公務用車制度改革檔案工作探討

于恒棟

摘要：公務用車制度改革檔案工作體現(xiàn)了改革進程，為公車改革提供強大的信息資源基礎。做好車改檔案工作，能有效促進公車改革順利進行。本文為解決公務用車管理問題，做好公務用車制度改革檔案工作，提出了以下幾點措施：確保公務用車制度改革檔案資源的全面性和系統(tǒng)性；增強公務用車制度改革檔案的多元化和生動性；提高公務用車制度改革檔案的便捷性和功能性。

關鍵詞：公務用車；制度改革；檔案工作

公務用車主要用于各種公務活動出行，目的是提高工作人員辦事效率，公務用車是由國家財政配備給黨政機關、企事業(yè)單位或者社會團體所用[1]。公務用車管理體制是計劃經(jīng)濟下的產(chǎn)物，主要是確保單位工作的正常開展。但是隨著社會的快速發(fā)展，公務用車數(shù)量的在急劇增加，隨之而來的是公務用車出現(xiàn)的各種問題，例如公務用車費用高、使用率低、超標配車、公車私用等，為政府財政增加了很多負擔，甚至產(chǎn)生腐敗現(xiàn)象，使得公務用車效益與成本失衡。公務用車檔案管理問題已經(jīng)成為機關事業(yè)單位不得不解決的問題。對于公務用車的制度改革，我國正不斷探索，尋求一個合理的辦法解決公務用車管理問題。結合國內情況，根據(jù)國外公務用車管理經(jīng)驗，在公務用車制度改革檔案管理方面已經(jīng)取得了一定成效，但仍然需要進一步探索，才能提高公務用車改革的效果。

一、確保公務用車制度改革檔案資源的全面性和系統(tǒng)性

公務用車制度改革檔案工作的依據(jù)是記錄改革過程、體現(xiàn)工作進展、查驗改革成果等，其產(chǎn)生的資料包括車輛的使用和管理、車輛的處置、人員的安置、及補貼發(fā)放、統(tǒng)計預算等[2]。確保其資料的全面性和系統(tǒng)性對車改檔案管理工作有著重要的作用。要確保車改檔案資源的全面性和系統(tǒng)性，需要了解以下三點：第一，車改革檔案管理工作相關部門要按照統(tǒng)一標準，各部門協(xié)同工作，分頭整理，根據(jù)需求整合檔案資源，為車改檔案歸檔提供了基礎，使其具有全面性和系統(tǒng)性。第二，分頭整理車改檔案是保證信息的完整性，但如果一直分頭整理，車改革檔案管理工作并不能很好的完成。明確各部門責任，綜合部門出臺標準，然后各部門之間經(jīng)常組織交流溝通，對車改檔案歸檔具有凝聚作用，并使檔案及時規(guī)范的歸檔。第三，在車改革檔案管理工作中，各級相關職能部門在做好本部門工作的同時，還要了解其他部門工作情況和進度，對檔案工作做到全面管理。例如負責車改綜合協(xié)調工作的部門在協(xié)調之外，還可整合檔案資源，承擔協(xié)調統(tǒng)籌的責任。制訂統(tǒng)一車改革檔案管理工作標準，明確工作程序，通過規(guī)范化的制度管理檔案，從而使車改革檔案管理工作具有標準化、規(guī)范化、程序化的特點，確保其有章可循。

二、增強公務用車制度改革檔案的多元化和生動性

車改檔案管理工作是指通過聲音、影像、文字、圖表等形式，記錄黨政機關車改工作內容。不同的檔案形式為檔案提供了多元化方向。為增強公務用車制度改革檔案的多元化和生動性，首先要利用多媒體技術，打破思維定勢，為檔案工作呈現(xiàn)更多形式[3]。多媒體等信息化檔案形式，為多元化檔案提供了更多條件。例如，在大型會議中，除會議材料等文書，還能通過多媒體，展示圖片和視頻等，使工作更加直觀、形象。此外，要將各種資料組合加工，使檔案更加生動化、形象化、具體化。車改檔案工作人員要將收集到的各種信息進行加工組合，使呈現(xiàn)出來的檔案具有生動性。例如，車輛拍賣工作，整理前期相關準備工作等文字、圖表，收集車輛拍賣現(xiàn)場和拍賣成果等圖片，視頻。通過PPT等其它形式將材料結合在一起，在考核或改革成果檢驗中，通過文字、聲音、視頻等形式展示出來，使其具有多元化和生動性。PPT等多媒體檔案形式的應用，是公務用車制度改革檔案工作有效成果的重要體現(xiàn)，也為檔案內容提供了生動化的展示平臺。

三、提高公務用車制度改革檔案的便捷性和功能性

對于車改檔案工作，為提高其便捷性，檔案人員需從實際需求出發(fā)，科學整理檔案，并對其進行規(guī)范化分類，使其查找方便快捷，從而提高其利用率。同時，檔案人員要留意公務車使用情況，了解使用者的去向和使用需求，并對其進行針對性的側重整理。例如，對于大型綜合會議，會議講話、致辭，各部門聯(lián)系方式等資料是需求者經(jīng)常使用查找的，公務用車制度改革檔案管理人員要提前整理準備好各種資料，確保及時快速為需求者提供所用內容，突出檔案工作的重要性。為提高車改檔案的功能性，檔案工作者需要在基礎性信息的收集整理上，將利用率高的內容重點標記，著重整理匯總，或者制作成冊，突出其導向作用。例如，參考資料展示冊、大型會議展示冊、收集匯總資料展示冊，制度建設展示冊等。制作這些展示冊，將相關資源集合起來，簡化了重復查找利用的多余工作，提高車改檔案利用率。同時，體現(xiàn)了檔案工作者良好的專業(yè)習慣和細心、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

總結語：公務用車制度改革檔案工作的依據(jù)是記錄改革過程、體現(xiàn)工作進展、查驗改革成果。對于公務用車制度改革檔案管理工作，我國在不斷進行探索，但仍有許多問題沒有得到有效解決。為改善公務用車制度改革檔案管理的不良情況，需要公務用車制度改革檔案管理人員分頭整理，協(xié)同整合檔案資源，制訂統(tǒng)一車改革檔案管理工作標準，明確工作程序，確保檔案管理工作有章可循確保檔案資源的全面性和系統(tǒng)性；利用多媒體技術，打破思維定勢，將各種資料組合加工，使檔案更加生動化、形象化、具體化；科學整理檔案，著重資料匯總，簡化重復查找利用的多余工作，突出其導向作用，從而提高檔案利用率，并使其查找方便快捷。

參考文獻：

[1]李偉旭.檔案服務公務用車制度改革工作的思考[J].檔案天地，2017，（10）

[2]王傳連.公務用車制度改革后存在的問題及思考[J].中國行政管理，2018，（4）：149-151

[3]趙慶雙，黃開勝，江永亨， 等.深化公務用車制度改革加強高校公務用車管理[J].實驗技術與管理，2017，34（12）：283-286