關(guān)于企業(yè)采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理策略的若干思考

【摘要】加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理對于現(xiàn)代企業(yè)來說至關(guān)重要，除了保證企業(yè)采購質(zhì)量外，還應(yīng)充分考慮采購物品的市場價(jià)格，不斷促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的提升。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) 采購環(huán)節(jié) 財(cái)務(wù)管理 策略

企業(yè)只有節(jié)約采購成本，并確保采購物品的高質(zhì)量，才能處于市場不敗之地。出于對企業(yè)市場競爭實(shí)力的考慮，有效節(jié)約采購成本，就必須注重采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理工作。然而現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)采購環(huán)節(jié)中還存在諸多問題，基于此，本文提出了企業(yè)采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理策略。

一、企業(yè)采購環(huán)節(jié)中存在的問題

現(xiàn)階段，仍然有很多企業(yè)依舊沿用著過去陳舊的采購方法，也就是由采購人員全權(quán)負(fù)責(zé)所有采購事務(wù)，是整個(gè)采購工作的中心。采購工作結(jié)束后，再開展相關(guān)驗(yàn)收。這明顯違背了科學(xué)，同時(shí)在采購人員個(gè)人原因的影響下，難以綜合有效監(jiān)督各個(gè)采購環(huán)節(jié)和采購細(xì)節(jié)，進(jìn)而使企業(yè)采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了諸多異常，最終削弱了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（一）采購人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)

當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)都未認(rèn)識到采購環(huán)節(jié)的重要性總是錯(cuò)誤地認(rèn)為采購工作對專業(yè)知識的要求不高，所以在選聘采購人員時(shí)存在很大的隨意性，整個(gè)采購隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)均較低。所以采購部分專業(yè)性強(qiáng)的商品時(shí)就會露出很多馬腳。簡單舉例，在采購部分專用儀表或儀器中，倘若采購人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，那么將很難準(zhǔn)確辨別儀器儀表的規(guī)格、信號，同時(shí)影響了采購計(jì)劃及相關(guān)技術(shù)參數(shù)的精準(zhǔn)審核，從而導(dǎo)致購置的商品達(dá)不到企業(yè)的實(shí)際需求，面臨重新采購的局面，既要付出大量的時(shí)間又加劇了采購成本。由于采購人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)，經(jīng)常會采購一些質(zhì)量很低劣的商品，并且也會造成企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量低下，從而使得企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)劇增。

（二）采購過程與采購操作流程不規(guī)范

當(dāng)前，企業(yè)并未將項(xiàng)目負(fù)責(zé)制納入到采購過程中，所以當(dāng)采購環(huán)節(jié)發(fā)生問題時(shí)很難找到具體責(zé)任人，同時(shí)采購人員的操作流程也缺乏規(guī)范性，比如，在采購部分核心商品時(shí)，缺少精準(zhǔn)的估價(jià)，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生一定的經(jīng)濟(jì)損失，使企業(yè)需要付出更高的生產(chǎn)成本。

（三）缺少采購成本數(shù)據(jù)庫

采購人員在采購?fù)晁枭唐泛?，?yīng)將不同類型的商品分開管理，所以企業(yè)往往把百分之八十的采購成本用在了百分之二十的采購商品種類上。如此一來，加強(qiáng)采購商品的分類管理就顯得特別重要。但是當(dāng)前，企業(yè)還缺少專門的采購成本數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致企業(yè)的信息和供應(yīng)商的信息難以對稱，實(shí)際采購中過程中就無法充分掌握采購商品成本，更別說用較低的成本來采購大量高品質(zhì)的商品。此外，企業(yè)采購部門與其他部門缺少溝通交流，嚴(yán)重影響了采購人員對采購商品信息的及時(shí)全面了解，采購環(huán)節(jié)中問題不斷。倘若企業(yè)忽視了構(gòu)建采購成本數(shù)據(jù)庫，那么將阻礙了企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，只是進(jìn)行簡單的貿(mào)易往來，無法更進(jìn)一步溝通，因此企業(yè)日后中很難得到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品，最終加劇了企業(yè)的生產(chǎn)費(fèi)用。

（四）采購發(fā)票管理異常

具體體現(xiàn)在以下幾方面：首先，采購發(fā)票獲取不及時(shí)，財(cái)務(wù)部門在采購商品入庫過程中主要以暫估處理的方式為主，倘若采購發(fā)票無法在第一時(shí)間取得，那么將延長暫估時(shí)間，更有甚者最終失去了發(fā)票獲取機(jī)會，尤其是商品的運(yùn)輸發(fā)票可謂是“一票難求”。其次，采購發(fā)票雖然第一時(shí)間到了采購人員手中，但報(bào)賬不及時(shí)，進(jìn)而縮短了發(fā)票的納稅抵扣期限，使企業(yè)發(fā)生較大的損失。最后，實(shí)際采購中經(jīng)常有供應(yīng)商多開或者少開發(fā)票的行為，加大了賬務(wù)處理工作難度，需要對多開的部分進(jìn)行退票處理等。再有，實(shí)際取得的采購發(fā)票和供應(yīng)商名稱不一致，供應(yīng)商冒用他人發(fā)票。

