論移動(dòng)辦公對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的影響

練仕 許娜

[摘 要]隨著智能手機(jī)以及第四代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，各大互聯(lián)網(wǎng)公司紛紛推出不同功能定位的手機(jī)APP，如微信、滴滴、手機(jī)淘寶，等等。同樣，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)也改變了傳統(tǒng)的辦公模式，也可以說，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的誕生，推動(dòng)辦公進(jìn)入了移動(dòng)辦公時(shí)代。移動(dòng)辦公領(lǐng)域是一個(gè)新生的領(lǐng)域，很多公司都在此躍躍欲試，推出了不同風(fēng)格的移動(dòng)辦公手機(jī)APP，準(zhǔn)備掀起一陣?yán)顺?，盯盯便是眾多APP中的一個(gè)。移動(dòng)辦公浪潮興起，必然會(huì)對(duì)傳統(tǒng)辦公帶來沖擊與影響，本文就以盯盯為例，論述移動(dòng)辦公帶來的影響。

[關(guān)鍵詞]移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)；移動(dòng)辦公；盯盯

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.018

[中圖分類號(hào)]TP399 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）04-00-02

1 移動(dòng)辦公誕生的背景

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)達(dá)的今天，如何解決辦公中的效率問題、溝通問題成了職場人士關(guān)注的焦點(diǎn)。在此背景下，有許多公司紛紛推出移動(dòng)辦公軟件來解決“效率低下”這一問題，由此誕生了移動(dòng)辦公這一概念。而到了今天，移動(dòng)辦公已日趨成熟，在完善移動(dòng)OA功能的同時(shí)，各大軟件的開發(fā)者也開始注重軟件的體驗(yàn)和數(shù)據(jù)的安全性等。

2 移動(dòng)辦公的優(yōu)勢

相比起傳統(tǒng)的辦公方式，移動(dòng)辦公有著巨大的優(yōu)勢。首先，它不受辦公場所的限制，同時(shí)也能減少同事之間的交流成本和摩擦。對(duì)于緊急事件或者會(huì)議的召開，也可以采取遠(yuǎn)程協(xié)作的方式，這樣既節(jié)省了時(shí)間又提高了工作效率，還免去了人們攜帶體積較大的筆記本電腦的麻煩，即使在下班時(shí)候也可以很方便地處理一些緊急事務(wù)。其次，移動(dòng)辦公還能集合傳統(tǒng)OA的功能，將傳統(tǒng)電腦辦公流程或者紙質(zhì)辦公流程內(nèi)置于手機(jī)APP中，可以隨時(shí)隨地審批公文、查閱公告，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約辦公成本，實(shí)現(xiàn)低碳辦公。相比起傳統(tǒng)辦公方式，移動(dòng)辦公軟件還可以借助于手機(jī)的定位系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)下屬位置的定位或?qū)崟r(shí)查看下屬位置，這是傳統(tǒng)辦公無法實(shí)現(xiàn)的。最后，移動(dòng)辦公最大的優(yōu)勢就是其的設(shè)計(jì)流程體現(xiàn)著以用戶為中心的核心價(jià)值，可以針對(duì)不同的用戶需求實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的定制開發(fā)。從功能到UI界面，甚至是細(xì)節(jié)性的用戶體驗(yàn)，無不體現(xiàn)者移動(dòng)辦公的優(yōu)勢。

3 盯盯及其對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的影響

3.1 盯盯簡介

盯盯是一款移動(dòng)辦公手機(jī)APP，致力于解決辦公中效率低下的問題。為解決這些問題，盯盯開發(fā)了任務(wù)、審批、匯報(bào)、輕呼、簽到，以及消息和公告的已讀未讀提醒等功能。在解決效率低下問題的同時(shí)，還致力于“解放天下領(lǐng)導(dǎo)”，自動(dòng)進(jìn)行任務(wù)提醒，智能導(dǎo)出工作表格，將督促下屬執(zhí)行和匯報(bào)工作的任務(wù)放在了手機(jī)上。只需要輕輕一點(diǎn)，即可實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)、報(bào)表，工作記錄的自動(dòng)生成。同時(shí)，盯盯還是全新的生產(chǎn)力工具，獨(dú)家打造的記事本，告別了開會(huì)必帶紙和筆的傳統(tǒng)模式，只需要打開盯盯，編輯文字或者選擇錄音，隨時(shí)隨地可以記錄自己的創(chuàng)作靈感。

3.2 盯盯對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的影響

3.2.1 “簽到”替代了傳統(tǒng)打卡機(jī)

