淺談高校印章檔案管理

摘要；印章檔案是一種有著特定名稱和載體形態(tài)，有著特殊的形成規(guī)律和整理、保管要求，具有獨(dú)特的收藏和利用價(jià)值的專門檔案。印章是機(jī)關(guān)單位行使職權(quán)并進(jìn)行各種公務(wù)活動(dòng)，對外聯(lián)系的標(biāo)記和憑證，停用的印章和其他檔案一樣具有歷史憑證作用和重要的參考價(jià)值，能夠真實(shí)地反映一個(gè)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置與演變情況。因此收集與管理高效印章檔案是每一位檔案管理工作者的首要職責(zé)。

關(guān)鍵詞：高校；印章檔案；管理

一、高校印章檔案的特性

印章具有證明確定其主體資格和能力的法律效果，以及很強(qiáng)的權(quán)威性。印章有公章和私章之分，無論是它的名稱、印文、材質(zhì)、形狀、功能、字體還是形成年代都是種類繁多。本文針對高校的公章和具有法律效力的個(gè)人名章。公章就是指在高校黨務(wù)、政務(wù)、教務(wù)及各二級學(xué)院等機(jī)構(gòu)的法定名稱章和冠以法定名稱的合同、財(cái)務(wù)、稅務(wù)、發(fā)票等業(yè)務(wù)專用章；私章則是具有法律效力的個(gè)人名章是與上述相同機(jī)構(gòu)的法定代表人及其財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的名章。

高校印章檔案就是指高校的公章及私章已停止使用但對國家、社會(huì)和學(xué)校有保存價(jià)值的，經(jīng)過一定程序歸檔的印章。普通高校歷經(jīng)改制、合并、升格以及專業(yè)布局調(diào)整后，產(chǎn)生了很多失效印章，這些失效印章雖然失去了原有的法律、行政效力，但它對研究高校機(jī)構(gòu)設(shè)置、歷史沿革及甄別歷史文物的真?zhèn)尉哂兄匾膽{證作用和參考價(jià)值。

可見高校印章檔案的重要性，如果保管不當(dāng)被人利用，將對高校造成不可低估的巨大損失，因此科學(xué)有效的管理高校印章檔案及豐富高校檔案庫藏是高校檔案工作面臨的首要任務(wù)。

二、建立健全的高校印章檔案管理制度，確保高校印章檔案完整安全

印章檔案管理工作目前在全國未普遍展開，只要原因是國家沒有統(tǒng)一的印章檔案歸檔和進(jìn)館范圍規(guī)定。目前高校印章檔案歸檔和進(jìn)館工作上存在主觀隨意性，從而導(dǎo)致高校印章檔案管理工作上疏忽散漫。高校印章檔案要么不區(qū)分價(jià)值全部歸檔或進(jìn)館，這樣給檔案整理、鑒定和保管工作帶來許多不必要的麻煩和成本；要么根據(jù)個(gè)人主觀意愿進(jìn)行隨意取舍處理，使得一些本來應(yīng)該進(jìn)館永久保存的重要和珍貴印章未能及時(shí)完整地歸檔和進(jìn)館，從而造成大量被損毀或遺失現(xiàn)象。如此情況高校檔案應(yīng)該對應(yīng)印章檔案建立健全的高校印章檔案管理制度。

1.高校印章檔案的收集

由于印章具有特殊而重要的地位和作用，因此一旦印章被停用、廢止，應(yīng)做到及時(shí)移交至檔案部門封存管理。對高校來說印章是學(xué)校各個(gè)不同時(shí)期的烙印，每一枚印章檔案都無可辯駁地證明了學(xué)校的一段歷史，都真實(shí)地反映了學(xué)校每一個(gè)部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置與演變情況，具有歷史憑證作用和參考價(jià)值，高校檔案部門要盡可能地保證學(xué)校每一歷史時(shí)期印章的齊全完整，使之體現(xiàn)學(xué)校變遷過程的系統(tǒng)性，完整地反映了學(xué)校發(fā)展歷程的全貌。收集印章檔案應(yīng)確保齊全、完整和真實(shí)。 收集印章檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，高校檔案部門應(yīng)制定廢止印章收集登記表，主要內(nèi)容應(yīng)包括印章印模圖樣、印章名稱、材質(zhì)、啟用日期、廢止日期、移交部門、接受部門、移交人、接收人、移交日期等各項(xiàng)。印章廢止部門填好廢止印章收集登記表，連同廢止印章一并移交至學(xué)校檔案部門封存管理。

