生物制藥公司科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理及核算
——以A生物制藥公司為例

■//王常青 游 嘉

A生物制藥公司（以下簡(jiǎn)稱A公司）始建于1934年，是我國(guó)歷史最悠久的生物制藥企業(yè)之一。主要從事生物制品（疫苗、抗毒素、血液制品、診斷試劑等）的研發(fā)和生產(chǎn)，是國(guó)家生物制品行業(yè)的骨干企業(yè)。公司現(xiàn)有科研人員100多名，設(shè)有6個(gè)專業(yè)研究室，1個(gè)中試研究室、兩個(gè)國(guó)家級(jí)菌種保藏中心。累計(jì)獲得省部級(jí)以上科技獎(jiǎng)勵(lì)近100項(xiàng)。改革開(kāi)放以來(lái)，公司科研成果豐碩，累計(jì)獲得省部級(jí)以上科技獎(jiǎng)勵(lì)近100項(xiàng)。科研成果的產(chǎn)業(yè)化，不僅產(chǎn)生了良好的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也有力提升了我國(guó)生物技術(shù)產(chǎn)業(yè)水平。

一、A公司科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一管理前存在的問(wèn)題

在實(shí)際工作中，科研財(cái)務(wù)管理可以分為科研預(yù)算管理、科研支出管理及科研驗(yàn)收管理。下面就日常工作中遇到的難點(diǎn)及解決方法進(jìn)行分析總結(jié)。

（一）科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理

一般來(lái)說(shuō)，科研項(xiàng)目在申報(bào)時(shí)就必須填寫預(yù)算，之后經(jīng)費(fèi)的使用必須嚴(yán)格依照預(yù)算支出。但在預(yù)算編報(bào)上存在著兩方面的問(wèn)題：第一，填寫預(yù)算申報(bào)表的科研人員并非專職財(cái)務(wù)人員，對(duì)于經(jīng)費(fèi)的預(yù)算和分配沒(méi)有清晰的概念，對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)字也不是特別敏感，所以很多時(shí)候做不到非常精確，例如說(shuō)材料費(fèi)、燃動(dòng)費(fèi)等的編制。第二，在項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程也就是執(zhí)行預(yù)算的過(guò)程中，科學(xué)研究的復(fù)雜性決定了課題組的研究方法、研究方向有可能隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而隨時(shí)做出調(diào)整，導(dǎo)致實(shí)際狀況與之前預(yù)計(jì)的狀況差別較大，因此實(shí)際支出與預(yù)算支出也必然無(wú)法一致。

在實(shí)際工作中預(yù)算執(zhí)行問(wèn)題主要存在有預(yù)算無(wú)支出，有支出無(wú)預(yù)算以及超預(yù)算等情況。有預(yù)算無(wú)支出的，一般出現(xiàn)在研究計(jì)劃發(fā)生變化的情況下，某些項(xiàng)目不再需要發(fā)生，同時(shí)也就會(huì)出現(xiàn)其他項(xiàng)目無(wú)預(yù)算有支出或是超預(yù)算的情況。有支出無(wú)預(yù)算和超預(yù)算的另一個(gè)發(fā)生原因是申報(bào)預(yù)算時(shí)對(duì)必要的支出估計(jì)不足。例如，課題在結(jié)題財(cái)務(wù)驗(yàn)收時(shí)經(jīng)費(fèi)的使用無(wú)法與之前所做的預(yù)算完全匹配，比如預(yù)算做了很大一筆試驗(yàn)外協(xié)費(fèi)，但由于課題進(jìn)度未能達(dá)到同一時(shí)點(diǎn)做預(yù)算時(shí)預(yù)估的進(jìn)度或是研究方向做出調(diào)整而無(wú)法發(fā)生，反而材料費(fèi)因?yàn)檠芯啃枰л^多。這些都表明了項(xiàng)目申報(bào)時(shí)的預(yù)算編制的不準(zhǔn)確，與實(shí)際需要不相符。

（二）科研經(jīng)費(fèi)的支出管理

統(tǒng)一管理前的科研核算中，A公司并未設(shè)置專門負(fù)責(zé)科研財(cái)務(wù)核算的崗位，無(wú)精細(xì)化的管理，如經(jīng)費(fèi)支出未區(qū)分國(guó)撥、自籌。由于歷史條件的限制導(dǎo)致在統(tǒng)計(jì)課題經(jīng)費(fèi)支出或是在課題結(jié)題財(cái)務(wù)驗(yàn)收時(shí)會(huì)不同程度地增加工作難度，降低工作效率。