（五）信息化程度低，加大了數(shù)據(jù)分析難度

由于企業(yè)無法及時(shí)共享并有效利用采購合同、收料信息、發(fā)料信息等各種信息，進(jìn)而導(dǎo)致所有采購環(huán)節(jié)都必須重新開展業(yè)務(wù)處理，存在嚴(yán)重的重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象。企業(yè)無法全面匯總并深入分析各類采購數(shù)據(jù)，對采購人員缺乏績效考評。

（六）績效考核制度不完善

由于企業(yè)忽視了對采購部門商品到達(dá)的及時(shí)性、采購成本節(jié)約及商品質(zhì)量等情況考核不力，導(dǎo)致采購部門內(nèi)部人員過于臃腫，工作效率不理想，工作責(zé)任感不強(qiáng)。

二、企業(yè)采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理策略

（一）加強(qiáng)監(jiān)督和制約

為了保證企業(yè)采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理高效性，就必須加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約力度。實(shí)際開展監(jiān)督制約工作時(shí)，企業(yè)內(nèi)部所有職能部門相互之間應(yīng)建立制衡關(guān)系，同時(shí)采用委托代理方式，確保企業(yè)與經(jīng)營者平衡發(fā)展。實(shí)際進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)注重嚴(yán)格審核現(xiàn)有的、采購商品的市場價(jià)以及所有采購票據(jù)，采購的各種票據(jù)進(jìn)行審核，確保各類采購因素的精準(zhǔn)性，采購部門應(yīng)與其他部門積極協(xié)作共同完成采購環(huán)節(jié)的審核工作，確立自身具體的審核權(quán)限，對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行審核的根本目的在于，確保采購商品的市場價(jià)格趨于合理性。注重對采購過程進(jìn)行事前審核與事中審核，并且事后檢查也必不可少而且不僅需要事前和事中的審核，在商品的采購過程完成后也需要進(jìn)行事后的檢查，從而確保采購商品的高品質(zhì)，滿足企業(yè)預(yù)期的生產(chǎn)需求。企業(yè)應(yīng)配備專業(yè)的人員對訂貨和驗(yàn)收付款方面辦理收貨清單、入庫單的書面手續(xù)，辦理手續(xù)的人員應(yīng)嚴(yán)格遵循不相容職務(wù)相分離原則，防止自己驗(yàn)收、自己審核的現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)采購商品消耗定額控制

對采購商品消耗定額控制過程中，企業(yè)相關(guān)技術(shù)部門應(yīng)準(zhǔn)確計(jì)算出采購商品的定額，并且采購人員采購商品時(shí)要嚴(yán)格根據(jù)已經(jīng)確認(rèn)的商品消耗定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。實(shí)際采購中，若商品存在損壞問題或者商品價(jià)格波動(dòng)幅度大，那么應(yīng)立即展開深入調(diào)查，找出具體的原因，在獲得審核批準(zhǔn)后加強(qiáng)處理。

（三）確保采購商品的良好庫存

企業(yè)采購過程中，除了要考慮商品具體數(shù)額外，還要保證所購置的商品達(dá)到了庫存量要求，這樣當(dāng)企業(yè)某一商品緊缺時(shí)，可以通過庫存商品確保企業(yè)生產(chǎn)的順利進(jìn)行，保證原材料的及時(shí)供應(yīng)。對采購商品的庫存量進(jìn)行計(jì)算時(shí)，還必須深入分析和思考如何提高庫存量的安全性，比如在企業(yè)具體庫存量和商品儲存時(shí)間上，應(yīng)防止商品數(shù)量太多而導(dǎo)致商品存儲不良，對購置的商品儲存時(shí)需要嚴(yán)格檢查其質(zhì)量情況，從而為企業(yè)的正常生產(chǎn)提供有利條件。

