基于知識(shí)管理下企業(yè)檔案管理模式的思考

王耀寧

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘要 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理模式建設(shè)中的重要性愈加明顯，對(duì)完善該管理模式具有良好的促進(jìn)作用。因此，本文首先分析了知識(shí)管理和企業(yè)檔案管理的關(guān)系，隨后針對(duì)知識(shí)管理下完善企業(yè)檔案管理模式的對(duì)策進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞 知識(shí)管理 檔案管理 管理模式

檔案管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，其中包含著與企業(yè)資源、人員等重要信息。而在快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著企業(yè)不斷創(chuàng)新檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的同步發(fā)展。但由于在實(shí)際的管理中，許多企業(yè)沒有正確認(rèn)識(shí)兩者之間的關(guān)系，使得其融合的有效性較低。對(duì)此，如何實(shí)現(xiàn)兩者的高效結(jié)合是各企業(yè)當(dāng)下一項(xiàng)重要的工作任務(wù)。

一、知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的關(guān)系

（一）管理目的相同

檔案管理是企業(yè)一項(xiàng)重要的管理工作，它能夠在企業(yè)運(yùn)營發(fā)展過程中收集、整理、保存所有的文件檔案信息，以便及時(shí)向企業(yè)提供更加高效的信息資源，促進(jìn)企業(yè)完善發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，制定正確的決策。同時(shí)，檔案管理工作的實(shí)行也可方便企業(yè)管理者及時(shí)進(jìn)行查閱，進(jìn)而彌補(bǔ)運(yùn)營管理中的不足，以促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，這與知識(shí)管理的目的不謀而合，都是為企業(yè)而服務(wù)的。

（二）管理對(duì)象重疊

企業(yè)檔案管理一般是針對(duì)企業(yè)的各種文件信息資源進(jìn)行管理，如員工的個(gè)人信息檔案等，其服務(wù)對(duì)象是檔案的使用者。而知識(shí)管理相較于前者來說，其服務(wù)范圍更加廣泛，通常包括企業(yè)的知識(shí)、資源、信息等一切形式的知識(shí)內(nèi)容，但在管理對(duì)象上具有一定的重疊性。

（三）管理方式和流程相似

目前，各企業(yè)的管理工作在應(yīng)用計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了信息化的管理方式，在檔案管理上則實(shí)施以信息化管理為主、紙質(zhì)管理為輔的方式。其次，其在對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行收集、整理、分析等操作的同時(shí)，還融入了監(jiān)控、評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)，并逐漸形成一體化的管理流程，與知識(shí)管理的方式和流程相似。

二、知識(shí)管理下完善企業(yè)檔案管理模式的對(duì)策

通過對(duì)知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理關(guān)系的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者之間的結(jié)合能夠不斷提升企業(yè)整體管理的水平。對(duì)此，還需做好以下相關(guān)工作：

（一）深化檔案管理認(rèn)知

傳統(tǒng)的檔案管理已難以滿足當(dāng)下現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，因此，要想增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭實(shí)力、優(yōu)化其檔案管理水平，還應(yīng)在現(xiàn)有檔案管理模式的基礎(chǔ)上深化知識(shí)管理下現(xiàn)代化檔案管理模式的認(rèn)知，以便針對(duì)其中存在的問題進(jìn)行改革與創(chuàng)新。首先，需要企業(yè)的管理者強(qiáng)化知識(shí)管理與檔案管理的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮好帶頭作用，進(jìn)而提升企業(yè)所有員工對(duì)檔案管理的重視。其次，還應(yīng)對(duì)企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以發(fā)現(xiàn)其中的不足并結(jié)合知識(shí)管理制定相關(guān)的管理方案和計(jì)劃。

（二）優(yōu)化檔案管理制度和手段

為推動(dòng)企業(yè)檔案管理模式的順利改革與運(yùn)行，企業(yè)還需在知識(shí)管理的指導(dǎo)下不斷優(yōu)化檔案管理的制度和手段，從而提高管理效率和質(zhì)量。首先，應(yīng)結(jié)合知識(shí)管理對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度和手段進(jìn)行改革與創(chuàng)新。如完善相關(guān)檔案管理的分類管理制度、管理人員的操作制度和信息化操作流程以及文件的處理制度等，從而規(guī)范檔案管理流程。其次，還應(yīng)健全檔案查詢和使用制度，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以免出現(xiàn)檔案信息丟失等狀況。此外，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，促使其在明確職責(zé)的同時(shí)，還能強(qiáng)化知識(shí)管理與檔案管理的聯(lián)系，以提高檔案管理的水平。

（三）明確必要責(zé)任主體

知識(shí)管理背景下，企業(yè)的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)了信息化的操作方式，但由于檔案管理人員的知識(shí)和技能水平存在差異，使得常會(huì)出現(xiàn)一定的人為失誤影響著檔案的完整性和應(yīng)用，并且在責(zé)任主體的確定上也常會(huì)產(chǎn)生分歧。對(duì)此，企業(yè)還需在建設(shè)檔案管理模式時(shí)還需明確必要責(zé)任主體，提升檔案管理部門綜合能力的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)其與各部門之間的聯(lián)系，并發(fā)揮各部門的輔助和協(xié)調(diào)功能，高效整合企業(yè)所有的信息資源，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步開展。其次，還應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，以在出現(xiàn)失誤時(shí)快速找出責(zé)任主體。

（四）實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量與滿足服務(wù)需求的同步發(fā)展

在開展檔案管理工作時(shí)，企業(yè)還應(yīng)利用知識(shí)管理不斷優(yōu)化檔案管理模式，使其在重視文件資料的收集、保存與管理的基礎(chǔ)上，還能重視信息資源的應(yīng)用。因此，應(yīng)強(qiáng)化知識(shí)管理中新興技術(shù)的應(yīng)用，如通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，并完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效管理，幫助其做出更加科學(xué)的決策，以提升檔案管理的價(jià)值效用，使其適應(yīng)當(dāng)下多變的市場(chǎng)環(huán)境。同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量與滿足服務(wù)需求的同步發(fā)展，推動(dòng)其順利開展相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

三、結(jié)語

綜上所述，知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理模式的相互融合對(duì)企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，在開展檔案管理工作時(shí)，企業(yè)還需利用知識(shí)管理來彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，深化對(duì)檔案管理模式的認(rèn)知、明確必要責(zé)任主體、優(yōu)化檔案管理制度和手段、實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量與滿足服務(wù)需求的同步發(fā)展，從而全面提升企業(yè)知識(shí)管理和檔案管理的水平與質(zhì)量，強(qiáng)化資源整合的同時(shí)，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力。

參考文獻(xiàn)：

[1]繆榮喜.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（11）：25-26.