醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化和信息化思考

周敏

【摘要】加強優(yōu)化管理流程并積極融入信息化技術(shù)，有利于提高醫(yī)院文書檔案的管理效率，還能實現(xiàn)文書檔案使用、儲存的信息化，大大提高了醫(yī)院相關(guān)人員工作的效率。文章分析了該類檔案的流程優(yōu)化和信息化管理，以期為醫(yī)院有需求的人提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書檔案;管理流程;信息化

隨著醫(yī)院收治的患者數(shù)量不斷增多，醫(yī)院各類檔案的管理難度也急劇上升，特別是對于文書檔案的管理，必須加強其優(yōu)化設(shè)計，并積極借助信息化技術(shù)提升管理效率。傳統(tǒng)的管理模式難以將醫(yī)院各部門的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行準確地分類、儲存，而其他部門在需要的時候無法及時在電腦上獲得數(shù)據(jù)信息，導致檔案的使用效率大大降低。通過融入信息技術(shù)不斷優(yōu)化其管理流程，能夠有效彌補傳統(tǒng)管理中的不足，提高文書檔案資源的利用率。

一、文書檔案的管理流程優(yōu)化與設(shè)計分析

（一）分析文書檔案管理的現(xiàn)狀。1.管理者專業(yè)素養(yǎng)不足：通常情況下，醫(yī)院的文書檔案是由辦公室主任或者科員等兼任管理人員，這些人員在醫(yī)學方面的專業(yè)性不用多說，但是在管理檔案這個方面可能缺乏專業(yè)的培訓與學習，導致管理效率不高。在其管理中，部分沒有太大價值的普通檔案也被當作重要文件進行歸檔處理，而不同時期的管理者對文書檔案的分類、整理等均存在一定差別，導致檔案管理無法形成統(tǒng)一。2.管理效率受到制約：在醫(yī)院中存在這樣的現(xiàn)象，很少對文書檔案配備專職的管理人員，即便分配了人員，也常常因為流動性大或者身兼多職等因素影響了管理效率。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加大了管理人員的工作量，從而對歸檔效率造成制約。3.檔案的利用率非常低：醫(yī)院雖然已經(jīng)在病歷、辦公等管理中積極融入了信息技術(shù)，但是在文書檔案的管理方面并沒有實現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理，導致檔案的查找不便且耗時，從而影響其利用率。

（二）設(shè)計管理流程。1.設(shè)置歸檔流程的執(zhí)行角色。在信息化檔案管理系統(tǒng)當中，將醫(yī)院的檔案部門設(shè)置為執(zhí)行歸檔流程的角色。2.設(shè)計核心業(yè)務(wù)。在文書檔案的管理中，歸檔處理是其核心業(yè)務(wù)。所以，根據(jù)信息化管理的要求將其流程設(shè)計如下：一是管理人員收到文件以后將其轉(zhuǎn)換為電子傳閱單、歸檔索引單，然后再開展信息化的文檔處理。二是將數(shù)字化的文書檔案提交給上級部門領(lǐng)導進行批示。三是經(jīng)過領(lǐng)導授權(quán)后，相關(guān)人員方能對文書檔案進行查閱處理。四是檔案管理部門的負責人員要借助信息技術(shù)不斷對檔案的索引條目進行完善，對作廢的文檔進行標識，對有效文檔進行備份與歸檔處理等。3.設(shè)置檔案管理部門的業(yè)務(wù)流程。要想使核心業(yè)務(wù)的流程得到高效運行，管理者還需對檔案管理部門的職責、職能進行明確，并對歸檔的文件合理性、規(guī)范性等進行檢查，確定準確無誤后才能歸檔，以確保文書檔案的真實性、完整性。

（三）優(yōu)化管理流程。1.管理者與醫(yī)院領(lǐng)導均需加強優(yōu)化的意識，首先提升醫(yī)院高層領(lǐng)導及文書檔案管理者的優(yōu)化意識，然后雙方共同參與到檔案管理流程的優(yōu)化當中，明確管理部門工作人員的職責范圍。同時管理者還需要借助優(yōu)化管理流程對相關(guān)人員的工作情況進行直接監(jiān)督，其中包括檔案的入庫、查詢、利用以及原文電子化處理等，從而提升醫(yī)院文書檔案管理效率及其服務(wù)質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作水平得到整體提升。2.整個管理部門的所有工作人員均需要共同參與到優(yōu)化檔案的工作中，在每一個優(yōu)化流程的環(huán)節(jié)中，明確各工作人員的職責與目標，并且將責任落實到個人，從而強化整個部門人員認真、負責的意識，使得檔案資源在醫(yī)院各部門傳閱時能夠得到更好的管理與控制。3.文書檔案的管理者要及時對其他工作人員加強指導，作為優(yōu)化管理流程的主要決策者與執(zhí)行者，首先就要加強相關(guān)人員的專業(yè)培訓，幫助每一名工作人員了解、掌握優(yōu)化管理流程的意義與目的，明白其中的操作方法。另外，在實際操作中一旦出現(xiàn)任何問題，管理者要及時進行協(xié)調(diào)、解決，并且對優(yōu)化工作中可能出現(xiàn)的問題進行提前預估，便于及時采取有效措施進行解決，這樣既可以加快優(yōu)化速度，還能清楚檔案歸檔的進度，大大降低了文書檔案的管理難度。

