快消品企業(yè)財務管理信息化研究

吳少玲

【摘 要】近幾年來，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，各城市銷售場所發(fā)生巨大變化，從以往的由經(jīng)銷商銷售給小超市及便利店的銷售模式，發(fā)展到現(xiàn)在制造企業(yè)直接與規(guī)?；拇笮瓦B鎖商超系統(tǒng)合作或電商銷售渠道為主的銷售模式，銷售模式的變化給財務管理工作提出了更高的要求，使企業(yè)認識到財務管理信息化的重要性。本文就信息化管理進程中存在問題，對如何提升信息化管理和財務管理水平提出對策建議。

【關鍵詞】快消品企業(yè)；財務管理；信息化；內(nèi)部控制；電子商務

一、快消品企業(yè)財務管理信息化必要性

作為快消品的研發(fā)、生產(chǎn)與銷售企業(yè)，特別是大力拓展商超渠道，收入獲得快速增長，并隨著公司在營銷費用上的持續(xù)投入，不斷優(yōu)化財務結(jié)構(gòu)、提高資金使用效率，為使企業(yè)保持快速的增長，建立適合企業(yè)自身的財務管理信息化系統(tǒng)顯得十分必要。

建立財務管理信息化重要性體現(xiàn)在：不斷壯大營銷團隊和提高團隊素質(zhì)的基礎上，推動產(chǎn)品進入大型超市面臨很多問題，如：銷量大、品種規(guī)格多、各地大型商超直營系統(tǒng)及門店數(shù)量多、地域分布廣、人員流動快，促銷活動多元化、銷售架構(gòu)及團隊龐大等。運用信息化管理系統(tǒng)能使這些分散的信息與瑣碎業(yè)務按照財務及營銷制度、企業(yè)內(nèi)部控制要求等有序開展，達到高效、快速響應集團的管理要求，特別是做好跨區(qū)域的財務集團管控工作，使上下員工可在不精通、不懂財務知識的情況下按照財務標準化要求完成各項規(guī)范性操作，確保流轉(zhuǎn)到財務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)符合規(guī)范、成為財務有效數(shù)據(jù)，并通過信息技術(shù)與財務知識結(jié)合，使財務人員從繁瑣的重復工作中解脫出來，將財務核算人員向管理會計轉(zhuǎn)型。這將考驗集團財務管理人員的綜合實力，需要一位既懂財務知識，又懂企業(yè)內(nèi)部管理要求，又懂營銷業(yè)務和信息化建設的人才。

二、快消品企業(yè)財務管理現(xiàn)狀及問題分析

1.快消品企業(yè)財務管理現(xiàn)狀

（1）部分快消品企業(yè)對財務信息化管理的認識不夠

雖然部份企業(yè)已經(jīng)意識到單靠會計電算化軟件，仍無法擺脫工作量問題，企業(yè)采用了財務管理信息化平臺，開始自主研發(fā)適應時代需求的新管理系統(tǒng)，開發(fā)設計財務會計流程，只是簡單的模枋和照搬手工的流程，缺泛全局規(guī)劃統(tǒng)籌，沒有將各環(huán)節(jié)需求與人為控制的內(nèi)容融入到信息技術(shù)中，造成數(shù)據(jù)分散，規(guī)則不一，重復開發(fā)等混亂現(xiàn)象，仍停留在IT技術(shù)替代手工操作的層次上。

（2）部分快消品企業(yè)的財務軟件無法滿足新的銷售模式

傳統(tǒng)快消品制造企業(yè)，主要以產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)為主，采用傳統(tǒng)經(jīng)營模式，直接銷售給經(jīng)銷商，銷售及定價模式簡單，結(jié)算方便；而隨著時代變化及銷售模式的改變，與大型商超直接合作或電商網(wǎng)絡銷售模式，大部份企業(yè)無法及時更換適應新銷售模式的軟件。