（三）科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)驗(yàn)收管理

隨著國(guó)家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)督檢查越來(lái)越頻繁，對(duì)課題財(cái)務(wù)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越嚴(yán)格。有些國(guó)家的重大專項(xiàng)課題可能要迎接不止一次的財(cái)務(wù)驗(yàn)收審計(jì)。有些課題負(fù)責(zé)人對(duì)于項(xiàng)目的財(cái)務(wù)驗(yàn)收沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，在日常科研管理過(guò)程中，與財(cái)務(wù)人員溝通很少，對(duì)所花經(jīng)費(fèi)沒(méi)有一個(gè)清楚的了解，在課題需要決算審計(jì)時(shí)才開(kāi)始預(yù)算對(duì)照，找財(cái)務(wù)要經(jīng)費(fèi)支出情況以及申請(qǐng)調(diào)賬，這些平常不做溝通不查賬的習(xí)慣導(dǎo)致驗(yàn)收時(shí)填數(shù)不準(zhǔn)確的情況時(shí)有發(fā)生，預(yù)算的嚴(yán)肅性得不到保證。另外，國(guó)家對(duì)科研的中期審查和經(jīng)費(fèi)審計(jì)已經(jīng)常態(tài)化，每次審計(jì)都需要復(fù)印大量的原始財(cái)務(wù)憑證，提交財(cái)務(wù)決算，審批加蓋單位公章，重復(fù)的工作流程增加了科研部門和財(cái)務(wù)部門不必要的工作量，降低了財(cái)務(wù)配合驗(yàn)收的效率。

二、A公司改進(jìn)科研財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)及總體思路

近幾年來(lái)，隨著A公司的上級(jí)單位對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的重視程度不斷加大，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理力度的加強(qiáng)。為規(guī)范公司科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理，根據(jù)國(guó)家近幾年科研經(jīng)費(fèi)管理的新政策，結(jié)合上級(jí)單位關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)管理的相關(guān)文件，出臺(tái)了《A公司科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度》。該制度全方位地涉及到科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)使用、經(jīng)費(fèi)核算、課題結(jié)題、國(guó)撥資金管理等財(cái)務(wù)科研經(jīng)費(fèi)管理的諸多要點(diǎn)，對(duì)完善企業(yè)的內(nèi)部控制起到了重要的指導(dǎo)作用。

為提升信息化的質(zhì)量，明細(xì)核算的程序化，A公司的上級(jí)單位統(tǒng)一使用了ERP系統(tǒng)。該系統(tǒng)是用科研訂單實(shí)現(xiàn)對(duì)科研課題的財(cái)務(wù)核算，每一個(gè)訂單組都對(duì)應(yīng)了相應(yīng)的課題，而與科研有關(guān)的所有費(fèi)用，包括直接費(fèi)用、分?jǐn)傎M(fèi)用、間接費(fèi)用等，都是通過(guò)科研訂單進(jìn)入研發(fā)支出，也就是所有的研發(fā)支出都由課題全部承擔(dān)。而若想有效地管控科研經(jīng)費(fèi)，必須從預(yù)算入手，經(jīng)過(guò)日常核算課題收支，在課題結(jié)題時(shí)整理經(jīng)費(fèi)，最后順利通過(guò)財(cái)務(wù)驗(yàn)收。

三、A公司科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一管理后解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）對(duì)于課題預(yù)算編制中存在問(wèn)題的解決方法

在實(shí)際工作中科研預(yù)算的編制是難點(diǎn)同時(shí)也是重點(diǎn)，為保證預(yù)算的準(zhǔn)確性和完整性，從科研預(yù)算編制開(kāi)始，就要有科研人員、財(cái)務(wù)人員及科研管理人員三方共同參與。課題申報(bào)書(shū)上的預(yù)算和每年編制的年度預(yù)算通常由相關(guān)課題負(fù)責(zé)人從科研項(xiàng)目?jī)?nèi)容和科研任務(wù)的角度提出需要的經(jīng)費(fèi)范圍和金額，負(fù)責(zé)編制主要的直接支出費(fèi)用，如材料費(fèi)、外協(xié)費(fèi)，而財(cái)務(wù)需對(duì)分?jǐn)偟墓操M(fèi)用進(jìn)行概算，如燃動(dòng)費(fèi)的分?jǐn)?，維修費(fèi)的分?jǐn)?，領(lǐng)用動(dòng)物時(shí)的分?jǐn)偟鹊?，科研管理人員從科研政策和科研管理整體方面進(jìn)行控制。這樣能很好的提高課題預(yù)算的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性，為之后的預(yù)算執(zhí)行奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

