事業(yè)檔案工作處于困境的原因及對(duì)策研究

孫佳

摘要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作中的一個(gè)重要部分，本文就針對(duì)當(dāng)前在事業(yè)單位電子檔案管理過程中所存在的困境進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討分析，并以此為基礎(chǔ)探討提出了一系列應(yīng)對(duì)安全問題的有效措施，希望可以為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供一份基礎(chǔ)的理論保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案工作；困境；原因；對(duì)策研究

一、引言

時(shí)代在不斷發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也在逐步推進(jìn)，目前，在我國(guó)的許多事業(yè)單位當(dāng)中都已經(jīng)開展了無(wú)紙化辦公，并且已經(jīng)融入了較為現(xiàn)代化的檔案管理內(nèi)容。而在具體的檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案的管理又是其中密不可分的一個(gè)重要部分。將紙質(zhì)文件與電子檔案進(jìn)行融合利用，可以形成更具實(shí)用性的信息流。在檔案管理工作當(dāng)中，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理是十分重要，也是十分必要的。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）載體與內(nèi)容的可分離性。

電子檔案的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法開拓了更為廣闊的空間，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，檔案即信息原件。而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，傳播載體和傳播內(nèi)容是可以進(jìn)行分離的，這同時(shí)也是傳播載體與紙質(zhì)檔案之間最大的區(qū)別。

（二）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。

電子檔案的調(diào)取與應(yīng)用需要在計(jì)算機(jī)的輔助下來(lái)實(shí)現(xiàn)，沒有計(jì)算機(jī)，就沒有電子檔案?？梢哉f(shuō)，電子檔案與計(jì)算機(jī)之間存在著密不可分的關(guān)系。

（三）不安全性和不穩(wěn)定性。

由于電子檔案的形式和內(nèi)容皆為獨(dú)立存在的，因此與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比，電子檔案的不穩(wěn)定性更為突出，因此其安全性、完整性和真實(shí)性難以得到切實(shí)的保障。另外，電子檔案在反復(fù)進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中還可能導(dǎo)致其原始性受到損害。

三、事業(yè)單位電子檔案管理工作中的常見性問題

（一）檔案的信息安全問題難以得到保障。

在電子檔案進(jìn)行流通的過程中，檔案信息基于系統(tǒng)本身的漏洞和網(wǎng)絡(luò)的不安全性等特性，很容易出現(xiàn)惡意改動(dòng)、非法竊取等問題。加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為一個(gè)傳輸?shù)钠脚_(tái)，受黑客攻擊的影響較為嚴(yán)重，長(zhǎng)期下去，本就較為脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全性自然也就難以得到保障了。嚴(yán)重時(shí)甚至還會(huì)威脅到用戶的基本利益，以及單位信息的安全性。為了充分確保檔案信息管理的安全性和可靠性，目前我們已經(jīng)采取了一系列的安全措施，但仍然難以完全規(guī)避此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。只有最大程度上發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能的優(yōu)勢(shì)性，才能最大程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案的安全管理。事業(yè)單位中的一些機(jī)密性文件，具有獨(dú)特的使用價(jià)值，因而時(shí)常會(huì)成為黑客們攻擊的目標(biāo)，隨意對(duì)于事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，就有可能會(huì)導(dǎo)致信息的遺失和損壞，機(jī)密信息的泄露，也會(huì)為事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的損失。為此，在事業(yè)單位的電子檔案管理過程中中，應(yīng)當(dāng)始終將信息安全問題放在具體管理工作開展的首位來(lái)看待。

（二）檔案的原始性問題難以進(jìn)行追溯。

在事業(yè)單位原有的檔案管理工作中，檔案通常是以紙質(zhì)形式為載體存在的，僅通過不同檔案的不同筆跡和不同紙質(zhì)即可判定檔案文件的原始性。但隨著新時(shí)期的不斷發(fā)展進(jìn)步，目前，事業(yè)單位中的大部分檔案都由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，雖然在一定程度上為檔案管理工作提供了便捷，但同時(shí)也導(dǎo)致檔案喪失了其原有的特性。電子檔案的應(yīng)用本質(zhì)就是將實(shí)質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案，生成和傳輸?shù)倪^程都是同樣的，檔案的復(fù)制導(dǎo)致檔案喪失了其原始性。因此，在電子檔案管理工作當(dāng)中，另外一個(gè)不容忽視的問題就是檔案的原始性問題。

四、完善事業(yè)單位電子檔案管理工作的有效方法

（一）采取科學(xué)合理的信息保護(hù)措施。

對(duì)于事業(yè)單位的電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最大的問題莫過于電子檔案的安全性問題。因此，想要完善事業(yè)單位的檔案管理工作，就應(yīng)當(dāng)從提高信息的安全性來(lái)入手。具體來(lái)說(shuō)，可以通過以下幾種方法來(lái)提高電子信息的安全性。

其一，采取完備的措施，提升事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)工作開展的保密性，做好病毒的預(yù)防和抵抗工作。

其二，定期對(duì)于檔案管理單位的內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)進(jìn)行完善。同時(shí)，聘請(qǐng)與檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)人員，并成立起專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，定期對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行檢查。同時(shí)，還要構(gòu)建起相應(yīng)的防范措施，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)異常的問題，降低運(yùn)行的危險(xiǎn)系數(shù)，防患于未然，避免外界因素帶來(lái)的干擾。

其三，定期對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員的能力水平可以充分滿足檔案管理工作的需求。

（二）制定科學(xué)合理的電子檔案工作規(guī)范。

不夠規(guī)范的操作流程是導(dǎo)致電子檔案管理工作出現(xiàn)問題的一個(gè)重要因素。因此，想要有效提升電子檔案管理工作的開展效率，就必須構(gòu)建起一套具有實(shí)用性的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。目前，在事業(yè)單位當(dāng)中，通常會(huì)依據(jù)檔案管理工作不同的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)于相關(guān)管理人員進(jìn)行監(jiān)督，確保工作人員的每一個(gè)工作流程都可以嚴(yán)格按照要求來(lái)進(jìn)行。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)于檔案工作管理人員的日常行為進(jìn)行規(guī)范約束，最大程度上提升檔案管理工作的開展效率。制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)并支持在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員，并對(duì)于在工作內(nèi)容中存在不合理之處的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。

（三）不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)。

事業(yè)單位檔案管理工作的效率和水平與管理人員的能力素質(zhì)水平關(guān)系密切。檔案管理工作中出現(xiàn)的問題很大一部分都是由于管理人員的疏忽造成的。究其根本原因，與檔案管理人員的素質(zhì)不足和水平較差有著直接的關(guān)系，為此，提升檔案管理工作人員的能力水平顯得尤為重要。為此，事業(yè)單位不僅需要定期對(duì)于工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)他們的工作積極性和集體榮譽(yù)感。

五、總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸融入到了各行各業(yè)的發(fā)展過程中，在事業(yè)單位的檔案管理工作中也是如此。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)逐漸退出了歷史的舞臺(tái)，取而代之的是更具實(shí)用性和便捷性的電子檔案。但就目前情況來(lái)看，我國(guó)在具體的電子檔案管理工作中仍然存在著一系列有待解決的問題，只有發(fā)現(xiàn)問題的根源，積極擺脫困境，才能有效促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部的良性運(yùn)行。在未來(lái)的發(fā)展過程中，我們應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作足夠的重視，通過加強(qiáng)管理力度，制定合理?xiàng)l例等方法，最大程度上發(fā)揮檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)性作用。

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