盯盯將考勤搬到了手機(jī)上，借助手機(jī)自帶的定位功能以及第三方軟件提供的地圖，可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的定位。對(duì)于上下班考勤來說，該功能可以代替打卡機(jī)，為公司節(jié)省一部分開支的同時(shí)也可以有效地避免上下班擁擠打卡現(xiàn)象的產(chǎn)生。該功能的最大優(yōu)勢就是定位準(zhǔn)而且不可人為修改定位位置，這對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)銷售團(tuán)隊(duì)的主管來說是一個(gè)巨大的福音，也可以說是一個(gè)革命性的變革。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有查看下屬位置的需求時(shí)，以往可能會(huì)是打電話查崗，現(xiàn)在只需要借助盯盯發(fā)送一個(gè)指令，就可以準(zhǔn)確知道對(duì)方位置，從而有更多的時(shí)間來潛心研究公司或者項(xiàng)目的發(fā)展方向而不是斡旋于員工有沒有到達(dá)指定地點(diǎn)拜訪客戶或者別的工作。

3.2.2 “任務(wù)”替代了郵件派活

在國外，郵件溝通是工作中安排任務(wù)的主要方式。在國內(nèi)有部分企業(yè)也沿用了國外的這種工作習(xí)慣，但是郵件最大的弊端就是不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)的提醒與追蹤，無法及時(shí)獲取任務(wù)的進(jìn)度。而且，郵件的及時(shí)性很低，這就會(huì)拉低整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，也無法避免任務(wù)執(zhí)行者拖延任務(wù)行為的產(chǎn)生，一旦拖延起來，會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的工作進(jìn)展，甚至影響公司長遠(yuǎn)利益。而移動(dòng)辦公，可以將任務(wù)放在手機(jī)上進(jìn)行，不僅可以實(shí)現(xiàn)任務(wù)及時(shí)的上傳下達(dá)，還可以追蹤任務(wù)的進(jìn)度。借助手機(jī)的提醒，可以對(duì)拖延任務(wù)者進(jìn)行不間斷的提醒，最大限度保障工作的效率。此外，還能對(duì)任務(wù)的重復(fù)性進(jìn)行設(shè)置，這對(duì)于機(jī)械性的工作是一個(gè)福音，只需一次設(shè)置，就可永久“獲利”。在融合移動(dòng)辦公對(duì)任務(wù)不間斷提醒的同時(shí)，盯盯還將匯報(bào)嵌入任務(wù)中，為追蹤任務(wù)的進(jìn)度提供了方便，拒絕任何一個(gè)拖延和偷懶的可能，增強(qiáng)執(zhí)行力。就工作的安排和提醒這一方面來說，移動(dòng)辦公做到了傳統(tǒng)辦公方式無法做到的智能化監(jiān)督，督促員工高效地完成工作。

3.2.3 “審批”替代了紙質(zhì)單據(jù)

在企業(yè)的辦公流程中，審批是非常重要的一環(huán)。某種意義上，審批的流程是否合理，審批的效率是否高效，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重大的影響。

將辦公室裝進(jìn)口袋里、隨時(shí)隨地可以查閱匯報(bào)，審批公文。這在以往的審批中是不敢想象的，但是移動(dòng)辦公則可以輕松地將此實(shí)現(xiàn)。以費(fèi)用的報(bào)銷為例，以往要挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字審批，但是現(xiàn)在，盯盯將這一流程放到了手機(jī)上，工作人員不必再拿著發(fā)票跑辦公室，只需要將發(fā)票拍照，作為附件上傳至審批中，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)即可。隨時(shí)隨地都可以發(fā)審批，領(lǐng)導(dǎo)也隨時(shí)隨地都可以看審批。這對(duì)于辦公效率的提高具有重大的意義，減少了不必要的跑腿和審批簽字環(huán)節(jié)，可以節(jié)約時(shí)間。同時(shí)，也能減少紙質(zhì)文件的使用，節(jié)約資源，減少公司辦公成本，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、低碳辦公。

3.2.4 “記事本”替代了“爛筆頭”

“好記性不如爛筆頭”，曾經(jīng)，筆記本和筆是辦公人士開會(huì)時(shí)的標(biāo)配。盯盯帶有的記事本功能，完全可以將筆記本代替。開會(huì)時(shí)只需打開盯盯，就可以記錄會(huì)議內(nèi)容，如果不想打字，只需要打開錄音，調(diào)到會(huì)議模式。插入圖片和附件即可將整個(gè)會(huì)議完整地記錄在軟件內(nèi)，隨時(shí)隨地都可以重溫會(huì)議內(nèi)容，不錯(cuò)過任何一個(gè)重點(diǎn)。所以在移動(dòng)辦公時(shí)代，軟件就成了筆記本和錄音筆的集合體。相比起傳統(tǒng)的筆記本，軟件有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，例如，易于保存、輸入速度快、準(zhǔn)確率高。隨著語音識(shí)別技術(shù)的不斷發(fā)展，盯盯完全能夠做到實(shí)時(shí)地將人們說話的聲音直接轉(zhuǎn)換文字，也許以往需要寫一個(gè)小時(shí)的一篇文章，現(xiàn)在只需要說5分鐘就可以完成。