2.快消品企業(yè)財務管理存在問題分析

（1）大型商超銷售模式下的財務管理問題

大型商超銷售模式，從營銷訴求的角度分析，顧客反饋的直接來源是對營銷網(wǎng)點的需求。擁有覆蓋面廣的營銷網(wǎng)絡可以對消費者的反饋做出快速反應，及時了解客戶對產(chǎn)品的滿意度等信息，而且可以幫助公司掌握消費者的消費需求趨勢，為公司提供較為準確的市場預測，故開拓營銷渠道，與全國各大、中超及終端直營門店合作是最直接有效的，但給企業(yè)管理帶來以下問題：

①銷售渠道擴張，檔案管理難度大：各大商超門店達幾千家，開店、撤店及門店對應區(qū)域負責人等變動時，未能快速反應給集團總部進行系統(tǒng)更新，導致客商檔案無法及時更正或創(chuàng)建人不了解事實使同個店多種叫法存在，出現(xiàn)客商檔案管理混亂，使單店銷售統(tǒng)計錯誤或無法與費用產(chǎn)生的單店匹配、導致部分已經(jīng)終止合作門店仍有人員及費用投入、新增門店創(chuàng)建不及時導致無法及時于系統(tǒng)中申請費用、銷售政策針對全系統(tǒng)門店進行預估，部分無效門店參與預算，導致銷售目標無法達成及區(qū)域負責人任務考核無法準確統(tǒng)計等帶來錯誤的判斷信息，使企業(yè)無法快速、有效、準確的進行決策。

②費用統(tǒng)籌管控難度大：全國各門店根據(jù)自身費用支出需求，提交費用申請，經(jīng)審批后執(zhí)行，并在申請范圍內(nèi)控制實發(fā)金額，憑相關發(fā)票按內(nèi)控審批權(quán)限執(zhí)行提交財務審核。由于地域性分布的各門店費用多、類別雜、沖賬方式多樣及報銷憑據(jù)的不規(guī)范：申報滯后現(xiàn)象、費用期間與申報的所屬期間不一致、沒有規(guī)范統(tǒng)一的操作流程及信息化管理系統(tǒng)，導致從費用申請、實發(fā)、到核銷的上報程序中，有的填寫紙質(zhì)報銷單，有的通過信息平臺多個入口的流程，使財務人員對費用真實性、費用期間、重復報銷查核、門店費用執(zhí)行情況、超申請額度等無法做到事前控制或及時有效的統(tǒng)計，只能事后人工統(tǒng)計，花費時間長，工作量大，導致財務數(shù)據(jù)提供滯后，變成無效數(shù)據(jù)，并使財務監(jiān)督職能無法落到實處，很難為數(shù)據(jù)使用者提供及時符合會計質(zhì)量要求的財務數(shù)據(jù)。

（2）電子商務銷售模式下的財務管理問題

電子商務銷售模式，在時代的浪潮中，大部份企業(yè)都不得不開設屬于自己的品牌旗艦店或與各電商平臺合作，制造企業(yè)變成直接面對消費者或為各分銷渠道一鍵代發(fā)訂單等模式，這種新型的網(wǎng)上銷售模式，必須遵守各電商平臺的不同特性，也給企業(yè)管理帶來以下問題：

①銷售訂單未能及時打印或重復打?。鹤韵聠螘r起，商家須承諾72小時內(nèi)發(fā)貨，未及時發(fā)貨，顧客可取消訂單或投拆，導致企業(yè)利益受損，作為快消品行業(yè)，客單價低，訂單量大，導致手工打印訂單處理速度慢或滯后、重復打印或已打印訂單后，未及時上傳訂單物流信息，顧客誤認為未發(fā)貨而取消訂單，導致已取消并退款訂單仍流轉(zhuǎn)到倉庫按打印物流單進行發(fā)貨或存在重復打單，重復發(fā)貨的損失。

②已發(fā)貨訂單，難以按會計期間統(tǒng)計已確認收貨數(shù)量：為保護消費者權(quán)益，顧客下單時支付的貨款，由平臺支付寶代為管理，網(wǎng)店自貨物發(fā)出，顧客在15天內(nèi)確認收貨或退貨，確認收貨后平臺支付寶將凍結(jié)的貨款支付給企業(yè)店鋪支付寶，才算達成銷售。財務需按照會計期間統(tǒng)計已發(fā)貨訂單中已確認收貨的產(chǎn)品類別、數(shù)量與金額，多少是已發(fā)出，未確認收貨的在途庫存數(shù)量有多少，由于銷售訂單數(shù)量多、收貨時間靈活，給企業(yè)統(tǒng)計帶來較大的工作量。

