高校教務(wù)處的教學(xué)檔案建立與管理

殷霞

【摘要】在對教學(xué)檔案的概念進(jìn)行界定的基礎(chǔ)上，提出高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案的重要意義。在此基礎(chǔ)上，指出教學(xué)檔案的具體內(nèi)容及建立管理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)問題：教學(xué)檔案的建立和管理需有章可循；教務(wù)處需細(xì)化教學(xué)檔案管理的方法；應(yīng)委派專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作；各級部門應(yīng)配合教學(xué)檔案建立工作。

【關(guān)鍵詞】高校教務(wù)處 教學(xué)檔案 建立 管理

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）06-0215-02

對于高校而言，教學(xué)檔案是教務(wù)處對全校教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行考察的重要資料依據(jù)。要想真正提升高校教務(wù)管理工作的有效性，必須對教學(xué)檔案的建立與管理予以足夠重視。

一、教學(xué)檔案的概念界定

何謂教學(xué)檔案呢？周華青（2007）在《論高校教學(xué)檔案管理》中認(rèn)為：“教學(xué)檔案是指教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員在日常教學(xué)管理和教學(xué)活動中形成的對學(xué)校和社會具有參考價(jià)值和憑證作用的文字、圖片、音像、實(shí)物、電子文檔等記錄資料?！眲⒖。?011）在《高校教學(xué)檔案管理和利用策略》中指出：“教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價(jià)值的、按照一定的歸檔制度集中保管的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的總和。”基于上述概念界定，我們可以將教學(xué)檔案簡單理解為：是高校在日常教育教學(xué)管理實(shí)踐中形成的具有一定保存價(jià)值的，對學(xué)校教育教學(xué)具有一定參考和指導(dǎo)意義的資料，這些資料主要包括圖像、視頻、文字資料等。

二、高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案的重要意義

高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案具有極為重要的意義，具體主要體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：

1.凸顯高校教務(wù)管理工作的科學(xué)化水平

高校教務(wù)處的主要工作即是做好日常的教育教學(xué)管理工作，要想真正提高高校教務(wù)處的教育教學(xué)管理水平，教務(wù)處的教育教學(xué)管理工作必須細(xì)化到位。建立教學(xué)檔案即是高校教務(wù)處細(xì)化教育教學(xué)管理工作的重要體現(xiàn)。高校教務(wù)處通過建立教學(xué)檔案，可以將相關(guān)教學(xué)文件、教研資料及教學(xué)成果等方面的原始記錄進(jìn)行更好的整理和歸納，可以為接下來的教育教學(xué)工作的順利開展提供重要參考。高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案可以更好地凸顯教務(wù)管理工作的科學(xué)化水平。

2.可以促進(jìn)高校教育教學(xué)水平不斷提高

教學(xué)檔案所整理、搜集、歸納的相關(guān)資料可以真實(shí)反映出高校各種教育教學(xué)信息，能夠?yàn)楦咝＝酉聛淼慕逃虒W(xué)工作開展提供更為翔實(shí)的一手資料，可以幫助一線教師及教學(xué)管理人員更好的對其分析，從中獲取更多有益經(jīng)驗(yàn)。例如，一線教師通過教案存檔的研究可以獲取很多有益教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。教務(wù)管理人員通過對教師業(yè)務(wù)檔案的研究分析，發(fā)現(xiàn)本校教師在教育教學(xué)工作中存在的各種問題，進(jìn)而有的放矢的解決存在于教師教育教學(xué)中存在的問題。所以說，高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案可以促進(jìn)高校教育教學(xué)水平的不斷提升。

3.可以更好的迎接上級對本校的教育檢查

上級主管部門每年均會定期或不定期的對高校的教育教學(xué)工作進(jìn)行檢查。由于部分高校的教務(wù)處并未注重教學(xué)檔案的建立，因此當(dāng)上級教育主管部門蒞臨本校檢查時(shí)，往往由于提供的資料和數(shù)據(jù)不夠詳盡而影響上級教育主管部門對本校教育教學(xué)質(zhì)量的評估。而建立教學(xué)檔案之后則有很大不同，通過建立教學(xué)檔案，可以將高校歷年的教育教學(xué)信息真實(shí)、客觀的反映在教育主管部門面前，有利于上級教育主管部門對本校教育教學(xué)工作水平更好的進(jìn)行評估。

三、教學(xué)檔案的具體內(nèi)容及建立管理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)問題

1.教學(xué)檔案的具體內(nèi)容

高校教務(wù)處的教學(xué)檔案建立應(yīng)主要包括如下兩個(gè)部分：教學(xué)文書檔案和教學(xué)業(yè)務(wù)檔案。教學(xué)文書檔案的內(nèi)容主要如下：（1）本校的具體教育教學(xué)改革方案與資料；（2）本校上報(bào)的各種教育教學(xué)工作方面的原始材料；（3）本校歷年的教學(xué)評估及績效考核資料；（4）本校歷年的教育教學(xué)質(zhì)量檢查總結(jié)資料；（5）教務(wù)處及其它院系的教育教學(xué)工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告；（6）上級下發(fā)的相關(guān)文件；（7）其它教育教學(xué)管理資料。教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容主要為：（1）各專業(yè)、學(xué)科的教學(xué)大綱及具體教學(xué)計(jì)劃；（2）各專業(yè)、學(xué)科的具體教學(xué)課程表；（3）選修課實(shí)施的具體方案；（4）學(xué)生考試試卷及答案；（5）畢業(yè)生實(shí)習(xí)計(jì)劃大綱等。教學(xué)文書檔案即教學(xué)業(yè)務(wù)檔案主要由高校教務(wù)處負(fù)責(zé)搜集整理，相關(guān)院系配合教務(wù)處的教學(xué)檔案建立工作。

