淺談醫(yī)院文書檔案管理工作的體會

梅燕華

【摘要】醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要的史料，是醫(yī)院發(fā)展變化的見證，是加強規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作，做好醫(yī)院文書檔案工作，是提高醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成部分，正確認識檔案管理工作的現(xiàn)狀，開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，對提升醫(yī)院檔案管理工作有重要意義。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書檔案;體會

上海市皮膚病醫(yī)院始建于1945年，是目前全市唯一一家以皮膚病、性病為主要診療特色的公立三級專科醫(yī)院，連續(xù)多年榮獲“上海市文明單位”“上海市平安單位”“上海市衛(wèi)生系統(tǒng)職業(yè)道德基地”稱號。多年來，醫(yī)院承擔(dān)同濟大學(xué)醫(yī)學(xué)院、揚州大學(xué)醫(yī)學(xué)院、安徽醫(yī)科大學(xué)等高校的本科生、碩士研究生、博士研究生的培養(yǎng)任務(wù)，是上海市住院醫(yī)師規(guī)范化培養(yǎng)基地和?？漆t(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地。2012年8月，我院和上海市第十人民醫(yī)院實行兩院一體化管理模式。秉承團結(jié)、奉獻、求精、圖強的醫(yī)院院訓(xùn)，全院干部職工在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持下，堅持公益性辦醫(yī)方向，順應(yīng)轉(zhuǎn)型發(fā)展的主旋律，強學(xué)科、重人才、塑品牌、構(gòu)和諧，懷揣普濟眾生之仁心妙術(shù)，在漫漫醫(yī)學(xué)的征程中，不畏艱難、勇攀高峰，為打造國內(nèi)一流、國際有影響的著名皮膚病醫(yī)院而不懈努力！近年來，醫(yī)院得到全面發(fā)展，為檔案管理提供了有利條件，檔案管理逐步規(guī)范化，為醫(yī)院服務(wù)和發(fā)展發(fā)揮了應(yīng)有的價值。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要的史料，是醫(yī)院發(fā)展變化的見證。醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院事務(wù)管理的重要組成部分，雖然不像醫(yī)療業(yè)務(wù)活動那樣能直接產(chǎn)生看得見的經(jīng)濟效益，但隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的作用不容忽視。本人從事基層檔案工作幾年來，總結(jié)了一些淺顯的體會。

一、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院文書檔案管理工作的主要職責(zé)是負責(zé)醫(yī)院文書檔案的收集、編輯、歸檔、存儲、借閱等。我院文書檔案主要包括6大類：黨務(wù)類、院務(wù)類、人事類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類以及綜合類，是醫(yī)院在行政管理活動過程中，由各種行政性公文，如醫(yī)院年度工作計劃和總結(jié)、統(tǒng)計資料、會議記錄、通知、決定、申請、批復(fù)、協(xié)議、合同等轉(zhuǎn)化而成的檔案。這種檔案是在醫(yī)院管理和組織活動中形成并被完整保存起來的，具有不可替代的參考保存價值，是做好醫(yī)院行政管理工作的必備工具，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑據(jù)。近年來，上級醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件及黨務(wù)工作類文件逐年增多，相較于剛接手檔案工作的時候，文書檔案數(shù)量已成倍增長，有時無法很好地界定歸檔內(nèi)容，總是根據(jù)自己的需要來收集管理文書檔案，具有較大的盲目性和隨意性。許多有價值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費，破壞了檔案工作的完整性。

作為一家?？漆t(yī)院，不比綜合性醫(yī)院的體量規(guī)模，但麻雀雖小，五臟俱全，該做的一樣不能少。檔案管理人員也就是辦公室科員，在加強文秘工作素養(yǎng)的同時，又必須具有文書檔案工作人員的專業(yè)理論、業(yè)務(wù)、紀律、技能等方面的修養(yǎng)，才能成為一名合格的文書檔案管理工作者。

翻看以往的文書檔案，大多是采用手工記錄和整理，內(nèi)容復(fù)雜，字跡容易混淆或內(nèi)容出現(xiàn)遺漏，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，無法適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的需求。雖然我院暫時還沒有專門的檔案管理軟件，但已經(jīng)實現(xiàn)利用office軟件把目錄電子化錄入，大大方便關(guān)鍵字檢索查找檔案，并在平時借閱檔案的時候把紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)化成電子文檔保存在電腦里，以便下次查找利用，并逐步完善紙質(zhì)文檔和電子文檔同步歸檔。與紙質(zhì)檔案相比，由于電子檔案更易于管理和查詢，這就可以方便醫(yī)院各個部門能夠很快查找到自己需要的檔案文件，不僅節(jié)約了查詢時間，也提高了檔案的利用率。通過對紙質(zhì)檔案的信息化處理，將其轉(zhuǎn)化成電子檔案，能夠有效避免檔案因為過多被借閱而出現(xiàn)損毀、丟失等情況。

