外貿(mào)日語郵件語用特征研究

林彩虹

(漳州職業(yè)技術學院，福建 漳州 363000)

在世界經(jīng)濟全球化背景下，中日之間的貿(mào)易往來日益頻繁。外貿(mào)郵件是外貿(mào)公司建立對日貿(mào)易關系的重要手段。外貿(mào)活動包括建立客戶業(yè)務關系、詢價、報盤、還盤、接受、簽訂合同、生產(chǎn)、包裝、裝運、報關、商檢、支付、結(jié)算、保險、索賠、代理及仲裁等一系列環(huán)節(jié)和經(jīng)濟技術合作。在當今信息化時代的外貿(mào)活動中，郵件的使用貫穿外貿(mào)的始終，其內(nèi)容的優(yōu)劣對于整個外貿(mào)活動有著不可忽視的影響。

一、外貿(mào)日語郵件的基本格式及傳送方式

外貿(mào)日語函電是對日開展貿(mào)易活動的主要方式。近現(xiàn)代，函電分為橫寫和豎寫兩種，使用季節(jié)問候語、套語，格式化傾向明顯。外貿(mào)郵件中需要標注對方的公司名稱、頭銜、姓名等信息，但書寫時不需要采用商務信函那種呆板的書信格式，書寫較簡單輕松，表現(xiàn)直截了當，歸納簡潔明了。目前，外貿(mào)日語郵電尚未形成一種固定格式，通常由前置部分、本文部分組成。[1]前置部分由收件人名稱構(gòu)成；本文部分由前文、正文、結(jié)尾構(gòu)成。前文由問候語組成，現(xiàn)代日語商務郵件一般不使用季節(jié)性問候語，取而代之的是「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」等問候套語，正文通常使用「さて」「ところで」導入。結(jié)尾部分有結(jié)束語，一般也使用固定的套語，如：「お手數(shù)をかけますが、ご確認を宜しくお願い致します」「何卒よろしく申し上げます」「ご協(xié)力のほど、よろしくお願いいたします」等。最后，是發(fā)件人落款(姓名)。

一般說來，在初見和貿(mào)易開始階段與客戶通信時，會采用較鄭重和規(guī)范的現(xiàn)代函電格式，然而隨著雙方關系的逐漸熟稔，行文格式可以隨意一些(但行文和語氣中仍應體現(xiàn)誠信和善意)。[2]尤其是在通信技術發(fā)達、函電數(shù)量激增、國際化日趨明顯的今天，一直講究書信禮節(jié)的日本也改變了行文格式。日本實際工作中的函電已沒有太多的繁文縟節(jié)和固定套語，電子郵件多以「いつもお世話になっております」開頭。

現(xiàn)代外貿(mào)商務活動的溝通途徑隨著通信技術的發(fā)展也逐漸多樣化。從面談、信函、電報、電傳、傳真、電話到電子郵件、各種聊天軟件等不斷更新?lián)Q代。電報、電傳等通信方式除了被銀行使用外，現(xiàn)代外貿(mào)中已基本不使用。另外，隨著電子郵件和聊天軟件的廣泛使用，傳真的使用頻率也呈逐漸降低的趨勢。電子郵件與電話、傳真、聊天軟件相比，具有如下優(yōu)勢：不論國內(nèi)外均可實現(xiàn)信息的瞬時傳送，不但可以節(jié)約費用，而且無須在意對方方便與否，可以隨時發(fā)送并保存信息，保密性強。[3]電子郵件具備了除文字之外，可以同時傳送影像、聲音等數(shù)據(jù)的功能。特別是隨著WiFi等無線上網(wǎng)技術的普及，通過手機就可以隨時隨地閱覽、回復郵件，極其便利。

二、外貿(mào)日語郵件的語言特征

(一)詞匯方面

1.專業(yè)術語多

首先，貿(mào)易類術語。外貿(mào)郵件涉及建立客戶業(yè)務關系，詢價，報盤，還盤，接受，簽訂合同，生產(chǎn)，包裝，裝運，報關，商檢，支付，結(jié)算，保險，索賠，代理及仲裁等外貿(mào)各個環(huán)節(jié)，大量使用貿(mào)易術語是其用語的基本特征。貿(mào)易類術語包括漢字詞匯類、外來語類及縮略語類[4]，具體如表1所示。