對(duì)于預(yù)算的執(zhí)行，在做賬時(shí)對(duì)于有必要確認(rèn)的課題經(jīng)費(fèi)支出的口徑財(cái)務(wù)部門都需要與相關(guān)課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通再做賬，比如說(shuō)國(guó)撥經(jīng)費(fèi)的使用，某課題在報(bào)賬時(shí)將職工的培訓(xùn)費(fèi)記入國(guó)撥經(jīng)費(fèi)而課題國(guó)撥經(jīng)費(fèi)預(yù)算并無(wú)此項(xiàng)目，這時(shí)需要與負(fù)責(zé)人溝通，在不調(diào)整預(yù)算的情況下提醒其修改支出口徑以保證預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性。

（二）對(duì)于課題日常支出中存在問(wèn)題的解決方法

統(tǒng)一科研管理以來(lái)，隨著A公司對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理重視程度的提高，公司設(shè)立了科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)核算崗位，實(shí)現(xiàn)了在ERP的技術(shù)支持上較為精細(xì)化的核算管理。首先科研經(jīng)費(fèi)的核算是通過(guò)科研訂單實(shí)現(xiàn)的，科研訂單在初始設(shè)置時(shí)即規(guī)定了課題經(jīng)費(fèi)的性質(zhì)（費(fèi)用化，資本化），課題經(jīng)費(fèi)的支出（國(guó)撥、自籌），并且還能設(shè)定子課題，大大細(xì)化了課題經(jīng)費(fèi)的核算；其次針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)添加了專門的會(huì)計(jì)科目，如：出版/文獻(xiàn)/知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)、專利申請(qǐng)費(fèi)、臨床研究費(fèi)等，還對(duì)“材料消耗”科目進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)化，規(guī)范了科研科目的使用，提高了后續(xù)查賬及財(cái)務(wù)驗(yàn)收的效率；再次，科研經(jīng)費(fèi)核算中規(guī)定所有科研口徑中發(fā)生的費(fèi)用都必須歸入課題，這里需要特別強(qiáng)調(diào)的就是燃動(dòng)費(fèi)、維修費(fèi)等公共費(fèi)用的分?jǐn)?，上?jí)單位統(tǒng)一管理科研經(jīng)費(fèi)前公共費(fèi)用是放入公共部門中的，統(tǒng)一管理科研經(jīng)費(fèi)后財(cái)務(wù)將所有的公共費(fèi)用根據(jù)科研部門提供的人數(shù)和比例分入了對(duì)應(yīng)的課題中；然后對(duì)于科研設(shè)備，統(tǒng)一科研管理以后A公司將每一臺(tái)設(shè)備都進(jìn)入相對(duì)應(yīng)的課題中；最后，每個(gè)有政府補(bǔ)助來(lái)源的課題都有相對(duì)應(yīng)的國(guó)撥收入和支出課題訂單號(hào)。細(xì)化的財(cái)務(wù)核算保證了財(cái)務(wù)和科研對(duì)于經(jīng)費(fèi)使用的準(zhǔn)確把握，在課題經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)中和財(cái)務(wù)驗(yàn)收時(shí)都能取得與課題相關(guān)的完整的準(zhǔn)確的經(jīng)費(fèi)收支情況。

同時(shí)在日常工作中，除了細(xì)化、規(guī)范核算帶來(lái)的對(duì)經(jīng)費(fèi)的準(zhǔn)確化反映，如何利用系統(tǒng)更好的管理科研經(jīng)費(fèi)也甚為關(guān)鍵。比如說(shuō)每個(gè)月末財(cái)務(wù)人員都會(huì)將累計(jì)經(jīng)費(fèi)的發(fā)生額發(fā)與科研部門?；谥С銮闆r，對(duì)于經(jīng)費(fèi)使用上存在的問(wèn)題與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論和溝通，在合理的范圍內(nèi)根據(jù)科研部門提出的要求在系統(tǒng)中進(jìn)行變更。對(duì)于經(jīng)常性發(fā)生不規(guī)范報(bào)銷的或者是涉及分?jǐn)偟膸讉€(gè)費(fèi)用項(xiàng)目，如材料費(fèi)、維修費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等給予重點(diǎn)關(guān)注，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有不合規(guī)的情況出現(xiàn)，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)課題負(fù)責(zé)人在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。勞務(wù)費(fèi)、專家咨詢費(fèi)也給予重點(diǎn)控制，一方面嚴(yán)格原始單據(jù)審核制度，審核勞務(wù)費(fèi)、專家咨詢費(fèi)與科研項(xiàng)目的相關(guān)性；另一方面嚴(yán)格執(zhí)行勞務(wù)費(fèi)零現(xiàn)金發(fā)放制度，保證科研經(jīng)費(fèi)的安全。每月一對(duì)賬使得科研經(jīng)費(fèi)的支出更加準(zhǔn)確。對(duì)于部分執(zhí)行進(jìn)度低或未發(fā)生費(fèi)用支出的項(xiàng)目，每月對(duì)賬可以提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人重視課題進(jìn)度，提高經(jīng)費(fèi)使用的質(zhì)量，保證經(jīng)費(fèi)能夠足額用于科學(xué)研究。