（四）嚴(yán)格檢查采購付款與監(jiān)督程序

企業(yè)在細(xì)致檢查采購程序的同時(shí)，還必須重點(diǎn)關(guān)注采購付款情況和當(dāng)前運(yùn)行的采購監(jiān)督程序。關(guān)于采購程序方面，在采購程序上，應(yīng)充分落實(shí)企業(yè)已經(jīng)確認(rèn)的采購計(jì)劃，比如采購商品的具體數(shù)額、規(guī)格以及類型等嚴(yán)厲禁止采購人員隨意更改，并實(shí)施嚴(yán)肅高效的驗(yàn)收機(jī)制，確保購進(jìn)的商品無論是其品質(zhì)還是其性能指標(biāo)均與企業(yè)的要求相一致。關(guān)于采購付款程序方面，應(yīng)綜合審核采購的入庫、結(jié)算等單據(jù)及所有相關(guān)證明是否真實(shí)且合法，審核批準(zhǔn)后完成商品付款。此外，企業(yè)還要構(gòu)建一套行之有效的采購監(jiān)督機(jī)制，清晰劃分作業(yè)人員的責(zé)任和義務(wù)，規(guī)范采購工作行為。

（五）構(gòu)建完善的采購發(fā)票管理制度

供應(yīng)部門工作人員要主動(dòng)催促供應(yīng)商出具采購發(fā)票，如果供應(yīng)商采用郵寄的方式將發(fā)票郵來，那么應(yīng)第一時(shí)間交到供應(yīng)部門手中，由供應(yīng)部門嚴(yán)格核對該發(fā)票的金額、數(shù)量是否和采購?fù)ㄖ獑紊系木幪栂嘁恢隆：藢σ恢潞?，把發(fā)票信息復(fù)印附于供應(yīng)部門的采購?fù)ㄖ獑尉幪柹希缓笥韶?cái)務(wù)部門完成相關(guān)的賬務(wù)處理工作。詳細(xì)記錄該發(fā)票和應(yīng)來發(fā)票（從購置的商品數(shù)量開始算起）的數(shù)額，同時(shí)和供應(yīng)商溝通找出引起差額的具體原因，由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)退票辦理。倘若多開或者少開的發(fā)票金額屬于正常范圍，那么應(yīng)由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核并入賬。如果由于供應(yīng)部門原因而導(dǎo)致獲取的增值稅專用發(fā)票無法順利抵扣，或者增值稅專用發(fā)票已經(jīng)過了有效期限，應(yīng)立即追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。在采購商品入庫以及發(fā)票取得后，交由會計(jì)核銷并入賬，到這里該項(xiàng)業(yè)務(wù)完成。

（六）基于ERP提高采購數(shù)據(jù)監(jiān)控、匯總分析能力

企業(yè)采用ERP信息化系統(tǒng)有助于采購人員了解整個(gè)采購流程，對采購訂單執(zhí)行過程、采購成本及供應(yīng)商資信情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化有效監(jiān)控，從而幫助企業(yè)與理想的供應(yīng)商建立長琴合作關(guān)系，并獲得最優(yōu)的價(jià)格策略，公開透明整個(gè)采購過程，加強(qiáng)事前、事中監(jiān)督，為采購過程提供有力依據(jù)。在龐大的ERP數(shù)據(jù)系統(tǒng)支持下，有助于詳細(xì)對比分析商品采購價(jià)格的預(yù)算、實(shí)際與上一年同期數(shù)，幫助企業(yè)適應(yīng)不斷變化的市場。此外，ERP數(shù)據(jù)的匯集分析還有助于采購部門落實(shí)商品采購價(jià)格及年度預(yù)算降本目標(biāo)，提高商品達(dá)到速率。

（七）構(gòu)建完善的績效考核制度

科學(xué)完善的績效考核制度有利于調(diào)動(dòng)采購人員的工作熱情，明確采購部門的職責(zé)權(quán)限，對采購人員的績效情況綜合評價(jià)?？冃Э己撕w了月度指標(biāo)、季度指標(biāo)、年度指標(biāo)，并且密切聯(lián)系了采購人員的工資薪酬、職位晉升，督促采購人員不斷完善自身的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)，將個(gè)人利益與企業(yè)利益相掛鉤。在選用績效考核指標(biāo)時(shí)，應(yīng)從采購訂單完成率、成本控制率、商品達(dá)到速率、年度降本總體數(shù)量等指標(biāo)加強(qiáng)考核，財(cái)務(wù)部門、銷售部門、生產(chǎn)部門等部門配合協(xié)作綜合考核采購部門。

綜上所述可知，目前，多數(shù)企業(yè)采購環(huán)節(jié)中還存在一些問題，為了保證企業(yè)采購工作順利展開，就需要不斷強(qiáng)化采購環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理。實(shí)際進(jìn)行財(cái)務(wù)管理過程中，應(yīng)綜合有效監(jiān)督采購全過程，并加強(qiáng)采購商品消耗定額的控制，盡可能節(jié)約采購成本，同時(shí)所購進(jìn)的商品數(shù)量應(yīng)滿足庫存需求，嚴(yán)格檢查采購付款程序及采購監(jiān)督程序，從而為企業(yè)各項(xiàng)采購環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡介：張小艷（1972-），女。