建、檔案管理體系完善、經(jīng)費(fèi)政策硬件投入的角度出發(fā)提出有效對(duì)策，提高事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.005

1 事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理團(tuán)隊(duì)不專業(yè)

目前在大部分事業(yè)單位的人員編制中，由于檔案管理部門任務(wù)量輕且易操作，檔案管理一職定位為比較清閑的職位，對(duì)于從業(yè)人員的自身素質(zhì)要求過(guò)低，工作人員多為事業(yè)單位內(nèi)臨近退休人員。由于自身年齡和精力的原因，已經(jīng)不具備學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱。事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，不利于我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。在事業(yè)單位的檔案管理模塊，從業(yè)人員不專業(yè)，檔案管理工作更是基礎(chǔ)性操作，將材料簡(jiǎn)單的按照時(shí)間進(jìn)行科目分類，很多文件保管工作也不到位，致使事業(yè)單位內(nèi)檔案材料的時(shí)效性、真實(shí)性、完備性失去保障。

1.2 檔案管理操作過(guò)于簡(jiǎn)單

針對(duì)檔案管理和檔案信息化建設(shè)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)并不具備成形的法律條文，甚至基本的操作流程也沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在整理相關(guān)檔案信息時(shí)，對(duì)于資料、數(shù)據(jù)、信息的真實(shí)性沒有第一時(shí)間進(jìn)行核實(shí)，檔案存入和整理時(shí)間滯后，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案信息失去了收藏價(jià)值。

由于檔案錄入工作過(guò)于簡(jiǎn)單，面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，事業(yè)單位的工作人員在進(jìn)行信息檢索時(shí)，十分耗時(shí)費(fèi)力，大大降低了檔案管理人員的工作效率。

1.3 中高層管理者對(duì)于檔案管理關(guān)注度不足

如今事業(yè)單位的中高層管理者的思想觀念較為落后，對(duì)于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣。一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出;另一方面，人員思想認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用。由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況。

2 事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理提升策略

2.1 組建學(xué)習(xí)型專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)

在人才強(qiáng)國(guó)、科技興國(guó)的發(fā)展戰(zhàn)略下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)入手，重視檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，鼓勵(lì)檔案管理方法創(chuàng)新。一方面，通過(guò)單位內(nèi)部競(jìng)聘和市場(chǎng)中外部招聘的方式，為檔案管理部門注入新鮮力量，提高事業(yè)單位內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度，招聘檔案管理和行政管理人員，通過(guò)針對(duì)專業(yè)學(xué)歷、工作經(jīng)歷、自身素質(zhì)、年齡、所獲榮譽(yù)、溝通談判能力等多項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高入職門檻，進(jìn)而整體提升事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);另一方面，針對(duì)在職人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，組織開展培訓(xùn)、講堂、參觀等管理技能提升模式，提高在職檔案管理人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng)，設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，采取360績(jī)效考核的方式，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競(jìng)爭(zhēng)，帶動(dòng)全員的工作積極性;作為事業(yè)單位的每一位成員，應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以為人們服務(wù)為宗旨，提高服務(wù)意識(shí)。

2.2 構(gòu)建完備的檔案管理操作體系

事業(yè)單位需要構(gòu)建完備的檔案管理體系，從檔案材料的收集、整理、鑒定和保管入手，做到規(guī)范管理。規(guī)范檔案材料的收集工作，明確檔案材料入檔需要涵蓋的內(nèi)容，由專門的文書部門進(jìn)行嚴(yán)格審核，材料內(nèi)容不全面、格式不正確、簽字手續(xù)不齊全則拒絕檔案入庫(kù);規(guī)范檔案材料的整理工作，將收集的各類材料文件進(jìn)行分類和編制科目，依據(jù)時(shí)間、種類、序列、重要性、主題等指標(biāo)進(jìn)行多維度匯編，提高材料歸檔和后續(xù)篩選查找的工作效率，尤其注意材料的整體過(guò)程中，需要保證檔案材料的完整性;規(guī)范檔案材料的鑒定工作，處于信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息更新?lián)Q代瞬息萬(wàn)變，檔案管理工作一定要保證時(shí)效性才能確保數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)度，例如員工檔案應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)人員變動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，檔案材料的鑒定工作需要由專門的驗(yàn)收部門進(jìn)行材料信息的抽樣性調(diào)查，對(duì)失去價(jià)值和意義的材料進(jìn)行定期銷毀處理;規(guī)范檔案管理的后續(xù)保管工作，保管較好的檔案存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，需要檔案管理部門針對(duì)不同材質(zhì)的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，尤其重要檔案一定要做好防蟲、防潮、防丟失等處理。合理規(guī)范檔案管理的每道工序，就能夠整體提高事業(yè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.3 加大經(jīng)費(fèi)、政策等投入力度

首先事業(yè)單位內(nèi)的中高層管理者們應(yīng)需要意識(shí)到檔案管理對(duì)于組織發(fā)展的重要性，了解檔案管理信息化建設(shè)的必要性，加大在信息技術(shù)研發(fā)和軟件應(yīng)用方面的經(jīng)費(fèi)投入和關(guān)注力度，借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行智能檔案管理工作，檔案管理部門意識(shí)到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理信息科，明確自身定位，懂得爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入;以中高層管理者為代表，呼吁事業(yè)單位編制內(nèi)全員參與檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作中來(lái)，增加事業(yè)單位內(nèi)全員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注度，將日常事務(wù)性工作與管理實(shí)踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)的信息登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理模式和檔案管理理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

國(guó)家和政府在加大經(jīng)費(fèi)投入的同時(shí)，要出臺(tái)有關(guān)信息保護(hù)法、網(wǎng)絡(luò)安全法等政策，從政策條文的角度，保護(hù)信息化背景下檔案信息的信息安全;與此同時(shí)，檔案管理相關(guān)工作人員需要不斷開拓創(chuàng)新，提高信息化系統(tǒng)的防盜能力和安全性能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)和信息登記技術(shù)，提高信息分析篩查能力，進(jìn)行合理篩選和評(píng)估，為事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

3 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今社會(huì)，檔案規(guī)范化管理對(duì)于時(shí)代的發(fā)展等而言，都是十分寶貴的文化物質(zhì)財(cái)產(chǎn)。針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠充分借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建學(xué)習(xí)型人才團(tuán)隊(duì)，規(guī)范檔案管理各個(gè)工序，運(yùn)用軟件，云空間等形式，將運(yùn)營(yíng)、數(shù)據(jù)、檔案等實(shí)施存檔，構(gòu)建一套針對(duì)性強(qiáng)、極具細(xì)節(jié)性、時(shí)效性高、規(guī)范統(tǒng)一的檔案構(gòu)建系統(tǒng)，能夠?yàn)槲覈?guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行詳實(shí)記錄，實(shí)現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲(chǔ)和應(yīng)用，極大的提高了事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平。

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