管理部門審查、管理評審整合實施思考與實踐

趙方

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 基于核安全法規(guī)要求建立的質(zhì)量保證管理體系每年度需要開展管理部門審查；基于GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001的要求建立的質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康體系（下稱：三體系）需要每年開展管理評審活動，管理評審包含的基本環(huán)節(jié)與管理部門審查類似，在中核核電運行管理有限公司管理部門審查、管理評審活動分別由兩個處室負責組織實施。本文對管理部門審查、管理評審活動各環(huán)節(jié)進行分析，探尋將兩項活動有機結(jié)合、整合實施的方法，并按照方法進行了實踐，為公司內(nèi)部不同部門組織的管理部門審查、管理評審整合實施提供參考。

關(guān)鍵詞 管理部門審查 管理評審 整合 實施

中核核電運行管理有限公司（下稱中核運行）作為核設施營運單位自成立時貫徹執(zhí)行基于核安全法規(guī)的質(zhì)量保證體系，按要求每年度開展管理部門審查。管理部門審查工作由中核運行安全質(zhì)量處負責實施。同時中核運行為持續(xù)提升公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康管理水平近年來貫標質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康管理體系（下稱三體系），按照體系要求每年度開展管理評審。管理評審工作由中核運行企業(yè)管理處負責實施。

管理部門審查、管理評審分別屬于質(zhì)保管理體系、三體系運轉(zhuǎn)過程中發(fā)現(xiàn)問題的重要方式，它是體系持續(xù)改進、不斷提升的重要基礎，是高層管理者審視、檢查體系運轉(zhuǎn)情況，識別改進機會，提升體系有效性的重要手段。管理部門審查、管理評審的實施會涉及公司所有處室及高層管理者，整個活動的開展需要安全質(zhì)量處、企業(yè)管理處組織，各部門花費大量的時間和精力來完成。

一、整合實施前的思考

（一）管理部門審查、三體系管理評審整合實施必要性

管理部門審查、管理評審按照管理程序要求每年均要開展一次，他們在不同時間開展，且均是對體系內(nèi)的所有要素進行審查。兩體系要素系間有要素重合，如安全管理、培訓、文件記錄管理，每年對重合的管理要素會進行重復審查，存在以下問題：（1）不利于被重復審查的領(lǐng)域內(nèi)問題的跟蹤解決。（2）不利于管理流程的優(yōu)化、管理體系的完善和持續(xù)改進。（3）不利于公司多體系的有機融合。（4）給組織者、參與者以及公司高級管理層帶來一系列重復勞動、導致人力資源浪費。

因此如何將管理部門審查、管理評審工作有機的整合實施成為中核運行管理體系提升、持續(xù)改進當前面臨的迫切問題。

（二）管理部門審查、三體系管理評審整合實施目標

管理部門審查三體系管理評審整合實施應實現(xiàn)以下目標：（1）活動組織單位密切聯(lián)系形成1加1大于2的組織合力。（2）活動開展時間協(xié)調(diào)一致。（3）公司各部門僅需要開展一次自評。（4）在滿足質(zhì)保管理體系、三體系要求的情況下對重合的管理要素只進行一次審查，形成一份綜合報告。（5）發(fā)現(xiàn)問題統(tǒng)一跟蹤，關(guān)閉。

（三）預期的效果

管理部門審查三體系管理評審整合實施，可以為領(lǐng)導層從總體宏觀把握公司管理多體系實施運轉(zhuǎn)情況提供有利條件；可以更好的促進組織處室做好工作策劃、協(xié)調(diào)和實施；可以大量節(jié)約了各部門自查的時間、精力；可以節(jié)約與會公司中高層領(lǐng)導時間，提高了會議效率；最重要的是可以優(yōu)化管理流程，為公司其他管理體系評審活動聯(lián)合實施提供借鑒。

二、整合實施過程

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施從策劃到具體實施遇到了一系列問題，安全質(zhì)量處、企業(yè)管理處針對問題詳細分析，制定一系列措施，促進活動最終有序開展。在幾年的實施過程中逐漸形成了下列良好實踐。

（一）活動組織單位密切聯(lián)系形成1加1大于2的組織合力

兩個組織處室同為中核運行重要業(yè)務處室，緊密聯(lián)系、密切協(xié)調(diào)是管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施的基礎，為此組織處室采取以下方法進行溝通協(xié)調(diào)。

設立項目接口聯(lián)絡專員。為促進管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施，組織處室分別設立項目接口聯(lián)絡專員。聯(lián)絡專員負責管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施策劃、實施等各階段聯(lián)絡協(xié)調(diào)。

不定期召開協(xié)調(diào)會。為進一步提高兩個組織處室之間的溝通協(xié)調(diào)效率，組織處室在管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施策劃階段不定期召開協(xié)調(diào)會。協(xié)調(diào)會由兩個處室負責人、活動負責科室負責人以及聯(lián)絡專員參加。會議主要討論管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施過程中需要決策事項。

（二）活動開展時間協(xié)調(diào)一致

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施在實際操作過程中面臨的首要問題即為將兩項活動開展的時間調(diào)整一致。在管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施之前，管理部門審查一般在年度12月份啟動，次年1月份實施；管理評審一般在年度10月份開展。經(jīng)過兩個組織部門協(xié)商，調(diào)整管理部門審查活動時間，與管理部門審查時間一致。

