加強項目文檔管控，提升產(chǎn)品質(zhì)量管理

夏紅

[摘要]項目檔案管理的質(zhì)量與項目的實施和其產(chǎn)品的質(zhì)量密切相關(guān)，加強項目檔案管理是提升產(chǎn)品質(zhì)量，規(guī)范項目實施的重要途徑。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展也從信息化的角度對企業(yè)項目檔案的管理提出了新的要求，進而推動企業(yè)全面質(zhì)量管理。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 質(zhì)量管理 項目管理

全面質(zhì)量管理是以產(chǎn)品質(zhì)量為核心，建立起一套科學(xué)、嚴(yán)密、高效的質(zhì)量體系，以提供滿足用戶需要的產(chǎn)品或服務(wù)的全部活動。產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)發(fā)展的生命線，沒有質(zhì)量就沒有企業(yè)的發(fā)展。提升產(chǎn)品質(zhì)量，就是提升企業(yè)的生命值。作為產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、調(diào)試、售后全過程原始記錄的文檔資料，也是產(chǎn)品質(zhì)量狀況的真實記錄。提升檔案管理水平，是提優(yōu)化質(zhì)量管理，提升產(chǎn)品質(zhì)量的有效手段。

一、加強檔案管控是提升質(zhì)量管理的基礎(chǔ)

（一）檔案管理與質(zhì)量管理的關(guān)系

（1）檔案是產(chǎn)品質(zhì)量在文件資料上的反映。從質(zhì)量管理的角度來講，檔案是產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、調(diào)試及售后過程中產(chǎn)生的各種形式的原始記錄，是產(chǎn)品質(zhì)量在文件材料上最真實的反映。從某種意義上來說，產(chǎn)品的文檔資料就是產(chǎn)品的質(zhì)量記錄。

（2）產(chǎn)品檔案的管理狀況也是產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分。產(chǎn)品文檔的歸檔狀況也是產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分。產(chǎn)品的驗收、定型都需要對產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中全部文檔資料進行專門的檢查，并形成“資料審查意見，'做為主意見的重要組成。檔案管理的水平直接關(guān)系到歸檔文件的質(zhì)量，決定產(chǎn)品歸檔文件的完整性、系統(tǒng)性。

（二）加強檔案管理對于提升質(zhì)量管理的必要性

（D加強檔案管理是提升產(chǎn)品質(zhì)量的有效手段。產(chǎn)品檔案是產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中形成的完整記錄，從某種程度上來說也是產(chǎn)品的質(zhì)量記錄。通過管控產(chǎn)品歸檔文件的質(zhì)量，從齊套性的角度來對產(chǎn)品的質(zhì)量進行有效的控制。

（2）加強檔案管理是保障質(zhì)量內(nèi)審、外審順利開展的重要基礎(chǔ)。質(zhì)量的內(nèi)審?fù)鈱彛饕峭ㄟ^對產(chǎn)品歸檔資料的檢查，來驗證產(chǎn)品質(zhì)量的控制過程是否合規(guī)的。有效的檔案管理不但能夠從歸檔齊套性的角度對產(chǎn)品研制生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)進行有效的控制，同時，齊套、系統(tǒng)的歸檔文件材料也能為質(zhì)量的內(nèi)審、外審提供準(zhǔn)確、完整的審查材料，更加真實地反映產(chǎn)品質(zhì)量控制的狀況。

二、檔案管理中存的問題對于質(zhì)量管理的影響

（一）缺少專職檔案人員，檔案工作管理混亂，影響產(chǎn)品的整體質(zhì)量

有的單位沒有專門履行檔案管理職責(zé)的部門或沒有專門的檔案人員，以至在檔案管理和歸檔過程中職責(zé)不清，相互推委。在產(chǎn)品的研制開發(fā)中，也沒有增設(shè)項目檔案員，對項目開展過程中產(chǎn)生的文檔不能及時收集、整理歸檔，影響項目檔案的齊套性。

