分析“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代下高職院?；n案管理信息化

梁梅

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，高職院校基層檔案管理也日趨信息化。為更好的促進(jìn)高職院校基建檔案管理工作，高校應(yīng)針對(duì)信息化管理工作統(tǒng)一提出任務(wù)要求，明確責(zé)任、細(xì)化分工，通過(guò)“領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、基層檔案管理人員精細(xì)化、明確檔案數(shù)字化流程”等方式方法，針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代要求，促進(jìn)整改。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；基建檔案；管理信息化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)各行各業(yè)均有著深遠(yuǎn)的影響，包括日益完善的教育教學(xué)模式以及教育管理制度，包括高職院校的基建檔案管理上，明確提出“信息化、系統(tǒng)化、全面化”的要求。高職院校檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校全方位發(fā)展具有重大意義，是起到“整合、促進(jìn)”的作用[1]。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益成熟、系統(tǒng)邏輯的日益完善，對(duì)于管理工作的精細(xì)化要求更進(jìn)一步，為此，各高職院校應(yīng)加快基建檔案管理的信息化，爭(zhēng)取促進(jìn)發(fā)展，爭(zhēng)創(chuàng)一流。

一、高職院?；n案的特點(diǎn)

高職院校的基建檔案管理方面獨(dú)具自身特點(diǎn)，基建檔案的內(nèi)容是對(duì)資料進(jìn)行的記錄，保存著最原始的狀態(tài)。學(xué)習(xí)在開(kāi)展日常工作的同時(shí)可以依舊檔案的管理，是開(kāi)展學(xué)生教育、教師教學(xué)、課程教法等工作的重要依舊以及實(shí)踐憑證。因此，高職基建檔案的管理工作有著十分重要的意義。

（一）基建檔案的專業(yè)性以及系統(tǒng)性

高職院校的基建檔案由專門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行錄入、審核等工作，需要經(jīng)過(guò)專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，從而進(jìn)行建設(shè)、管理。同時(shí)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保各項(xiàng)資料的真實(shí)、有效，促進(jìn)高職院校的各項(xiàng)工作。高職學(xué)校對(duì)科目的專業(yè)性要求較高，因此在進(jìn)行基建檔案管理時(shí)要熟悉各科、各門(mén)、各系統(tǒng)之間的層次要求，確保知識(shí)結(jié)構(gòu)具有一定的邏輯性。若想完成一套系統(tǒng)嚴(yán)密的基建檔案，要嚴(yán)格按照步驟，從明確建設(shè)要求、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、經(jīng)過(guò)工程研究、報(bào)建、準(zhǔn)備等全過(guò)程，缺一不可，這樣資料才能呈現(xiàn)出整體連貫性。

（二）復(fù)雜性以及廣泛性

高職院?；n案建設(shè)會(huì)涉及到多個(gè)學(xué)科的內(nèi)容，一個(gè)完整的基建項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)建議、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等多個(gè)步驟，同時(shí)還要涉及到地質(zhì)、建筑、環(huán)境以及排水、電信等方面的知識(shí)，作為記錄和反映工程活動(dòng)的基建檔案要更系統(tǒng)、廣泛的進(jìn)行記錄，因此會(huì)呈現(xiàn)出一定的復(fù)雜性。在施工建設(shè)過(guò)程中，會(huì)涉及多家相關(guān)單位企業(yè)，包括設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位以及勘探、施工、監(jiān)理等單位，互相之間積極配合，共同參與，推進(jìn)建設(shè)工作，這反映了基層建設(shè)工程的全面化，作為檔案管理應(yīng)廣泛涉及具體內(nèi)容，確?？v深化發(fā)展。

（三）現(xiàn)實(shí)性以及校長(zhǎng)的周期性

高職院校的基建檔案管理工作需要保留有價(jià)值的文字、圖表以及相關(guān)影像資料。這些更需要細(xì)節(jié)的不斷完善，利用“信息化”等互聯(lián)網(wǎng)手段，可以簡(jiǎn)單有效的進(jìn)行實(shí)際操作，大量的節(jié)約了人力、物力，對(duì)現(xiàn)實(shí)具有重大發(fā)展意義[2]。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，很多高職院校開(kāi)始開(kāi)發(fā)擴(kuò)大辦學(xué)條件進(jìn)行新建院校，因此更需要多個(gè)部門(mén)共同完成，在不斷發(fā)展過(guò)程中需要較長(zhǎng)周期進(jìn)行完善。在建設(shè)過(guò)程中可以有效的借鑒前期建設(shè)檔案資料，為學(xué)校當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供參考價(jià)值和憑證。

