法約爾一般管理理論對基層采購人完善政府采購內(nèi)控制度的啟示

劉慧婷

摘要：基層采購人在政府采購中仍存有內(nèi)控制度不完善的現(xiàn)象，法約爾的一般管理理論的管理五要素、十四條原則及教育的必要性，對于完善采購人在政府采購內(nèi)控制度中的崗位設(shè)置、流程設(shè)計、制度的自我更新方面有著重要的啟示作用。

關(guān)鍵詞：法約爾一般管理理論 政府采購 內(nèi)控制度

近年中國政府采購規(guī)模保持快速增長，2016年采購規(guī)模超過3萬億元。但是基層采購人 在執(zhí)行政府采購政策過程中，仍存在采購人員變動頻繁、政府采購政策把握不準(zhǔn)確、權(quán)限匹配不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，凸顯出基層采購人內(nèi)控制度的不完善。內(nèi)控制度的完善，需要理論的指導(dǎo)。西方管理科學(xué)發(fā)展史上具有重要影響力的法國管理學(xué)家法約爾提出了一般管理理論，該理論所具有的“一般性”對基層采購人完善政府采購內(nèi)控制度有一定啟示。

一、一般管理理論的主要內(nèi)容

（一）管理五要素

管理包括計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制五個要素。其中，計劃是管理中的首要因素，是一切組織活動的基礎(chǔ)；組織能夠使計劃能夠很好地制定和執(zhí)行；指揮可以減少無效的損耗；協(xié)調(diào)保證各部門的活動和努力相一致；控制的目的在于檢驗其他要素的事跡作用是否發(fā)揮得當(dāng)。

（二）管理的十四條原則

這十四條原則分別是：勞動分工；權(quán)力和責(zé)任；紀(jì)律；統(tǒng)一指揮；統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)；個人利益服從整體利益；人員的報酬；集中；等級系列；秩序；公平；人員的穩(wěn)定；首創(chuàng)精神；人員的團(tuán)結(jié)。

（三）進(jìn)行管理教育的必要性

法約爾認(rèn)為，人的管理能力是可以通過教育獲得的，進(jìn)行管理教育是培養(yǎng)管理能力的首要條件。人們除了可以通過經(jīng)驗積累學(xué)習(xí)管理，也可以到學(xué)校課堂上學(xué)習(xí)到管理。

二、對內(nèi)控制度的啟示

（一）崗位設(shè)置

根據(jù)一般管理理論的組織因素及勞動分工、權(quán)力和責(zé)任、人員的穩(wěn)定等原則，基層政府采購內(nèi)控制度在制定崗位設(shè)置時，要成立人員相對穩(wěn)定的專門負(fù)責(zé)采購的崗位，單位負(fù)責(zé)采購的采購小組至少由三人組成，分為采購員、采購主管和分管領(lǐng)導(dǎo)。

采購員主要負(fù)責(zé)具體的采購實施工作，如報送采購計劃、做好溝通（其他部門與采購小組間的溝通、本單位與代理機(jī)構(gòu)之間的溝通、本單位與供應(yīng)商之間的溝通、本單位與采購監(jiān)管部門的溝通，等等）、落實做好市場調(diào)查等，保證計劃表的報送合法、各方的溝通順暢。采購主管主要負(fù)責(zé)采購方式的把握、采購需求的確認(rèn)、法律法規(guī)政策的把控、牽頭做好市場調(diào)查等，確保價格合適、采購合法。分管領(lǐng)導(dǎo)主要做好統(tǒng)一指揮、內(nèi)控制度的及時調(diào)整、合理的人員安排、廉潔紀(jì)律提醒等等，以使整個體制機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)順暢。

明確采購小組成員在采購過程中的權(quán)力與責(zé)任，在條件允許下，可以做更細(xì)化的分工?？梢愿鶕?jù)采購品目類型，將采購員細(xì)分為工程采購員、服務(wù)采購員、貨物采購員；采購主管也可以實行AB角，或者兩人分工制：一人是工程采購主管，一人是貨物服務(wù)采購主管?；蛘吒鶕?jù)政府采購集中采購目錄，采購員分為集中采購機(jī)構(gòu)采購項目采購員、部門集中采購項目采購員、分散采購員；采購主管也可以分為目錄內(nèi)項目的采購主管、目錄外項目的采購主管。

