論存貨核算在行政事業(yè)單位存貨管理中的重要性

■//許 暉

存貨是行政事業(yè)單位在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中為耗用而儲備的各種材料、燃料、包裝物、低值易耗品及達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的用具、器具等，它占用了行政事業(yè)單位的資金，是其資產(chǎn)中不可或缺的一部分，但在實際工作中，很多行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)的管理不斷加強(qiáng)，卻忽視了對存貨物資的管理，尤其是一些財務(wù)人員只重視經(jīng)費(fèi)核算，輕視實物的管理和監(jiān)督，在賬務(wù)處理中不設(shè)置“存貨”科目，缺少存貨管理方面的核算和財務(wù)分析，致使單位存貨管理的會計監(jiān)督薄弱，出現(xiàn)了很多問題。

一、行政事業(yè)單位存貨管理中會計核算與監(jiān)督存在的問題

（一）會計信息不能準(zhǔn)確反映資產(chǎn)狀況

行政事業(yè)單位不設(shè)置“存貨”科目進(jìn)行核算，意味著會計人員不必對存貨收發(fā)、結(jié)存、盤盈盤虧等業(yè)務(wù)的會計資料進(jìn)行收集、整理，導(dǎo)致存貨最終成為賬外資產(chǎn)，會計賬務(wù)及各項報表均不能準(zhǔn)確、完整地反映本單位的資產(chǎn)狀況，致使會計信息失真，長此以往，將嚴(yán)重影響會計信息質(zhì)量。

（二）監(jiān)督不到位，滋生舞弊現(xiàn)象

行政事業(yè)單位不設(shè)置“存貨”科目進(jìn)行核算，直接以報列支，相當(dāng)于會計人員放棄了對存貨的領(lǐng)用、保管、盤點等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和牽制，缺失了賬實核對的必要條件，如此財務(wù)管理漏洞，使存貨的舞弊有了可乘之機(jī)，舞弊行為一旦實施也很難被及時發(fā)現(xiàn)?，F(xiàn)實中，由于監(jiān)管不力，保管人員將存貨私分、非法出售，給單位造成較大損失的案例屢見不鮮。

（三）盲目采購，造成浪費(fèi)

財務(wù)人員不能及時掌握存貨資產(chǎn)占用及增減變化的數(shù)據(jù)，實際工作中往往出現(xiàn)盲目采購、重復(fù)采購等現(xiàn)象，造成資金浪費(fèi)，影響資產(chǎn)配置效率，進(jìn)而影響行政事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動的成果。

二、行政事業(yè)單位“存貨”會計科目核算存在問題的原因分析

（一）對會計監(jiān)督在存貨管理中的作用認(rèn)識不足

因為行政事業(yè)單位存貨不必根據(jù)收入與費(fèi)用配比的需要將資產(chǎn)的采購和領(lǐng)用兩個環(huán)節(jié)分開核算，以分別提供資產(chǎn)和費(fèi)用信息。因此，一些會計人員認(rèn)為在購進(jìn)存貨時把和存貨有關(guān)的資金收支核算清楚就任務(wù)完成了，而驗收入庫和領(lǐng)用等程序自然有庫管員進(jìn)行，只需庫管員記錄存貨臺賬備查，沒必要在會計賬務(wù)中核算存貨資產(chǎn)。

（二）對存貨管理在單位財務(wù)管理中的重要性認(rèn)識不足

相對于固定資產(chǎn)，行政事業(yè)單位的存貨資產(chǎn)在整個資產(chǎn)中所占的比例不大，價值比較低，耗用較快，因此，行政事業(yè)單位普遍對存貨的會計核算和管理重視不夠，許多單位雖然制定了存貨管理方面的制度或規(guī)定，但大多都流于形式，執(zhí)行不認(rèn)真。實際工作中，存貨種類繁多，有些存貨采購和領(lǐng)用頻繁，僅發(fā)出計價一項就大幅增加了會計核算的工作量，而行政事業(yè)單位編制有限，人手緊張，無形中使得會計人員疲于應(yīng)付，忽略了存貨購進(jìn)后領(lǐng)用、盤點等環(huán)節(jié)的控制、監(jiān)督和復(fù)核，沒有真正承擔(dān)起存貨管理的責(zé)任。

