大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

郭婷

內(nèi)容摘要：二十一世紀，飛速發(fā)展的信息科技將人類帶入大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代，人類的思維方式和行為模式發(fā)生了深刻的改變，高校的檔案管理工作亦是如此。大數(shù)據(jù)時代呼喚高校檔案管理工作理念的革新，提高了高校檔案工作的工作效率和工作效能，優(yōu)化了檔案工作的業(yè)務(wù)流程。大數(shù)據(jù)時代要求高校檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立大數(shù)據(jù)觀、大檔案觀、大服務(wù)觀和大平臺觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案資料采集方式，學(xué)會科學(xué)的整合檔案資源，做好大數(shù)據(jù)時代高校檔案的安全防護。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 高校 檔案管理 理念革新

以原子能和電子計算機的發(fā)明為代表的第三次科技革命浪潮將人類帶入大數(shù)據(jù)的時代。信息數(shù)字化時代，高校的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)抓住大數(shù)據(jù)應(yīng)用給檔案工作帶來的變化和機遇，從更新檔案管理理念做起，革新高校的檔案管理工作。

一.大數(shù)據(jù)時代呼喚檔案管理理念的革新

2012年《紐約時報》的一篇專欄中明確提出：“人類已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代。”所謂大數(shù)據(jù)，是指抓取所有數(shù)據(jù)進行分析處理的一種信息資產(chǎn)。相比傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理需要采用抽樣調(diào)查（隨機分析法）而產(chǎn)生的局限，大數(shù)據(jù)分析以其海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、多樣的數(shù)據(jù)類型、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和價值密度低等特征對人類傳統(tǒng)思維方式提出新的挑戰(zhàn)，改變了科學(xué)發(fā)展的范式——從計算模擬型轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)探索型。

雖然目前學(xué)術(shù)界并沒有給出一個絕對標準的定義來描繪大數(shù)據(jù)，但大數(shù)據(jù)自身的特征卻得到了學(xué)術(shù)界的一致認同。第一是數(shù)據(jù)量巨大。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、移動4G網(wǎng)絡(luò)和智能手機的普及，人們在使用各種各樣APP時產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，通過分析這些數(shù)據(jù)能掌握精確到個人的消費習(xí)慣和行為習(xí)慣；第二個特征是數(shù)據(jù)種類繁多。這也是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和移動智能終端的迅速發(fā)展而出現(xiàn)的特征，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)不再是傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)時代以文本和數(shù)字為代表的時代了，各種各樣的圖片、視頻、音頻、二維碼等形式的半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)涌現(xiàn)給人們的生活帶來了極大的便利；第三個特征是數(shù)據(jù)的價值密度低，這是指數(shù)據(jù)基數(shù)大，信息數(shù)據(jù)無限增值，相比傳統(tǒng)數(shù)據(jù)時代，有用的數(shù)據(jù)價值密度反而趨小。第四是數(shù)據(jù)處理速度快。數(shù)據(jù)量的急劇增多必然要求處理數(shù)據(jù)的能力加快，否則無法體現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)價值。因此，大數(shù)據(jù)與云計算能力相輔相成，缺一不可。

大數(shù)據(jù)時代，依托云計算功能的數(shù)據(jù)挖掘、處理和分析轉(zhuǎn)變了人類的思維模式，依托大數(shù)據(jù)發(fā)展起來的智能AI開始改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的工作模式。以新聞傳播專業(yè)為例：2016年新華社正式推出新聞機器人“快筆小新”參與寫稿項目。同一年微軟公司的兩大智能機器人高情商的小冰和高生產(chǎn)力的小娜經(jīng)實驗研究證實已經(jīng)具備了對新聞素材做相應(yīng)的智能分析包括情感分析在內(nèi)的處理。2017年雙11期間“魯班”這一AI設(shè)計師設(shè)計了4億張商品展示廣告，即將到來的2018年更是被人們視為人工智能的元年。大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案管理工作理應(yīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集、整理、管理工作轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案收集、整理和管理、利用。

二.大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)變高校檔案管理工作理念的重要性

大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案管理工作正悄然發(fā)生著轉(zhuǎn)變。未來的高校檔案管理工作一定會朝著建設(shè)大檔案、應(yīng)用大技術(shù)、實現(xiàn)大服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變，這要求高校的檔案工作者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，學(xué)會應(yīng)用大數(shù)據(jù)提高工作效率和效能，優(yōu)化檔案工作的業(yè)務(wù)流程。

