新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

（東臺(tái)市交通運(yùn)輸局，江蘇 鹽城 224200）

所謂電子檔案實(shí)際上指的就是利用計(jì)算機(jī)內(nèi)置的磁盤系統(tǒng)對(duì)單位中的檔案文件進(jìn)行電子化的歸納與存儲(chǔ)，正常來(lái)講，電子檔案的計(jì)量單位為案卷。和過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案可以有效解決檔案管理工作所需的人力物力資源，并使相關(guān)單位的工作效率得到有效提高。然而在我們國(guó)家很多企事業(yè)單位里面，相關(guān)工作人員對(duì)于電子檔案的重視程度依舊比較低，負(fù)責(zé)這項(xiàng)職責(zé)的相關(guān)工作人員也都是秉持敷衍了事的態(tài)度進(jìn)行相關(guān)工作，其電子檔案管理的技術(shù)水平相對(duì)來(lái)講也比較落后。這種情況也就造成了我國(guó)電子檔案管理出現(xiàn)了比較大的問(wèn)題。

一、電子檔案的特點(diǎn)分析

在科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)不斷發(fā)展變化的背景下，相應(yīng)的電子信息管理技術(shù)也在不斷健全完善，檔案的管理工作也隨之發(fā)生了比較大的變化，電子檔案開始逐漸取代了紙質(zhì)檔案。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在管理上更加的方便快捷。而且對(duì)于管理人員來(lái)講，對(duì)電子檔案管理更是一種挑戰(zhàn)，更是可以使自身的管理水平以及管理能力得到進(jìn)一步的提高。電子檔案管理和過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理相比是完全不一樣的：首先，電子檔案是完全數(shù)字化的，其載體也有以前的書本變成了系統(tǒng)光盤，文字也被數(shù)字化處理了，而且連檔案的生成過(guò)程都是一個(gè)數(shù)字化的過(guò)程，屬于完完全全的數(shù)字化管理；其次，電子檔案的信息實(shí)際上是完善獨(dú)立存在的一個(gè)個(gè)體，其能夠自由的進(jìn)行變化傳輸，形態(tài)也比較多樣，并且可以轉(zhuǎn)移到所有的存儲(chǔ)盤里面去，而且其內(nèi)部信息完全不會(huì)有變化產(chǎn)生。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，難以有效把握電子原件的準(zhǔn)確性

在當(dāng)今這個(gè)新形勢(shì)下，雖然我國(guó)的很多企業(yè)都展開了電子檔案管理工作，但是負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的相關(guān)工作人員的思想意識(shí)以及思維方式還沒有轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，對(duì)于電子檔案管理的重要性也沒有足夠的認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)相關(guān)工作的了解，僅僅是簡(jiǎn)單地將檔案以電子的形式完成錄入。在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，還有一些人為的錯(cuò)誤出現(xiàn)。經(jīng)常會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T的一時(shí)疏忽大意更造成導(dǎo)入信息的錯(cuò)誤，這種情況甚至?xí)挂院蟮男畔⒄{(diào)度使用都出現(xiàn)比較大的問(wèn)題。

（二）檔案管理應(yīng)用的軟件類型復(fù)雜，對(duì)工作中存在的潛在問(wèn)題也不夠重視

現(xiàn)在，我們國(guó)家不同的企業(yè)所使用的電子檔案管理軟件也是多種多樣的，企業(yè)都是以自己為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身的實(shí)際情況選用更加方便自己工作的系統(tǒng)軟件。但是因?yàn)檐浖鶎匍_發(fā)企業(yè)不同，對(duì)其進(jìn)行維護(hù)的人員也就各不相同，因此在進(jìn)行管理的時(shí)候很有可能出現(xiàn)信息被復(fù)制或者被竊聽的情況，還有很大可能受到病毒的攻擊。除此之外，電子檔案管理會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的原因還有以下兩種，一個(gè)是企業(yè)所使用的軟件自身就有缺陷存在，另一個(gè)就是工作人員的馬虎大意。現(xiàn)在很多單位負(fù)責(zé)電子檔案工作的工作人員都過(guò)于相信系統(tǒng)的安全性，對(duì)于及時(shí)備份的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。因此，一旦電子檔案出現(xiàn)了問(wèn)題，就會(huì)造成沒有辦法挽回的損失。另外，因?yàn)椴煌髽I(yè)所開發(fā)出的軟件是不兼容的，所以也會(huì)有很大可能導(dǎo)致信息在轉(zhuǎn)化過(guò)程中出現(xiàn)解讀錯(cuò)誤的情況。