（三）明確聯(lián)合審查具體范圍

管理部門審查活動需要對質(zhì)保管理體系中所有的管理要素進行審查，涉及18個管理要素；管理評審則審查三體系中的所有管理要素，涉及17個管理要素；文件管理、應急管理、采購管理等管理要素在兩個體系中都有。為了避免聯(lián)合審查實施過程中對部分要素重復審查，組織處室對分析兩個體系中的要素并形成以下原則；（1）重復的管理要素只審查一遍。（2）質(zhì)保管理體系中擁有的要素在管理部門審查時審查。（3）三體系特有管理要素在管理評審時審查。按照以上原則組織部門制定了管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施的基本框架。

（四）多管齊下提高各部門自評效率

組織部門確定管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施后審查框架，但是框架內(nèi)的管理要素需要公司各部門首先自評。組織部門采取以下方法有效的提升了50余部門的自評效率。

組織處室根據(jù)運行質(zhì)保大綱、三體系管理手冊中職責分工及各處室業(yè)務特點為每個處室制定個性化自評模板。各部門在模板中填寫的信息均為部門核心業(yè)務相關(guān)信息，極大地簡化了各部門自查的工作量以及后續(xù)材料匯總工作量。

在管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施策劃階段為了保證各部門自評任務及時接受與處理，組織單位以各處室三體聯(lián)絡員為依托，由三體系聯(lián)絡員負責組織處室內(nèi)部相關(guān)材料的編制、匯總和最終提交，明確了接口聯(lián)絡人。

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施使用DTS軟件進行自評任務的跟蹤，便于掌握各部門自評任務進展，促使各部門按期完成自評任務。同時通過DTS軟件還可以實現(xiàn)對各部門自查材料的審閱，發(fā)現(xiàn)問題可及時回退，提高自查材料的審查效率。

為提高匯報材料整理效率，經(jīng)過精心分析，組織處室決定形成一份報告，其中包含質(zhì)保體系管理部門審查、三體系管理評審兩大章節(jié)。報告包含質(zhì)保體系、三體系所有要素，重復的要素在質(zhì)保體系管理部門審查部分體現(xiàn)，三體系管理評審引用相關(guān)內(nèi)容。報告由兩個組織處室聯(lián)合編制。

管理部門審查、管理評審活動帶來的管理改進最終落實在審查發(fā)現(xiàn)問題，因此對審查發(fā)現(xiàn)問題的整改跟蹤是審查活動關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為保證管理部門審查、管理評審聯(lián)合審查會召開后審查發(fā)現(xiàn)問題的到有效跟蹤，組織處室通過統(tǒng)一渠道對問題進行跟蹤、管理，且在下一年度審查活動中要匯報相關(guān)問題進展。

三、整合實施成果

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施不但提高了工作效率、有效的節(jié)約了相關(guān)資源，優(yōu)化了管理流程，提升了公司的質(zhì)量管理水平，同時為后續(xù)公司其他體系之間的有機整合提供了良好的示范。

（一）優(yōu)化了審查活動實施流程

管理部門審查、管理評審分別屬于公司質(zhì)保體系、三體系的重要審查活動，其活動流程分別由《管理部門審查》、《管理體系管理評審》規(guī)定。兩項活動聯(lián)合實施，活動流程在滿足程序要求的前提下完成了有機整合，簡化了實施過程，優(yōu)化了實施流程。

（二）有效的減少重復工作，節(jié)約了公司人力資源

管理部門審查、管理評審由之前分別實施到聯(lián)合實施，提高了工作效率，節(jié)約了人力資源成本，初步估算每年節(jié)約人力資源成本270人/日。具體來看，每年度為公司各部門自查報告編制由之前編制兩份到現(xiàn)在編制一份，節(jié)約編寫時間225個人/日=每個部門5工作日*45個合并實施處室；參加審查會的中高層公司領(lǐng)導之前參加兩個審查會，現(xiàn)參加一個審查會，節(jié)約會議30個人/工作日=每人0.5工作日*60人；組織處室通過緊密配合，由組織兩次審查活動到組織一次審查活動，節(jié)約15個人/日；共計270人日。

（三）為公司其他體系之間的整合提供了示范

公司當前存在質(zhì)量保證體系、質(zhì)量/環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系、信息化與工業(yè)化融合管理體系、內(nèi)部控制體系、全面風險管理體系，這些管理體系側(cè)重于不同的業(yè)務領(lǐng)域的管理，但其架構(gòu)均基于策劃、實施、檢查、改進的PDCA循環(huán)。當前公司各管理體系構(gòu)建過程中均以質(zhì)量保證體系為基礎，同時基于體系上游文件要求增加個性需求，但是各體系運轉(zhuǎn)過程的有機融合尚存在改進空間。管理部門審查、管理評審聯(lián)合實施為各體系運轉(zhuǎn)過程中的自查、審查等活動的有機整合提供了較好的示范，后續(xù)各體系審查、自查類似活動均可參照進行聯(lián)合實施，促進公司范圍內(nèi)各管理體系運轉(zhuǎn)相關(guān)活動聯(lián)合實施，增加公司不同管理體系在計劃、實施等階段的融合程度。