大數(shù)據(jù)時代，智能終端的普及與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用必然提高了高校檔案工作的工作效率和工作效能。高校檔案管理工作記錄著高校的發(fā)展，是高校歷史的縮影。例如山東建筑大學(xué)檔案館儲存著學(xué)校發(fā)展的珍貴歷史檔案資料，涵蓋了學(xué)院大事記、教學(xué)、行政、人事、外事、財會、人物、實物、重大活動等方方面面的內(nèi)容，檔案查詢量大，檔案利用率高。但由于檔案室工作人員有限，傳統(tǒng)手動管理檔案模式使得檔案工作人員的工作強度較大，同時紙質(zhì)檔案也存在著檔案的查閱較為麻煩，檔案不易保存，檔案信息易丟失等問題。大數(shù)據(jù)時代檔案的電子化和數(shù)字化極大的降低了檔案工作人員的工作強度，提高了檔案管理工作效率和工作效能。

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化檔案平臺優(yōu)化了檔案工作的業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作主要以紙質(zhì)文件的整理、歸檔為主，按照目錄進行查詢。檔案工作者的勞動強大、檔案查閱不方便。大數(shù)據(jù)時代的到來，高校數(shù)字化檔案工作平臺既優(yōu)化了高校檔案工作的業(yè)務(wù)流程，又方便了高校師生快速的檢索檔案、利用檔案。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，不少高校開展的檔案數(shù)字信息化平臺建設(shè)工作讓學(xué)校管理人員便捷的查詢諸如學(xué)校行政、教學(xué)、科研等檔案信息。通過抓取高校檔案大數(shù)據(jù)和分析檔案管理信息的需求，能進一步優(yōu)化高校檔案管理工作流程，實現(xiàn)高校檔案管理的信息化和數(shù)字化。

三.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的觀念轉(zhuǎn)變

高校傳統(tǒng)檔案管理模式主要是收集檔案、管理檔案、利用檔案三個環(huán)節(jié)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校傳統(tǒng)檔案管理理念和模式面臨著數(shù)字化的挑戰(zhàn)。

首先，大數(shù)據(jù)時代要求高校檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立大數(shù)據(jù)觀。所謂大數(shù)據(jù)觀，是指不再采用傳統(tǒng)的抽樣調(diào)查（隨機分析法）來處理數(shù)據(jù)，而是一切數(shù)據(jù)均有用的“全數(shù)據(jù)”觀。計算機處理能力的升級、云計算的出現(xiàn)轉(zhuǎn)變高校傳統(tǒng)的檔案收集、處理中不得不舍棄、剔除部分“無用檔案”的做法。大數(shù)據(jù)時代，檔案工作者要樹立“數(shù)據(jù)既檔案”的意識，收集一切檔案數(shù)據(jù)。

其次，大數(shù)據(jù)時代要求高校檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立大檔案觀。作為人類集體智慧的結(jié)晶，檔案真實的反應(yīng)著人類的生產(chǎn)與生活。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案觀念中重視學(xué)校文件、學(xué)校政務(wù)內(nèi)容，輕視生活、藝術(shù)、校園文化等檔案數(shù)據(jù)的觀念，樹立“一切歸檔”的大檔案觀。數(shù)字化時代，智能終端和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用讓“一切歸檔成為可能”。高校檔案工作者要學(xué)會運用電子計算機及時抓取互聯(lián)網(wǎng)的即時信息，避免讓這類信息檔案石沉大海。同時，高校檔案工作者要認識到大數(shù)據(jù)時代“檔案無處不在”，意識到遍布于計算機網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和神經(jīng)末梢的信息數(shù)據(jù)也是高校檔案的一部分，需要及時抓取歸檔。

第三，大數(shù)據(jù)時代要求高校檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立大服務(wù)觀。技術(shù)的變革帶來服務(wù)的升級，大數(shù)據(jù)時代信息化、數(shù)字化的檔案應(yīng)當(dāng)要樹立“數(shù)據(jù)為人民服務(wù)”的觀念。這要求高校的檔案工作者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“坐等人上門”的檔案觀念為“主動服務(wù)”，思考大數(shù)據(jù)時代如何轉(zhuǎn)服務(wù)方式變被動為主動，為高校師生提供大檔案大服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代，檔案的多元化和社會化是必然的趨勢，因此高校的檔案工作者要考慮如何補為高校師生提供檔案的“一條龍”服務(wù)，讓檔案數(shù)據(jù)服務(wù)不受時空的限制。