二、分析文書檔案的信息化管理

（一）信息化管理的價值。1.促進文書檔案整體管理水平的進一步提升：通過在管理中積極運用信息技術(shù)，使檔案收編、轉(zhuǎn)交、歸檔、運用以及統(tǒng)計等工作信息化，并且還能根據(jù)檔案類型制定不同的管理模式與規(guī)則，使得文書檔案的整個管理水平大幅度提高。2.有利于強化醫(yī)院的信息化建設(shè)：在醫(yī)院的日常管理工作中，文書檔案的管理屬于重要的內(nèi)容之一，通過在該類檔案的管理中積極投入信息技術(shù)，也是醫(yī)院整體信息化管理的重要前提。建立信息化文書檔案的管理平臺并積極使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有利于合理安排、規(guī)劃檔案工作，從而實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的信息化管理，促進醫(yī)院整體管理效率的進一步提高。3.提升文書檔案的管理效率及質(zhì)量：通過先進的信息化手段輔助文書檔案的一些管理操作，能夠優(yōu)化其管理環(huán)節(jié)，降低管理的難度以及工作量，通過信息化的管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化分類、登記、上架，從而提高管理質(zhì)量與效率。

（二）文書檔案的信息化管理措施。1.數(shù)據(jù)信息化。醫(yī)院的文書檔案管理往往涉及大量繁雜的數(shù)據(jù)，經(jīng)過信息技術(shù)能夠使得傳統(tǒng)管理性質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化管理的形式，本質(zhì)就是把有形的紙質(zhì)檔案變更為電子數(shù)據(jù)信息，有利于降低管理部門人力、物力、財力等資源，同時又能避免人工管理造成的錯誤，還提高了管理便捷性，即便是年代久遠的文書檔案，也能夠在信息管理系統(tǒng)中得到永久的保存。2.檔案安全的信息化。文書檔案的管理具備了原始性這一特點，要求管理過程中不得隨意更改其中的信息內(nèi)容，使其能與最初保持一致，因此，在開展信息化管理的過程中，強化其安全信息化十分必要。在實際管理中，工作人員可以對管理系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，并且設(shè)置口令或者密碼等確保檔案的安全性。另外，還可以通過信息技術(shù)來設(shè)置防火墻，或者通過身份認證、加強密鑰等管理措施提高其安全性，避免醫(yī)院的文書檔案系統(tǒng)遭受病毒侵襲或者黑客入侵;與此同時，管理人員也要強化自身的安全意識，盡可能通過多種途徑保障文書檔案的安全管理。3.人才信息化。人才信息化指的是檔案管理工作人員務(wù)必學習更多先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，具備極強的計算機處理能力，提高相關(guān)內(nèi)容的操作技能等，使得整個文書檔案的管理更加規(guī)范、標準。在以往文書檔案的傳統(tǒng)管理中，管理程序皆由人工操作所設(shè)計，這樣一來難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)登記錯誤的問題，所以常常出現(xiàn)用戶查詢時無法獲得真實有效的信息。積極借助信息化技術(shù)設(shè)置職位管理后，能夠?qū)崿F(xiàn)文書收錄、登記、分類、歸檔以及查詢等信息化，避免出現(xiàn)錯誤的同時又能節(jié)約工作人員的時間，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)完整性、準確性以及有效性。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著醫(yī)院的進一步發(fā)展，其文書檔案的管理工作也越來越繁雜，傳統(tǒng)的管理模式耗時、耗力，且難以保障檔案內(nèi)容的安全性與準確性。但是積極借助信息技術(shù)不斷優(yōu)化其管理流程后，能夠?qū)崿F(xiàn)管理流程的簡化，并且通過一系列的信息化措施，全面提升文書檔案的管理效率。

【參考文獻】

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