（二）制度缺位，歸檔文件缺少系統(tǒng)性和規(guī)范性

系體中缺少檔案管理的制度，對產(chǎn)品在研制生產(chǎn)過程中應(yīng)該歸哪些材料沒有明確的要求，同時對檔案管理本身如分類等缺少明確要求，導(dǎo)至歸檔文件質(zhì)量不高，或不符合國家規(guī)定。

同時，制度也缺少可執(zhí)行性，操作性不強。一方面，制度的宣貫力度不夠，以至實際工作過程中，很多人不知道有檔案制度和歸檔要求的存在；另一方面，制度的執(zhí)行力不強。很多人知道相關(guān)的檔案制度或歸檔要求，但如何實際去操作它，現(xiàn)有的制度在這方面還是相當(dāng)泛力。

（三）檔案管理手段落后，難以適應(yīng)現(xiàn)代質(zhì)量管理的需求。

信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各環(huán)節(jié)，并與產(chǎn)品的研制生產(chǎn)緊密的結(jié)合在一起，同時產(chǎn)生大量的電子文檔。如果檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段，沒有利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行有效處理，就難以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展和產(chǎn)品質(zhì)量提升的要求

三、全面推進檔案管理工作，提升產(chǎn)品質(zhì)量管理水平

（一）全程管控，提升歸檔文件的齊套性

（1）產(chǎn)品立項時，根據(jù)合同、協(xié)議要求及單位程序文件規(guī)定，制定歸檔范圍和簽署規(guī)定。項目檔案的齊套性體現(xiàn)在兩個方面，一是合同協(xié)議要求歸檔的文件材料已經(jīng)歸檔。二是產(chǎn)品從立項到結(jié)題全程產(chǎn)生的文件材料已經(jīng)歸檔。在立項時，由項目組根據(jù)合同和協(xié)議的要求以及項目本身的實際需求，確立歸檔范圍，一方面可以有效地按節(jié)點考核項目的推進，另一方面也對項目文件歸檔的齊套性做出具體明確的要求，從而確保歸檔文件的完整性。

（2）從文檔的角度對設(shè)計團隊提出歸檔質(zhì)量方面的要求。“記錄”是產(chǎn)品質(zhì)量在文字上反映。通過控制歸檔文件的質(zhì)量，可以從“記錄”的角度對產(chǎn)品質(zhì)量實施有效地控制。歸檔文件的質(zhì)量包涵很多方面，與質(zhì)量相關(guān)有以下幾點：一是文件或記錄的格式、模版要統(tǒng)一。統(tǒng)一的模版可以從結(jié)構(gòu)上規(guī)范文件的內(nèi)容不缺項；二是文件或記錄的簽署要完整，符合相關(guān)的簽署規(guī)定，確保文件或記錄的有效性。三是歸檔文件應(yīng)是原件，確保文件的真實性。

（3）采用“先歸檔，后使用”的辦法，確保文件的齊套性?？蒲许椖繌牧㈨椛暾埖巾椖繒?jīng)歷許多環(huán)節(jié)和節(jié)點，如果不重視科研項目開展過程中文件資料的收集與歸檔，在項目結(jié)題后，許多文件會因各種因原散存在個人手人，導(dǎo)致歸檔文件材料的不齊套。

在科研項目管理過程中，采取“先歸檔，后使用”的科研檔案管理辦法，可以有效的避免文件散存不齊套的問題。“先歸檔，后使用”是指科研項目研制推進和管理過程中產(chǎn)生的文件只有歸檔并經(jīng)檔案管理部門確認(rèn)后才是有效的文件，才能在項目研制過程中流轉(zhuǎn)。也就是說，要想文件發(fā)揮效力，必須按照既有制度的規(guī)定完成文件的簽署并歸檔，然后通過借閱流程借出后，文件才能發(fā)揮其應(yīng)用的效力。