表1 貿(mào)易類術語

從表1可以看出，貿(mào)易類術語涵蓋面極其廣泛。外來語類主要是音譯英語等專業(yè)貿(mào)易術語。例如，インボイス、パッキング.リスト、サンプル、パンフレット分別是invoice、packing list、sample、pamphlet的日譯詞。另外，為了在短小有限的篇幅中提供足夠信息，外貿(mào)郵件中大量使用縮略語以體現(xiàn)其語言的簡潔凝練，如L/C(信用證)、B/L(提單)等。這類縮略語一般為國際通用的語言，不能隨意更改，它們的使用不僅節(jié)省了商務成本，還極大地提高了外貿(mào)商務溝通的效率。在書寫外貿(mào)郵件的過程中，恰當?shù)剡\用國際通用的專業(yè)術語和縮略語，可以使郵件內(nèi)容更簡潔易懂。

其次，行業(yè)類術語。對外貿(mào)易涉及各個行業(yè)，不同的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)都存在大量的專業(yè)術語。

2.使用書面語

外貿(mào)函電涉及外貿(mào)活動的各個環(huán)節(jié)，它關系交易雙方的切身利益，直接影響交易能否順利完成，因此，其用詞莊重正式，力求嚴謹準確，應避免使用曖昧的語言，以免產(chǎn)生歧義或誤解，體現(xiàn)外貿(mào)文書莊重嚴謹?shù)娘L格。電郵中會經(jīng)常使用諸如「弊社」「御社」「要請」「照會」「発注」「変更」「誠に」等書面語，盡量選用表意力強的詞語，避免使用曖昧的語言，如「たぶん」「～のはずです」「～でしょう」「～かもしれません」等，以免讓收件人因猜測琢磨郵件內(nèi)容而浪費時間、降低工作效率，甚至貽誤時機。

(二)語法方面

1.敬語使用頻率高

敬語是日語的重要組成部分，同時也是日語學習的重點和難點。準確、恰當?shù)厥褂镁凑Z是對日商務活動的基本要求，既體現(xiàn)了郵件寫信人良好的素養(yǎng)，也表達了對對方的尊重，有利于促進貿(mào)易的順利進行。

例1：つきましては、ここにカタログと価格表をご同封申し上げますので、ご一読くだされれば、幸いに存じます。折返しのご返事を心からお待ちいたしております。

日語敬語是一個復雜的體系，但外貿(mào)郵件中經(jīng)常使用的敬語種類并不多。表示己方的動作，除慣用詞匯「さしあげる」「拝承する」等外，通常使用「お動詞連用形+する」「～申し上げます」。通過對比「さしあげる」和「～申し上げます」，我們發(fā)現(xiàn)「～申し上げます」多用在需著重強調(diào)的時候。

例2：御社は獨自のシンクタンク.チームのコンサルディングを、常時利用できる特権を得られます。このチームは、御社ならびに御社製品に関する市場調(diào)査に基づき、適正かつ戦略的なアドバイスを差し上げます。

表示對方的動作，通常使用「～れる」「～られる」的形式，也可以使用「お(ご)に～なる」。

例3：前向きなお返事をいただけますようお待ちしております。

請對方為己方做事，多用「～いただく」和「～くださる」。相對來說，「～いただく」比「～くださる」語氣綿柔，而用「～くださる」則帶有希望別人一定要做的意思，雖然后面經(jīng)常跟上「～ようお願い申し上げます」。

例4：さて、先日照會いたしました案件が入稿いたしましたので、ご確認、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

一般來說，與對方有關的名詞前面要加上「お」或「ご」。其余的，如「存じる」「ござる」等，均為套話，多加練習，即能掌握。與己與人無關的，使用敬體即可。

雖然使用敬語是書寫外貿(mào)函電的基本要求，但并不代表所有的函電都必須使用敬語。不同的郵件內(nèi)容，也有不使用敬語，只使用敬體的。

2.使用固定的接續(xù)詞

日語接續(xù)詞對于銜接上下文起到很重要的作用，但是郵件中禁忌過度使用。外貿(mào)商務活動講究高效，因此電子郵件的行文要求簡潔易懂，過度使用接續(xù)詞會使語篇顯得冗長繁雜，缺乏簡潔性，影響收件人的閱讀效率。因此，郵件中使用的接續(xù)詞較少且固定，多為「さて」「しかしながら」「また」「なお」等。[5]通過使用接續(xù)詞，可使郵件整體顯得條理清晰、層次分明，方便收件人閱讀和理解。

3.措辭嚴謹、正式，避免使用曖昧的表達

向客戶發(fā)送電子郵件的目的是方便商務活動溝通，因此，寫郵件時要避免使用語意不明、模棱兩可的詞句，如在郵件中應盡量不使用「結(jié)構(gòu)です」「いいです」這樣曖昧的表達，可改為「是非お送りください」或「あいにくですが、その資料は必要としていません」等。若希望對方盡快確認后回復時，要避免使用「なるべく」「できるだけ」「お暇なときに」等沒有明確時間概念的語句，應使用諸如「今日中にご確認をお願い申し上げます」等語句。若在工作上出現(xiàn)失誤，需及時以「大変申し訳ございませんでした」來道歉。

