會議過程中的服務(wù)與保障

閔斌

【摘要】召開會議是討論、研究、解決問題的一種社會活動形式和領(lǐng)導(dǎo)方式，召集會議和出席會議，是領(lǐng)導(dǎo)活動的重要內(nèi)容，也是實(shí)行科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、民主領(lǐng)導(dǎo)的重要途徑。辦好會議需要在會前、會中、會后三個環(huán)節(jié)精細(xì)籌備、有序管理、認(rèn)真總結(jié)，使會務(wù)工作高效、規(guī)范、科學(xué)，并將會議精神落在實(shí)處。

【關(guān)鍵詞】會議;會務(wù)工作;高效

有人說會議是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點(diǎn)，按照一定的程序進(jìn)行的。會議一般包括議論、決定、行動3個要素。因此，必須做到會而有議、議而有決、決而有行，否則就是閑談或議論，不能稱為會議。會議是一種普遍的社會現(xiàn)象，幾乎有組織的地方都會有會議，會議的主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)和教育等功能。從會議的定義不難看出會議已經(jīng)成為人類社會生活的重要組成部分，是推行科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、民主決策的重要途徑。想要成功辦會，會務(wù)工作是關(guān)鍵，會前、會中、會后三個環(huán)節(jié)的服務(wù)與保障也是必不可少的，正如習(xí)近平總書記提出的“于細(xì)微處見精神，在細(xì)節(jié)之間顯水平”。

一、會前準(zhǔn)備工作要充分

（一）明確會議目的和主題。會議目的和主題是召開會議的基礎(chǔ)，希望通過會議解決什么問題是關(guān)鍵。會議主題由會議組織者確定，必須堅持一個原則即本次會議的目的是什么，通過會議要解決何種問題。只有明確了這些問題才能真正將會議“開實(shí)”，從而走出“務(wù)虛會”的怪圈。

（二）確定會議形式與對象。根據(jù)會議形式及參會人員做好會議的報到、簽到工作，提前到確定的會場做好各種影音頻、PPT等設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)工作。時刻關(guān)注會場內(nèi)的音響、話筒、燈光、網(wǎng)絡(luò)、安全設(shè)施等設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保出現(xiàn)故障第一時間到達(dá)并做好調(diào)整工作，保障會議順利進(jìn)行。

（三）會務(wù)工作落實(shí)到人。會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、會議議程、參會人員名單、會議通知、會議材料、會場布置、人員分工等工作應(yīng)該落實(shí)到人。提前將這些材料呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱。會前準(zhǔn)備工作要細(xì)致入微，才能保證會中及會后各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

二、會中協(xié)調(diào)服務(wù)要周到

會議開展過程中是整個會務(wù)工作最為關(guān)鍵的階段，也是突發(fā)狀況經(jīng)常出現(xiàn)的階段，細(xì)節(jié)決定成敗。會議過程中的組織協(xié)調(diào)工作要求周到細(xì)致，團(tuán)結(jié)協(xié)作，杜絕紕漏，確保會議順利進(jìn)行，圓滿成功。

（一）注意會場內(nèi)的情況。會議召開過程中工作人員要密切關(guān)注會議動態(tài)及會場內(nèi)情況，從設(shè)備的正常運(yùn)行到人員是否到位等方面進(jìn)行逐一觀測與核實(shí)。做好會議過程中影音圖像的采集工作，會議記錄工作等。會議記錄人員做好文字記錄的同時，還應(yīng)利用好錄音筆，便于整理會議紀(jì)要及留存歸檔工作。

（二）要留意會場外的氛圍。做好會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)、保密工作。協(xié)助安保人員做好出入會場人員的身份核實(shí)工作，維護(hù)好會場秩序，涉密會議材料的安全保密工作。遇到突發(fā)情況要注意工作的方式方法及工作藝術(shù)，既要尊重他人，謙卑有禮，也要認(rèn)真負(fù)責(zé)，顧全大局。

三、會后收尾總結(jié)要及時

會議結(jié)束，不代表會務(wù)工作也結(jié)束。應(yīng)及時總結(jié)做好收尾工作。

（一）會議材料的回收與清退。會議材料屬于保密范圍的文件及材料，在會議結(jié)束后應(yīng)及時回收，防止泄密事件的發(fā)生。如遇特殊情況不能及時交回的，會后要跟進(jìn)收回，堅決不出紕漏。參會單位上交的材料，會后需及時退還。

（二）核算結(jié)清各類費(fèi)用支出。根據(jù)會議預(yù)算及時將會務(wù)過程中產(chǎn)生的伙食、交通、住宿、文印、醫(yī)療等費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行處置。

（三）會議文件的整理與歸檔。會議資料的總結(jié)和歸檔是會務(wù)工作創(chuàng)新的原動力。會議形成的決議、決定等文件資料，包括會議指南、發(fā)言材料、主持詞、會務(wù)安排、影音資料等，在會議結(jié)束后要及時收集整理，裝訂成冊（或電子版），留存資料，及時歸檔保存。

（四）抓好會議精神的落實(shí)。根據(jù)會議要求，做好督察督辦，狠抓會議精神的落實(shí)。會后督辦是落實(shí)會議精神的保證，對會議精神的傳達(dá)貫徹情況和會議決辦事項(xiàng)的辦理情況，及時向有關(guān)單位及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督促匯報，力求把會議精神或決辦事項(xiàng)落到實(shí)處，將督辦情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。

四、結(jié)束語

做好會前、會中、會后各項(xiàng)工作是會議成功的前提條件，在此過程中還應(yīng)注重會務(wù)工作的時效性與藝術(shù)性。會務(wù)工作看似簡單，實(shí)則千變?nèi)f化、學(xué)問很深，其中最為關(guān)鍵的，恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態(tài)，不厭其煩、不厭其詳、不厭其瑣碎，才能躲開無處不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一僥幸，就有可能出現(xiàn)難以挽回的差錯和失誤。辦好會議一方面要有會務(wù)的基本常識和工作流程;另一方面，也要通過學(xué)習(xí)不斷優(yōu)化完善會務(wù)管理方法，提高工作效率。

說到會議，文風(fēng)會風(fēng)問題是不可避免的。正如有人所言，會風(fēng)問題是作風(fēng)問題，也是文化問題。任何作風(fēng)都不是一朝一夕養(yǎng)成的。一時的方法變成長期的習(xí)慣，個別的方式變成普遍的程式，積漸所至形成氣候，就是我們所說的作風(fēng)。黨的十八大報告向全黨發(fā)出“下決心改進(jìn)文風(fēng)會風(fēng)”的號召。習(xí)近平總書記主持召開政治局會議，審議關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定，再次重申：要精筒會議活動，切實(shí)改進(jìn)會風(fēng);提高會議實(shí)效，開短會、講短話，力戒空話、套話。這充分反映了我們黨對當(dāng)前會風(fēng)問題的清醒認(rèn)識和改進(jìn)決心。在新時期，念好辦會“真經(jīng)”，從本質(zhì)上來說，就是要在建設(shè)優(yōu)良的會議文化方面有新的認(rèn)識和自覺行動。

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