（二）加強項目檔案管理，提升歸檔文件的系統(tǒng)性

（D增設(shè)項目檔案員，加強項目檔案的管理。檔案管理是一門專業(yè)技術(shù)，包括收集、整理、鑒定、保管等8個環(huán)節(jié)，需要有專業(yè)人員來管理。從檔案管理和質(zhì)量管理的雙重角度來說，都需要有專業(yè)的人員來對項目檔案進行全程管理。

專、兼職檔案員的設(shè)置不但是各類檔案工作檢查、考核的必查項，在實際工作中，專、兼職檔案員在項目管理和實施過程也發(fā)揮著不可或缺的作用。

（2）完善檔案制度，規(guī)范檔案管理。制度是對管理需要的具體化，法律化。檔案管理需要有制度的保障，從而保障檔案管理理念的可執(zhí)行性。檔案制度至少要涵蓋以下幾點：一是要有文件歸檔范圍和保管期限，確保歸檔文件的完整性；二是要有檔案分類方案，以保證歸檔文件的系統(tǒng)性。三是要明確單位內(nèi)部各部門的歸檔職責(zé)，以確保歸檔流程的通暢。

同時，值得注意的是，企業(yè)的檔案制度的編制一定要結(jié)合企業(yè)運營的實際設(shè)定，不能只是照搬國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案制度的制定要把企業(yè)對文件的運轉(zhuǎn)的需求與國家檔案文件的歸檔要求結(jié)合起來，形成具有企業(yè)自身特點的可執(zhí)行、可操作的企業(yè)檔案制度。

（三）推進檔案建設(shè)信息化，提升檔案管理的現(xiàn)代化

（1）檔案信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。信息化是企業(yè)實現(xiàn)其有效管理的重要方法，是企業(yè)提升核競爭力的有效手段。檔案管理作為信息管理的重要組成部分，其信息化的建設(shè)也是企業(yè)信息化整體工程的重要組成部門。通過推進檔案信息化，既是企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在要求，也是檔案管理自身發(fā)展的根本訴求。

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開信息化的支持和應(yīng)用，在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，沒有信息化也就沒有企業(yè)生存和發(fā)展的空間?，F(xiàn)代企業(yè)的信息化建設(shè)是包涵了檔案信息化模塊在內(nèi)的信息系統(tǒng)集合。缺少了檔案信息化的企業(yè)信息化是不完整的信息化，也無法發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策和技術(shù)革新中的知識資源支撐作用。傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)方式也將制約企業(yè)運作的效率，從而牽制企業(yè)的發(fā)展。所以說，檔案信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。

（2）檔案信息化是提升項目檔案質(zhì)量的有效途徑。檔案信息化就是通過信息化的手段來管理檔案信息，保障單位科研生產(chǎn)的開展，推進企業(yè)的發(fā)展。前文說過，產(chǎn)品的質(zhì)量包括作為產(chǎn)品研制全過程原始記錄的檔案的質(zhì)量。提升檔案項目檔案管理的水平，也就是全面提升產(chǎn)品質(zhì)量。

檔案的質(zhì)量包括很多方面，如案卷質(zhì)量，歸檔文件的齊套性，歸檔文件簽署的完整性、有效性，檔號編制的合理性等等。歸檔文件的質(zhì)量是與之相關(guān)的產(chǎn)品質(zhì)量密切聯(lián)系的。

檔案信息化，從某種程度上來說，可以理解為是企業(yè)檔案制度及檔案工作流程的系統(tǒng)固化。把檔案工作制度、要求固化為必須執(zhí)行的系統(tǒng)流程，減少人為的干預(yù)，使之成為流程運轉(zhuǎn)的必經(jīng)環(huán)節(jié)，從而提升檔案制度的執(zhí)行力和對文件流的控制力，進而從文件的角度規(guī)范產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)的全過程，提升產(chǎn)品質(zhì)量。