(三)語篇方面

1.格式程式化傾向

與其他商務信函相比，郵件的格式比較自由，尚未形成一種固定格式，但在實際商務活動中也會使用套語和慣用句型。一般來說，郵件的開頭不需要像傳統(tǒng)商務文書那樣要有「季節(jié)のあいさつ(季節(jié)問候語)」，只需禮節(jié)性地簡單問候即可。郵件開頭主要使用「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」等固定問候語。特別是最近，「いつもお世話になっております」似乎成為新的郵件開頭問候語。郵件正文部分前通常會有一個開場白，如「○○の件について、メールをお送りさせていただきます」「本日のお打ち合わせの結(jié)果について、ご報告申し上げます」等，以免直接進入話題而顯得突兀。電郵正文部分一般會用接續(xù)詞「さて」開頭，正文內(nèi)容一段表述不完，會使用「また」或「なお」來繼續(xù)敘述。文末還要有問候。正文內(nèi)容結(jié)束就草草收場會給人戛然而止的印象，當然也不是良好的郵件寫作習慣，因此正文結(jié)束后在文末需要有問候語，如「お手數(shù)をかけますが、ご確認を宜しくお願い致します」「何卒よろしく申し上げます」「ご協(xié)力のほど、よろしくお願いいたします」，等等。最后是文末署名。

2.語言簡潔明了，內(nèi)容針對性強

外貿(mào)函電具有很強的針對性。就內(nèi)容而言，外貿(mào)函電涉及商品、詢盤、報盤、合同、生產(chǎn)、運輸、付款方式、運輸、保險、索賠及仲裁等方面，商業(yè)活動的高效性要求外貿(mào)郵件內(nèi)容簡潔明了，盡量避免冗長、重復啰嗦的內(nèi)容，這不僅影響意思的表達，而且還容易使對方產(chǎn)生焦躁感，降低雙方的溝通效率。要使內(nèi)容簡潔，首先要注意專業(yè)術語、縮略語的使用；其次避免使用語義不明的表達。同時，針對性還體現(xiàn)在一文一事上，不同的郵件應具備不同的交際目的，請求信的目的在于得到對方滿意的答復；收款信的目的在于得到對方應支付的款項或未能還款的說明；銷售信的目的在于推銷產(chǎn)品或服務以便最終獲得訂單等。

上述是從語言層面來探討外貿(mào)日語郵件所具有的特征。在實際外貿(mào)活動中，寫郵件時還需注意：郵件務必要有郵件名。需以一句話寫清郵件的大致內(nèi)容，盡量具體，如「北村家図面修正指示の件」「○○見積もりの件」。若使用「こんにちは」等寒暄語作為文件名，則極易被當作垃圾郵件處理。發(fā)送郵件是為了與收件人交流溝通，所以一切須以是否方便對方閱讀、理解為標準，措辭、附件添加、抄送等各方面都需留意，以免引起對方不快，導致雙方對話不暢。郵件內(nèi)容必須清晰而有條理，善用空行，避免讓內(nèi)容看上去堆成一團而影響對方閱讀。郵件內(nèi)容可以用“提綱體”寫出，這種寫法有條理分明、簡潔扼要的優(yōu)點。正文的字體常用MS Gothic或MS Mincho，字號為10或12，多留空行，每行不宜超過35字，多用顏色標記，以方便對方閱讀。

三、結(jié)語

外貿(mào)日語郵件是與日本進行貿(mào)易往來必不可少的重要工具，熟悉并正確書寫是順利開展對日商務活動的前提。對外貿(mào)工作者來說，在較短的時間內(nèi)寫出簡明扼要的日語郵件是其必須具備的一項基本技能。文章從詞匯、句法、語篇三個語言層面分析了對日外貿(mào)郵件所具有的特征，即專業(yè)術語多、敬語使用頻率高、措辭嚴謹、格式程式化傾向、語言簡潔明了，以期能幫助學生掌握郵件的寫作技巧。

[1]孫萍.探析商務日語函電的翻譯[J].遼寧工業(yè)大學學報(社會科學版)，2013，(2)：51-53.

[2]胡稹.日語商務函電[M].廈門：廈門大學出版社，2013.31.

[3]劉金舉.外貿(mào)函電日語[M].北京：北京語言大學出版社，2011.15.

[4]陳巖.國際貿(mào)易術語適用與案例解析[M].北京：法律出版社，2012.1-15.

[5]盧揚.功能對等理論視閾下商務日語函電漢譯策略[J].中國科技翻譯，2015，(3)：32-34.