（三）檔案管理的范圍不明確，缺乏長(zhǎng)久性和保密性

現(xiàn)在，我國(guó)的很多企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候出現(xiàn)了一個(gè)比較大的問(wèn)題就是沒有清晰的管理邊界，管理范圍也不夠明確，這種情況也就給電子檔案管理工作留下了巨大的漏洞以及安全隱患。和紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案有一個(gè)和其完全不同的特點(diǎn)就是電子檔案的所有資源都是虛擬化的，不像紙一樣，可以觸摸，屬于有質(zhì)有形的物體。另外，雖然現(xiàn)在很多的信息輸入軟件都有定期自動(dòng)備份的功能，但是其備份功能依舊是有比較大的缺陷存在的，備份信息的范圍也比較模糊。因此，在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)因?yàn)閭浞莨ぷ髦笤斐傻臋n案內(nèi)容不連續(xù)、斷檔的情況出現(xiàn)。而且，電子檔案的信息管理系統(tǒng)也是比較容易遭到木馬病毒的攻擊的，在遭到病毒攻擊之后，不單單會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至相關(guān)的檔案信息還會(huì)被他人所竊取，這種情況也就造成電子檔案出現(xiàn)了持久性以及保密性不足的現(xiàn)象。

三、解決新形勢(shì)下檔案管理中存在的問(wèn)題的建議

（一）通過(guò)合理工作標(biāo)準(zhǔn)的制定對(duì)電子檔案管理操作流程進(jìn)行規(guī)范

要想有效解決電子檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題，相關(guān)單位以及工作人員可以通過(guò)以下幾種辦法對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決：第一，應(yīng)該準(zhǔn)備多種保證電子檔案安全的方案，從不同的角度對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行保護(hù)。并在檔案信息的錄入、存儲(chǔ)以及調(diào)用的時(shí)候，嚴(yán)格按照相關(guān)操作規(guī)范進(jìn)行工作；第二，負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員必須不斷地增強(qiáng)自身的崗位責(zé)任心以及安全責(zé)任意識(shí)；第三，要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺處理，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好。同時(shí)如果對(duì)電子檔案信息進(jìn)行了使用或者修改的話，相關(guān)工作人員應(yīng)該注意做好備注，以便日后查詢。除此之外，我國(guó)還應(yīng)該以最快的速度完成電子檔案管理的工作規(guī)范制定，并讓相關(guān)單位以此為依據(jù)展開管理工作。

（二）通過(guò)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件嚴(yán)格地完成各類信息的歸類整理工作

現(xiàn)在我國(guó)的相關(guān)單位在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候僅僅單純地對(duì)檔案信息進(jìn)行了數(shù)據(jù)化處理，并沒有細(xì)致地考慮自己所使用的軟件格式是否合理。不同企業(yè)之間甚至使企業(yè)內(nèi)部都沒有思考過(guò)格式統(tǒng)一的問(wèn)題。這種情況也就造成了電子檔案是有格式問(wèn)題存在的，使得檔案管理的對(duì)接工作十分困難，信息也難以完成有效貢獻(xiàn)，甚至同一家單位的不同部門之間都會(huì)出現(xiàn)信息格式不相容的情況。所以，在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)單位應(yīng)該盡可能使用格式相同的軟件進(jìn)行工作，并對(duì)檔案從錄入開始就進(jìn)行動(dòng)態(tài)的追蹤管理，從而及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決相關(guān)問(wèn)題。

（三）定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，做好保存工作

因?yàn)槭艿胶芏嗤耆灰粯拥目陀^因素的影響，相關(guān)單位要想長(zhǎng)期有效地完成電子檔案的保存工作是存在很大困難的。雖然這些電子信息具有不可消耗的特征，但是“金無(wú)足赤，人無(wú)完人”，人們?cè)趯?duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候不可避免地會(huì)出現(xiàn)漏洞和事物，最終導(dǎo)致這樣那樣的問(wèn)題出現(xiàn)，這對(duì)檔案管理工作來(lái)講有著十分嚴(yán)重的影響，所以，相關(guān)單位以及工作人員在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：第一，制定出嚴(yán)格的安全管理制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，在必要的情況下可以選擇脫離本機(jī)通過(guò)第三方存儲(chǔ)的方式完成數(shù)據(jù)的備份處理；第二，相關(guān)單位以及工作人員必須細(xì)化各個(gè)管理環(huán)節(jié)，一步一個(gè)腳印地進(jìn)行相關(guān)工作，從而盡可能避免因?yàn)槿藶槭韬龌蛘卟僮魇д`的原因造成的電子檔案損壞。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展的新形勢(shì)下，電力檔案管理的出現(xiàn)雖然是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是其管理依舊出現(xiàn)了很多需要重視的情況。要想有效解決這些經(jīng)常發(fā)生的電子檔案管理問(wèn)題，相關(guān)單位不單單要對(duì)自身的電子檔案規(guī)章管理制度進(jìn)行健全完善，還應(yīng)該提升對(duì)于檔案工作管理人員的培訓(xùn)力度，從而使他們的綜合素養(yǎng)得到最大程度的提高。除此之外，相關(guān)單位還應(yīng)該不斷地進(jìn)行電子檔案管理技術(shù)水平的更新提升，進(jìn)而切實(shí)有效地解決電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，使我國(guó)相關(guān)單位的電子檔案管理水平得到最大程度的提高，讓其為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步貢獻(xiàn)更大的力量。