淺談事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決措施

李娟

【摘要】檔案管理是事業(yè)單位的重點工作內(nèi)容，在調(diào)整工作人員的過程中，檔案管理部門的結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化，導致其中的問題漸漸顯露出來。雖然我國很多行業(yè)的發(fā)展趨于穩(wěn)定，但是事業(yè)單位檔案管理工作還是受到體制變革的影響。本文主要就事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題進行探討，且對相應(yīng)的解決措施進行簡要分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；工作問題；解決措施

事業(yè)單位檔案管理部門在調(diào)整人員結(jié)構(gòu)的過程中，首要任務(wù)就是對工作進行交接。但是人員調(diào)整存在問題，導致工作交接難以開展，造成工作步調(diào)越來越慢。檔案管理工作的開展對事業(yè)單位的發(fā)展來說有重要的作用，因此，需要通過對其中存在問題的分析，提出針對性的解決措施，從而優(yōu)化檔案管理工作，加強事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定性。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的突出問題

（一）管理制度不完善。管理制度是事業(yè)單位檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。就當前的情況而言，我國事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中還沒有將制度落實到位，導致管理工作的開展缺乏根本依據(jù)。檔案卷宗標題與標號不規(guī)范的現(xiàn)象比較嚴重，主要是由于事業(yè)單位沒有健全的檔案管理制度造成的。其中還存在較多其他的問題，管理人員工作不認真等也是制度缺失的體現(xiàn)，進而導致檔案管理缺乏規(guī)范性。

（二）管理人員素質(zhì)較低。管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作開展的主體，其綜合素質(zhì)的高低對管理工作的開展有較大的影響。目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展在一定程度上受到了忽視，很多管理人員的綜合素質(zhì)較低，不能按照標準開展工作。管理人員責任心與積極性的缺乏也在一定程度上降低了檔案管理工作的有效性。在檔案管理出現(xiàn)問題的時候，管理人員不能及時采取相應(yīng)的措施，更是管理人員疏忽工作的根本體現(xiàn)。

（三）信息化水平不高。雖然我國目前處于信息化時代，但是信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的普及范圍較窄，很多管理人員不能利用信息化技術(shù)開展工作。當前的事業(yè)單位檔案管理工作仍然依靠人工檢索、查詢和儲存信息及數(shù)據(jù)等，雖然資源開發(fā)的空間較大，但是信息化技術(shù)的應(yīng)用并沒有步入正軌。信息化檔案管理主要依靠計算機開展相關(guān)工作，這對檢索的效率、速度的精準性都有較高的要求，雖然部分單位引入了信息化技術(shù)，但是管理人員的操作還不熟練，無法使用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。

（四）人員流動性管理較差。在事業(yè)單位檔案管理工作中，人員的流動性是比較大的，經(jīng)常會有部分人員離職或退休等，間接影響檔案管理工作的穩(wěn)定開展。而事業(yè)單位在發(fā)生這些情況時，不能及時對人員進行填補，很多退崗和換崗的人員也不能交接好各自的工作，導致檔案管理工作遇到一定的阻礙。事業(yè)單位對于人員流動性的管理較差，在管理方式上比較落后，也不能對信息進行合理的利用，最終浪費了檔案管理資源，甚至檔案損壞的現(xiàn)象也時有發(fā)生。

二、事業(yè)單位檔案管理問題的解決措施

（一）完善管理機制。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，首先需要完善管理機制，對管理人員的行為進行約束，給檔案管理工作的正常開展提供依據(jù)。事業(yè)單位需要根據(jù)當前的發(fā)展形勢確立發(fā)展目標，并且制定相關(guān)的方案，有規(guī)劃地開展檔案管理工作。在這個過程中，事業(yè)單位需要不斷健全管理規(guī)章制度，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上不斷加強檔案管理力度，從根本上提高事業(yè)單位檔案管理水平。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)。管理人員綜合素質(zhì)的提升對檔案管理工作的開展有實質(zhì)性作用。事業(yè)單位需要組織管理人員定期參加培訓，在提升其工作能力的同時，加強管理人員的檔案管理思想意識。由于當代社會處于信息化快速發(fā)展的進程中，因此事業(yè)單位需要提高檔案管理人員利用信息化技術(shù)開展工作的能力，從而能夠利用信息化管理的優(yōu)勢，加快檔案管理水平提升的速度。

（三）推動信息化建設(shè)。事業(yè)單位需要適應(yīng)時代的發(fā)展，加強信息化建設(shè)的宣傳力度，進而建立信息化檔案管理規(guī)范。檔案管理人員需要認識到信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要作用，事業(yè)單位則需要根據(jù)實際情況建立科學的信息化操作體系。信息化建設(shè)不是一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，事業(yè)單位需要保證信息化建設(shè)貼近單位的實際需求。了解檔案的分類，對工作內(nèi)容和形式進行調(diào)整，使得信息化建設(shè)能夠更好地融入工作流程中。

（四）掌握流動性管理方式。事業(yè)單位不僅需要注重檔案管理水平的提升，還需要從工作基礎(chǔ)上意識到對人員流動性管理的重要性。在進行人員調(diào)動時，需要按照管理制度對人員的工作進行合理的安排，讓每個檔案管理人員能夠明確自身的工作內(nèi)容。管理人員在離職或退休的時候，需要將自己手上的工作進行較好的交接，保證檔案管理工作的全面性，進而提高事業(yè)單位檔案管理工作的高效性。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的開展對于事業(yè)單位管理工作的開展具有重要意義。在開展檔案管理工作的過程中，事業(yè)單位需要完善管理機制，提高管理人員的綜合素質(zhì)并且融入信息化技術(shù)，全面解決檔案管理工作中的問題，提升檔案的價值，使其能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位。

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