（二）流程設(shè)計

流程設(shè)計主要把控好“事前-事中-事后”三方面。

事前方面：根據(jù)計劃因素，制作好本單位的采購計劃，可以分為年初計劃和臨時計劃，年初計劃要在每年的財政預(yù)算制定前制定好本單位的采購計劃，保證資金的落實。將采購需求大致作出，并通過市場調(diào)查報告，將調(diào)查出的預(yù)算價作為標(biāo)底價。臨時計劃也要做好市場調(diào)查。根據(jù)控制因素，設(shè)定好制定計劃的時間限制，提高制定計劃的效率，例如對于臨時計劃，要求采購的具體室辦需在五個工作日內(nèi)向采購小組提供采購需求，采購小組在收到采購需求后三個工作日內(nèi)做好市場調(diào)查報告反饋給具體室辦，由具體室辦確認(rèn)最后的預(yù)算金額。最后將市場調(diào)查和采購需求提交的內(nèi)部審計及檢察機(jī)構(gòu)備案。

事中方面：根據(jù)協(xié)調(diào)因素，采購員在獲得最終的需求與預(yù)算之后，提交采購計劃。根據(jù)不同的項目采購不同的采購準(zhǔn)備：一是對于通用類品目，有采購員直接操作；二是對于招標(biāo)項目，選取合適的代理機(jī)構(gòu)后，采購主管要做好與代理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，將本單位的需求跟代理機(jī)構(gòu)表達(dá)清楚。對于代理機(jī)構(gòu)制作好的招標(biāo)文件，內(nèi)控中，要設(shè)置確認(rèn)流程：先由采購主管初核，再由單位內(nèi)部的法制部門或者顧問律師復(fù)核，最后由采購主管提交給單位領(lǐng)導(dǎo)班子審核。審核的每個過程也都要設(shè)置時間限制。評標(biāo)采購人代表可以由采購主管擔(dān)任，也可以由有相關(guān)知識的具體人員負(fù)責(zé)擔(dān)任。在合同簽訂環(huán)節(jié)，也可以按照招標(biāo)文件的確認(rèn)流程走一次程序。

事后方面：在采購項目結(jié)束后，請本單位驗收人員、專業(yè)部門或者第三方機(jī)構(gòu)驗收，對于驗收合格的，及時支付余款；對于驗收不合格的，單位要走相應(yīng)的政府內(nèi)部程序和外部法律訴訟程序。做好檔案的歸檔整理，以備以后查詢使用。

可以根據(jù)上述要求，制作本單位內(nèi)控的流程設(shè)計圖，例如：

（三）制度的自我更新

根據(jù)法約爾一般管理理論中的控制因素及教育理論，做好制度的自我更新可以從采購人員的陪訓(xùn)制度與繼續(xù)教育及內(nèi)控制度的定期與不定期修訂上努力。

采購人員的培訓(xùn)制度及崗前培訓(xùn)。形成定期培訓(xùn)制度及不定期培訓(xùn)制度，定期培訓(xùn)可以以年為單位，每年讓單位采購員和采購主管參加采購協(xié)會舉辦的培訓(xùn)；不定期培訓(xùn)是指，當(dāng)有新規(guī)出臺時，及時讓采購人員參加相應(yīng)部門組織的培訓(xùn)。管理是可以通過教育學(xué)會的，政府采購也是，采購人員上崗前，都對其進(jìn)行一個上崗前培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)可以由本單位原來采購的人員進(jìn)行，也可以由外界熟悉采購的人員進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)。

內(nèi)控制度的定期與不定期修訂。結(jié)合政策的實施實現(xiàn)，一般而言，采購政策是每年會有一次變動，針對該變動，內(nèi)控制度也每年定期修訂一次。對于不特定的政策變動，每次進(jìn)行不定期的修訂。

三、結(jié)語

無規(guī)矩不成方圓，內(nèi)控制度的完善不僅可以加強(qiáng)單位的內(nèi)部管理，而且對于基層采購人采購效率的提高也具有重要作用。法約爾的一般管理理論所具有的普遍適用性，對政府采購內(nèi)控制度的完善及其實際可操作性有著理論指導(dǎo)性。當(dāng)然，內(nèi)控制度主要是對內(nèi)的，面對外部環(huán)境你的變化，法約爾一般管理理論所啟示的制度的自我更新，也正是制度本身的生命力所在。

參考文獻(xiàn)：

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[2]佚名.財政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購活動 內(nèi)部控制管理的指導(dǎo)意見[J].交通財會，2016（8）：92-94.