2.高校印章檔案的整理

印章檔案的整理應(yīng)遵循保持其歷史原貌和有機(jī)聯(lián)系，有利于保管、便于利用的原則，集中統(tǒng)一進(jìn)行整理分類，館藏印章檔案應(yīng)作為全宗級檔案單獨(dú)整理編目，按進(jìn)館順序編制流水號(hào)，不得與文書檔案混合編號(hào)。

高校印章檔案的整理步驟： 第一，清洗印章，收集的廢止印章大都油漬滿面，字跡模糊，必須進(jìn)行清潔處理工作，在清洗時(shí)，應(yīng)浸泡，待污垢松軟后，用牙刷刷洗印章，去除油泥、污物和霉點(diǎn)，印章刷洗干凈后放在室內(nèi)通風(fēng)處晾干；第二，分類編號(hào)，學(xué)校印章檔案基本上是批量更換，又因印章檔案不是每年都有，并且使用期限不一致，所以不宜采用年度分類，可按照期限、屬性分類。印章檔案保管期限為永久和定期（15年），對于高校來說，校級印章、學(xué)校法定代表人印章、學(xué)校各二級單位黨政公章為永久（Y），其他為定期（D），印章檔案的檔號(hào)由印章檔案代號(hào)（YZ）、保管期限（永久為Y，定期為D）、分類號(hào)（歷史時(shí)期、印章級別和印章屬性；第三，制作印模，將印章蓋印在A4紙上形成清晰、工整及排列美觀的印章印跡，每個(gè)印模下方必標(biāo)注與之相應(yīng)的印章檔案號(hào)及用規(guī)范的文字說明標(biāo)識(shí)印文內(nèi)容，然后經(jīng)過掃描數(shù)字化處理后再用計(jì)算機(jī)編輯，制作成各種專題印章檔案印模集或印譜，這樣為檢索、利用、宣傳及研究提供了快捷方便的服務(wù)；第四裝盒入庫，按照保管期限-分類號(hào)-印章枚號(hào)順序排列入盒，相同期限、相同類別則按廢止時(shí)間排序裝盒。整理完畢后以盒為單位編制印章檔案整理說明，記載印章檔案的來源、數(shù)量和完整情況，此說明與印模單一起放在盒類目錄前面，最后在印章檔案盒外表填寫其起止檔號(hào)即可入庫。

三、高校印章檔案的利用

印章檔案和其他檔案一樣，保管起來在于利用。而印章檔案在學(xué)校歷史中發(fā)揮過特殊作用，若被非法利用，會(huì)擾亂學(xué)校的正常管理秩序，甚至造成嚴(yán)重后果。因此，必須嚴(yán)格控制印章的利用，做好使用登記，制定嚴(yán)格的印章檔案利用審批制度，利用者需填寫印章檔案利用審批表，主要內(nèi)容包括利用人、利用單位、利用事由、需蓋印章名稱、學(xué)校有關(guān)部門意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦人、辦理時(shí)間等條項(xiàng)，利用人并向檔案工作人員提供有效證件及說明利用事由。

總之，印章檔案的獨(dú)特性見證了學(xué)校歷史發(fā)展的進(jìn)程和機(jī)構(gòu)設(shè)置的變遷，是重要的檔案資源。高校應(yīng)加強(qiáng)對印章檔案的認(rèn)識(shí)，重視印章檔案的收集及管理工作，從而使高校印章檔案的管理更加常規(guī)化、制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

趙莉（1977.6- ），女，漢族，山西新絳縣，西安財(cái)經(jīng)學(xué)院黨政辦公室檔案館，館員。