③組合寶貝銷售與庫存核算產(chǎn)品不一致：為打造爆款或進行不同產(chǎn)品組合促銷作為網(wǎng)店寶貝，倉庫需將訂單組合套裝寶貝拆分為單品發(fā)貨，財務核算需拆分各單品售價及成本價，不利于實務操作，無法滿足電商的快速反應，給財務庫存成本及單品售價的核算帶來困難。

三、快消企業(yè)財務管理信息化的內(nèi)容及進程

許多集團企業(yè)選擇搭建適應自身發(fā)展的EKP系統(tǒng)，這類系統(tǒng)是信息存儲、交流、協(xié)同辦公的平臺，提高效率?，F(xiàn)例舉相關進程及解決的若干問題：

1.搭建費用管理系統(tǒng)

由于架構(gòu)龐大，從前端業(yè)務發(fā)生的費用，如何做好規(guī)范核銷指導，使其符合財務要求。搭建OA辦公平臺解決財務監(jiān)督、管理、制度執(zhí)行，保證獲取準確及時的相關數(shù)據(jù)。相關進程如下：

（1）搭建OA審批流程及財務軟件檔案共享對接

將企業(yè)各項業(yè)務流轉(zhuǎn)、事務審批以規(guī)范的要求，建立事務之間的流轉(zhuǎn)與協(xié)同辦公，使得部門、員工之間的溝通順暢、協(xié)調(diào)高效。舉例：客商檔案管理流程：將財務檔案所需上報的資料設計成表單流程形式，通過信息后臺控制哪些屬于必填項，哪些屬于限制性選項，業(yè)務人員取得客戶資料，需按公司要求第一時間提交OA申請客商檔案新增流程，流程按照企業(yè)內(nèi)控制度要求設置各審批節(jié)點，經(jīng)審批后，流向檔案創(chuàng)建人員（創(chuàng)建人根據(jù)財務核算規(guī)則及營銷對數(shù)據(jù)統(tǒng)計維度需求規(guī)劃檔案的隸屬關系后創(chuàng)建），信息人員將辦公平臺與財務信息化管理系統(tǒng)進行端口對接，創(chuàng)建人可點推送至財務記賬軟件，自動生成客商檔案信息，經(jīng)財務審核無誤后保存，減少人員溝通及錄入工作量，使檔案創(chuàng)建入口統(tǒng)一，操作規(guī)范，避免重復，使手工審批簽字轉(zhuǎn)化為流程節(jié)點控制，使企業(yè)內(nèi)控能真正落到實處。財務建檔審核確保會計核算有效性與規(guī)范性，確保準確并作為企業(yè)財務數(shù)據(jù)歸納的依據(jù)。

（2）信息化平臺綜合應用達到財務管控

結(jié)合費用類別、審批權(quán)限、財務數(shù)據(jù)考核依據(jù)及統(tǒng)計口徑維度、企業(yè)KPI業(yè)績考核要求、預算控制及會計要素等要求，設計一個或多個標準化費用表單流程，按各項控制要求與實際業(yè)務情況的可執(zhí)行性結(jié)合，將需要控制的問題通過信息化技術(shù)在流程中控制，約束提交人規(guī)范化填寫，費用歸屬統(tǒng)一取自財務軟件的系統(tǒng)檔案，解脫人工控制，規(guī)范費用從申請到實發(fā)及財務核銷的標準化操作，使業(yè)務人員能清晰并簡單按照流程上表單信息指引完成，使財務管控得到有效落實，建立屬于企業(yè)自身的費用管理系統(tǒng)。