（三）對(duì)于課題驗(yàn)收時(shí)存在問(wèn)題的解決方法

對(duì)于課題財(cái)務(wù)驗(yàn)收中出現(xiàn)的種種問(wèn)題，應(yīng)對(duì)方法我們認(rèn)為是加強(qiáng)日常科研部門與財(cái)務(wù)部門的溝通以及及時(shí)了解國(guó)家出臺(tái)的關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)使用的新政策。相關(guān)科研負(fù)責(zé)人對(duì)于每月財(cái)務(wù)發(fā)出的經(jīng)費(fèi)使用情況應(yīng)做到心中有數(shù)，并對(duì)日后如何使用經(jīng)費(fèi)，尤其是國(guó)撥經(jīng)費(fèi)，有一個(gè)大體的框架。如果發(fā)現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)使用不當(dāng)?shù)那闆r應(yīng)及時(shí)溝通財(cái)務(wù)做出調(diào)整，研究方向做出調(diào)整導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)支出需發(fā)生必要調(diào)整時(shí)要及時(shí)通知財(cái)務(wù)及向撥款單位進(jìn)行申報(bào)。只有日常工作嚴(yán)格監(jiān)控經(jīng)費(fèi)使用情況，在課題驗(yàn)收時(shí)才能減輕各相關(guān)人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

從科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一管理以來(lái)，A公司科研經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化和較為精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理，對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)的核算和管理，其中比較重要的有兩方面：一方面，財(cái)務(wù)人員需要在日常工作中學(xué)會(huì)將會(huì)計(jì)理論付諸于實(shí)踐，尤其要加強(qiáng)國(guó)家新出臺(tái)的政策法規(guī)的學(xué)習(xí)。另一方面，加強(qiáng)溝通尤為重要，只有科研人員、財(cái)務(wù)人員以及其他各相關(guān)部門的共同努力，才能在保證科研經(jīng)費(fèi)使用得合規(guī)合理，滿足各部門對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)管理的需要。

除了經(jīng)驗(yàn)的積累，目前科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)核算及管理工作同樣也存在著一些問(wèn)題，一是醫(yī)藥行業(yè)的科研經(jīng)費(fèi)中，材料費(fèi)和測(cè)試費(fèi)占了很大比例。材料費(fèi)主要用于實(shí)驗(yàn)前期進(jìn)行實(shí)驗(yàn)原料購(gòu)買，進(jìn)口的化學(xué)試劑和動(dòng)物實(shí)驗(yàn)所需的動(dòng)物花費(fèi)的經(jīng)費(fèi)都較為昂貴。而目前國(guó)家科研撥款是每年按照比例下?lián)?，并不考慮行業(yè)的特點(diǎn)。目前國(guó)家科研撥款普遍存在著簽訂的合同時(shí)間長(zhǎng)而經(jīng)費(fèi)下?lián)芡淼那闆r，這就導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行中會(huì)導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)未到賬，項(xiàng)目就要先啟動(dòng)。有的科研項(xiàng)目若有合作單位，在經(jīng)費(fèi)到賬初期，在轉(zhuǎn)撥給子課題承擔(dān)單位后，剩余的經(jīng)費(fèi)使用起來(lái)相當(dāng)緊張。二是雖然科研部門整體對(duì)科研經(jīng)費(fèi)合理合規(guī)使用的意識(shí)有了比較明顯的提高，但仍存在不夠重視的情況，這體現(xiàn)在有些課題負(fù)責(zé)人在日常工作中并不關(guān)心科研經(jīng)費(fèi)使用情況，對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用沒(méi)有合理的規(guī)劃，到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)才去了解情況，這時(shí)往往來(lái)不及調(diào)整經(jīng)費(fèi)。所以，科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制需要加強(qiáng)培訓(xùn)，尤其是對(duì)科研人員合規(guī)使用經(jīng)費(fèi)的培訓(xùn)，同時(shí)也需要提高財(cái)務(wù)人員科研統(tǒng)籌規(guī)劃的水平，加強(qiáng)對(duì)國(guó)家現(xiàn)行科研政策的理解?？傊?，完善科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理還需要各方的不斷努力，提高業(yè)務(wù)水平，保證科研經(jīng)費(fèi)合理合規(guī)的使用。