記事本還承載著“生產(chǎn)力工具”的職能，在以往的辦公中，腦海中有新的想法會(huì)先找一支筆記錄下來，可是時(shí)間久了，就會(huì)忘記自己所記的東西在哪。移動(dòng)辦公則不同，隨時(shí)都可以將新的靈感記在軟件里，在需要查閱時(shí)，打開軟件搜索關(guān)鍵字即可，可以大大節(jié)省時(shí)間，提高效率。

3.2.5 “消息已閱”保證上傳下達(dá)的效率

“時(shí)間就是金錢，效率就是生命”，這是1980年深圳市蛇口工業(yè)區(qū)創(chuàng)始人袁庚率先提出的口號(hào)。效率就是企業(yè)的生命，傳統(tǒng)的辦公方式，下發(fā)通知也許只是發(fā)布一個(gè)公告或者群郵件，這種方式最大的弊端是無法準(zhǔn)確地知道公司員工到底有沒有查看公告的內(nèi)容。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要第一時(shí)間將公司的決策或戰(zhàn)略方向傳達(dá)至所有人，消息閱讀的及時(shí)性是制約著上傳下達(dá)效率的主要因素。移動(dòng)辦公則不會(huì)存在這樣的問題，因?yàn)樗械墓娑际窃谲浖贤瓿?，下發(fā)公告有提醒，公告消息已閱或未閱都會(huì)有明確的狀態(tài)展示，可以第一時(shí)間定位到哪位員工沒有查閱公告。這就解決了上傳下達(dá)中的及時(shí)性問題，從而提高了辦公效率。

3.2.6 “輕呼”代替了打電話

在辦公室中“叫人”與“找人”是使用比較頻繁的事情，但是在移動(dòng)辦公軟件誕生以前，找人與叫人的方式多數(shù)是打電話。在互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)展的今天，使用打電話叫人不僅沒能跟隨時(shí)代的進(jìn)步，還會(huì)增加企業(yè)的成本投入。在移動(dòng)辦公中，如何方便快捷地叫人成為了一種新的需求。“輕呼”是盯盯中的一個(gè)叫人工具，借助于網(wǎng)絡(luò)通信可以實(shí)現(xiàn)找人與叫人，相比打電話，網(wǎng)絡(luò)呼叫叫人具有輕便、快速、免費(fèi)的優(yōu)勢。

4 結(jié) 語

移動(dòng)辦公在提升工作和溝通協(xié)同效率、為個(gè)人和團(tuán)隊(duì)注入激情、為企業(yè)減少辦公成本方面發(fā)揮著巨大作用。2015年李克強(qiáng)總理提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，此后互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)迅速發(fā)展。現(xiàn)在以智能手機(jī)終端為載體的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透進(jìn)各行各業(yè)，在辦公領(lǐng)域，移動(dòng)辦公也對(duì)各行各業(yè)的工作方式產(chǎn)生了巨大的影響，甚至改變了人們的工作習(xí)慣。緊隨用戶，以用戶為中心的設(shè)計(jì)理念已經(jīng)讓移動(dòng)辦公在各行各業(yè)的辦公中掀起了一陣?yán)顺?，而且隨著技術(shù)的發(fā)展以及人才的不斷增加，這種浪潮還會(huì)繼續(xù)升溫。移動(dòng)辦公不僅是一場“工作方式的革命”，對(duì)于企業(yè)更是一場管理模式的“革新”。

但不可否認(rèn)的是，作為新興的領(lǐng)域，移動(dòng)辦公也存在著很多的局限性，如數(shù)據(jù)安全、服務(wù)器的承載能力、行業(yè)人才匱乏，等等。但是隨著云安全技術(shù)的不斷發(fā)展，以及各大APP研發(fā)者對(duì)移動(dòng)辦公的重視與投入，筆者有足夠的理由相信，未來的移動(dòng)辦公終將會(huì)以更人性化、更安全的設(shè)計(jì)，來取代傳統(tǒng)的辦公方式，并為人們的辦公帶來諸多的便利。

主要參考文獻(xiàn)

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