2.教學(xué)檔案建立管理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)問題

在上述論述中已然提及到，高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案具有極為重要的意義。為提高教務(wù)處的教學(xué)檔案管理質(zhì)量，在具體的教學(xué)檔案建立及管理過程中仍需把握如下幾點(diǎn)問題：

（1）教學(xué)檔案的建立和管理需有章可循

高校教務(wù)處在建立教學(xué)檔案時(shí)必須要做到有章可循。如若無章可循，那么所建立起來的教學(xué)檔案也很難發(fā)揮出預(yù)期作用。教務(wù)處建立教學(xué)檔案必須要遵循如下幾點(diǎn)基本原則：①簡明扼要；②系統(tǒng)完整；③真實(shí)可靠。建立教學(xué)檔案后，教務(wù)處相關(guān)工作人員需根據(jù)不同教學(xué)檔案的具體使用價(jià)值及史料價(jià)值對教學(xué)檔案實(shí)施分類管理。教學(xué)檔案在教務(wù)處的存放年限也應(yīng)作出規(guī)定。一般而言，凡在教務(wù)處存放10年以上的教學(xué)檔案，應(yīng)交由高校檔案館統(tǒng)一存放。

（2）教務(wù)處需細(xì)化教學(xué)檔案管理的方法

高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案后，需根據(jù)教學(xué)檔案的不同類型及用途，對其實(shí)施分類編號，如果人力充足，還應(yīng)建立電子檔案。教學(xué)檔案的建立需遵循統(tǒng)一規(guī)范。這樣的做法便于相關(guān)人員對教學(xué)檔案進(jìn)行查詢、查閱。對于所有教學(xué)檔案，應(yīng)將其正件放置于前，將附件放置于后。應(yīng)將批復(fù)放置于前，將請示放置于后。應(yīng)將印件放置于前，將定稿放置于后。這樣的教學(xué)檔案存放方式也同樣利于翻閱、查找。教學(xué)檔案管理工作是教務(wù)處的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，相關(guān)工作人員需對相關(guān)教學(xué)檔案的目錄定期進(jìn)行整理，所形成的目錄必須要做到格式統(tǒng)一、字跡工整。各種教學(xué)檔案均應(yīng)在A4紙張上形成?？偠灾?，高校教務(wù)處應(yīng)積極細(xì)化教學(xué)檔案的管理方法，爭取讓教學(xué)檔案的管理呈現(xiàn)出更高的科學(xué)化水平。

（3）應(yīng)委派專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作

高校教務(wù)處為更好的實(shí)現(xiàn)本校教學(xué)檔案的建立與管理，必須要委派專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作。從上述論述中我們明顯可以看出，教學(xué)檔案的建立和管理工作是一項(xiàng)極為龐雜的系統(tǒng)工作，如若僅讓教務(wù)處的部分工作人員兼職完成，那么則很難保證教學(xué)檔案建立和管理的質(zhì)量。委派專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立和管理之后，還應(yīng)對相關(guān)工作人員提出嚴(yán)格要求。應(yīng)要求相關(guān)工作人員認(rèn)真做好本校的教學(xué)檔案形成及積累工作，對教學(xué)檔案的材料搜集應(yīng)做到不丟失、不遺漏，真實(shí)可靠。應(yīng)負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的原始資料保存工作和教學(xué)檔案的電子歸檔工作。由專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立和管理工作，并對相關(guān)工作人員提出嚴(yán)格的要求，這樣的做法定然會在一定程度上提高高校教務(wù)處的教學(xué)檔案建立與管理成效。

（4）各級部門應(yīng)配合教學(xué)檔案建立工作

教學(xué)檔案的建立僅由高校教務(wù)處一個(gè)部門負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，很多教學(xué)檔案所需要的資料均需各級管理部門、院系及一線教師配合完成。因此，高校教務(wù)處在教學(xué)檔案建立期間，應(yīng)嚴(yán)格要求各級管理部門、院系及一線教師積極配合。一旦發(fā)現(xiàn)有部門或個(gè)人不配合教學(xué)檔案的建立工作，必須對其予以嚴(yán)厲批評。嚴(yán)重者還需向全校師生對其進(jìn)行公開批評。如若發(fā)現(xiàn)相關(guān)部門亦或是個(gè)人提供的資料不真實(shí)，弄虛作假，亦需對其提出嚴(yán)厲批評。在對其進(jìn)行績效考核時(shí)也必須將此與其掛鉤，從而有效提升相關(guān)部門、院系及一線教師配合建立教學(xué)檔案的積極性。

四、結(jié)語

總而言之，高校教務(wù)處建立教學(xué)檔案具有極為重要的意義，可凸顯高校教務(wù)管理工作的科學(xué)化水平，可以促進(jìn)高校教育教學(xué)水平不斷提高，可以更好的迎接上級對本校的教育檢查。教學(xué)檔案的建立和管理不僅是一門學(xué)問，更是一門藝術(shù)。高校教務(wù)處在建立教學(xué)檔案和對教學(xué)檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，必須要事無巨細(xì)，爭取讓教學(xué)檔案的建立和管理呈現(xiàn)出更高的科學(xué)化水平。

參考文獻(xiàn)：

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