二、基建檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）基層檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視

隨著高職院校不斷發(fā)展，新校區(qū)及其它專業(yè)課程的不斷擴(kuò)充，日益增長(zhǎng)的需求與現(xiàn)存的教學(xué)、辦學(xué)條件可以出現(xiàn)沖突、特別是在新學(xué)校的基建檔案管理工作中，容易出現(xiàn)較多的問(wèn)題。因此，更加需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，以此助推各方面的發(fā)展。但部分對(duì)于基建檔案管理工作存在誤區(qū)，重視程度不夠高。高職院校只重視學(xué)校教育教學(xué)，只建立教學(xué)檔案，忽視了基建檔案的建立工作，忽視了更高層次的發(fā)展方向，不利于高職院校更好的發(fā)展。

（二）基層檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、素質(zhì)不高

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高，不利于基層檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。同時(shí)，高職院校更多的忽視了基層檔案管理建設(shè)的工作，缺乏系統(tǒng)完善的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作人員專業(yè)技能不夠強(qiáng)，缺少經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)人才匱乏，導(dǎo)致基層建設(shè)不夠完善，出現(xiàn)的漏洞難以更系統(tǒng)的改善?；n案管理工作人員一般為兼職人員，創(chuàng)新意識(shí)不夠，導(dǎo)致內(nèi)容過(guò)于刻板，有較多的重復(fù)，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性意義。

（三）基層黨建管理工作不規(guī)范，忽視了“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息化方式

由于缺乏專業(yè)人才，其基建檔案的管理工作不夠完善，手段檔案沒(méi)有科學(xué)的管理模式，與實(shí)際脫軌，從而造成部分檔案缺乏聯(lián)系性與實(shí)際意義，沒(méi)有任何可操作性意義，做成資源的大量流失。同時(shí)部分基層檔案管理還停留于表面，沒(méi)有借助“互聯(lián)網(wǎng)+”等手段，通過(guò)信息化的管理方式進(jìn)行擴(kuò)充完善，導(dǎo)致內(nèi)容單一，項(xiàng)目活動(dòng)落后發(fā)展。

三、促進(jìn)高職院校加強(qiáng)基建檔案管理的方式方法

（一）充分利用信息化基建檔案管理方式

在信息化日益發(fā)展的今天，要充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的思想，結(jié)合實(shí)際工作，利用互聯(lián)網(wǎng)信息手段，進(jìn)行改革創(chuàng)新檔案管理模式，促進(jìn)發(fā)展。利用信息化的存儲(chǔ)方式，不僅可以縮短時(shí)耗、加快編輯速度還可以方便操作減少工作人員錄入、調(diào)取信息的是失誤率，確保信息的真實(shí)有效性[3]。將信息化手段充分利用到實(shí)際工作中，可以大大提高工作效率。

（二）建立完善基建檔案管理制度

高職院校應(yīng)加強(qiáng)基建檔案管理制度的完善，明確工作步驟以及流程，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)性以及責(zé)任意識(shí)，提高重視程度。同時(shí)，完善管理考核機(jī)制，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督和考核，讓可想管理工作有序可依，有法可糾。定期開(kāi)展培訓(xùn)，納入專業(yè)性人才，提高人力，加強(qiáng)工作效能。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，信息化手段在基建檔案管理中發(fā)揮作用，已經(jīng)成為現(xiàn)代教育教學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一種突破創(chuàng)新。因此，在高職院校完善基建檔案管理工作過(guò)程中要提升自身綜合素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)，利用信息技術(shù)靈活管理，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不斷的改革創(chuàng)新。

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[3]陳玄.高職院校基建檔案管理策略探析[J].科研導(dǎo)刊：電子版，2014（11）：19-20