最后，大數(shù)據(jù)時代要求高校檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立大平臺觀。大平臺觀要求高校的檔案工作者做好平臺建設(shè)。平臺建設(shè)是信息時代檔案工作謀求發(fā)展的必然之舉，通過檔案平臺既實現(xiàn)了用戶檔案資料的收集，實現(xiàn)了用戶運用智能終端進行便操作，還克服了高校與高校之間因獨立操作導(dǎo)致的“信息孤島”和“信息流轉(zhuǎn)不便”的問題。建立高校信息檔案的大平臺順應(yīng)了“無紙化辦公”的趨勢，同時節(jié)省了高校檔案員的工作強度。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代，檔案員需要對紙質(zhì)文檔一一分類再存檔。大數(shù)據(jù)時代，通過高校檔案平臺操作系統(tǒng)讓檔案管理工作滲透到高校日常教學(xué)、行政工作的各個環(huán)節(jié)中，每個學(xué)院、科室辦理完結(jié)的文檔都通過平臺匯總，檔案管理員通過電腦軟件直接生成歸檔文件，方便檔案資料的存儲與調(diào)取。

四.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視的問題

如何在大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)變高校檔案管理的理念，創(chuàng)新高校檔案管理的方式，做好高校檔案管理工作是新形勢下高校檔案管理工作者必須面對的新課題。大數(shù)據(jù)時代，檔案資源的采集方式發(fā)生變化、檔案資源的存儲方式也在變化，這要求高校的檔案管理工作者必須注意以下幾個問題。

第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案資料采集方式。高校的檔案主要包括：學(xué)生檔案（高中階段的檔案、大學(xué)期間的檔案）；在編教職工檔案；離退休人員檔案；行政教學(xué)工作檔案等。傳統(tǒng)的高校檔案資源采集方式主要是紙質(zhì)檔案的收集，檔案管理信息化程度較低。大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案工作者可以轉(zhuǎn)變檔案資源的收集方式，學(xué)會適時抓取網(wǎng)絡(luò)資源，主動出擊選擇學(xué)校重要的網(wǎng)絡(luò)資源歸檔以避免淹沒在網(wǎng)絡(luò)信息時代的數(shù)字浪潮中。加大高校的各個部門工作人員、學(xué)院行政秘書的大數(shù)據(jù)時代檔案的實時推送歸檔培訓(xùn)。利用高校內(nèi)部檔案平臺系統(tǒng)，盡量做到當(dāng)日辦理完畢的文件材料實時推送，檔案管理員在平臺上接受推送信息并及時歸檔。降低了傳統(tǒng)集中歸檔時間緊任務(wù)重歸檔質(zhì)量難以保障的弊病。

第二，學(xué)會科學(xué)的整合檔案資源。大數(shù)據(jù)時代必然伴隨著海量的檔案數(shù)據(jù)歸檔。這要求高校的檔案工作者提高信息數(shù)字化素養(yǎng)，學(xué)會應(yīng)用信息軟件開展高校檔案數(shù)字化和電子化工作，提高科學(xué)整合檔案資源的能力。這要求高校的檔案工作加快數(shù)字化進程，推進高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作以盡可能的做好紙質(zhì)檔案的保護工作。同時，在面對大量碎片化、底層化的數(shù)字檔案時，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案保管為主的“一元”檔案管理模式走向包含文檔、數(shù)字、圖片、音頻、視頻等“多元”檔案管模式，革新高校的檔案管理技術(shù)，提升高校檔案管理工作的效率，從“信息化”、“數(shù)字”的角度做好大數(shù)據(jù)時代“以計算機工作為主”的檔案管理工作。

最后，做好大數(shù)據(jù)時代高校檔案的安全防護?！皺n案安全工作事關(guān)黨和國家的根本利益?！贝髷?shù)據(jù)時代高校檔案工作者更要牢固樹立檔案安全的思想防線，確保高校檔案的信息安全。高校檔案信息安全保障工作是一項復(fù)雜的工程，信息化時代的數(shù)字檔案安保工作更是涉及到技術(shù)防范、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、平臺安全隱患排查以及漏洞彌補等。例如通過構(gòu)建數(shù)字化防火墻做好網(wǎng)絡(luò)防護避免被別有用心的人盜取數(shù)據(jù)；定期備份高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫資源避免因為硬盤損壞或者因為網(wǎng)絡(luò)黑客襲擊給檔案管理工作帶來不可挽回的損失。

參考文獻

[1]陳明九.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究——以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報，2015.5：506-510

[2]劉陽.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化研究[D].湘潭大學(xué)，2015.6

（作者單位：南陽師范學(xué)院）