二、醫(yī)院文書檔案管理的措施

在醫(yī)院的管理考核體系中，尤其?？漆t(yī)院，文書檔案管理得不到重視，檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫(yī)院文書檔案的有效利用率。

（一）將文書檔案的管理工作做好的前提就是要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。文書檔案管理人員要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書檔案的管理工作情況，使得領(lǐng)導(dǎo)提高對檔案管理工作的認識，將檔案管理工作納入到醫(yī)院的工作重點，納入各部門職責(zé)范圍，使得文書檔案管理工作更加規(guī)范化和標準化，保證檔案工作順利開展。

（二）加強和健全醫(yī)院文書檔案管理制度的建設(shè)。通過制定規(guī)范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度，深入貫徹醫(yī)院文書檔案管理制度，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書檔案的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，才能做好醫(yī)院檔案管理工作。

（三）加強檔案人員隊伍建設(shè)，采取有效措施激勵，為醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化打好基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項具有服務(wù)性的工作，檔案管理人員是連接檔案資料和查閱使用者的紐帶，工作特點就是無私奉獻和默默無聞，更因工作環(huán)境的制約而不為更多人重視，因而醫(yī)院檔案管理人員須看淡個人名利，具有服務(wù)理念，這就要求其具備高尚的職業(yè)道德，以強烈的事業(yè)心對待檔案管理工作，高度的責(zé)任感為醫(yī)院提供高質(zhì)量的服務(wù)。重視檔案管理人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)工作，檔案管理人員通過學(xué)習(xí)進修，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識，不斷提高專業(yè)技術(shù)能力和水平。

（四）改善硬件環(huán)境建設(shè)，根據(jù)安全保密、便于查找的原則，對檔案應(yīng)嚴密、科學(xué)地保管。要建立專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，“八防”措施到位，檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。充分借助計算機、掃描儀等現(xiàn)代化手段，應(yīng)用于檔案管理，提高檔案管理的準確性和檢索效率，以達到提高工作效率，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

（五）做好醫(yī)院文書檔案信息化是做好檔案服務(wù)的有效途徑。信息化技術(shù)在醫(yī)院管理中得到廣泛運用，作為主要資料來源之一的醫(yī)院檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理也要盡快實現(xiàn)信息化管理，把檔案信息化工作列入醫(yī)院整體工作的議事日程，納入醫(yī)院整體建設(shè)范疇，同步規(guī)劃、同步建設(shè)是有效實現(xiàn)檔案信息化管理的最佳途徑，通過信息化手段進一步提高檔案管理水平，今后在借閱、編研利用時都能更方便快捷。

三、醫(yī)院文書檔案管理的開發(fā)利用

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進醫(yī)院發(fā)展。

上海市皮膚病醫(yī)院歷史悠久，始建于1945年，前身是上海市皮膚病防治所，1994年10月與上海市遵義醫(yī)院合并組建為上海市皮膚病性病醫(yī)院，并在2010年正式更名為現(xiàn)如今的上海市皮膚病醫(yī)院，文書檔案中都有證可查，詳細保存了各類申請、批復(fù)，歷史演變過程都能在檔案里找到相關(guān)資料。

2015年系我院建院70周年，院慶時檔案發(fā)揮了它的巨大作用，翻閱歷年文書檔案，從中提取有用的資料，編制了一本兩百多頁厚的院志，并修建了一間院史陳列館，從包括文書檔案、榮譽檔案等各類檔案中找到了歷史的見證，在陳列館中展出，有歷任領(lǐng)導(dǎo)任職情況、各時期醫(yī)院的老照片、各類榮譽獎狀、眾多科研成果等等。舉辦重要會議或領(lǐng)導(dǎo)來院指導(dǎo)工作時，參觀院史館是必不可少的日程安排，這正是檔案開發(fā)利用非常好的一個體現(xiàn)，集中統(tǒng)一保管文書檔案，重視挖掘、保留歷史資料，為醫(yī)院院慶、院史館建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障。

四、結(jié)語

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，對醫(yī)院檔案管理工作也提出更高的要求。在開展醫(yī)院文書檔案管理工作過程中，要充分認識到文書檔案管理的重要性，并結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院面臨的現(xiàn)狀與困難，積極探索新方法、新思路，適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的需要。醫(yī)院文書檔案管理工作要堅持原則，遵循檔案工作的基本規(guī)律，在實際工作中不斷研究和探索，使文書檔案工作逐步趨于完善，提升醫(yī)院內(nèi)涵，進一步促進醫(yī)院更快更好地發(fā)展。

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