淺談學(xué)校檔案管理

劉玲玲

摘 要 檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，學(xué)校各部門在教育教學(xué)及其它各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。

關(guān)鍵詞 檔案管理 學(xué)校管理

中圖分類號(hào)：G463文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

學(xué)校檔案室是學(xué)校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，由學(xué)校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務(wù)處具體領(lǐng)導(dǎo)。檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學(xué)類、基建類、聲象類、設(shè)備類、榮譽(yù)實(shí)物類的所有檔案。

通常我們所說的學(xué)校檔案是指法人、其他組織以及個(gè)人從事教育教學(xué)及其有關(guān)的學(xué)校建設(shè)、財(cái)務(wù)等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，是適應(yīng)學(xué)校教育改革和發(fā)展的需要，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要內(nèi)容。

1學(xué)校檔案工作的基本原則

學(xué)校檔案管理應(yīng)實(shí)行“三納入”、“三同步”原則：即納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃、納入學(xué)校管理制度、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍。學(xué)校布置工作與提出相關(guān)文件資料的歸檔同步、檢查工作與檢查相關(guān)檔案資料同步、總結(jié)工作與相關(guān)檔案資料歸檔同步。建立、完善學(xué)校檔案信息庫，并納入校園網(wǎng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。

2檔案的收集

要按照國家、政府及教育行政部門的有著規(guī)定，把學(xué)校、各部門和師生每個(gè)人手中分散的有關(guān)教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)、經(jīng)營等方面的文件材料及各種資料，經(jīng)過挑選，集中于學(xué)檔案室統(tǒng)一管理。任何部門和個(gè)人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應(yīng)歸檔的材料。

檔案的收集必須依法按章。要求學(xué)校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義，樹立檔案工作人人有責(zé)的觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，明確工作性檔案資料與個(gè)人的學(xué)術(shù)、科技等具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的資料的區(qū)別。管理部門不應(yīng)把屬于具有個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)范圍的資料強(qiáng)行收集（個(gè)人自愿貢獻(xiàn)的另當(dāng)別論），個(gè)人也不能把應(yīng)當(dāng)歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。

檔案的收集必須建立必要的機(jī)制，對(duì)收集的范圍、對(duì)象、時(shí)限等有明確的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

由于學(xué)校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網(wǎng)絡(luò)，有關(guān)條線和各個(gè)層面都應(yīng)有相關(guān)的節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要有具體的責(zé)任人。

3檔案的整理

檔案的整理，是指把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案資料，進(jìn)行基本的分類的、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化。有利于檔案的保管和使用。

3.1規(guī)范分類

目前我們基礎(chǔ)教育范圍的學(xué)校檔案。由于以校為本自主發(fā)展的步伐加快，教育教學(xué)改革的不斷發(fā)展，改革實(shí)踐中形成的資料也必然會(huì)超出文件規(guī)定的分類范圍。因此，在改革實(shí)踐與時(shí)俱進(jìn)的新時(shí)期，相關(guān)的檔案資料分類規(guī)則也必然不斷發(fā)展，各單位應(yīng)該尊重這一現(xiàn)實(shí)，積極探索，同時(shí)又必須及時(shí)與上一級(jí)檔案管理部門聯(lián)系，爭取指導(dǎo)，服從整體調(diào)控，不各行其是。

3.2保持結(jié)構(gòu)完整性

學(xué)校檔案的整理，要按照教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)和經(jīng)營管理活動(dòng)過程中所形成的檔案資料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性。

3.3保持整體系統(tǒng)性

學(xué)校檔案的整理，還要按照學(xué)校檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持其歷史聯(lián)系，保持其整體的系統(tǒng)性。

4檔案的立卷

為有利于學(xué)校立卷部門做好平時(shí)歸卷工作，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用，推行預(yù)立卷制度。學(xué)校各有關(guān)部門兼職檔案員應(yīng)按預(yù)立卷類目進(jìn)行材料的及時(shí)收集、積累，并定期進(jìn)行整理。學(xué)校檔案室要隨時(shí)了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好預(yù)立卷工作。組卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互之間的有機(jī)聯(lián)系，便利于查考和利用。

5檔案的保管

為了檔案的完整和安全，工作的方便，一般應(yīng)實(shí)行“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨(dú)立。建立檔案管理的常規(guī)工作制度。如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度。建立相應(yīng)的工作資料。凡不符合要求的，必須重新整理合格才能歸檔。按規(guī)定做好分類編號(hào)工作。實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計(jì)算機(jī)，建立信息庫，實(shí)現(xiàn)檢索、統(tǒng)計(jì)的機(jī)上操作。按照檔案順序號(hào)，依次排列上架。

要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案安全。對(duì)到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，并經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作。

6檔案的開發(fā)和利用

6.1信息開發(fā)

學(xué)校要組織專業(yè)人員利用教育教學(xué)檔案編輯各種形式的教育教學(xué)參考資料和匯編，如教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)匯編、優(yōu)秀教案匯編、優(yōu)秀課件匯編、優(yōu)秀試題匯編等，為教育教學(xué)提供信息服務(wù)。檔案室要注意收集教育教學(xué)檔案的利用事例，并將典型事例匯編成冊(cè)，鼓勵(lì)和推動(dòng)利用檔案為教育教學(xué)改革服務(wù)。

6.2提供利用

學(xué)校檔案室按借閱制度規(guī)定，辦理檔案的出借、查閱手續(xù)，并做好借閱記錄，對(duì)借出檔案，應(yīng)定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo);學(xué)校根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任人給予必要的教育和處理。另外，檔案室應(yīng)提供檢索工具，指導(dǎo)利用者查找檔案，并解答利用者各種有關(guān)問題。

檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進(jìn)行咨詢服務(wù)。如學(xué)生的學(xué)籍檔案對(duì)招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調(diào)，提供出有益的和高效率的服務(wù)，使學(xué)生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。

檔案工作是一項(xiàng)很平凡的工作，但看似平凡，卻是學(xué)校一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案不僅保存著學(xué)校歷程的記憶和學(xué)校辦學(xué)成就的輝煌，而且，也承擔(dān)著為學(xué)校前進(jìn)發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學(xué)的推進(jìn)提供保障和支撐的艱巨任務(wù)。