（三）存貨核算和管理職能分散化，內(nèi)部控制不完善

行政事業(yè)單位對于存貨的管理大多實行“歸口管理”的原則，即各職能部門負(fù)責(zé)本部門的存貨管理工作，配備自己的存貨管理人員，但存貨的會計核算工作則集中在財務(wù)部門。單位內(nèi)部控制制度中有關(guān)存貨管理的流程控制往往過于簡單，會計人員的崗位權(quán)責(zé)弱化，實物管理過程一人多崗。有些單位內(nèi)部控制制度執(zhí)行不力，圖省事，互相幫忙代辦的情況普遍，難以形成有效的互相牽制、互相監(jiān)督的機(jī)制，最終導(dǎo)致財務(wù)部門和存貨實物管理部門對接困難，失去了會計監(jiān)督的有效性。

三、會計核算在存貨管理中實現(xiàn)會計監(jiān)督的具體應(yīng)用

現(xiàn)行的《行政單位會計制度》和《事業(yè)單位會計制度》都將“存貨”科目納入核算范圍，規(guī)定了在發(fā)生取得及發(fā)出存貨、盤盈盤虧存貨、報廢報損存貨等業(yè)務(wù)活動時均應(yīng)通過“存貨”會計科目進(jìn)行核算。這就要求會計人員準(zhǔn)確把握與區(qū)分“存貨”科目的邊界，除了隨買隨用的零星辦公用品可直接列入當(dāng)期的“事業(yè)支出”科目外，存貨的收發(fā)領(lǐng)退等都應(yīng)當(dāng)在“存貨”科目里進(jìn)行核算反映，通過會計核算，在存貨管理中實現(xiàn)會計監(jiān)督。

（一）從原始憑證入手，把好存貨出入庫審核關(guān)

對于存貨的入庫、出庫等業(yè)務(wù)，會計人員要認(rèn)真審核入、出庫憑證，據(jù)以記賬。入庫單上要求準(zhǔn)確、完整地填寫存貨的品目、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息并由相關(guān)責(zé)任人親自簽字確認(rèn)，會計人員可根據(jù)入、出庫單據(jù)的填寫和簽字情況判斷存貨采購、驗收業(yè)務(wù)的內(nèi)控制度是否有效，執(zhí)行是否到位，對于填寫不規(guī)范、簽字不完整的票據(jù)堅決予以退回。

（二）選擇存貨發(fā)出計價方法，準(zhǔn)確計量資產(chǎn)

根據(jù)實際需要采用先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法或個別計價法確定發(fā)出存貨的實際成本，計價方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。會計人員要充分考慮本單位存貨的特點和管理要求，考慮存貨計價方法對本單位財務(wù)數(shù)據(jù)的影響，在確定存貨發(fā)出計價方法時，要堅持客觀性原則和謹(jǐn)慎性原則，如實反映發(fā)出成本和期末存貨價值，從而更準(zhǔn)確地反映行政事業(yè)單位的資產(chǎn)狀況。同時，會計人員還應(yīng)對存貨占用狀況和結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理分析，協(xié)助制定科學(xué)的存貨采購預(yù)算，防止積壓浪費(fèi)。

（三）加強(qiáng)存貨日常對賬和管理，防止存貨損失

會計人員要定期與實物管理人員對賬，保證賬賬相符，同時堅持執(zhí)行存貨盤點制度，保證賬實相符。對于發(fā)生的存貨盤盈，可按照確定的入賬價值增加“存貨”和“其他收入”，而對于盤虧或報廢損毀的存貨，則應(yīng)先轉(zhuǎn)入“待處置資產(chǎn)損溢”科目，待查明原因，分清責(zé)任，按規(guī)定報經(jīng)批準(zhǔn)后再進(jìn)行下一步賬務(wù)處理。