2.整合財務報表系統(tǒng)，融入企業(yè)經(jīng)營管理共享平臺

費用管理系統(tǒng)作為基礎數(shù)據(jù)存儲來源，結(jié)合內(nèi)部管理要求及自身特點，考慮到集團企業(yè)現(xiàn)狀，同時兼顧未來發(fā)展，打造一個“動態(tài)平衡”財務信息系統(tǒng)平臺，使財務、供應鏈管理與生產(chǎn)等相關信息在處理或監(jiān)控上實現(xiàn)同一平臺統(tǒng)一與同步，進而使集團在信息流動、資金流動以及物流流動等方面實現(xiàn)有效的統(tǒng)一。財務報表系統(tǒng)，根據(jù)財務或營銷數(shù)據(jù)統(tǒng)計要求及口徑，由信息部設置自動從費用管理系統(tǒng)或財務記賬軟件中抓取相關數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)使用者能按查詢條件，生成相關報表數(shù)據(jù)或通過圖表、圖形形式展示為可視化界面，更方便于決策者使用，保證工作效率及準確性。

3.平臺費用管理系統(tǒng)與財務軟件的對接實現(xiàn)自動化

將費用管理系統(tǒng)中的流程信息轉(zhuǎn)化為財務憑據(jù)，由信息人員根據(jù)財務入賬規(guī)則與財務記賬軟件科目代碼進行匹配，做好端口對接，制成會計分錄模版，會計人員按流程及相關報銷憑據(jù)點擊自動推送，財務記賬軟件則自動根據(jù)設定的分錄模版生成會計憑證，減少手工錄入工作量及提高入賬準確率，為企業(yè)提供更有效的財務數(shù)據(jù)。

4.電子商務銷售模式配置網(wǎng)店管理系統(tǒng)

網(wǎng)店管理系統(tǒng)與財務軟件對接或直接選購帶財務核算功能的軟件，專門為企業(yè)對接淘寶天貓、京東、天貓超市等大平臺開設的店鋪訂單，解決快消品電商渠道的困惑，及時采用適合銷售渠道的軟件是很有必要性。

（1）實現(xiàn)網(wǎng)店訂單及時批量下載，回傳發(fā)貨物流信息

客服可批量下載打單、倉庫審核、出庫發(fā)貨、物流單對應物流跟蹤系統(tǒng)回傳到店鋪每一個網(wǎng)上訂單、同一個顧客、同個發(fā)貨地址拍下多張訂單，系統(tǒng)可選擇合并訂單發(fā)貨或拆分包裹功能，并短信通知顧客拆分多個包裹，為企業(yè)節(jié)約運費及高效處理訂單等，解決信息不對稱導致顧客投訴風險。

（2）解決財務按會計期間確認收入與成本匹配

會計收入確認條件是，與商品相關的所有權(quán)的風險和報酬已經(jīng)轉(zhuǎn)移。電商銷售是商家貨物發(fā)出15天內(nèi)確認收貨，企業(yè)貨物雖已發(fā)出，但款未收到，消費者未確認收貨，即表明貨物風險并沒有完全轉(zhuǎn)移，企業(yè)作為“發(fā)出商品”處理，待顧客確認收貨，企業(yè)支付寶收到款項時，才能符合會計的風險和報酬已經(jīng)轉(zhuǎn)移，會計確認收入并結(jié)轉(zhuǎn)相關產(chǎn)品成本。財務要如何準確統(tǒng)計區(qū)分這些出庫數(shù)據(jù)，就需要把需求與網(wǎng)店管理系統(tǒng)軟件實施人員溝通落實，以滿足財務入賬要求。

（3）實現(xiàn)組合套裝產(chǎn)品與財務核算庫存匹配出庫

為應對靈活多變的組合套裝銷售，按財務庫存核算對應的單品分拆，需與軟件實施人員溝通，在網(wǎng)店管理系統(tǒng)上由運營人員按銷售需要的組合套裝建立虛擬商品資料，并通過商品資料設置，將該組合商品資料對應的庫存單品進行配置，系統(tǒng)設置按單品分配銷售收入與進行單品出庫扣減庫存，滿足集團化企業(yè)財務核算要求，實現(xiàn)不同渠道庫存能統(tǒng)一核算處理。

參考文獻：

[1]周惠莉.對企業(yè)財務管理信息化建設的再思考[J]. 財政監(jiān)督，2008（11）.

[2]柳鋒.集團企業(yè)財務管理信息化存在的問題和對策[J]. 山西財經(jīng)大學學報，2015（5）.